2.4.1. Ƣu điểm
Sau gần 10 năm chính thức đi vào hoạt động và phát triển, Cơng ty CP Nhựa Nha Trang đã khơng ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Cơng ty đã và đang dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước. Cùng với sự phát triển của Cơng ty, hoạt động quản trị trong Cơng ty nĩi chung và hoạt động quản trị cung ứng nguyên liệu nĩi riêng khơng ngừng được hồn thiện để phù hợp với quy mơ sản xuất kinh doanh cũng như những điều kiện mới trong mơi trường kinh doanh hội nhập. Với sự
nỗ lực hồn thiện cơng tác quản trị cung ứng nguyên liệu, Cơng ty đã đạt được những ưu điểm sau:
o Cơng ty cĩ một đội ngũ cán bộ cung ứng cĩ trình độ, năng lực, năng động, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn thu mua nguyên liệu với chất lượng đảm bảo, giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Mặc dù số lượng nhân viên là ít so với khối lượng cơng việc nhưng bộ phận cung ứng luơn cố gắng hồn thành tốt nhiệm vụ một cách tốt nhất, đảm bảo nguồn nguyên liệu cho hoạt động sản xuất một cách kịp thời nhất.
o Về cơ bản cơng tác lập kế hoạch cung ứng nguyên liệu được thực hiện khá tốt. Kế hoạch cung ứng vừa dựa trên mức tiêu dùng nguyên liệu các kỳ trước, dựa trên nghiên cứu thị trường, vừa dựa trên tồn kho thực tế. Điều này giúp cho cơng tác hoạch định nhu cầu nguyên liệu trong kỳ kế hoạch mang tính sát thực cao hơn.
o Cơng ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên liệu hợp lý cho các sản phẩm của Cơng ty, hệ thống này ngày càng được Cơng ty hồn thiện hơn bằng nhiều phương pháp như tiến hành kiểm kê điều tra thực tế, hạ thấp giá thành.
o Cơng ty đã thiết lập cho mình các quy định, tiêu chuẩn về theo dõi, đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng đĩ là: về thời gian cung ứng, số lượng, chất lượng, thái độ, năng lực cung cấp, điều kiện thanh tốn. Chỉ khi nhà cung ứng hội tụ đủ các điều kiện đĩ thì mới được lựa chọn. Cơng ty đã cố gắng xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung ứng dựa trên nguyên tắc hợp tác hai bên cùng cĩ lợi.
o Quy trình tiếp nhận và cấp phát nguyên liệu đã tương đối hợp lý thơng qua hệ thống chứng từ được lập và giao cho các bên cĩ liên quan quản lý. Điều này giúp cho cơng tác kiểm tra, đối chứng diễn ra nhanh chĩng, thuận tiện. Cơng tác tiếp nhận nguyên liệu khá đơn giản và tương đối thuận tiện, các thủ tục hành chính khơng quá rườm rà. Cơng tác cấp phát nguyên liệu luơn được thực hiện kịp thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất khơng vì thiếu nguyên vật liệu mà bị ngừng trệ.
o Cơng ty cũng cĩ chính sách khuyến khích và giao trách nhiệm trao đổi thơng tin giữa bộ phận sản xuất và bộ phận cung ứng một cách thường xuyên đảm bảo phối hợp hiệu quả hơn giữa hai khâu sử dụng và cấp phát nguyên liệu. Việc hợp tác giữa các phịng ban tạo điều kiện để thực hiện tốt cơng tác cung ứng nguyên liệu.
o Hệ thống kho bãi tại Cơng ty đã đạt được những yêu cầu nhất định về kỹ thuật cũng như về kinh tế, giúp cho cơng tác tiếp nhận cũng như cơng tác cấp phát nguyên liệu diễn ra thuận tiện và nhanh chĩng, tránh được tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì thiếu nguyên liệu.
o Cơng ty đã luơn cố gắng chủ động trong hoạt động vận chuyển nguyên liệu, áp dụng các hình thức vận chuyển linh hoạt, đa dạng, đảm bảo cung ứng kịp thời và cố gắng tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển.
o Cơng ty coi cơng tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một nhiệm vụ quan trọng trong việc sử dụng nguyên liệu cĩ hiệu quả. Chính việc thu hồi phế liệu, phế phẩm được chú trọng như vậy nên Cơng ty cũng đã được tiết kiệm được một khối lượng nguyên liệu lớn giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả hơn.
