Xác định nhu cầu nguyên liệu là bước đầu tiên của việc lập kế hoạch cung ứng. Nhu cầu nguyên liệu cần dùng là lượng nguyên liệu được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch (thường là 1 năm). Lượng nguyên liệu cần dùng phải đảm bảo hồn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời cịn phải tính đến nhu cầu nguyên liệu hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm... Lượng nguyên liệu cần dùng được tính tốn cụ thể cho từng loại theo quy cách, chủng loại của nĩ ở từng bộ phận sử dụng, sau đĩ tổng hợp lại cho tồn doanh nghiệp. Khi tính tốn phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới trong kỳ kế hoạch. Việc xác định nhu cầu nguyên liệu do phịng Kinh doanh và bộ phận cung ứng đảm nhận.
Bộ phận cung ứng của Cơng ty thuộc phịng Kinh doanh, bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tổ chức tốt việc cung ứng nguyên liệu phục vụ sản xuất.
- Căn cứ vào chỉ tiêu sản xuất của Cơng ty tiến hành thu mua từng loại nguyên liệu phù hợp với từng loại sản phẩm.
- Đề xuất ý kiến về tình hình thu mua, tình hình giá cả nguyên liệu cho Ban Giám đốc để Ban Giám đốc cĩ kế hoạch cụ thể, đồng thời cĩ sự chỉ đạo kịp thời để cơng tác cung ứng đạt hiệu quả cao nhất.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về cung ứng nguyên liệu như đảm bảo số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại…, cĩ biện pháp bảo quản tránh mất mát hư hỏng, luơn đảm bảo nguyên liệu cho quá trình sản xuất.
- Thực hiện tốt việc phân cơng, quản lý lao động, các phương tiện, thiết bị phục vụ cơng tác cung ứng; phải báo cáo, ghi chép số liệu một cách trung thực, đầy đủ và kịp thời.
- Được ủy quyền ký kết các hợp đồng mua bán nguyên liệu, tiếp nhận nguyên liệu từ các nhà cung ứng.
Sơ đồ 2.5: Quy trình cơng tác cung ứng nguyên liệu tại Cơng ty
(Nguồn: phịng Kinh doanh)
Việc hoạch định nhu cầu nguyên liệu trong Cơng ty là do phịng Kinh doanh đảm nhiệm. Phịng Kinh doanh sẽ phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm kỳ trước, tình hình tài chính trong kỳ do phịng Kế tốn đưa qua, dự kiến lượng đơn đặt hàng thơng
Đơn hàng, kế hoạch SX, định mức tiêu dùng NL… Kế hoạch nhu cầu NL Ban Giám đốc Bộ phận cung ứng Kế hoạch mua nguyên liệu Tổ chức mua nguyên liệu Kiểm tra Lưu kho Đưa vào sản xuất Yes No
qua số lượng của các kỳ trước, thơng qua định mức tiêu dùng nguyên liệu, phân tích tình hình giá cả nguyên liệu và cùng với kinh nghiệm của mình, phịng Kinh doanh sẽ lập ra nhu cầu nguyên liệu cần dùng trong kỳ gửi lên cho Giám đốc. Nếu được duyệt thì bản nhu cầu nguyên liệu sẽ được gửi xuống cho bộ phận cung ứng và bộ phận này sẽ tiến hành mua nguyên liệu. Ngược lại nếu khơng duyệt thì bản nhu cầu được gửi lại cho phịng Kinh doanh để lập lại cho hợp lý.
Để hoạch định nhu cầu nguyên liệu cần dùng trong kỳ, Cơng ty căn cứ vào các nguồn thơng tin sau:
- Kế hoạch sản xuất - kinh doanh, các đơn đặt hàng
Kế hoạch sản xuất - kinh doanh, các đơn đặt hàng là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên liệu. Mục tiêu của kế hoạch sản xuất là sắp xếp sử dụng cĩ hiệu quả mọi nguồn lực của cơng ty, phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong cơng ty để thực hiện quá trình sản xuất đạt chất lượng tốt, đúng lịch trình đã định, với tổng chi phí thấp nhất. Số lượng đơn đặt hàng sẽ cho biết phần nhu cầu nguyên liệu cần sử dụng cho các đơn hàng đĩ. Tại Cơng ty CP Nhựa Nha Trang, các đơn hàng được tổng hợp, kế hoạch sản xuất được thiết lập vào đầu kỳ.
