- Biên bản thanh lý tài sản cố định Phiếu chi: nếu chi bằng tiền mặt
3.1 Một số biện pháp về công tác kế toán 1 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán
3.1.1 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán
- Hiện nay, công ty mở tài khoản doanh thu như sau: 511TP – Doanh thu thành phẩm
511HH – Doanh thu hàng hóa 511NL – Doanh thu nguyên liệu 511PL – Doanh thu phế liệu 511DV – Doanh thu dịch vụ
Hệ thống tài khoản cho khoản mục doanh thu như vậy không thuận lợi khi cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo khi cần thiết. Theo em, công ty nên mở chi tiết hơn hoặc lập lại hệ thống tài khoản khác để có thể theo dõi chi tiết:
511TP – Doanh thu thành phẩm
511TPNGU – Doanh thu thành phẩm cá ngừ 511TPCO – Doanh thu thành phẩm cá cờ ...
511HH – Doanh thu hàng hóa
511HHNGU – Doanh thu hàng hoá cá ngừ 511HHCO – Doanh thu hàng hoá cá cờ ...
115
632NGU – Giá vốn hàng bán cac ngừ 632CO – Giá vốn hàng bán cá cờ ...
Hệ thống tài khoản giá vốn nên được mở lại cho tương thích với doanh thu: 632TP – Giá vốn thành phẩm
632TPNGU – Giá vốn thành phẩm cá ngừ 632TPCO – Giá vốn thành phẩm cá cờ ...
632HH – Giá vốn hàng hóa
632HHNGU – Giá vốn hàng hóa cá ngừ 632HHCO – Giá vốn hàng hóa cá cờ ....
Các khoản mục bán phế liệu và nguyên liệu, dịch vụ không có phát sinh bán ra nước ngoài, do đó theo dõi như vậy là hợp lý hơn.
Với hệ thông theo dõi chi tiết như thế có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn và nhanh chóng hơn.
- Đối với khoản mục doanh thu bán nguyên liệu: doanh nghiệp chỉ bán nguyên liệu khi nguyên liệu kém chất lượng, không đủ tiêu chuẩn để sản xuất hoặc trường hợp nguyên liệu dư thừa trong kỳ sản xuất, nếu để lại trong kho chờ đến kỳ sản xuất tiếp theo sẽ làm mất phẩm chất nguyên liệu. Khoản mục này chỉ phát sinh rất ít trong kỳ kế toán, do đó kế toán có thể theo dõi số nguyên liệu này như hàng hóa bán ra và hạch toán doanh thu vào doanh thu bán hàng hóa trong kỳ.
- Hàng tháng, chi phí nhân viên bán hàng phát sinh như lương cho nhân viên vận chuyển hàng để đóng container, nhân viên giám sát giám định, nhân viên bán hàng trong nước, hoặc nhân viên bán hàng qua điện thoại. Các khoản này luôn được hạch toán vào khoản chi phí nhân viên quản lý. Điều này sẽ không phản ánh đầy đủ thông tin về chi phí bán hàng và khi các bộ phận khác sử dụng thông tin về chi phí bán hàng sẽ rất khó khăn.
Theo em, khoản mục lương cho chi phí nhân viên bán hàng cần phải được hạch toán chi tiết theo đúng khoản mục phát sinh của Bộ Tài chính. Công ty nên mở thêm tài khoản:
6411 – Chi phí nhân viên bán hàng.
Khoản mục này cần theo dõi thêm bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho các nhân viên.
- Đối với chi phí thu mua hàng, công ty không nên hạch toán vào cùng với giá mua hàng hóa. Mặc dù, công ty đã mở tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng nhưng vẫn hạch toán 1561 – Giá mua hàng hóa. Theo dõi như vậy, nhà quản trị sẽ không biết được thực chất của khoản chi
phí bỏ ra để mua hàng hóa là bao nhiêu để từ đó có kế hoạch cho năm sau, nếu chi phí mua hàng hóa là quá cao cần tìm biện pháp khắc phục để giảm chi phí đó, nếu không kịp thời sẽ ảnh hưởng lớn đến công tác tiêu thụ, giảm hiệu quả kinh doanh.
- Hiện nay doanh thu tài chính theo dõi cho ba khoản mục 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
5151 – Doanh thu tài chính-lãi tỷ giá ngoại tệ 5152 – Doanh thu tài chính-lãi tiền gởi VNĐ 5153 – Doanh thu tài chính-chênh lệch tỷ giá
Tuy nhiên, chênh lệch lãi tỷ giá khi mua bán ngoại tệđược hạch toán vào 5153 – doanh thu tài chính – chênh lệch tỷ giá. Tương ứng chênh lệch lỗ tỷ giá không được hạch toán vào chí phí tài chính mà được hạch toán vào chi phí khác. Công ty hạch toán như vậy không đúng theo quy định của Bộ tài chính cũng như các thông tư hướng dẫn liên quan.
Theo em công ty nên đưa khoản chi phí này vào chi phí tài chính, một mặt để phù hợp với quy định, mặt khác có thể theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động tài chính. Công ty nên mở chi tiết:
635 – Chi phí tài chính 6351 – Chi phí lãi vay 6353 – Chênh lệch lỗ tỷ giá