2.4.2. Tồn tại
o Cơng tác cung ứng nguyên liệu cịn gặp khơng ít khĩ khăn, cơng việc chưa được giải quyết một cách hiệu quả, nhất là khi lượng đơn đặt hàng nhiều, lượng nguyên liệu cần cung ứng lớn.
o Vào những thời kỳ sản xuất nhiều, nguyên liệu khan hiếm, nhà cung ứng cung cấp nguyên liệu khơng đảm bảo số lượng và chất lượng, khơng kịp thời, làm gián đoạn hoạt động sản xuất của Cơng ty.
o Cơng ty cĩ nguy cơ mua khơng đủ số lượng nguyên liệu theo yêu cầu để đáp ứng nhu cầu sản xuất, khơng mua được nguyên liệu để dự trữ,… dẫn đến khơng đảm bảo tính liên tục cho hoạt động sản xuất.
o Vẫn tồn tại những thiếu sĩt trong khâu thực hiện đơn hàng cung ứng, chậm trễ trong việc lựa chọn nhà cung ứng, nguyên liệu khơng đủ tiêu chuẩn chất lượng vẫn được nhập kho, nguyên liệu nhiều lúc giao chậm, tồn tại những sai lệch trong quá trình kiểm tra. Việc ghi chép số liệu thống kê vào sổ sách gây ra những bất tiện, muốn sửa, thay đổi gì cũng gặp những khĩ khăn.
2.4.3. Nguyên nhân
2.4.3.1. Nguyên nhân khách quan
Kinh tế - xã hội nước ta các năm qua bị ảnh hưởng bởi sự bất ổn của kinh tế thế giới do khủng hoảng tài chính và khủng hoảng nợ cơng ở Châu Âu chưa được giải quyết. Suy thối trong khu vực đồng euro cùng với khủng hoảng tín dụng và tình trạng thất nghiệp gia tăng tại các nước thuộc khu vực này vẫn đang tiếp diễn. Hoạt
động sản xuất và thương mại tồn cầu bị tác động mạnh, giá cả hàng hĩa diễn biến phức tạp. Những bất lợi từ sự sụt giảm của kinh tế thế giới ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống dân cư trong nước. Thị trường tiêu thụ hàng hĩa bị thu hẹp, hàng tồn kho ở mức cao, sức mua trong dân giảm. T lệ nợ xấu ngân hàng ở mức đáng lo ngại. Nhiều doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thu hẹp sản xuất, dừng hoạt động hoặc giải thể.[6] Các doanh nghiệp khĩ tiếp cận với nguồn vốn vì thế nhiều doanh nghiệp khơng thể mở rộng sản xuất kinh doanh.
Từ khi gia nhập Liên đồn Cơng nghiệp Nhựa các nước ASEAN (AFPI), Việt Nam đã trở thành một trong những nền kinh tế mới nổi lên trong khu vực Đơng Nam Á, trong đĩ ngành Nhựa là một trong những ngành phát triển nhanh nhất tại Việt Nam. Gần đây, do nhiều sự kiện gây những bất ổn cho nền kinh tế thế giới, nhu cầu suy giảm, giá SP nhựa giảm, giá năng lượng tăng vọt, lao động thiếu hụt, chi phí hoạt động cao… là những thách thức mà ngành Nhựa phải đương đầu.
2.4.3.2. Nguyên nhân chủ quan
o Cơng ty chưa thực hiện tốt cơng tác tuyển dụng lao động đầu vào. Cơng tác đào tạo nâng cao chất lượng lao động trong cơng ty mang lại hiệu quả thấp, trình độ lao động chưa cao. Số lượng lao động ở bộ phận cung ứng cịn thiếu (chỉ cĩ 2 người) khơng thể đáp ứng yêu cầu cơng việc một cách tốt nhất.
o Cơng tác tìm kiếm các nhà cung ứng mới chưa mang lại hiệu quả, hoạt động này chưa được quan tâm đúng mức. Cơng ty thường lựa chọn các nhà cung ứng cũ, tuy hạn chế được các rủi ro nhưng Cơng ty lại bỏ lỡ các cơ hội mua nguyên liệu từ các nhà cung ứng khác với chất lượng tốt hơn và giá cả hợp lý hơn.
o Nguồn vốn của Cơng ty cịn hạn hẹp nên khoản vốn dùng cho hoạt động cung ứng nguyên liệu cũng ít. Chính sách thu hút nguồn vốn của Cơng ty cịn hạn chế. Khả năng sản xuất kinh doanh của Cơng ty cịn nhỏ, hiệu quả chưa cao nên khĩ vay vốn ngân hàng, khĩ huy động các nguồn vốn khác.
