III. NHẬN XÉT QUI TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ CỦA CÔNG
1. Việc lập kế hoạch và công tác chuẩn bị
Công ty đã nêu lên việc lập kế hoạch cho chương trình đánh giá năm và đột xuất theo biểu mẫu nhưng phương pháp đánh giá cho một cuộc đánh giá thì chưa có. Các danh mục kiểm tra, các yêu cầu cụ thể đối với chuyên gia đánh giá, trách nhiệm của trưởng đoàn đánh giá, các đánh giá viên chưa đưa ra những chuẩn mực. Qui trình chung chung,cỏc biểu mẫu tuy có nhưng chưa có phương pháp phân tích và các biện pháp khắc phục cụ thể. Trách nhiệm tuy đã phân công nhưng vai trò của đánh giá viên và trưởng đoàn đánh chưa làm rừ. Cỏc vấn đề này phải được ghi rõ để nó cung cấp tài liệu cho đánh giá viờn. Cú cỏc tài liệu cụ thể không chỉ giúp cho người đánh giá và bên được đánh giá hiểu nhau hơn và cung cấp những chi tiết trọng tõm.Vậy nờn cần nêu rõ những vấn đề sau trong qui trình hay những hồ sơ kèm theo trong qui trình
Thứ nhất: Xác định các phương pháp đánh giá
Việc xác định các phương pháp rõ ràng và phù hợp nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi và cho những nhận xét sát thực, có căn cứ, mang lại hiệu quả đích thực trong công việc đánh giá. Các phương pháp này có thể bao gồm:
So sánh hồ sơ với tài liệu.
Phỏng vấn cá nhân hay nhóm: Đây là phương pháp mà các chuyên gia đánh giá trao đổi trực tiếp với bên được đánh giá để qua đó tìm hiểu những vấn đề trong việc thực hiện công việc của họ.
Quan sát, theo dõi, ghi lại hình ảnh: Đây là phương pháp cho kết quả có tính thuyết phục cao tuy nhiên nó cũng gây áp lực khi đang tiến hành làm việc của người lao động.
• Điều tra bằng câu hỏi: Những kết quả được thống kê qua các phép toán.
doanh
Cỏc cách đề xuất vấn đề, nguyên nhân, và các biện pháp khắc phục, phòng ngừa để hệ thống đạt hiệu quả trong quá trình vận hành.
Thứ hai : Yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá:
Việc nêu cụ thể về các yêu cầu đối vơi các chuyên gia đánh giá là rất cần thiết vì một cuộc đánh giá muốn thành công thì ngay từ cách thức lập kế hoạch, tiến hành… đều phải có sự tham gia của các chuyên gia. Việc đặt ra các tiêu chuẩn sẽ khẳng định đội ngũ đánh giá có tính chuyên nghiệp và tạo sự tin cậy thực sự đối kết quả thu được . Một đội ngũ đánh giá tốt thỡ cỏc sai sót được phát hiện kịp thời , chi phí đánh giá có thể giảm do tiết kiệm thời gian và nhân lực cho việc đánh giá. Mặt khác cải tiến chất lượng sẽ được thúc đẩy nhờ sự tăng cường trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong công ty. Các chuyên gia đánh giá không chỉ là những người có trình độ chuyên môn, có những hiểu biết về hệ thống mà công ty đang áp dụng mà cũn cú những phẩm chất nhất định.
− Người đánh giá nội bộ cần có những kỹ năng và sự hiểu biết
nhất định về: quá trình và sản phẩm, các nguyên tắc đánh giá, các kỹ thuật đánh giá, hệ thống quản lý của tổ chức đang áp dụng, cơ cấu tổ chức, luật định và các qui định, các yêu cầu liên quan khỏc, cỏc thuật ngữ chất lượng, các công cụ quản lý chất lượng và việc áp dụng các công cụ quản lý chất lượng, các chuyên gia đánh giá phải là người có năng lực trong quản lý và tổ chức trong một cuộc đánh giá, cập nhật các kiến thức về thủ tục và phương pháp đánh giá.
− Một số phẩm chất cần thiết đối với người đánh giá: vô tư, nhã
nhặn, trung thực, tinh tế, có khả năng thuyết trình tốt, thực tế khách quan, phân tích logic, quyết đoán, biết cách trao đổi thông tin, độc lập, tự tin, nghiêm khắc.
Những đức tính trên sẽ tạo cho người đánh giá nội bộ thuận lợi trong việc thu thập, phân tích để đưa ra những nhận xét khách quan về những vấn đề trong HTQLCL.
− Đạo đức nghề nghiệp: không dựa trên tình cảm hoặc thành
doanh
xử lý để đạt được mục tiêu của mình khi bên đánh giá giới hạn phạm vi đánh giá vì lý do bảo mật.
