Việc chọn phương pháp mua sắm sao cho cĩ hiệu quả là một yếu tố quyết định. Trên thực tế cĩ những phương pháp mua sắm sau:
Nhĩm 1: Mua sắm khơng thường xuyên, số lượng ít, cĩ giá trị bằng tiền nhỏ. Nhĩm 2: Mua sắm 1 lần hoặc khơng thường xuyên với số lượng lớn.
Nhĩm 3: Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ở những vị trí phức tạp.
Riêng đối với Cơng ty CP Nhựa Nha Trang trong cơng tác mua sắm cũng cĩ những nét riêng biệt, Cơng ty thu mua khơng theo một phương pháp nhất định nào như trên, mà tùy từng đơn hàng sẽ cĩ cách thu mua thích hợp, như vậy sẽ tạo cho
đội ngũ đảm trách cơng tác cung ứng cĩ được sự linh hoạt và thích ứng nhanh với sự biến đổi của thị trường nguyên liệu.
Sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà cung ứng, bộ phận cung ứng của Cơng ty sẽ nhắc nhở nhà cung ứng để họ giao hàng theo đúng yêu cầu. Tùy theo từng hợp đồng mà Cơng ty cĩ thể nhận nguyên liệu tại cơ sở của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp giao nguyên liệu tại Cơng ty.
Bảng 2.11: Số lượng nguyên liệu thu mua của Cơng ty trong 3 năm 2010-2012
Tên vật tƣ ĐVT Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch 2011/2010
Chênh lệch 2012/2011
Giá trị % Giá trị %
Phơi chai PET
các loại kg 442,360 459,274 472,672 16,914 3.82 13,398 2.92 Hạt nhựa kg 812,179 836,730 847,210 24,551 3.02 10,480 1.25 Màng PE, OPP m2 1,820,475 1,867,494 1,893,920 47,019 2.58 26,426 1.42
(Nguồn: phịng Kinh doanh và tính tốn của tác giả)
o Cơng tác tiếp nhận nguyên liệu
Cĩ thể nĩi tiếp nhận nguyên liệu là khâu bổ sung, hỗ trợ cho cơng tác mua sắm nguyên liệu. Cơng tác tổ chức tiếp nhận nguyên liệu ở Cơng ty CP Nhựa Nha Trang là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận cung ứng, vận chuyển và bộ phận quản lý nguyên liệu. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại nguyên liệu về đến Cơng ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho.
- Trường hợp Cơng ty nhận nguyên liệu tại cơ sở của nhà cung cấp
Bộ phận cung ứng sẽ đến cơ sở của nhà cung cấp để kiểm tra kỹ nguyên liệu về số lượng và chất lượng. Sau đĩ tiếp tục kiểm tra hĩa đơn và các chứng từ liên quan, đối chiếu nguyên liệu với các chứng từ nếu cĩ gì khơng đúng thì yêu cầu nhà cung ứng thay đổi cho đúng với hợp đồng. Khi mà mọi thứ đã đúng với hợp đồng thì bộ phận cung ứng nhận nguyên liệu, tiến hành thanh tốn và cho xe vận chuyển nguyên liệu về kho của Cơng ty.
- Trường hợp nhà cung cấp giao nguyên liệu tại Cơng ty
Khi mà nguyên liệu được nhà cung ứng chuyển đến, ban kiểm nghiệm của Cơng ty sẽ tiến hành kiểm tra nguyên liệu. Ban kiểm nghiệm gồm cán bộ cung ứng, đại diện phịng KCS và thủ kho. Trước tiên, nguyên liệu mua về phải được kiểm tra về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem cĩ hợp tiêu chuẩn khơng. Đại
diện phịng KCS dựa vào phiếu xuất kho của nhà cung ứng để tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại nguyên liệu trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm, một giao cho cán bộ cung ứng, một giao cho phịng kế tốn. Trường hợp nguyên liệu khơng đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với phiếu xuất kho, chứng từ, hĩa đơn thì lập thêm một liên gửi cho bên nhà cung cấp để giải quyết. Bộ phận cung ứng phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên Ban Giám đốc và chờ ý kiến giải quyết. Cịn nếu chất lượng cũng như số lượng của nguyên liệu khơng cĩ sai sĩt gì thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục.(biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho – xem phụ lục).
Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế tốn ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
o Phương thức thanh tốn của Cơng ty
Hầu hết các cơng ty tiến hành thanh tốn theo sự thỏa thuận giữa cơng ty và nhà cung ứng thơng qua hợp đồng cung ứng. Tại Cơng ty CP Nhựa Nha Trang, tùy theo đối tượng cung ứng, cĩ ba phương thức thanh tốn chính khi mua nguyên liệu:
- Thứ nhất là trả trước tiền mua nguyên liệu. Đây là phương thức thanh tốn áp dụng đối với nhà cung ứng chưa quen biết, giao dịch lần đầu hay chỉ mới giao dịch được vài lần. Với phương thức này, Cơng ty sẽ tiến hành trả trước khoảng 30 tổng số tiền thu mua và khi nhà cung ứng giao hàng thì sẽ thanh tốn hết số tiền cịn lại.
- Thứ hai là trả tiền ngay khi nhận nguyên liệu.
- Thứ ba là sử dụng cơng nợ 15 ngày hay 30 ngày. Đối với một số nhà cung ứng thân quen thì khi Cơng ty nhận được hàng thì sau 15 hay 30 ngày, Cơng ty mới phải thanh tốn tiền mua.
Đối với đơn hàng cĩ giá trị lớn hơn 20 triệu đồng thì Cơng ty chủ yếu thanh tốn bằng chuyển khoản qua cho ngân hàng đại diện của nhà cung ứng. Cịn với những đơn hàng dưới 20 triệu đồng thì cĩ thể thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
o Phương thức vận chuyển nguyên liệu của Cơng ty
Hoạt động vận chuyển nguyên liệu của Cơng ty CP Nhựa Nha Trang là sự tham gia cĩ kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển nguyên liệu từ nơi mua đến các kho. Hoạt động vận chuyển nguyên liệu trong Cơng ty cĩ mục tiêu
nhằm đảm bảo vận chuyển nguyên liệu đến đúng thời gian, địa điểm và với chi phí thấp nhất. Để thực hiện điều này, Cơng ty luơn xây dựng và hồn thiện các kế hoạch vận chuyển, thực hiện vận chuyển theo đúng kế hoạch. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tùy vào từng đơn hàng thu mua nguyên liệu mà Cơng ty cĩ thể tự điều xe đi nhận hàng hoặc nhà cung cấp sẽ giao hàng tận nơi cho Cơng ty. Nhưng đa số là nhà cung ứng chịu trách nhiệm vận chuyển nguyên liệu giao tại Cơng ty. Nếu Cơng ty tự tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển sẽ bao gồm chi phí cố định: chi phí mua xe, xây dựng bãi xe; chi phí biến đổi bao gồm chi phí bảo dưỡng, chi phí nhân cơng, chi phí nguyên liệu, chi phí bốc dỡ hàng hố… Nếu Cơng ty khơng vận chuyển mà nhà cung ứng đứng ra tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển được tính theo quãng đường vận chuyển và sẽ tính vào giá mua nguyên liệu.
Trên thực tế, các kế hoạch vận chuyển nguyên liệu được Cơng ty xây dựng căn cứ theo kế hoạch cung ứng nguyên liệu và kế hoạch sản xuất mang lại hiệu quả khá tốt, tuy nhiên vẫn cĩ trường hợp chưa đáp ứng nguyên liệu kịp thời cho quá trình sản xuất.
Nhìn chung, cơng tác thực hiện mua sắm nguyên liệu tại Cơng ty khá đơn giản và thuận tiện. Mọi thủ tục để đảm bảo mua được nguyên liệu đều được những người cĩ liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ, mang lại hiệu quả khá tốt.
2.3.3.3. Nhập kho nguyên liệu, bảo quản, cung cấp cho các bộ phận cĩ nhu cầu
Nhập kho nguyên liệu
Nguyên liệu được mua về hoặc do khách hàng cung cấp trước khi nhập kho phải qua các bước sau:
- Kiểm tra trước khi nhập kho.
- Dán tem kiểm tra vào những nguyên liệu đạt tiêu chuẩn.
- Đánh ký hiệu, sử dụng biển báo, tem mác để phân biệt rõ từng loại nguyên liệu. - Vào thẻ kho, theo dõi nguyên liệu nhập kho hàng ngày.
- Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại nguyên liệu sau khi xếp đủ để tránh nhầm lẫn.
o Cập nhật số liệu báo cáo
- Cập nhật số liệu nguyên liệu vào báo cáo. - Vào thẻ kho
- Vào sổ kiểm tra
Phiếu nhập kho được lưu làm 3 liên: - 1 liên thủ kho giữ.
- 1 liên kế tốn giữ.
- 1 liên người giao hàng giữ.
Khi nguyên liệu về bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng, bộ phận kho cĩ trách nhiệm kiểm tra số lượng. So sánh với phiếu xuất kho của nhà cung ứng để kiểm tra nguyên liệu. Biên bản kiểm nhận kẹp vào chứng từ giao cho kế tốn. Nếu kiểm tra đạt yêu cầu như trong hợp đồng, phiếu xuất kho của nhà cung ứng thì phịng Kinh doanh lập phiếu nhập kho, số lượng nguyên liệu ghi vào thẻ kho (xem phụ lục). Nếu khơng đạt yêu cầu, Cơng ty liên hệ với nhà cung ứng và giải quyết theo quy định. Trong trường hợp phải xác định chất lượng qua chạy thử, thời gian chạy thử do lãnh đạo Cơng ty xác định.