o Hệ thống thơng tin quản lý của Cơng ty cịn yếu, hoạt động chưa hiệu quả. Cơng ty chưa xây dựng dữ liệu hồ sơ về nhà cung ứng, quá trình thực hiện đơn hàng cung ứng trên máy tính…Sự trao đổi thơng tin giữa các bộ phận thực sự chưa mang lại hiệu quả cao, nhiều khi xảy ra tình trạng khơng kịp thời nắm bắt thơng tin, thiếu thơng tin dẫn đến những sai sĩt khơng đáng cĩ trong quá trình quản trị cung ứng nguyên liệu.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHỰA NHA TRANG
CHƢƠNG 3:
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN LIỆU
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHỰA NHA TRANG
Sự cần thiết phải hồn thiện cơng tác quản trị cung ứng nguyên liệu
Nguyên liệu là một trong các yếu tố đầu vào quan trọng của cơng ty, gĩp phần đảm bảo cho hoạt động sản xuất được liên tục. Thực hiện tốt khâu cung ứng và sử dụng nguyên liệu là bước đầu tạo ra thế cạnh tranh cho sản phẩm và là yếu tố quan trọng tạo uy tín cho doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nĩi chung và Cơng ty CP Nhựa Nha Trang nĩi riêng thì vấn đề nguyên liệu bao gồm: tìm nguồn, lựa chọn nhà cung cấp, số lượng cần mua, số lượng cần dự trữ, tổ chức bảo quản, cấp phát. Mỗi khâu cĩ đặc thù riêng và tầm quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của cơng ty. Khâu đi trước là tiền đề cho khâu đi sau, thúc đẩy khâu sau làm việc tốt hơn và khâu sau lại là yêu cầu bắt buộc để khâu trước hồn thành đúng kế hoạch, quy cách và đạt hiệu quả. Thấy rõ nhất là khâu mua sắm và nhập kho, mua sắm khơng đúng số lượng, kích cỡ hoặc chậm ngày nhập kho đều gây khĩ khăn và hao tổn chi phí cho khâu lưu kho này. Hơn nữa khơng những gây khĩ khăn cho bên lưu kho mà cịn ảnh hưởng tới chính cơng tác cung ứng của Cơng ty, ảnh hưởng tới quan hệ với bạn hàng, nhà cung cấp.
Vì vậy, trong quá trình tổ chức sản xuất của Cơng ty địi hỏi phải tiến hành các khâu đĩ một cách đồng bộ và phải thực hiện tốt tất cả các khâu. Muốn vậy, phải liên kết tất cả các khâu, luơn tìm ra phương hướng giải quyết và cải tạo cơng tác tổ chức các khâu để hồn thiện cơng tác cung ứng, gắn với thực tế hơn. Để đáp ứng những yêu cầu, địi hỏi trên Cơng ty phải tiến hành quản trị nguyên liệu một cách tồn diện, triệt để và hiệu quả. Nhờ đĩ mà quản lý và cung ứng nguyên liệu được thực hiện một cách tuần hồn theo mục tiêu chung đề ra, từ khâu cung ứng đến khâu cấp phát.
Cĩ thể thấy đây là quá trình xuyên suốt và phức tạp, địi hỏi phải chính xác và khoa học, cần cĩ thời gian, cơng sức và đội ngũ nhân viên cĩ trình độ chuyên mơn. Vì tất cả những lý do trên đây mà Cơng ty CP Nhựa Nha Trang cần phải thực hiện tốt cơng tác quản trị cung ứng nguyên liệu.
3.1. Giải pháp 1: Nâng cao trình độ đội ngũ quản lý trong cơng tác quản trị cung ứng nguyên liệu, tăng số lƣợng nhân viên trong bộ phận cung ứng cung ứng nguyên liệu, tăng số lƣợng nhân viên trong bộ phận cung ứng
3.1.1. Cơ sở của giải pháp
Con người là yếu tố rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp, tổ chức. Trình độ, cơ cấu của đội ngũ cơng nhân viên cĩ vai trị quyết định trong việc khai thác và sử dụng cĩ hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Vì vậy, một nguồn nhân lực cĩ
trình độ với cơ cấu hợp lý sẽ đĩng vai trị quan trọng trong sự thành cơng của mỗi doanh nghiệp.
