5 Giáo dục kỹ thuật tổng hợp, dạy nghề 10 2
2.4.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
2.4.2.1. Thực trạng nhận thức của đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
Nhận thức về tác dụng, vai trò, tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý của cán bộ quản lý, giáo viên các trƣờng bƣớc đầu đã có chuyển biến nhất định song còn hạn chế. Toàn bộ cán bộ quản lý của 3 trƣờng phổ thông dân tộc nội trú trung học cơ sở huyện trên địa bàn tỉnh Yên Bái đều cho rằng cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin quản lý
song khi triển khai thực hiện chƣa quyết liệt. Khi gặp những khó khăn trở ngại bƣớc đầu hầu hết đã chùn bƣớc, không chịu khó tìm hiểu kỹ nguyên nhân, tìm biện pháp khắc phục. Cá biệt một số cán bộ, giáo viên còn có nhận thức chƣa đúng đắn với quan niệm chƣa cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vì quy mô trƣờng nhỏ và từ trƣớc không ứng dụng công nghệ thông tin thì công tác quản lý nhà trƣờng vẫn tốt.
Một số cán bộ, giáo viên ngại khó, ngại đổi mới, ngại học tập nâng cao trình độ, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, tìm hiểu khai thác sử dụng các phần mềm, sức ỳ lớn. Một số cán bộ, giáo viên quan niệm ứng dụng công nghệ thông tin không phải là nhiệm vụ bắt buộc nên tìm cách tránh né công việc đƣợc giao, không có ý thức học tập.
Kết quả là cho tới nay, mức độ và hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vẫn còn rất thấp.
2.4.2.2. Thực trạng quản lý nhân lực ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trường
Bảng 2.15. Trình độ tin học của cán bộ quản lý, giáo viên
(Số liệu thống kê tại thời điểm tháng 9 năm 2011)
Trƣờng PTDTNT THCS huyện
Số cán bộ quản lý,
giáo viên Trình độ tin học (cao nhất)
Tổng số Cán bộ quản lý Giáo
viên Đại học Đẳng Cao Trung Cấp Chứng chỉ A Chứng chỉ B Chứng chỉ C
Văn Yên 14 2 12 1 13
Trấn Yên 15 2 13 1 5 9
Bảng 2.15 cho thấy 100% cán bộ, giáo viên của 3 trƣờng đều có chứng chỉ tin học và phần lớn là chứng chỉ trình độ B trở lên. Căn cứ số liệu thông kê ở trên có thể khẳng định mặt bằng chung về trình độ công nghệ thông tin của cán bộ quản lý giáo viên các trƣờng đã có thể đáp ứng việc khai thác các phần mềm hiện có phục vụ công tác quản lý.
Các trƣờng đều có 1 cán bộ phụ trách công nghệ thông tin do giáo viên dạy tin học, kế toán hoặc văn thƣ đảm nhiệm.
Một số trƣờng thành lập tổ chuyên môn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và giao nhiệm vụ cho 1 giáo viên tin học kết hợp với kế toán hoặc kết hợp với văn thƣ. Tổ này chịu trách nhiệm toàn bộ việc sử dụng, khai thác phần mềm quản lý, cập nhật dữ liệu. Cách phân công nhiệm vụ này khiến các giáo viên còn lại không quan tâm đến việc nghiên cứu sử dụng các phần mềm quản lý.
Các thầy giáo, cô giáo đều đã sử dụng thành thạo một số phần mềm ứng dụng văn phòng nhƣ Word, Powerpoint, trong khi kỹ năng sử dụng các phần mềm có thể ứng dụng trong quản lý nhƣ Excel, Access còn yếu. Việc ứng dụng, khai thác các phần mềm quản lý chuyên dụng nhƣ PMIS, EMIS, VEMIS đòi hỏi phải đầu tƣ nghiên cứu kỹ hƣớng dẫn sử dụng, luyện tập nhập thử dữ liệu, khai thác các chức năng phần mềm thƣờng xuyên, liên tục lại càng khó khăn hơn. Các cán bộ, giáo viên còn ngại khó nên kỹ năng sử dụng khai thác các phần mềm trên còn yếu.
Không trƣờng nào huy động học sinh tham gia vào việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý trong khi chính học sinh tiếp cận với công nghệ thông tin rất nhanh, thích tìm tòi, khám phá, đặc biệt là học sinh trƣờng nội trú có sẵn thời gian, máy tính tại trƣờng để học tập, nghiên cứu.