Cơng tác bảo quản nguyên liệu
Bảo quản nguyên liệu, quản lý kho bãi là khâu quan trọng trong hoạt động quản trị cung ứng nguyên liệu. Việc bảo quản nguyên liệu cĩ ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của Cơng ty. Cơng ty chủ trương tổ chức thực hiện những biện pháp nhằm quản lý tốt nguyên liệu, đảm bảo cho nguyên liệu khơng mất mát, hư hỏng, thiếu hụt, mất phẩm cấp do tác động của mơi trường. Tùy từng loại nguyên liệu, Cơng ty cĩ phương thức quản lý và bảo quản hợp lý. Cơng tác bảo quản nguyên liệu do bộ phận kho chịu trách nhiệm.
Tại Cơng ty CP Nhựa Nha Trang, việc bảo quản nguyên liệu được thực hiện như sau:
- Nguyên liệu trong kho phải được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, cĩ biển báo nhận dạng từng loại nguyên liệu riêng biệt.
- Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi đúng nghiệp vụ xuất - nhập - tồn, đảm bảo bất kỳ thời điểm nào cũng phải nắm được số lượng thực tế nguyên liệu tồn kho.
- Thủ kho phải nắm được các điều kiện bảo quản nguyên liệu để duy trì chế độ bảo quản cho đúng với tính chất của mỗi loại nguyên liệu. Khi cĩ yêu cầu đặc biệt (như các yêu cầu liên quan đến chất lượng), điều kiện bảo quản trong kho phải tuân theo hướng dẫn cụ thể của bộ phận KCS.
Đối với nguyên liệu phơi chai PET: nguyên liệu này luơn được dự trữ, khơng cĩ tình trạng giảm phẩm cách, tuy nhiên do kích thước phơi nhỏ mà Cơng ty thường mua với khối lượng lớn nên khơng thể kiểm tra được chất lượng của tồn bộ số nguyên liệu, chỉ khi nguyên liệu được cấp cho bộ phận sản xuất mới phát hiện ra những sai sĩt về chất lượng phơi.
Đối với nguyên liệu hạt nhựa: hạt nhựa được Cơng ty mua ngay đầu kỳ để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Nguyên liệu này cĩ tiến hành dự trữ, chỉ xảy ra tình trạng thiếu khi mà nhà cung ứng giao hàng chậm. Hạt nhựa dễ bảo quản nên chất lượng luơn được đảm bảo.
Đối với nguyên liệu màng: khi cĩ các đơn hàng về bao bì, nhân viên bộ phận cung ứng sẽ tính tốn lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất đơn hàng đĩ rồi liên hệ với nhà cung cấp để mua nguyên liệu. Nguyên liệu này ít tồn kho, luơn đảm bảo chất lượng.
Hiện nay, Cơng ty cĩ hai nhà kho cho sản phẩm bao bì và hai nhà kho cho sản phẩm chai PET (hai kho này thuộc phân xưởng chai PET), kho hạt, phơi, kho áo mưa, kho màng. Với diện tích các kho hiện tại, Cơng ty luơn đảm bảo được khả năng bảo quản tốt nguyên liệu. Cơng ty bố trí hệ thống trang thiết bị khá hợp lý, đặc biệt cĩ sử dụng các phương tiện phịng cháy, chữa cháy, quạt thơng giĩ và cĩ các nội quy an tồn trong kho nhằm đảm bảo độ khơ ráo, thống mát, tránh ẩm mốc và tiêu hao nguyên liệu. Các loại nguyên liệu trong kho được bố trí hợp lý để thuận lợi cho sử dụng và kiểm kê.
Bảng 2.12: Hệ thống kho bãi của Cơng ty năm 2012
Tên kho Diện tích ( m2 )
Kho thành phẩm, nguyên liệu bao bì 250 Kho thành phẩm chai PET 300 Kho hạt nhựa, phơi chai PET 180 Kho áo mưa 150 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kho màng 220
Kho chứa bao phế 120
(Nguồn: phịng Kinh doanh)
Các kho nguyên liệu của Cơng ty đều được bố trí gần phân xưởng sản xuất giúp cho hoạt động vận chuyển nguyên liệu từ kho tới phân xưởng sản xuất diễn ra nhanh chĩng, đảm bảo hoạt động sản xuất được liên tục.
