2.3.1. Hoạch định nhu cầu nguyên liệu
Kế hoạch cung ứng nguyên liệu là một bộ phận quan trọng, khơng thể thiếu trong kế hoạch tồn bộ hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Trong mối quan hệ này, kế hoạch cung ứng nguyên liệu bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, cịn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng mua sắm nguyên liệu. Kế hoạch cung ứng nguyên liệu phản ánh tồn bộ các giải pháp cung cấp nguyên liệu nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, nhịp nhàng theo đúng tiến độ đã định.
2.3.1.1. Nghiên cứu thị trƣờng, đánh giá tình hình cung ứng nguyên liệu trong ngành
Đến nay, ngành Nhựa Việt Nam cĩ hơn 2,000 doanh nghiệp, khoảng 84 số đơn vị sản xuất kinh doanh tập trung chủ yếu ở các tỉnh Nam Bộ, thuộc các ngành sản xuất bao bì nhựa, nhựa gia dụng, nhựa vật liệu xây dựng, nhựa kỹ thuật... Sản phẩm nhựa của Việt Nam hiện đang cĩ mặt tại hơn 150 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Để đáp ứng thị trường nội địa và xuất khẩu, mỗi năm ngành Nhựa cần nhập khẩu hàng triệu tấn các loại nguyên liệu như PE, PP, PS…Các nhà nhập khẩu trong nước nhập hạt nhựa từ nước ngồi về bán trên thị trường. Cịn cơng ty sản xuất những mặt hàng về nhựa mua nguyên liệu từ các nhà nhập khẩu này. Việt Nam hiện khơng sản xuất được hạt nhựa, chỉ là tái chế từ hàng phế phẩm vì thế hạt nhựa nguyên chất là bắt buộc phải nhập từ nước ngồi.
So với năng lực chủ động nguyên liệu của các nước trong khu vực, hiện ngành Nhựa Việt Nam đang bị lệ thuộc nhiều vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu. Theo thống kê, trung bình mỗi năm ngành Nhựa cần 2,2 triệu tấn nguyên liệu để phục vụ sản xuất, nhưng trong nước chỉ mới đáp ứng được khoảng 450.000 tấn (tương đương 20% nhu cầu), cịn lại 80% phải nhập khẩu từ Hàn Quốc, Ả Rập… Điều này dẫn đến việc khơng những giá thành sản phẩm kém cạnh tranh, ngành Nhựa cịn phải đối mặt với thực trạng nhập siêu nguyên liệu, hàm lượng giá trị gia tăng thực thu ở mức gần như khơng đáng kể. Việc chưa chủ động được nguồn nguyên liệu sản
xuất và hình thành cơng nghiệp hỗ trợ gây trở ngại cho sự tăng trưởng bền vững của ngành Nhựa Việt Nam.[5]
Nếu tình trạng quá phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu cịn kéo dài, tất yếu sẽ cĩ những tác động tiêu cực đến quá trình sản xuất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Xét giữa mức xuất khẩu và nhập khẩu, cán cân thương mại của ngành Nhựa tỏ ra mất cân đối.
Như vậy, hiện ngành Nhựa nước ta đang phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu, gặp những khĩ khăn nhất định trong việc thu mua nguyên liệu và Cơng ty CP Nhựa Nha Trang cũng đang đối mặt với những khĩ khăn chung của tồn ngành.
2.3.1.2. Xác định nhu cầu nguyên liệu
Xác định nhu cầu nguyên liệu là bước đầu tiên của việc lập kế hoạch cung ứng. Nhu cầu nguyên liệu cần dùng là lượng nguyên liệu được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch (thường là 1 năm). Lượng nguyên liệu cần dùng phải đảm bảo hồn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời cịn phải tính đến nhu cầu nguyên liệu hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm... Lượng nguyên liệu cần dùng được tính tốn cụ thể cho từng loại theo quy cách, chủng loại của nĩ ở từng bộ phận sử dụng, sau đĩ tổng hợp lại cho tồn doanh nghiệp. Khi tính tốn phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới trong kỳ kế hoạch. Việc xác định nhu cầu nguyên liệu do phịng Kinh doanh và bộ phận cung ứng đảm nhận.
