Sau khi cĩ kế hoạch tiến độ cung ứng nguyên liệu và danh sách các nhà cung cấp, bộ phận cung ứng của Cơng ty sẽ tiến hành mua nguyên liệu.
Ở Cơng ty CP Nhựa Nha Trang, phương thức thu mua chính là mua qua nhà nhập khẩu nguyên liệu trong nước.
Nguyên liệu nhựa chủ yếu được các nhà nhập khẩu nhập trực tiếp từ nước ngồi, nĩ khơng mang tính mùa vụ, giá nguyên liệu bị ảnh hưởng trực tiếp từ sự biến động của giá dầu thế giới. Vì vậy, Cơng ty khơng phải cạnh tranh để cĩ thể mua được nguyên liệu mà cĩ thể lựa chọn cho mình nhà cung ứng nguyên liệu cĩ chất lượng tốt, uy tín, giá cả hợp lý giúp chủ động trong sản xuất và tiết kiệm chi phí thu mua nguyên liệu.
2.3.3.1. Lập đơn hàng, ký kết hợp đồng cung ứng
Đây là khâu đầu tiên trong quá trình cung ứng nguyên liệu. Thủ tục đàm phán giữa hai bên là khâu quan trọng nhất trong quá trình cung ứng nguyên liệu, được coi là yếu tố quyết định nhất đến sự thành cơng và hiệu quả một quá trình mua nguyên liệu.
Đối với các nhà cung ứng cũ thì khi cĩ đơn hàng sản xuất, tùy theo loại nguyên liệu cần mua, cán bộ cung ứng của Cơng ty sẽ lập đơn đặt hàng, gọi điện báo, gửi đơn hàng cho nhà cung cấp sau đĩ nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng.
Đối với nhà cung ứng mới, sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng, cán bộ cung ứng lập đơn đặt hàng, xem xét chất lượng nguyên liệu và tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng mua nguyên liệu.
Hợp đồng mua bán được soạn thảo với các điều khoản liên quan đã được thoả thuận, sau khi thống nhất tất cả hai bên sẽ tiến hành ký kết. Hợp đồng phải được xác định về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách mua, giá cả và thời gian giao nhận. Hai bên phải chịu bồi thường về vật chất nếu vi phạm hợp đồng. (đơn đặt hàng – xem phụ lục).