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ bố trí kho bãi của Cơng ty CP Nhựa Nha Trang
(Nguồn: phịng Kinh doanh)
Các kho của Cơng ty đều là kho kín, cĩ mái che giúp cho sản phẩm tránh được ánh sáng mặt trời. Kho của Cơng ty vừa là kho xuất, nhập, trung gian và chuẩn bị. Trong kho các loại nguyên liệu cùng loại được bố trí sắp xếp tập trung. Trình tự sắp xếp nguyên liệu trong kho theo thứ tự nguyên liệu cần để sản xuất. Tất cả nguyên liệu đều được đặt trên các giá cách mặt đất 10cm để tránh hư hỏng, nhằm mục tiêu khơng thay đổi phẩm cấp nguyên liệu.
Trong các doanh nghịêp sản xuất, tồn kho nguyên liệu là điều khơng thể tránh khỏi. Đối với Cơng ty CP Nhựa Nha Trang, nguyên liệu tồn kho là do lượng dự trữ nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, do hạn chế hao hụt, thất thốt hoặc do tiết kiệm nguyên liệu so với định mức trong sản xuất.
Bảng 2.13: Tình hình tồn trữ nguyên liệu của Cơng ty 2 năm 2011 – 2012
Tên vật tƣ ĐVT Tồn kho Năm 2011 Năm 2012 bq
Dùng
trong kỳ % Tồn kho bq trong kỳ Dùng %
Phơi chai PET
các loại kg 5,520 452,184 1.22 5,928 465,253 1.27 Hạt nhựa kg 162,838 657,293 24.77 173,084 692,045 25.01 Màng PE, OPP m2 52,370 1,821,957 2.87 48,245 1,832,453 2.63
(Nguồn: phịng Kinh doanh và tính tốn của tác giả)
T lệ tồn trữ nguyên liệu của Cơng ty cịn thấp so với nhu cầu nguyên liệu cần dùng để sản xuất trong kỳ, cao nhất là t lệ tồn trữ của hạt nhựa. T lệ tồn trữ của phơi chai PET và màng thấp là do các nguyên liệu này thường được mua khi cĩ đơn
PX bao bì PX chai PET Kho chai PET Kho áo mưa Kho màng Kho bao bì Kho chứa bao phế VP kho Kho hạt nhựa, phơi PET
đặt hàng. Lượng hạt nhựa tồn kho cĩ t lệ cao bởi đây là nguyên liệu chính cho các sản phẩm từ nhựa, Cơng ty phải chủ động dự trữ nhiều. Do Cơng ty chủ yếu sản xuất theo các đơn đặt hàng, việc chủ động tìm kiếm thêm khách hàng mới chưa mang lại hiệu quả, nguyên liệu dễ bảo quản, dễ mua nên t lệ tồn kho nguyên liệu trong Cơng ty là thấp.
Cơng tác cấp phát nguyên liệu
Cơng tác tổ chức cấp phát nguyên liệu ở Cơng ty CP Nhựa Nha Trang tiến hành theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.8: Quy trình cấp phát nguyên liệu
(Nguồn: phịng Kinh doanh)
Để cấp phát nguyên liệu cho sản xuất sản phẩm, nhân viên bộ phận cung ứng làm phiếu yêu cầu sản xuất (lệnh sản xuất) gửi xuống cho phân xưởng. Bộ phận sản xuất tại phân xưởng sẽ làm phiếu đề xuất lĩnh vật tư gửi qua cho kho, thủ kho dựa vào phiếu đĩ để xuất hàng. Cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp vào kho và ký nhận vào hĩa đơn xuất kho rồi lĩnh nguyên liệu. Thủ kho cĩ trách nhiệm cấp nguyên liệu theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong phiếu lãnh vật tư. Thơng thường trong từng kỳ sản xuất, ngồi kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kỳ, Cơng ty cịn cĩ các kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đĩ, Giám đốc ký lệnh sản xuất rồi chuyển sang bộ phận cung ứng yêu cầu thực hiện. Thơng qua lệnh sản xuất, bộ phận sản xuất và thủ kho tính tốn lượng nguyên liệu bổ sung cho hai phân xưởng sản xuất và thực hiện các thủ tục lĩnh nguyên liệu tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra. (phiếu yêu cầu sản xuất, phiếu đề xuất lĩnh vật tư – xem phụ lục)
Do đặc điểm nguyên liệu sản xuất của Cơng ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ mua trên thị trường nên Cơng ty sử dụng phương pháp xuất kho “nhập trước, xuất trước”. Khi tiến hành cơng tác cấp phát nguyên liệu, mọi thủ tục giấy tờ phải
Phiếu đề xuất lĩnh vật tư
Xuất nguyên liệu Duyệt Phiếu yêu cầu SX
được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính k luật cao trong sản xuất cũng