2. Triết lý kinh doanh của Ford Motor
2.2. Xây dựng môi trường đạo đức bên trong doanh nghiệp
Hầu hết các doanh nghiệp đều công nhận đạo đức trong kinh doanh là một vấn đề quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp lại tỏ ra lúng túng không biết phải làm thế nào để đưa vấn đề này vào trong các hoạt động của mình.
Qua kinh nghiêm xây dựng đạo đức kinh doanh của Ford Motor đã cho thấy, doanh nghiệp cần phải có những hành động như: ban hành những Bộ quy tắc đạo đức kinh doanh trong doanh nghiệp, tổ chức các chương trình đào tạo về đạo đức kinh doanh trong toàn doanh nghiệp, thiết lập cơ chế giám sát chặt chẽ để sớm phát hiện và ngăn chặn hành vi phi đạo đức trong doanh nghiệp; thành lập Ủy ban hay bộ phận chuyên trách, độc lập để xử lý các vấn đề đạo đức kinh doanh trong quy mô doanh nghiệp. Việc thực hiện những hoạt động trên được sắp xếp theo bốn bước như sau:
Bước 1: Xây dựng chương trình đạo đức kinh doanh Xây dựng triết lý kinh doanh mang tính đạo đức
Dù Henry Ford, nhà sáng lập Ford Motor chỉ là một người thợ máy nhưng triết lý quản lý và kinh doanh của ông quả là đáng khâm phục. Vào năm 1914, Henry Ford đã thực hiện một việc gây chấn động giới kinh doanh bằng việc trả lương cao gấp nhiều lần so với mặt bằng lương chung và giảm giờ làm việc từ trung bình 9 giờ/ngày xuống còn 8 giờ/ngày. Ông đã phát biểu: “Việc tăng lương, thưởng đáng được phải làm, và phải làm sớm. Giúp những người làm việc ở công ty mình bảo đảm cuộc sống của họ là trách nhiệm của nhà doanh nghiệp. Nếu chi lương cao không bảo đảm được quỹ kinh doanh là khuyết điểm của bản thân việc kinh doanh. Không bảo đảm được đời sống của người làm công cho mình là không đủ tư cách kinh doanh.”
Điều này là hoàn toàn đúng đắn nhưng ít có lãnh đạo, chủ doanh nghiệp ở Việt Nam nghĩ được vậy. Hiện nay hầu như họ chỉ suy nghĩ cứng nhắc theo công thức: Lợi Nhuận = Giá bán – Chi phí. Doanh nghiệp muốn lợi nhuận cao thì phải giảm
chi phí tối đa trong đó có việc cắt giảm lương càng nhiều càng tốt. Miễn sao lợi nhuận đạt được nhiều nhất.
Ví dụ như, trong các doanh nghiệp Viễn thông hiện nay ở Việt Nam, các công nhân kéo cáp (công nhân dây máy) đều ở trình độ dưới lớp 12/12 và được trả lương ngang thị trường. Do đây là công việc đơn giản nên hầu hết các doanh nghiệp đều làm như vậy để giảm chi phí. Năng suất làm việc trung bình một ngày khoảng hai đường cho một tổ hai người. Nhưng có một doanh nghiệp nghĩ khác. Mức lương họ trả cho công nhân dây máy cao gấp 2,5 lần so với mặt bằng chung của các doanh nghiệp cạnh tranh. Nhờ mức lương cao họ chỉ tuyển trình độ cao đẳng trở lên. Và công việc được quy định làm sáu đường trong một ngày (cao gấp ba lần), công nhân vẫn làm tốt nhờ đó giải quyết được bài toán mà các doanh nghiệp khác đang vướng phải là lắp đặt ADSL hay Fixed fone lâu, phải mất từ hai đến ba tuần. Trong khi họ làm việc đó chỉ trong vòng hai ngày. Và nhờ trình độ cao hơn hẳn, sử dụng thành thạo máy tính. Do đó khi tiếp xúc với khách hàng họ khá chững chạc, tự tin và các công nhân này sẵn sàng tư vấn nhiệt tình, giúp cho khách hàng có cái nhìn khác hẳn về công ty. Tóm lại, trả mức lương cao vừa đảm bảo cho đời sống của người công nhân vừa khuyến khích họ làm việc hăng say hơn, nhiệt tình hơn và hiệu quả hơn nhờ đó giảm được số nhân sự, giảm được chi phí quản lý, chi phí mặt bằng và làm đẹp hình ảnh công ty trong mắt khách hàng.