Bộ phận cung ứng của Cơng ty thuộc phịng Kinh doanh, bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tổ chức tốt việc cung ứng nguyên liệu phục vụ sản xuất.
- Căn cứ vào chỉ tiêu sản xuất của Cơng ty tiến hành thu mua từng loại nguyên liệu phù hợp với từng loại sản phẩm.
- Đề xuất ý kiến về tình hình thu mua, tình hình giá cả nguyên liệu cho Ban Giám đốc để Ban Giám đốc cĩ kế hoạch cụ thể, đồng thời cĩ sự chỉ đạo kịp thời để cơng tác cung ứng đạt hiệu quả cao nhất.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về cung ứng nguyên liệu như đảm bảo số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại…, cĩ biện pháp bảo quản tránh mất mát hư hỏng, luơn đảm bảo nguyên liệu cho quá trình sản xuất.
- Thực hiện tốt việc phân cơng, quản lý lao động, các phương tiện, thiết bị phục vụ cơng tác cung ứng; phải báo cáo, ghi chép số liệu một cách trung thực, đầy đủ và kịp thời.
- Được ủy quyền ký kết các hợp đồng mua bán nguyên liệu, tiếp nhận nguyên liệu từ các nhà cung ứng.
Sơ đồ 2.5: Quy trình cơng tác cung ứng nguyên liệu tại Cơng ty
(Nguồn: phịng Kinh doanh)
Việc hoạch định nhu cầu nguyên liệu trong Cơng ty là do phịng Kinh doanh đảm nhiệm. Phịng Kinh doanh sẽ phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm kỳ trước, tình hình tài chính trong kỳ do phịng Kế tốn đưa qua, dự kiến lượng đơn đặt hàng thơng
Đơn hàng, kế hoạch SX, định mức tiêu dùng NL… Kế hoạch nhu cầu NL Ban Giám đốc Bộ phận cung ứng Kế hoạch mua nguyên liệu Tổ chức mua nguyên liệu Kiểm tra Lưu kho Đưa vào sản xuất Yes No
qua số lượng của các kỳ trước, thơng qua định mức tiêu dùng nguyên liệu, phân tích tình hình giá cả nguyên liệu và cùng với kinh nghiệm của mình, phịng Kinh doanh sẽ lập ra nhu cầu nguyên liệu cần dùng trong kỳ gửi lên cho Giám đốc. Nếu được duyệt thì bản nhu cầu nguyên liệu sẽ được gửi xuống cho bộ phận cung ứng và bộ phận này sẽ tiến hành mua nguyên liệu. Ngược lại nếu khơng duyệt thì bản nhu cầu được gửi lại cho phịng Kinh doanh để lập lại cho hợp lý.
Để hoạch định nhu cầu nguyên liệu cần dùng trong kỳ, Cơng ty căn cứ vào các nguồn thơng tin sau:
- Kế hoạch sản xuất - kinh doanh, các đơn đặt hàng
Kế hoạch sản xuất - kinh doanh, các đơn đặt hàng là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên liệu. Mục tiêu của kế hoạch sản xuất là sắp xếp sử dụng cĩ hiệu quả mọi nguồn lực của cơng ty, phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong cơng ty để thực hiện quá trình sản xuất đạt chất lượng tốt, đúng lịch trình đã định, với tổng chi phí thấp nhất. Số lượng đơn đặt hàng sẽ cho biết phần nhu cầu nguyên liệu cần sử dụng cho các đơn hàng đĩ. Tại Cơng ty CP Nhựa Nha Trang, các đơn hàng được tổng hợp, kế hoạch sản xuất được thiết lập vào đầu kỳ.
- Định mức tiêu dùng nguyên liệu
Cơng tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên liệu tại Cơng ty do bộ phận KCS đảm nhiệm. Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên liệu được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm.
