1.2.1. Quản lý
Thuật ngữ quản lý đã có từ rất lâu và đƣợc sử dụng rộng rãi nhƣng hầu nhƣ vẫn chƣa có một định nghĩa thống nhất. Theo lý luận quản lý của Henri Fayol (ngƣời Pháp - ngƣời đạt nền móng cho lý luận tổ chức cổ điển) ông nói về nội hàm của khái niệm quản lý nhƣ sau: “Quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra” [41, tr.59].
Từ điển bách khoa Việt Nam đã đƣa ra khái niệm về “quản lý là chức năng và hoạt động của hệ thống có tổ chức thuộc các giới khác nhau, bảo đảm giữ gìn một cơ cấu ổn định, duy trì sự hoạt động tối ƣu và bảo đảm thực hiện những chƣơng trình và mục tiêu của hệ thống đó” [37, tr.590].
Theo quan điểm duy vật lịch sử thì lịch sử phát triển của xã hội loài ngƣời trải qua 5 giai đoạn, ở mỗi giai đoạn có một hình thái kinh tế xã hội đặc thù và có một đặc trƣng về tổ chức, quản lý xã hội. Ngay từ khi sơ khai tổ chức sinh hoạt và lao động của loài ngƣời đã mang tính cộng đồng, cho đến khi xuất hiện các tổ chức thị tộc, bộ lạc vấn đề tổ chức xã hội và quản lý xã hội chính thức đƣợc ra đời cùng với sự quản lý và phân chia lao động. Hoạt động quản lý gắn liền và đƣợc xem nhƣ là một bộ phận của khoa học lao động, khoa học tổ chức, xã hội học ...
Khái niệm “quản lý” đƣợc định nghĩa theo nhiều cách khác nhau dựa trên những cách tiếp cận khác nhau. Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật đang là vấn đề thu hút nhiều sự quan tâm.
Trong Tập bài giảng Khoa học quản lý đại cương của các tác giả Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc đã trích dẫn:
“- Theo F.W.Tay lor (nhà quản lý ngƣời Mỹ 1856 - 1915). Ông cho rằng “Quản lý là nghệ thuật biết rõ ràng, chính xác cái gì cần làm và làm cái đó bằng phƣơng pháp tốt nhất và rẻ nhất”, đƣợc thể hiện cụ thể qua bốn nguyên tắc quản lý của ông.
- Theo H.Fayol (1841-1925 ), kỹ sƣ ngƣời Pháp - Ông quan niệm: “Quản lý hành chính là kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra; và đƣợc thể hiện trên 14 nguyên tắc quản lý của ông. Trong học thuyết quản lý của mình H. Fayol đƣa ra 5 chức năng cần thiết của một nhà quản lý là: Dự báo và lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra và sau này đƣợc kết hợp thành 4 chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra” [14].
Sau khi xem xét phân tích các khái niệm quản lý trên có thể đƣa ra khái niệm về quản lý nhƣ sau: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên của một tổ chức, phát triển hợp quy luật nhằm sử dụng các nguồn lực hợp lý để đạt đƣợc các mục đích đã định”.
Với khái niệm này, về bản chất quá trình quản lý có thể đƣợc biểu diễn dƣới dạng sơ đồ sau:
Hình 1.1. Sơ đồ bản chất quá trình quản lý
Trong sơ đồ này chúng ta thấy thông tin có vai trò, vị trí hết sức quan trọng trong qua trình quản lý. Thông tin là căn cứ quan trong nhất để thực hiện các việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra.
Ngoài ra, trong bất kỳ một tổ chức nào cũng có thể xác định ba hệ thống :
- Hệ thống điều khiển (Chủ thể quản lý), có nhiệm vụ ra các quyết định - Hệ thống bị điều khiển (Khách thể quản lý, đối tƣợng quản lý) thực hiện các hoạt động nhằm thi hành các quyết định xác định bởi hệ thống điều khiển.
- Hệ thống thông tin thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên, đảm bảo cho tổ chức hoạt động đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra.
Hình 1.2. Vai trò của thông tin trong công tác quản lý
Chỉ đạo Kế hoạch
Tổ chức
Kiểm tra Thông tin
Chủ thể Quyết định Khách thể
Nhiệm vụ quan trọng của ngƣời quản lý là ra các quyết định. Hệ thống thông tin cung cấp cho ngƣời quản lý các cứ liệu, các điều kiện, các cơ sở pháp lý, độ tin cậy để ra quyết định.
* Lập kế hoạch
Kế hoạch là văn bản, trong đó xác định những mục tiêu và những quy định, thể thức để đạt đƣợc những mục tiêu đó. Có thể hiểu lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu, hệ thống các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó.
