II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ TẠI CÔNG
2. Qui trình đỏnh giá chất lượng nội bộ hiện nay tại Công ty
2.2. Nội dung
Tương ứng với Sơ đồ 4 cú cỏc bước hướng dẫn cụ thể khi Công ty tiến hành thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ
doanh
Ban quản lý chất lượng (QLCL), lập kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ một năm tối thiểu một lần theo biểu mẫu có mã số TT- ĐGNB/BM- 01 hoặc lập kế hoạch đột xuất đánh giá chất lượng tại một khâu nào đó của hệ thống đảm bảo chất lượng khi cần thiết. Và đợt đánh giá đột xuất này cũng được cập nhật vào kế hoạch ĐGCLNB năm. Kế hoạch được lập dựa trên cơ sở tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng nhiều hay ít, mức độ sai lỗi thường xuyên xảy ra của đơn vị được đánh giá để định ra số lượng cuộc đánh giá tại đơn vị đó.
Bước 2: Lên chương trình đánh giá
Chỉ định tổ trưởng đánh giá: Ban QLCL chỉ định tổ trưởng đánh giá theo biểu mẫu có mã số TT-ĐGNB/ BM 01. Tổ trưởng đánh giá và các thành viên phải là người đã qua khoá đào tạo chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ, là người am hiểu công việc của đơn vị / bộ phận được đánh giá, am hiểu các tiêu chuẩn của ISO 9001:2000 áp dụng tại đơn vị và là người không thuộc đơn vi/ bộ phận được đánh giá. Riêng công việc đánh giá chất lượng nội bộ của Ban QLCL sẽ được 1 tổ đánh giá riờng.Tổ trưởng đánh giá lên chương trình đánh giá theo mẫu TT- ĐGNB/BM 02 và ĐDLĐCL / Cán bộ chất lượng phê duyệt.
Tổ trưởng đánh giá gửi chương trình đánh giá được gửi đến các bộ phận có liên quan chương trình đánh giá phải được gửi trước 10 ngày đối với đánh giá định kỳ và trước ít nhất một ngày đối với đánh giá đột xuất để bộ phận có liên quan được chuẩn bị tài liệu sẵn sàng đánh giá.
doanh
(Nguồn: Phòng Công Nghệ)
Bước 3: Tiến hành đánh giá
Tổ trưởng và các thành viên trong tổ đánh giá theo chương trình được duyệt (Biểu mẫu TT- ĐGNB/BM02) gồm:
Chuẩn bị:
Kiểm tra sự tương thích giữa các hệ thống văn bản và tiêu chuẩn: Làm sáng tỏ các thiếu sót được phát hiện và thông báo hệ thống văn bản được chấp nhận hay cần phải có sự cải tiến.
Họp khai mạc với các thành viên có trách nhiệm liên quan:
• Giới thiệu tổ trưởng và các thanh tra viên.
• Xác nhận mục đích đánh giá
• Nhắc lại chương trình đánh giá
• Lập thời khoá biểu
• Gặp mặt với các đại diện của các bộ phận
• Qui định rõ phương thức đánh giá
Lên chương trình đáng giá
Tiến hành đánh giá Lập báo cáo
Theo dõi hành động đánh giá khắc phục Lập kế hoạch đánh giá
doanh • Xác nhận rừ cỏc kờnh thông tin trao đổi.
Tiến hành đánh giá:
Phát hiện sai lệch so với tiêu chuẩn: Thông báo việc áp dụng hệ thông văn bản có được sự chấp nhận hay cần có sự cải tiến và kiểm tra xem tính hiệu quả của việc áp dụng ISO 9001:2000 tại từng bộ phận. Công việc này được tiến hành tại hiện trường.
Trong quá trình đánh giá cá thành viên phải ghi chép toàn bộ những phát hiện, những tham chiếu của các tài liệu đã kiểm tra và các điểm không phù hợp cũng như điểm thoả đáng. Khi phát hiện ra một biểu mẫu không phù hợp thì phải ghi đủ mã số của biểu mẫu, ngày của biểu mẫu để phân biệt.
Họp bế mạc
Đoàn đánh giá tiến hành họp với những có trách nhiệm hữu quan để tuyên bố những phát hiện, tuyên bố những điểm không phù hợp so với với tiờu chuẩn,tuyờn bố những điểm thoả đáng và tuyên bố thời gian gửi văn bản báo cáo, báo cáo này phải hoàn thành và gửi cho các bộ phận theo ngày giờ đánh giá đã ấn định. Lưu ý phải có sự thông nhất kết luận giữa bên được đánh giá với đoàn đánh giá.
Bước 4: Lập báo cáo:
Tổ trưởng tổ đánh giá lập báo cáo kết quả đánh giá theo mẫu có mã số TT- ĐGNB/BM-03. Báo cáo bao gồm nội dung sau:
• Mục đích và phạm vi đánh giá
• Các tiêu chuẩn áp dụng.
• Danh sách thanh tra, nhân sự và tổ chức được đánh giá.
• Những phát hiện và không phù hợp.
• Nhận xét mức độ phù hợp so với tiêu chuẩn được áp dụng.
doanh
Bước 5: Theo dõi đánh giá hành động khắc phục:
Tổ trưởng tổ đánh giá xem xét xem bộ phận được đánh giá có NC/Remark hay không. Nếu không thì đóng báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ gửi cho Ban QLCL.
Nếu có NC/ Remark thì tổ trưởng đánh giá gửi báo cáo yêu cầu hành động khắc phục có mã số TT- ĐGNB/ BM 04 cho đơn vị có NC/Remark. Bộ phận này trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được thông báo phải tiến hành tỡm nguyên nhân gây ra NC/ Remark và xác định các hành động khắc phục, thời hạn khắc phục theo biểu mẫu có mã số TT- ĐGNB- 04.
Bộ phận có NC/ Remark sau khi được tổ trưởng đánh giá phê duyệt đề xuất về hành động khắc phục thực hiện hành động khắc phục trong khoảng thời gian do tổ trưởng ấn định (tuỳ thuộc vào mức độ công việc cần khắc phục).
Đến thời hạn Tổ trưởng đánh giá kiểm tra hành động khắc phục của bộ phận có NC/ Remark xem đã được thực hiện chưa và đề ra ngày kiểm tra hiệu quả hành động khắc phục. Quá trình này được lập lại cho đến khi hành động khắc phục được thực hiện và có hiệu quả.
Bước 6: Đóng báo cáo và lưu hồ sơ:
Tổ trưởng đóng báo cáo và gửi lên Ban QLCL. Ban QLCL viết báo cáo tổng hợp đánh giá chất lượng nội bộ theo biểu mẫu TT- ĐGNB/ BM 05ữ10. Khi đóng báo cáo phải gửi một bản lên tổng giỏm đốc.
Lưu hồ sơ: Kế hoạch năm đánh giá chất lượng nội bộ, lịch đánh giá, báo cáo đánh giá, đánh giá chất lượng yêu cầu khắc phục:
Thời hạn lưu trữ một năm.
Báo cáo tổng hợp đánh giá chất lượng: Thời hạn lưu trữ 2 năm
Các biểu mẫu liên quan :Kế hoạch năm đánh giá chất lượng nội bộ; Lịch
đánh giá chất lượng nội bộ; Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ; Đánh giá chất lượng, yêu cầu hành động khắc phục, Báo cáo tổng hợp đánh giá chất lượng nội bộ (Phụ lục 4)
doanh