- Định mức tiêu dùng nguyên liệu
Cơng tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên liệu tại Cơng ty do bộ phận KCS đảm nhiệm. Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên liệu được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm.
Ngồi việc dựa vào các bản vẽ kỹ thuật, việc tiến hành cơng tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên liệu cịn được dựa vào những căn cứ liên quan đến máy mĩc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động… Bộ phận KCS luơn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức cho phù hợp với thực tế sản xuất. Đối với mỗi loại sản phẩm cụ thể, cán bộ kỹ thuật sẽ trực tiếp xác định khối lượng đơn vị phế phẩm cho phép (thơng qua thực tế sản xuất của các xí nghiệp) và gọi đĩ là định mức thành phẩm. Với mỗi loại bao bì, chai PET kích cỡ khác nhau thì sẽ cĩ một loại nguyên liệu cĩ kích cỡ phù hợp nhất. Sản phẩm chai PET các loại thì cĩ định mức là 1 phế, sản phẩm bao bì các loại thì định mức là 5 phế.
Cơng ty hết sức quan tâm đến cơng tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên liệu cho sản xuất tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và khơng ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên liệu nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyên liệu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Tình hình tiêu thụ sản phẩm của kỳ trước
Dựa vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của kỳ trước ta sẽ cĩ căn cứ để dự đốn nhu cầu nguyên liệu một cách chính xác hơn.
Bảng 2.9: Tình hình tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty trong 3 năm 2010 – 2012
CHỈ TIÊU ĐVT Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 +/- % +/- % Chai PET 0.5L Chai 5,529,140 5,674,627 5,810,327 145,487 2.63 135,700 2.39 Chai PET 1L - 1.5L Chai 1,586,230 1,598,291 1,603,593 12,061 0.76 5,302 0.33 Bao bì các loại Cái 4,303,529 4,852,473 4,993,684 548,944 12.76 141,211 2.91
(Nguồn: phịng Kinh doanh và tính tốn của tác giả)
Với việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của các kỳ trước, Cơng ty sẽ cĩ những điều chỉnh thích hợp để xác định nhu cầu nguyên liệu cho kỳ tiếp theo một cách chính xác nhất.
- Các số liệu thống kê kinh nghiệm
Kinh nghiệm là yếu tố vơ hình rất quan trọng, nĩ được hình thành sau nhiều năm làm việc. Để hồn thành tốt việc xác định nhu cầu thì bộ phận cung ứng, phịng kinh doanh rất cần những kinh nghiệm trong nhiều năm làm việc. Với khả năng dự đốn tình hình biến động tốt thì hoạt động cung ứng nguyên liệu sẽ tránh được những tác động xấu từ mơi trường, tận dụng được các cơ hội thu mua nguyên liệu tốt cho Cơng ty.
Nhu cầu nguyên liệu của các phân xưởng (phân xưởng chai PET, phân xưởng bao bì) được xác định căn cứ vào các đơn đặt hàng. Dựa vào đơn đặt hàng, cán bộ cung ứng sẽ xác định được lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất đơn hàng đĩ. Tập hợp các đơn hàng sản xuất, bộ phận cung ứng sẽ tính được nhu cầu nguyên liệu cần dùng trong kỳ của các phân xưởng và sẽ tiến hành cung ứng nguyên liệu. Khi cĩ các đơn hàng mới thì cán bộ cung ứng lại tính lượng nguyên liệu cần dùng cho đơn hàng đĩ và tiến hành mua nguyên liệu để sản xuất đơn hàng.
Cơng ty CP Nhựa Nha Trang khơng thể tự sản xuất được nguyên liệu nên tất cả nguyên liệu sẽ được thu mua từ các nhà cung ứng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});