- Biên bản thanh lý tài sản cố định Phiếu chi: nếu chi bằng tiền mặt
3.1.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty TNHH Hải Vương là một đơn vị sản suất kinh doanh tương đối lớn trong địa bàn tỉnh Khánh Hòa. Công ty có thành tích xuất khẩu với doanh số gần 900 tỷ đồng, tương đương gần với 50 triệu USD. Điều đó cho thấy các nghiệp vụ phát sinh trong ông ty là rất lớn, đồng nghĩa là nhân viên làm việc với áp lực rất cao cùng với khối lượng công việc khổng lồ.
Việc công ty áp dụng chếđộ kế toán tập trung đã gây rất nhiều khó khăn cho phòng kế toán. Với khối lượng chứng từ từ các bộ phận gởi về rất lớn, nhân viên không xử lý nhanh được, do đó các nghiệp vụ phát sinh rất chồng chất, đặc biệt vào cuối mỗi tháng khi phải lên báo cáo hoạt động. trường hợp ban lãnh đạo có nhu cầu sử dụng thông tin ngay, đôi khi kế toán cung cấp không đầy đủ vì chưa cập nhật kịp thời.
Ngoài ra, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, nhập số liệu vào máy đều do phòng kế toán thực hiện. Ngay cả khi phòng vật tư chuyển chứng từ sai sót thì phòng kế toán cũng phải sữa chữa và nhập vào máy. Kế toán kho dưới phân xưởng chỉ thực hiện công tác ghi chép ban đầu và chuyển cho phòng kế toán để hạch toán vào máy.
Hình thức kế toán tập trung đều bắt buộc mọi bộ phận trong công ty phải tập hợp chứng từ về phòng kế toán. Phòng kế toán có nhiệm vị hạch toán kinh tế phát sinh cho ra kết quả cuối cùng để cung cấp cho nhà quản lý và các đơn vị khác có nhu cầu. Vì vậy, khối lượng chính
117
phát sinh là rất lớn. Cho nên để hạn chế sự ứ đọng, giảm nhẹ công việc trong quá trình ghi chép công ty nên thực hiện hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Theo hình thức này, các bộ phận nên thực hiện phần ghi chép của mình theo sự hướng dẫn của phòng kế toán, tự kiểm tra tính đúng đắn, xác thực của chứng từ sau đó tổng hợp chứng từ rồi mới chuyển cho kế toán kiểm tra và nhập vào máy. Cuối cùng, kế toán tổng hợp số liệu phát sinh để tính toán, theo dõi vào máy.