2.4.2.3. Thực trạng quản lý đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
Hàng năm, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Yên Bái đều tổ chức các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cho lãnh đạo và cán bộ, giáo viên các trƣờng.
Tuy nhiên, do bận việc chuyên môn hoặc do nhận thức chƣa đúng đắn nên một số lãnh đạo thƣờng tham gia không đầy đủ. Các cán bộ, giáo viên phụ trách công nghệ thông tin đi tập huấn đầy đủ nhƣng không hiểu rõ chuyên môn nghiệp vụ quản lý, đặc thù của công tác quản lý. Vì vậy, khi triển khai sử dụng, khai thác các phần mềm phục vụ công tác quản lý thì cả lãnh đạo nhà trƣờng và cán bộ, giáo viên phụ trách đều lúng túng, gặp nhiều khó khăn, không khai thác đƣợc các tính năng ƣu việt của chƣơng trình.
Các nhà trƣờng thƣờng chỉ trông đợi vào việc tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin của Sở Giáo dục và Đào tạo mà không có kế hoạch, chiến lƣợc chủ động đào tạo, bồi dƣỡng năng lực ứng dụng công nghệ thông tin.
Việc chƣa có phòng truy cập Internet nên việc hỗ trợ từ xa của chuyên gia phần mềm cũng khó đến đƣợc với cán bộ, giáo viên.
Số lƣợng máy tính còn thiếu, hầu hết giáo viên chƣa có máy tính riêng nên giáo viên còn gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận phần mềm. Thêm nữa, ngoài thời gian giảng dạy, giáo viên còn phải chăm lo quản lý học sinh hoạt động ngoài giờ nên thời gian rèn kỹ năng khai thác phần mềm còn thiếu.
Đây là những nguyên nhân cơ bản dẫn đến mức độ sử dụng khai thác các phần mềm quản lý chƣa đạt đƣợc nhƣ mong muốn. Chỉ có kế toán các trƣờng đều sử dụng, khai thác tốt phần mềm MISA do phần mềm này dễ sử dụng, giao diện thân thiện và phục vụ rất thiết thực, hiệu quả cho nghiệp vụ
2.4.2.4. Thực trạng quản lý cơ sở vật chất hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin
Bảng thống kê 2.8 cho thấy về cơ bản các trƣờng đều có phòng máy vi tính sử dụng cho học tập và phục vụ hội thảo. Tuy nhiên, trên thực tế số lƣợng máy ít, khoảng 8-10 máy. Các máy tính phục vụ cho công tác quản lý chƣa đủ và chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu, cấu hình các máy đều thấp.
Cả ba trƣờng đều chƣa có phòng học đa phƣơng tiện, phòng thƣ viện điện tử và phòng truy cập Internet riêng.
Các phần mềm quản lý còn thiếu. Hiện các trƣờng đều chỉ có 1 máy tính của bộ phận kế toán cài đặt chung 4 hệ thống chƣơng trình quản lý: VEMIS, PMIS, EMIS là các phần mềm đƣợc Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp và phần mềm kế toán MISA. Ngoài 4 phần mềm trên không có phần mềm quản lý tự viết hay phần mềm thƣơng mại nào khác.
Các dữ liệu đƣợc lƣu trữ trong các phần mềm quản lý là hết sức quan trọng và cần đƣợc bảo mật một cách chặt chẽ. Do số lƣợng máy tính còn ít nên các phần mềm, cơ sở dữ liệu đƣợc cài đặt chung, chƣa có máy chuyên dụng cho từng phần mềm nên dễ xảy ra xung đột giữa các phần mềm. Việc sử dụng chung tài nguyên nhƣ máy in, Internet với hệ thống phòng máy tính của trƣờng dẫn tới tình trạng máy tính thƣờng xuyên bị nhiễm virus, nguy cơ lỗi hệ điều hành cao. Trong trƣờng hợp, một hệ thống cơ sở dữ liệu bị lỗi, phải cài đặt lại hệ điều hành thì phải cài đặt lại toàn bộ các phần mềm khác và phải nhập lại toàn bộ dữ liệu từ đầu. Những nguyên nhân trên khiến hệ thống hoạt động không ổn định, tính an toàn dữ liệu không cao và cũng là một trong những khó khăn của việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại các trƣờng phổ thông dân tộc nội trú trung học cơ sở của tỉnh Yên Bái.