Ngồi việc dựa vào các bản vẽ kỹ thuật, việc tiến hành cơng tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên liệu cịn được dựa vào những căn cứ liên quan đến máy mĩc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động… Bộ phận KCS luơn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức cho phù hợp với thực tế sản xuất. Đối với mỗi loại sản phẩm cụ thể, cán bộ kỹ thuật sẽ trực tiếp xác định khối lượng đơn vị phế phẩm cho phép (thơng qua thực tế sản xuất của các xí nghiệp) và gọi đĩ là định mức thành phẩm. Với mỗi loại bao bì, chai PET kích cỡ khác nhau thì sẽ cĩ một loại nguyên liệu cĩ kích cỡ phù hợp nhất. Sản phẩm chai PET các loại thì cĩ định mức là 1 phế, sản phẩm bao bì các loại thì định mức là 5 phế.
Cơng ty hết sức quan tâm đến cơng tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên liệu cho sản xuất tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và khơng ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên liệu nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyên liệu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Tình hình tiêu thụ sản phẩm của kỳ trước
Dựa vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của kỳ trước ta sẽ cĩ căn cứ để dự đốn nhu cầu nguyên liệu một cách chính xác hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 2.9: Tình hình tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty trong 3 năm 2010 – 2012
CHỈ TIÊU ĐVT Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 +/- % +/- % Chai PET 0.5L Chai 5,529,140 5,674,627 5,810,327 145,487 2.63 135,700 2.39 Chai PET 1L - 1.5L Chai 1,586,230 1,598,291 1,603,593 12,061 0.76 5,302 0.33 Bao bì các loại Cái 4,303,529 4,852,473 4,993,684 548,944 12.76 141,211 2.91
(Nguồn: phịng Kinh doanh và tính tốn của tác giả)
Với việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của các kỳ trước, Cơng ty sẽ cĩ những điều chỉnh thích hợp để xác định nhu cầu nguyên liệu cho kỳ tiếp theo một cách chính xác nhất.
- Các số liệu thống kê kinh nghiệm
Kinh nghiệm là yếu tố vơ hình rất quan trọng, nĩ được hình thành sau nhiều năm làm việc. Để hồn thành tốt việc xác định nhu cầu thì bộ phận cung ứng, phịng kinh doanh rất cần những kinh nghiệm trong nhiều năm làm việc. Với khả năng dự đốn tình hình biến động tốt thì hoạt động cung ứng nguyên liệu sẽ tránh được những tác động xấu từ mơi trường, tận dụng được các cơ hội thu mua nguyên liệu tốt cho Cơng ty.
Nhu cầu nguyên liệu của các phân xưởng (phân xưởng chai PET, phân xưởng bao bì) được xác định căn cứ vào các đơn đặt hàng. Dựa vào đơn đặt hàng, cán bộ cung ứng sẽ xác định được lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất đơn hàng đĩ. Tập hợp các đơn hàng sản xuất, bộ phận cung ứng sẽ tính được nhu cầu nguyên liệu cần dùng trong kỳ của các phân xưởng và sẽ tiến hành cung ứng nguyên liệu. Khi cĩ các đơn hàng mới thì cán bộ cung ứng lại tính lượng nguyên liệu cần dùng cho đơn hàng đĩ và tiến hành mua nguyên liệu để sản xuất đơn hàng.
Cơng ty CP Nhựa Nha Trang khơng thể tự sản xuất được nguyên liệu nên tất cả nguyên liệu sẽ được thu mua từ các nhà cung ứng.
2.3.1.3. Kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên liệu
Sau khi đã xác định được nhu cầu nguyên liệu cần dùng và cần mua trong năm, bước tiếp theo là bộ phận cung ứng tiến hành xây dựng kế hoạch tiến độ mua. Thực chất của kế hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi lẫn. Khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên liệu phải căn cứ trên các nguyên tắc sau:
- Khơng bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ.
- Luơn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và quy cách. - Gĩp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn.
- Khi tính tốn phải tính riêng cho từng loại.
Xuất phát từ những nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm phải dựa vào các nội dung sau:
- Kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ.
- Hệ thống định mức tiêu hao nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm. - Các hợp đồng giao sản phẩm cho khách hàng.
- Mức độ thuận tiện và khĩ khăn của thị trường mua bán nguyên liệu. - Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên liệu trong năm.
- Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh tốn. - Hệ thống kho tàng hiện cĩ của đơn vị.
Thực tế cơng tác lập kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên liệu của Cơng ty CP Nhựa Nha Trang chủ yếu dựa trên đơn hàng trực tiếp, phương tiện vận chuyển, phương thức thanh tốn, định mức thành phẩm từng loại sản phẩm cộng với một t lệ dự trữ bảo hiểm cho phép để đảm bảo đáp ứng được các đơn hàng lẻ phát sinh cĩ yêu cầu gấp về thời gian giao hàng.
2.3.2. Tổ chức lựa chọn nhà cung ứng, mạng lƣới thu mua
Đối với một tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung cấp tốt thật sự là một tài nguyên vơ giá, bởi chính họ sẽ gĩp phần trực tiếp vào thành cơng của tổ chức. Nhà cung cấp tốt khơng chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp lý, với thái độ phục vụ tận tâm, luơn đảm bảo đầu vào thơng suốt, mà cịn hỗ trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, phân tích giá
trị, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kỹ thuật, cơng nghệ tiên tiến… giúp người mua đạt hiệu quả cao hơn.
Lựa chọn được nhà cung cấp tốt và quản lý được họ, là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm cĩ chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đĩ cịn luơn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng từ 60 đến 70 ). Vì thế, việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên liệu với giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất sẽ gĩp phần khơng nhỏ vào giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Cơng ty. Nhân tố giá cả và nhân tố vận chuyển cĩ ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh nên chi phí nguyên liệu cĩ ý nghĩa lớn với việc lựa chọn nhà cung ứng.
Thị trường nguyên liệu nhựa đa dạng với phẩm cấp khác nhau. Để lựa chọn nhà cung ứng vừa đảm bảo về số lượng, chất lượng, thời điểm cung cấp nguyên liệu với mức chi phí hợp lý, việc tính tốn đầy đủ các yếu tố cĩ liên quan là rất quan trọng và cần thiết với Cơng ty.
Sơ đồ 2.6: Quy trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng của Cơng ty
(Nguồn: phịng Kinh doanh)
Khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, phịng Kinh doanh của Cơng ty dựa trên cơ sở uy tín, thơng tin thu thập về các nhà cung ứng để đưa ra những quyết định mua sắm nguyên liệu. Nhà cung ứng được lựa chọn phải đảm bảo chất lượng, tiến độ cung ứng, chất lượng nguyên liệu và giá cả phù hợp.
Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc lựa chọn các nhà cung ứng nguyên liệu phải đảm bảo các yêu cầu:
Danh sách nhà
cung ứng Báo cáo đánh giá nhà cung ứng
Nhà cung ứng được lựa chọn Đề xuất mua hàng Đánh giá Lựa chọn
o Đảm bảo chất lượng nguyên liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất.
o Đảm bảo giá cả và phương thức thanh tốn hợp lý.
o Đủ năng lực và độ tin cậy về chất lượng cũng như thời gian cung ứng. Nhà cung ứng phải cĩ năng lực đáp ứng nhu cầu nguyên liệu của Cơng ty, đảm bảo về thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yếu tố khác, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu làm gián đoạn quá trình sản xuất dẫn tới chậm tiến độ hồn thành các đơn hàng .
Độ tin cậy về chất lượng nguyên liệu là yếu tố rất quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung ứng vì nĩ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của Cơng ty trên thị trường.
Giá cả và chất lượng nguyên liệu phải hợp lý, phù hợp với giá cả thị trường. Nguyên liệu phải đảm bảo chất lượng, đồng thời mức giá khơng quá cao, hình thức thanh tốn thuận tiện với điều kiện tài chính hiện cĩ của Cơng ty. Cơng ty khơng chấp nhận nguyên liệu khơng đạt tiêu chuẩn cũng như mức giá quá cao, các điều kiện thanh tốn khơng thoả đáng hoặc trị giá nguyên liệu nhà cung ứng buộc Cơng ty chấp nhận vượt quá điều kiện cho phép của Cơng ty.