Sau khi đã xác định được nhu cầu nguyên liệu cần dùng và cần mua trong năm, bước tiếp theo là bộ phận cung ứng tiến hành xây dựng kế hoạch tiến độ mua. Thực chất của kế hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi lẫn. Khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên liệu phải căn cứ trên các nguyên tắc sau:
- Khơng bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ.
- Luơn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và quy cách. - Gĩp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn.
- Khi tính tốn phải tính riêng cho từng loại.
Xuất phát từ những nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm phải dựa vào các nội dung sau:
- Kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ.
- Hệ thống định mức tiêu hao nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm. - Các hợp đồng giao sản phẩm cho khách hàng.
- Mức độ thuận tiện và khĩ khăn của thị trường mua bán nguyên liệu. - Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên liệu trong năm.
- Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh tốn. - Hệ thống kho tàng hiện cĩ của đơn vị.
Thực tế cơng tác lập kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên liệu của Cơng ty CP Nhựa Nha Trang chủ yếu dựa trên đơn hàng trực tiếp, phương tiện vận chuyển, phương thức thanh tốn, định mức thành phẩm từng loại sản phẩm cộng với một t lệ dự trữ bảo hiểm cho phép để đảm bảo đáp ứng được các đơn hàng lẻ phát sinh cĩ yêu cầu gấp về thời gian giao hàng.
2.3.2. Tổ chức lựa chọn nhà cung ứng, mạng lƣới thu mua
Đối với một tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung cấp tốt thật sự là một tài nguyên vơ giá, bởi chính họ sẽ gĩp phần trực tiếp vào thành cơng của tổ chức. Nhà cung cấp tốt khơng chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp lý, với thái độ phục vụ tận tâm, luơn đảm bảo đầu vào thơng suốt, mà cịn hỗ trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, phân tích giá
trị, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kỹ thuật, cơng nghệ tiên tiến… giúp người mua đạt hiệu quả cao hơn.
Lựa chọn được nhà cung cấp tốt và quản lý được họ, là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm cĩ chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đĩ cịn luơn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng từ 60 đến 70 ). Vì thế, việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên liệu với giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất sẽ gĩp phần khơng nhỏ vào giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Cơng ty. Nhân tố giá cả và nhân tố vận chuyển cĩ ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh nên chi phí nguyên liệu cĩ ý nghĩa lớn với việc lựa chọn nhà cung ứng.
Thị trường nguyên liệu nhựa đa dạng với phẩm cấp khác nhau. Để lựa chọn nhà cung ứng vừa đảm bảo về số lượng, chất lượng, thời điểm cung cấp nguyên liệu với mức chi phí hợp lý, việc tính tốn đầy đủ các yếu tố cĩ liên quan là rất quan trọng và cần thiết với Cơng ty.
Sơ đồ 2.6: Quy trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng của Cơng ty
(Nguồn: phịng Kinh doanh)
Khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, phịng Kinh doanh của Cơng ty dựa trên cơ sở uy tín, thơng tin thu thập về các nhà cung ứng để đưa ra những quyết định mua sắm nguyên liệu. Nhà cung ứng được lựa chọn phải đảm bảo chất lượng, tiến độ cung ứng, chất lượng nguyên liệu và giá cả phù hợp.
Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng:
Việc lựa chọn các nhà cung ứng nguyên liệu phải đảm bảo các yêu cầu:
Danh sách nhà
cung ứng Báo cáo đánh giá nhà cung ứng
Nhà cung ứng được lựa chọn Đề xuất mua hàng Đánh giá Lựa chọn
o Đảm bảo chất lượng nguyên liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất.
o Đảm bảo giá cả và phương thức thanh tốn hợp lý.
o Đủ năng lực và độ tin cậy về chất lượng cũng như thời gian cung ứng. Nhà cung ứng phải cĩ năng lực đáp ứng nhu cầu nguyên liệu của Cơng ty, đảm bảo về thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yếu tố khác, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu làm gián đoạn quá trình sản xuất dẫn tới chậm tiến độ hồn thành các đơn hàng .
Độ tin cậy về chất lượng nguyên liệu là yếu tố rất quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung ứng vì nĩ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của Cơng ty trên thị trường.
Giá cả và chất lượng nguyên liệu phải hợp lý, phù hợp với giá cả thị trường. Nguyên liệu phải đảm bảo chất lượng, đồng thời mức giá khơng quá cao, hình thức thanh tốn thuận tiện với điều kiện tài chính hiện cĩ của Cơng ty. Cơng ty khơng chấp nhận nguyên liệu khơng đạt tiêu chuẩn cũng như mức giá quá cao, các điều kiện thanh tốn khơng thoả đáng hoặc trị giá nguyên liệu nhà cung ứng buộc Cơng ty chấp nhận vượt quá điều kiện cho phép của Cơng ty.
Cơng ty sẽ dựa vào hồ sơ quy trình cung ứng cụ thể của những nhà cung ứng đã từng cung ứng cho Cơng ty, uy tín trên thị trường và theo những thơng tin mà Cơng ty thu thập được để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng.
Lựa chọn nhà cung ứng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơng ty ưu tiên lựa chọn các nhà cung ứng cũ nhưng khi họ khơng đáp ứng được yêu cầu thì Cơng ty sẽ tiến hành lựa chọn các nhà cung ứng mới.
Việc lựa chọn các nhà cung ứng cũ, Cơng ty dựa trên sổ theo dõi đơn vị cung ứng để thực hiện mua sắm nguyên liệu, điều này vừa giúp Cơng ty giảm chi phí khảo sát chất lượng, tiêu chuẩn nguyên liệu vừa tiết kiệm thời gian đánh giá lựa chọn nhà cung ứng. Tuy nhiên, với việc lựa chọn như vậy, Cơng ty cĩ thể bị thiệt vì đã bỏ qua những nhà cung ứng khác với chất lượng hàng hố tốt hơn và giá cả hợp lý hơn.