2.4.2.5. Thực trạng quản lý kế hoạch phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
Các trƣờng đều căn cứ vào văn bản chỉ đạo của các cấp quản lý giáo dục để lên kế hoạch thực hiện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy nhiên, kế hoạch còn mang tính chung chung, hình thức; thậm chí không có kế hoạch mà chỉ triển khai một số nhiệm vụ theo văn bản chỉ đạo của cấp trên hoặc triển khai thực hiện một cách ngẫu hứng.
Do không lập kế hoạch nên các trƣờng:
- Không xác định rõ mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin của từng năm, từng giai đoạn dẫn đến tình trạng triển khai thực hiện tùy tiện.
- Không có lộ trình phát triển ứng dụng công nghệ thông tin.
- Không khảo sát đánh giá nghiêm túc nguồn lực, tiềm năng công nghệ thông tin hiện có để có lộ trình, mục tiêu, kế hoạch phù hợp.
- Không có kế hoạch bồi dƣỡng nguồn nhân lực công nghệ thông tin. Kết quả là việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý của nhà trƣờng đƣợc tiến hành thƣờng theo kiểu ngẫu hứng hoặc mang tính đối phó không có hiệu quả.
2.4.2.6. Thực trạng quản lý tổ chức sử dụng, khai thác phần mềm, xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý
Sau khi có văn bản chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo về việc bắt buộc sử dụng PMIS trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, hiệu trƣởng các trƣờng chỉ đạo thành lập tổ chuyên môn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và giao nhiệm vụ cho 1 giáo viên tin học kết hợp với bộ phận kế toán (bộ phận đã thực hiện thành công việc ứng dụng
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của ba trƣờng đƣợc thể hiện theo 2 bảng 2.16 và 2.17 dƣới đây:
Bảng 2.16. Thống kê ứng dụng CNTT trong công tác quản lý
Tên phần mềm Trƣờng PTDTNT THCS huyện Văn Yên Trƣờng PTDTNT THCS huyện Trấn Yên Trƣờng PTDTNT THCS huyện Lục Yên Cài đặt phần mềm Thời gian sử dụng Cài đặt phần mềm Thời gian sử dụng Cài đặt phần mềm Thời gian sử dụng Phần mềm quản lý cán bộ, giáo viên ngành giáo dục (PMIS)
Có 3 năm Có 3 năm Có 3 năm
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục
(EMIS)
Có 3 năm Có 3 năm Có 3 năm
Phần mềm quản lý
nhà trƣờng (VEMIS) Có 1 năm Có 1 năm Có 1 năm Phần mềm kế toán
MISA Có 4 năm Có 4 năm Có 4 năm
Bảng 2.17. Thống kê mức độ sử dụng các phần mềm trong công tác quản lý
(Số liệu tổng hợp dựa trên phiếu khảo sát 6 CBQL và 24 GV của 3 trường)
Tên phần mềm Các mức độ Số ngƣời đƣợc hỏi Số ngƣời sử dụng Tỉ lệ % Phần mềm quản lý cán bộ, giáo viên ngành giáo dục (PMIS) Thƣờng xuyên 6 (chỉ hỏi CBQL) 4 66,67 % Đôi khi 6 1 16,67 %
Chƣa bao giờ 6 1 16,67 %
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) Thƣờng xuyên 6 (chỉ hỏi CBQL) 5 83,33 % Đôi khi 6 1 16,67 %
Chƣa bao giờ 0 0 %
Phần mềm quản lý nhà trƣờng
(VEMIS)
Thƣờng xuyên 30 1 3,33 %
Đôi khi 30 2 6,67 %
Chƣa bao giờ 30 27 90 %
Phần mềm kế toán MISA Thƣờng xuyên 6 (chỉ hỏi kế toán và thủ quỹ) 6 100% Đôi khi … ... %
Qua 2 bảng thống kê 2.16 và 2.17 ở trên, đồng thời, qua khảo sát thực tế và phỏng vấn lãnh đạo nhà trƣờng về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý cho thấy:
Có 67% cán bộ quản lý thƣờng xuyên sử dụng các phần mềm quản lý PMIS, EMIS nhƣng mới sử dụng một sốt ít chức năng cơ bản, chƣa khai thác đƣợc các chức năng ƣu việt của phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý. Trong 1 năm trở lại đây, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Yên Bái đã chỉ đạo các trƣờng phải sử dụng các chức năng: Phân công thời khóa biểu, Quản lý điểm, quản lý học sinh của phần mềm VEMIS nhƣng việc này chƣa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên. Chỉ có trƣờng phổ thông dân tộc nội trú trung học cơ sở huyện Văn Yên sử dụng đƣợc phần mềm VEMIS để phân công và điều chỉnh thời khóa biểu.