Trình độ chuyên mơn, số lượng của cán bộ trong bộ phận cung ứng cĩ quyết định rất lớn đến hiệu quả sử dụng nguyên liệu trong cơng ty. Cơng ty CP Nhựa Nha Trang cĩ đội ngũ lao động nhiệt tình và nhiều kinh nghiệm, gắn bĩ với Cơng ty. Mặc dù trình độ cán bộ cung ứng cĩ tăng lên qua các năm nhưng vẫn chưa đáp ứng được hết yêu cầu cơng việc, số lượng nhân viên bộ phận cung ứng thì chỉ cĩ 2 người nên chưa thể đáp ứng khối lượng, áp lực cơng việc là rất lớn. Bởi vậy, việc nâng cao trình độ đội ngũ quản lý, tăng số lượng nhân viên cho bộ phận cung ứng nguyên liệu là giải pháp cần thiết phải thực hiện.
3.1.2. Nội dung thực hiện
Hiện nay, cán bộ trong Cơng ty đều được đào tạo, cĩ năng lực, trình độ chuyên mơn khá tốt. Đối với cán bộ thực hiện cơng tác quản trị nguyên liệu do phải kiêm nhiệm nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau, hơn nữa trình độ chuyên mơn về cơng tác quản trị cung ứng nguyên liệu cịn cĩ những hạn chế nhất định nên việc tổ chức nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ cho cán bộ là điều cần thiết.
Để thực hiện kế hoạch thay đổi về nhân sự, cĩ thể thực hiện giải pháp trong ngắn hạn và dài hạn:
Trong ngắn hạn, Cơng ty cĩ thể thực hiện việc thuyên chuyển nhân viên giữa các phịng ban để đáp ứng kịp thời yêu cầu cơng việc, ví dụ cĩ thể chuyển nhân viên từ phịng Điều hành sản xuất sang bộ phận cung ứng hoặc để nhân viên phịng Kinh doanh tạm thời đảm nhận thêm cơng việc của bộ phận cung ứng. Như vậy sẽ giúp giảm bớt áp lực cho bộ phận cung ứng, đảm bảo cho hoạt động cung ứng cĩ hiệu quả hơn. Tuy nhiên đây khơng phải là cách giải quyết triệt để vấn đề.
Trong dài hạn, Cơng ty cần tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên mơn cho cán bộ cung ứng, quản lý nguyên liệu.
- Lựa chọn nguồn lao động từ tuyển dụng
Cơng ty cần làm tốt ngay ở khâu đầu vào, tuyển chọn cán bộ cĩ trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ. Trước hết, Cơng ty cần xây dựng bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí cụ thể, yêu cầu, nhiệm vụ người lao động cần thực hiện. Đĩ là căn cứ để lựa chọn, đánh giá năng lực của người lao động. Đối với cán bộ quản lý nguyên liệu, cần lựa chọn người cĩ trình độ từ đại học, cao đẳng trở lên, cĩ trình độ, am hiểu về cơng tác quản trị cung ứng nguyên liệu cũng như các kỹ năng về lập kế
hoạch, kỹ năng giao dịch, đàm phán, kỹ năng phân tích và tổng hợp, phân tích thơng tin….đồng thời phải nhanh nhạy, cĩ khả năng nắm bắt thị trường.
Nếu cơng tác lựa chọn nguồn lao động được thực hiện tốt ngay từ đầu thì chất lượng lao động được đảm bảo đồng thời giảm các chi phí tổ chức, đào tạo lại.
- Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên mơn cho cán bộ cung ứng, quản lý nguyên liệu
Song song với việc tuyển chọn kỹ đội ngũ lao động cĩ chất lượng tốt ngay từ khâu tuyển dụng thì Cơng ty cũng cần thực hiện cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên mơn cho người lao động. Để sử dụng cĩ hiệu quả nguyên liệu địi hỏi cán bộ lập kế hoạch, cán bộ cung ứng cĩ kỹ năng, trình độ, sự sáng tạo để cĩ thể xây dựng kế hoạch cấp phát khoa học, kịp thời, xây dựng định mức hợp lý…Cơng ty cần cĩ các kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ cơng nhân viên đáp ứng yêu cầu cơng việc. Cơng ty nên thường xuyên tổ chức thi nâng bậc để sắp xếp lao động hợp lý. Ngồi ra, Cơng ty cần tạo điều kiện cho cán bộ cơng nhân viên cĩ nguyện vọng đi học thêm để nâng cao trình độ.
Bên cạnh việc tuyển dụng và đào tạo, Cơng ty cần cĩ chế độ khen thưởng, k luật nhằm khuyến khích người lao động về vật chất cũng như tinh thần. Việc xác định các đối tượng thưởng phạt, đánh giá hiệu quả cơng tác quản trị và sử dụng nguyên liệu của cán bộ quản trị và cơng nhân sản xuất sẽ được thực hiện thơng qua các buổi đánh giá, tổng kết định kỳ, ở đĩ mọi ý kiến đúng đắn được tơn trọng,