Đối với các nhà cung cấp mới thì Cơng ty sẽ tìm hiểu kỹ về năng lực của họ. Việc lựa chọn các nhà cung ứng mới được tiến hành theo các bước sau:
Bước1: Thu thập các thơng tin về nguyên liệu, các vấn đề cĩ liên quan đến loại nguyên liệu cần cung cấp của nhà cung ứng (cĩ thể chọn nhiều nhà cung ứng).
Bước 2: Xem xét đánh giá các đơn vị cung ứng qua việc chào hàng, mẫu nguyên liệu, phiếu kiểm tra, các chứng chỉ chất lượng…
Bước 3: Từ kết quả của việc đánh giá nhà cung ứng, phịng Kinh doanh sẽ lập phiếu xem xét các đề nghị của nhà cung ứng để trình Giám đốc phê duyệt và đưa vào danh sách đơn vị cung ứng.
Với cơng tác nghiên cứu thị trường thường xuyên sẽ đảm bảo cho Cơng ty cĩ sự hiểu biết tổng quát về thị trường nguyên liệu. Sau khi đã cĩ lượng thơng tin cần thiết thơng qua các phương thức thu thập, các cán bộ cung ứng sẽ phải tiến hành so sánh, đánh giá các đối tác thơng qua các tiêu chí như: chất lượng, số lượng, giá cả, chiết khấu thương mại, hình thức, thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển, điều kiện thanh tốn, dịch vụ sau bán hàng ….
Việc đánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp nhiều khi khơng chỉ dựa trên các thơng tin, số liệu thu thập được phản ánh trên sổ sách mà đối với các nhà cung ứng mới, cán bộ cung ứng cĩ thể phải khảo sát tận nơi để trực tiếp kiểm chứng chất lượng nguyên liệu bởi đây là những đối tác chưa cĩ mối quan hệ lâu dài và chưa khẳng định được uy tín với Cơng ty.
Cuối cùng kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá các nhà cung cấp sẽ được tổng kết thành bảng danh sách đề cử các nhà cung cấp với những ưu, nhược điểm của họ, cùng những điều kiện hợp tác với các chi phí phải bỏ ra và lợi ích thu được của Cơng ty, trình lên Giám đốc để xin ý kiến và kinh phí giao dịch đàm phán để lựa chọn nhà cung ứng.
Hiện nay các nhà cung ứng mới thường chủ động tìm đến Cơng ty, xin được cung cấp loại nguyên liệu mà Cơng ty đang cĩ nhu cầu. Tuy nhiên, về phía Cơng ty thì hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng mới vẫn chưa được chú trọng đúng mức. Vì vậy trong thời gian tới, Cơng ty cần cĩ các hoạt động thúc đẩy quá trình tìm kiếm nhà cung ứng mới.
Hệ thống nhà cung ứng
Do quy mơ sản xuất cịn nhỏ, năng lực sản xuất chưa mạnh nên Cơng ty chỉ mới chủ yếu mua nguyên liệu nhựa từ các nhà nhập khẩu nguyên liệu trong nước.
Nhận biết tầm quan trọng của nhà cung cấp, Cơng ty CP Nhựa Nha Trang cũng xây dựng cho mình một hệ thống nhà cung cấp đầy tiềm năng. Nhà cung ứng
nguyên liệu của Cơng ty chủ yếu nằm ở TP. Hồ Chí Minh và một số ít ở Đà Nẵng, Bình Dương.
Bảng 2.10: Hệ thống nhà cung ứng của Cơng ty
Loại NL STT Nhà cung ứng Địa chỉ
1. Phơi chai PET
1 Cty CP Tân Nhật Phú TP.HCM 2 Cty TNHH Tân Nhật Phát TP.HCM 3 Cty TNHH SX-TM Nhựa Thịnh Huy TP.HCM 4 Cty TNHH Bao bì Thành Nghĩa Bình Dương
2. Hạt nhựa
1 Cty TNHH Nhựa XNK Nguyên Hiệp TP.HCM 2 Cty CP Hĩa chất vật liệu Đà Nẵng Đà Nẵng 3 Cty TNHH TM&DV Nam Song Anh TP.HCM 4 Cty TNHH TM&SX Tân Hùng Cơ TP.HCM 5 Cty CP Nam Thái Sơn TP.HCM 6 Cty TNHH Bao bì nhựa Hiệp Phát TP.HCM 7 Cty TNHH Việt Tồn Tâm TP.HCM 8 Cty TNHH SX TM Hưng Phát Thành TP.HCM
3. Nhĩm màng PE, OPP
1 Cty CP Bao bì Tín Thành TP.HCM 2 Cty TNHH Bao bì Bách Đạt TP.HCM 3 Cty CP Bao bì Đức Mỹ TP.HCM 4 Cty TNHH Hiền Châu Đà Nẵng
(Nguồn: phịng Kinh doanh)
Với một hệ thống nhà cung ứng như bảng 2.10 thì nguồn nguyên liệu của Cơng ty khá ổn định. Cơng ty và nhà cung ứng đều đã quan hệ với nhau ổn định và khá am hiểu về nhau. Những nhà cung ứng này đảm bảo độ tin cậy và Cơng ty khơng sợ rủi ro, phương thức thanh tốn và chất lượng nguyên liệu thì ít cĩ sự thay đổi. Hệ thống này giúp Cơng ty chủ động trong việc cung ứng nguyên liệu, khơng phải quá phụ thuộc vào một nhà cung cấp chính nào cả, điều này đem lại nhiều lợi ích cho Cơng ty.