Chương 3: Các giải pháp phát triển thị trường tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Ngọc Hà
3.3.3 Hoàn thiện các dịch vụ trước trong và sau bán hàng, tọ mối quan hệ tôt đẹp với khách hàng
quan hệ tôt đẹp với khách hàng
Do sản phẩm của Công ty là những sản phẩm được cung ứng khá phổ biến trên thị trường nên để tạo ra sự khác biệt đối với các doanh nghiệp khác thì các dịch vụ bổ xung là rất quan trọng.
Các dịch vụ trước bán hàng mà doanh nghiệp áp dụng mục đích để khách hàng biết đến sản phẩm, biết đến công ty, thích công ty...Đầu tiên là việc cung cấp những thông tin cụ thể về sản phẩm trên trang web của công ty. Khách hàng có thể truy cập vào trang web một cách dễ dàng và có thể biết được hầu hết các thông tin về tất cả các loại sản phẩm mà công ty kinh doanh, vê công ty cũng như các hoạt động của Công ty. Hầu như mọi thông tin đều công khai để tạo lên sự tin tưởng của khách hàng đối với Công ty. Trên trang web có cả hòm thư để cho những người truy cập có thẻ đặt những câu hỏi hay đóng góp ý kiến gì đó với Công ty. Ở mỗi chi nhánh đều có đường dây nóng trực để có thể giải quyết thắc mắc của khách hàng có nhu cầu. Ngoài ra nhân viên kinh doanh của công ty còn đến tận nơi những khách hàng có nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tư vấn về sản phẩm mà không mất phí gì cho khách hàng dù khách hàng có tiêu dùng sản phẩm của Công ty hay không. Ở các cửa hàng, các chi nhánh các nhân viên cũng luôn tiếp đãi khách hàng một cáh chu đáo giới thiệu các vấn đê về sản phẩm, vè Công ty và bất cứ vấn đề gì khách hàng quan tâm trong phạm vi có thể.
Đối với khách hàng của Công ty Công ty luôn cố gắng để phục vụ khách hàng chu đáo nhất. Phương thức phục vụ:
-Tất cả đội ngũ nhân viên của công ty hoạt động trên nguyên tắc làm đúng ngay từ lần đầu tiên và nguyên tắc này được áp dụng triệt để ở tất cả các quy trình hoạt động.
- Định kỳ, khi khách hàng có như cầu lấy hàng khách hàng có thể gọi điện và gửi đơn hàng đến phòng giao dịch của công ty qua fax hoặc email hoặc thư. Khách hàng cũng có thể yêu cầu nhân viên phòng maketting của công ty đến tận nơi nhận đơn hàng.
- Khi phát sinh nhu cầu cần lấy thêm một số mặt hàng khách hàng có thể gọi điện trực tiếp cho phòng giao dịch sẽ ghi nhận chi tiết các chủng loại hàng hóa và số lượng mà khách hàng yêu cầu.
- Do đặc thù thường có nhiều mặt hàng văn phòng phẩm giống nhau và có thể có các tên gọi khác nhau nhưng ngay khi nhận được đơn hàng của khách hàng công ty sẽ làm rõ những hàng sẽ gây phát sinh nhầm lẫn.
Căn cứ vào đơn hàng phòng giao dịch sẽ nhập phiếu kho hàng và chuyển xuồng bộ phận kho hàng.
-Bộ phận kho hàng xếp hàng đầy đủ số lượng đảm bảo đúng chủng loại mẫu mã yêu cầu xếp hàng gọn ghẽ và ký vào phiếu giao hàng và bàn giao cho khâu vận chuyển.
-Nhân viên vận chuyển hàng và kí vào phiếu giao hàng kiểm tra lại hàng được nhân với phiếu giao hàng, sau đó vận chuyển tới tận nơi theo yêu cầu của khách hàng với thời gian nhanh nhất.
-Sau khi kiểm tra và nhận đủ hàng theo đúng yêu cầu về chất lượng và số lượng, khách hàng ký xác nhận vào hai liên phiếu giao hàng do Công ty lập, khách hàng giữ lại một liên và Công ty giữ lại một liên để phục vụ cho mục đích đối chiếu công nợ và thanh toán về sau.
- Cuối tháng phòng kế toán của Công ty sẽ gửi cho khách hàng bảng tổng hợp hàng hóa đã cung cấp trong tháng đó, nếu khớp với số liệu lưu trữ của bên khách hàng, Công ty tiến hành viết hóa đơn tài chính và gửi sang cho khách hang.
-Ngoại trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thông thường trong thời gian 10 ngày kể từ ngày viết hóa đơn, khách hàng sẽ thanh toán cho Công ty bằng hình thức chuyển khoản, séc, hoặc tiền mặt.
-Sau khi cung cấp hàng hóa, nhân viên của Công ty sẽ thường xuyên đi lại để xem khách hàng có cần thay đổi hay thắc mắc gì về chất lượng sản phẩm,mới của hãng một cách có hiệu quả.
-Công ty sẵn sàng phục vụ khách hàng khi có nhu cầu sử dụng các mặt hàng không có trong bảng chào hàng của Công ty. Thông qua các mối quan
hệ sau rộng với các nhà cung cấp thuộc các ngành nghề đa dạng khác nhau, công ty có nhiều thuận lợi trong việc trợ giúp khách hàng tìm mua cá sản phẩm này một cách có hiệu quả, nhanh chóng, để khách hàng có nhiều thời gian tập trung vào công việc của mình
Sau khi tiêu dùng và trở thành khách hàng của Công ty. Khách hàng còn đươc hưởng những ưu đãi đặc biệt cũng như những cam kết từ phía khách hàng.
Các cam kết của Công ty:
-Về chất lượng sản phẩm : Các loại sản phẩm của các hãng nổi tiếng như HP, Canon, Samsung, Espon có tem hàng chính hiệu của các nhà sản xuất, tem chống hàng giả, tem khuyến mãi….bảo hành theo tiêu chuẩn của các nhà sản xuất.
Các loại máy fax, mực in…đảm bảo hàng mới 100%, có tem của cá nhà sản xuất.
Các loại hàng văn phòng phẩm đảm bảo chất lượng chính hãng. *Những ưu đãi:
-Khách hàng sẽ được hưởng mọi chế độ khuyến mãi của các nhà sản xuất đối với khách hàng sử dụng.
-Khách hàng sẽ được hưởng mọi chế độ bảo hành sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
-Khách hàng được nhận mọi quà tặng nhân dịp các này lễ của các nhà sản xuất ( nếu có).
-Ngoài ra Công ty còn có thêm các ưu đãi khác cho khách hàng. -Bảo dưỡng các loại máy in, máy fax miễn phí.
-Khi cần bảo hành sản phẩm, Công ty sẽ thay mặt khách hàng mang sản phẩm tới các hãng để thực hiện các chế độ bảo hành.
-Khách hàng nhận được sự cung cấp chọn gói khi có nhu cầu.
-Khi có khuyến mãi của hãng, Công ty sẽ giúp khách hàng lấy đi quà mà không có bất cứ phiền toái nào.
-Những mặt hàng mà nhà sản xuất không bảo hành như: đĩa mền, đĩa CD, dao, kéo, dập ghim, máy tính cầm tay…thì Công ty sẵn sàng bảo hành khi sản phẩm vẫn còn mới và có lỗi do nhà sản xuất.
-Vận chuyển hàng hóa đến tận nơi cho khách hàng mà không cần tính thêm bất cứ khoản phí nào.
-Tư vấn miễm phí các sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh