- Sơ đồ tổ chức bố trí, sắp xếp, trưng bày hàng hoá ở tại nhà thuốc bao gồm:
Khu vực nhà thuốc với tủ thuốc, bàn tư vấn của dược sĩ…
Bộ phận tiếp nhận và xuất hàng
1 kho bảo quản hàng hoá - Thuốc được phân thành: - Thuốc kê đơn:
- Thuốc không kê đơn:
Việc sắp xếp bố trí hàng hoá trong kho không phải theo một khuôn mẫu nhất định mà linh động theo đặc điểm hoạt động của từng đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công việc, đảm bảo tính chính xác và linh hoạt trong việc xuất nhập hàng hoá.
- Hàng hoá có hạn sử dụng dài, chất lượng tốt thì được sắp trước xuất sau. Còn ngược lại hàng hoá có hạn sử dụng ngắn thì được sắp sau xuất trước (quy tắc FIFO, FEFO).
- Theo quy định về quản lý nhiệt độ và độ ẩm trong kho thì buộc người giữ kho phải kiểm tra nhiệt độ và độ ẩm tại 3 thời điểm khác nhau trong ngày là 8h30, trong khoảng từ 1h đến 1h30 và 3h chiều. Đo nhiệt độ và ẩm độ trong kho tại 3 vị trí khác nhau để đảm bảo độ đồng đều cần thiết.
- Một số quy trình thao tác chuẩn liên quan đến quá trình bảo quản và kiểm kê tồn kho như sau:
1. Bản mô tả công việc của thủ kho
- Thủ kho phải có bằng dược sĩ trung học trở lên, có kinh nghiệm và ít nhất 2 năm trong nghề.
- Thủ kho phải có hiểu biết về nghiệp vụ, được đào tạo GSP, GDP và nắm được các quy chế dược chính.
- Phải là người trung thực, thận trọng, có sức khoẻ tốt. - Thủ kho đảm nhiệm những công việc như sau:
Kiểm nhận, kiểm kê hàng, đối chiếu với sổ sách để kiểm tra xem lượng hàng đã xuất và lượng hàng còn tồn kho có đúng hay không.
Bảo đảm hàng hoá trong kho được tồn trữ theo các nguyên tắc của GSP.
Cấp phát hàng theo lệnh (hoá đơn), đảm bảo đúng các nguyên tắc FIFO, FEFO.
Cập nhật sổ sách, phiếu xuất nhập hàng hoá thường xuyên.
Kiểm soát chất lượng hàng hoá trong kho.
Tiếp nhận hàng bị trả về.
Đảm bảo vệ sinh kho, đảm bảo các quy tắc về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy…
2. Quy trình kiểm kê tồn kho
- Mục đích của việc kiểm kê tồn kho là đánh giá lại giá trị về số lượng và chất lượng hàng hoá vật tư, nguyên liệu bao bì, thành phẩm sản xuất, thành phẩm kinh doanh tồn kho.
- Thực hiện việc kiểm kê tồn kho định kỳ 3 tháng 1 lần hoặc thực hiện kiểm tra đột xuất khi có lệnh yêu cầu của ban tổng giám đốc hoặc giám đốc đơn vị.
- Đối tượng thực hiện: nhân viên bảo quản kho, kiểm soát viên kho, kế toán kho. Giám đốc hoặc thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra. Giám đốc hoặc thủ
Sắp xếp lại hàng hoá trong kho.
Rà soát, cập nhật thẻ kho đầy đủ. Đối chiếu với chứng từ ở các bộ phận khác (đối chiếu với phòng kế hoạch, với kế toán kho).
Rà soát toàn bộ hàng cận hạn, hết hạn, kém chất lượng, hỏng, vỡ, hao hụt, tồn đọng để chuẩn bị kiểm kê số lượng.
- Kế toán kho có vai trò đối chiếu chứng từ với các phòng ban, bộ phận liên quan. - Trong quá trình kiểm tra cần kiểm tra hạn dùng của thuốc, chất lượng cảm quan, lượng định số lượng cụ thể hàng hoá (bao gồm cả hàng chất lượng, kém chất lượng, hàng hết hạn). Kết quả kiểm tra phải được ghi vào biên bản kiểm kê ở cột thực tế. - Sau khi kiểm tra phải so sánh với số lượng tồn ở cột sổ sách. Nếu có sai lệch phải báo cáo ngay với thủ trưởng đơn vị để tìm nguyên nhân. Biên bản kiểm kê phải được đóng dấu giáp lai.