Riêng phần mềm MISA đƣợc kế toán và thủ quỹ của cả 3 trƣờng sử dụng thƣờng xuyên hỗ trợ tốt cho nghiệp vụ kế toán từ 4 năm trở lại đây.
Việc cập nhập dữ liệu tại các trƣờng vẫn chƣa đƣợc quan tâm. Cả ba trƣờng phổ thông dân tộc nội trú trung học cơ sở cấp huyện đều đã có cơ sở dữ liệu PMIS nhƣng các dữ liệu này đều chƣa đƣợc cập nhật. Trong 3 trƣờng thì có 2 trƣờng dữ liệu đƣợc nhập lần cuối cách đây 1 năm. Dữ liệu đối với từng hồ sơ phần lớn còn thiếu nhiều thông tin quan trọng nhƣ: Quan hệ gia đình, quá trình công tác, quá trình đào tạo bồi dƣỡng… Cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ cập nhật dữ liệu đều là kiêm nhiệm nên không chú trọng tới việc nhập đầy đủ, kịp thời, chính xác dữ liệu. Mặt khác, do không có chuyên môn quản lý nên các cán bộ này chỉ nhập các thông tin theo hồ sơ mà không quan tâm tới dữ liệu khai có đúng không. Nhiều trƣờng hợp, do ngƣời kê khai sai, ngƣời nhập không kiểm tra hoặc hiểu không đúng các thuật ngữ quản lý dẫn tới thông tin khai thác báo cáo thống kê đầu ra không chính xác hoặc bị lỗi. Điều này gây khó khăn không nhỏ khi cần chỉnh sửa và chuẩn hóa dữ liệu.
Ví dụ: Khi nhập thông tin “Mốc tính nâng lƣơng lần sau”, nhiều cán bộ hiểu nhầm là sẽ khai báo trƣờng thông tin này là ngày bắt đầu hƣởng mức lƣơng mới cộng thêm 2 hoặc 3 năm theo quy định. Trƣờng hợp nhập hoặc hiểu sai thông tin này sẽ dẫn tới toàn bộ báo cáo về lƣơng đều không đúng và có thể kéo theo nhận thức sai của cán bộ quản lý về tác dụng, tính chính xác của phần mềm.
2.4.2.7. Thực trạng quản lý kiểm tra, đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Do không có kế hoạch cụ thể các trƣờng đều chƣa chú trọng tới công tác kiểm tra, đánh giá việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin. Hàng năm, các trƣờng đều chỉ có một đợt kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm về việc sử dụng các phần mềm quản lý. Đợt kiểm tra này chỉ mang tính hình thức, chƣa có tiêu chí đánh giá, mục đích cụ thể rõ ràng. Việc kiểm tra cũng chỉ dừng lại ở mức độ: đơn vị có sử dụng phần mềm hay không, có nộp dữ liệu cho cấp trên hay không mà không quan tâm tới việc dữ liệu có đầy đủ, chính xác không, có đƣợc cập nhật kịp thời không mà chỉ là số liệu đối phó.
Công tác kiểm tra không đƣợc tiến hành thƣờng xuyên liên tục nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trƣờng chỉ mang tính tự phát hoặc đối phó chƣa thực sự có tác dụng phục vụ công tác quản lý.
Chƣa có biện pháp để đánh giá đúng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin để động viên, khuyến khích cán bộ, giáo viên. Cán bộ, giáo viên tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy và công tác quản lý chƣa đƣợc khen thƣởng, chƣa có chế độ thù lao thỏa đáng hoặc ƣu tiên trong phân công công việc nên nhiều cán bộ không hào hứng với việc “đổi mới” cách quản lý của mình, nhất là cán bộ quản lý, giáo viên cao tuổi - những ngƣời có kinh nghiệm quản lý, chuyên môn nghiệp vụ cao nhƣng lại ngại tiếp cận, ứng