Nói cách khác, kế hoạch là bản hƣớng dẫn, theo đó:
- Một hệ thống, cơ quan, đơn vị sẽ đầu tƣ nguồn lực theo nhu cầu để đạt đƣợc mục tiêu.
- Các thành viên của hệ thống, cơ quan, đơn vị tiến hành các hoạt động có liên quan chặt chẽ tới các mục tiêu, các quy định và các quá trình; đồng thời trên cơ sở đó giám sát và đánh giá việc thực hiện các mục tiêu và có thể điều chỉnh các hoạt động nếu không thoả mãn những tiến độ đạt đƣợc.
* Tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân bổ công việc, phân định quyền hạn và trách nhiệm cụ thể với các nguồn lực và điều kiện hoạt động cho các thành viên của tổ chức để họ có thể tiến hành các công việc nhằm đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Ứng với những mục tiêu khác nhau đòi hỏi cấu trúc của tổ chức của đơn vị cũng khác nhau. Ngƣời quản lý cần lựa chọn cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với mục tiêu và nguồn lực hiện có. Quá trình đó còn đƣợc gọi là thiết kế tổ chức.
Chỉ đạo là điều hành, điều khiển tác động, huy động và giúp đỡ những cán bộ dƣới quyền thực hiện những nhiệm vụ đƣợc phân công. Hoạt động chỉ đạo là làm việc với con ngƣời.
Nhƣ vậy bản chất chỉ đạo là tác động một cách có ý thức của chủ thể quản lý vào đối tƣợng bị quản lý trên cơ sở phát huy một cách tối đa những năng lực của cấp dƣới nhằm đạt tới hiệu quả cao nhất những mục tiêu của tổ chức. Nếu chỉ đạo hƣớng hành vi chủ đạo vào kết quả hoạt động tập thể thì quản lý bám sát các mục tiêu cụ thể và gắn với các thao tác.
* Kiểm tra
Kiểm tra là một trong những chức năng cơ bản của quản lý, là quá trình xem xét thực tế nhằm kiểm nghiệm giữa mục tiêu đề ra với cái đạt đƣợc trên thực tế của đối tƣợng để thu nhận thông tin ngƣợc tạo nên quá trình điều chỉnh và tự điều chỉnh của hệ thống bị quản lý. Nhƣ vậy kiểm tra là quá trình thu nhận thông tin, điều chỉnh thông tin, tạo lập kênh thông tin phản hồi trong quản lý giáo dục, giúp các nhà quản lý điều chỉnh có hiệu quả mục tiêu quản lý.
Ngƣời quản lý phải kiểm tra các hoạt động của đơn vị và việc thực hiện các mục tiêu đề ra. Có 3 yếu tố cơ bản của công tác kiểm tra:
- Xây dựng chuẩn thực hiện
- Đánh giá việc thực hiện trên cơ sở so sánh với chuẩn.
- Nếu có sự chênh lệch thì cần điều chỉnh hoạt động. Trong trƣờng hợp cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu.
Đề cập đến vấn đề quản lý, tác giả Đặng Vũ Hoạt và tác giả Hà Thế Ngữ cho rằng: “Quản lý là một quá trình định hƣớng, quá trình có mục tiêu, quản lý một hệ thống nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định” [28, tr.29].
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tƣợng bị quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trƣờng. Với khái niệm trên, quản lý bao gồm các các yếu tố (các điều kiện) sau:
- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động, và một đối tƣợng bị quản lý phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra. Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần.
- Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả đối tƣợng và chủ thể, mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.
- Chủ thể có thể là một ngƣời, nhiều ngƣời, một thiết bị. Còn đối tƣợng có thể là con ngƣời (một hoặc nhiều ngƣời) hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin, hầm mỏ v.v…) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng).
Nhƣ vậy, có nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý, nhƣng bản chất của quản lý chính là quá trình tác động có ý thức, hợp quy luật của chủ thể quản lý vào đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra.
Hình 1.3 dƣới đây thể hiện một cách hiểu về quản lý:
Hình 1.3. Mô hình quản lý 1 Chủ thể quản lý Đối tƣợng bị quản lý Mục tiêu
Tuy nhiên, có nhiều ý kiến cho rằng cần hiểu quản lý một cách cởi mở, dân chủ hơn: “Quản lý chính là quá trình tác động qua lại có ý thức, hợp quy luật giữa chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra”. Hình 1.4 dƣới đây thể hiện một cách hiểu về quản lý theo quan điểm đó:
Hình 1.4. Mô hình quản lý 2