III. NHẬN XÉT QUI TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ CỦA CÔNG
2. Tiến trình đánh giá
Trong tiến trình đánh giá công ty mới chỉ chú ý đến đánh giá tài liệu, và mới chỉ sử dụng một số phương pháp: xem xét tài liệu là chủ yếu. Như vậy công ty cần phải xác định tổng hợp các phương pháp để thu thập tài liệu, phân tích thông tin và phối hợp nhiều kỹ thuật đánh giá chính xác các vấn đề về hệ thống quản lý chất lượng của công ty để đưa ra kiến nghị cải tiến phù hợp. Nhưng trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ của Công ty mới chủ yếu là so sánh giữa hồ sơ, tài liệu, hệ thống văn bản, sổ tay chất lượng, chỉ tiêu chất lượng mà chưa quan tâm đến tình trạng của hệ HTQCLC áp dụng duy trì ở các cấp ra sao thông qua hệ thống câu hỏi phụ lục 2 lãnh đạo hiểu được mỡnh đó làm được gì, cùng với sự tham gia của các thành viên từ đó đưa ra các biện pháp hợp lý nhằm tăng hiệu lực của HTQLCL.
doanh
Mục đích của việc đánh giá là thu thập các chứng cứ khách quan về hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Chứng cứ được thu thập thông qua phỏng vấn, xem xét tài liệu, cơ sở dữ liệu trên máy tính, kiểm tra hiện trường, quan sát kỹ lưỡng các quá trình công việc và việc kiểm tra sản phẩm dịch vụ. Đối với từng bộ phận sẽ áp dụng mỗi phương pháp sao cho đem lại độ chính xác của thông tin đem lại. Trong khi đánh giá người đánh giá cần có tính hệ thống và logic tránh sa vào các chi tiết vụn vặt. Trong khi thu thập bước đầu tiên và rất quan trọng là các chuyên gia đánh giá cần phải biết rõ mình đang tìm kiếm điều gì? Xét về cơ bản người đánh giá nhằm xem xét : Sự tồn tại, hoạt động, hiệu lực của HTQLCL.
Một hệ thống được gọi là tồn tại nếu có thể :
- Nhìn thấy được và chứng tỏ được: Một hệ thống được coi là
nhìn thấy được khi trách nhiệm, quyền hạn được xác định rõ ràng cá thủ tục đầy đủ, sẵn có ở các cấp.
- Được mọi người biết và hiểu được : Mọi người phải được
phổ biến về hệ thống tài liệu, phải biết được nhiệm vụ và quyền hạn của mình..
- Các nguồn lực hỗ trợ cần thiết: Các hoạt động theo kế hoạch
cần phải có nguồn lực cần thiết như: nhân lực, vật lực, tài chính.
Một hệ thống muốn hoạt động được phải
- Được mọi người biết và hiểu được
- Huy động được nguồn lực thích hợp.
- Được kiểm soát và theo dõi để đảm bảo và xác nhận các hoạt
động phù hợp với các điều đã công bố .
Một hệ thống muốn có hiệu lực
- Phải dựa trên sự kiểm soát và theo dõi để xác nhận mục tiêu
doanh
- Phát hiện những sai sót và khắc phục chúng bằng các biện
pháp thích hợp bao gồm sửa đổi cả hệ thống điều hành đã công bố.
Để có thể xác định được 3 vấn đề trờn thỡ người đánh giá phải xem xét các vấn đề sau:
Trách nhiệm và quyền hạn
Các qui tắc điều hành và thao tác
Sự hiểu biết của mọi người về các vấn đề trên
Nguồn lực phù hợp
Sự thực hiện, áp dụng hệ thống
Hoạt động cải tiến.
Với một loạt các thông tin thu thập được để trả lời các câu hỏi trên người đánh giá phải sử dụng linh hoạt các phương pháp đánh giá sao cho hiệu quả : Phương pháp truy lùng dấu vết, phương pháp thám hiểm (đánh giá ngẫu nhiên), xem xét từng yếu tố hay theo chức năng. Các kỹ thuật đánh giá tương ứng. Thông qua các câu hỏi phỏng vấn hay xem xét tài liệu đặc biệt là quan sát quỏ trỡnh làm việc, xem xét sản phẩm thì việc tìm ra nguyên nhân sự không phù hợp sẽ nhanh chóng với đội ngũ đánh giá giỏi với những kỹ thuật tương ứng như trên: Ví dụ để theo dõi một công nhân làm việc xem xét qui trình có theo như qui định hay không thì người đánh giá viờn nờn dựng phương pháp thám hiểm.