Người đánh giá là người trực tiếp giao tiếp với đơn vị được đánh giá vì vậy cả hai bên phải tạo một không gian, thời gian, địa điểm hợp lý. Người đánh giá phải tạo cảm giác dễ chịu không gây sức ép cho đơn vị được đánh giá bằng ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ, nghệ thuật lắng nghe và nghệ thuật đặt câu hỏi để có được sự hợp tác của bên đánh giá thì cuộc đánh giá có thể thành công được .
Người đánh giá không ngừng học hỏi tự trau dồi kiến thức, tham gia cỏc khoỏ đào tạo để cập nhật kiến thức.
Thứ ba: Qui định rõ ràng trách nhiệm của trưởng đoàn và đánh giá viên
Việc phân công trách nhiệm cần phải rõ ràng để mọi người trong đoàn thấy được trách nhiệm và quyền hạn của mình, hiểu được cụ thể nhiệm vụ của mình trong quá trình đánh giá, điều đó làm cho các công việc được tiến hành trôi chảy.
- Trách nhiệm của trưởng đoàn đánh giá:
Chịu trách nhiệm cuối cùng về tất cả các giai đoạn đánh giá: Trưởng đoàn đánh giá phải có khả năng và kinh nghiệm quản lý và có thẩm quyền ra quyết định cuối cùng có liên quan đến việc tiến hành đánh giá và bất cứ nhận xét đánh giá nào.
Với giác độ là người có vị trí quan trọng trong đoàn đánh giá và vậy việc điều hoà các mối quan hệ giữa các thành viên để hoàn thành cuộc đánh giá là điều được đặt lên hàng đầu:
Vẽ
Thành viên Cá nhân
doanh
Trách nhiệm cá nhân cùng với các thành viên cùng hướng tới công việc là đánh giá sao cho mục tiêu của đánh giá thành công.
Giúp lựa chọn các thành viên đánh giá: Thông thường, tổ chức lựa chọn các thành viên trong đoàn đánh giá, cũng có thể trưởng đoàn tham gia lựa chọn các thành viên. Trong bất cứ trường hợp nào thì cũng cần có sự nhất trí của trưởng đoàn đánh giá về số lượng và chất lượng của các thành viên trong đoàn đánh giá.
Lập kế hoạch đánh giá, chuẩn bị các tài liệu có liên quan và thông báo cho đoàn đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá là đầu mối liên hệ trong suốt quá trình đánh giá. Bất kỳ nảy sinh gì giữa chuyên gia đánh giá trong đoàn với bộ phận được đánh giá đều phải được thông báo tới trưởng đoàn đánh giá.
Đệ trình báo cáo: Các thành viên trong đoàn đánh giá đóng góp các thông tin và dữ liệu cho báo cáo đánh giá, nhưng việc lập báo cáo là trách nhiệm của trưởng đoàn.
- Trách nhiệm của đánh giá viên:
Tuân thủ các yêu cầu đánh giá: Mỗi thành viên trong đoàn phải hiểu rõ và có trách nhiệm làm việc trong khuôn khổ của mục đích và phạm vi cuộc đánh giá đã xác định. Các chuẩn mực đánh giá cần phải làm rõ và chuyên gia đánh giá phải tiến hành đánh giá dựa trên những chuẩn mực này.
Thông báo và nói rõ các yêu cầu trong quá trình đánh giá: Không nên có bất kỳ sự mập mờ nào trong công việc đánh giá. Bên được đánh giá thường có cảm giác lo ngại vì họ là đối tượng bị xem xét. Trong quá trình đánh giá đánh giá viên tạo cảm giác thoải mái thông qua việc trao đổi thông tin. Người đánh giá phải thông báo về mục đích và phạm vi cuộc đánh giá, thoả thuận về chuẩn
doanh
mực đánh giá sẽ được áp dụng và nờn cú sự chuẩn bị trước để trả lời mọi thắc mắc về cuộc đánh giá do bên được đánh giá đưa ra.
Lập kế hoạch và thi hành cá trách nhiệm được phân công có hiệu quả và hiệu lực. Chuyên gia đánh giá chịu trách nhiệm về phần công việc của mình trong quá trình đánh giá. Tiến hành thành công một cuộc đánh giá đồng nghĩa với việc lập kế hoạch tốt thu thập thông tin đầy đủ và làm mọi việc thoả đáng.
Lập văn bản và nhận xét đánh giá: Chuyên gia đánh giá cần phải lập thành văn bản những thông tin tìm ra trong suốt quá trình đánh giá.
Bỏo các kết quả đánh giá: Sau khi lập thành văn bản các thông tin tìm được, chuyên gia đánh giá phải cỏo bỏo những kết quả này.
Phối hợp và hỗ trợ cho trưởng đoàn cho trưởng đoàn đánh giá: Để đảm bảo cho cuộc đánh giá thành công thì từng thành viên phải phối hợp và hỗ trợ trưởng đoàn đánh giá để cùng làm tốt nhiệm vụ của mình.