Công nhân phải làm việc gấp ba lần như vậy có phải là bóc lột chăng? Henry Ford đã từng nói: “Những người không làm việc không được lãnh lương và không được ăn. Cố gắng làm việc là nghĩa vụ của con người. Những người làm hết nghĩa vụ của con người sẽ phải được trả công xứng đáng cho họ.” Trả lương đúng người đúng việc còn hơn trả lương thấp mà toàn những người chẳng làm gì cả vẫn lãnh lương. Nhiều khi chưa chắc tăng chi phí là giảm lợi nhuận. Tăng chi phí đúng chỗ sẽ làm tăng lợi nhuận gấp nhiều lần. Việc không đạt lợi nhuận mong muốn là do sự yếu kém của ban điều hành, và khuyết điểm của chính việc kinh doanh do đó không phải vì vậy mà muốn có lợi nhuận mong muốn thì tìm cách cắt giảm lương. “Lương trả đúng không phải là mức tối thiểu người công nhân đành phải nhận để sinh sống.
Lương trả đúng phải là tiền lương cao nhất mà Doanh Nghiệp có thể trả.” (Henry Ford)
Ford Motor được giới chuyên môn đánh giá là công ty có hệ thống quản lý đạo đức tốt nhất. Chương trình đạo đức kinh doanh của họ là một chiến lược tổng hợp các nguồn lực, liên quan đến tất cả những khía cạnh của doanh nghiệp như hoạt động kinh doanh, nhân lực, truyền thông và marketing. Chương trình đạo đức kinh doanh của họ được xây dựng một cách nhất quán trên nền tảng những niềm tin cốt lõi.
Xây dựng bộ quy tắc đạo đức thống nhất:
Trong bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành thành lập một Ủy ban hay một bộ phận chuyên trách về các vấn đề liên quan đến đạo đức kinh doanh trong doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành xây dựng và ban hành những nguyên tắc, quy định trong hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ theo các nguyên tắc của đạo đức kinh doanh.
Khi đã nhận thức được tầm quan trọng của đạo đức đối với thành công trong kinh doanh, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ quy tắc đạo đức thống nhất cho doanh nghiệp mình. Phạm trù đạo đức thường rất rộng và trừu tượng, nhiều khi còn mang tính chủ quan. Do đó, để cụ thể hóa việc thực hiện các vấn đề đạo đức, mỗi doanh nghiệp nên xây dựng và áp dụng một bộ những quy tắc đạo đức thống nhất. Bộ quy tắc đạo đức là bản chỉ dẫn cụ thể cho việc phát triển văn hóa các giá trị trong một tổ chức. Bộ quy tắc này bao gồm những văn bản hướng dẫn trình bày rõ rang mà các giám đốc, nhân viên và người thừa hành của một tổ chức phải tuân theo. Đây là công cụ tham chiếu hướng dẫn cho cả nhân viên và giám đốc cách triển khai và thực hiện đạo đức kinh doanh ở nơi làm việc. Nội dung của bộ quy tắc đạo đức nên bao gồm bốn phần chính:
1. Sự ủng hộ và yêu cầu thực hiện đạo đức của lãnh đạo doanh nghiệp; 2. Cam kết và trách nhiệm của doanh nghiệp với nhân viên;
3. Các giá trị đạo đức và trách nhiệm mà nhân viên phải thực hiện đối với đồng nghiệp, lãnh đạo, khách hàng, chính quyền và cộng đồng;
4. Các phương thức thông tin và cách giải quyết các vướng mắc liên quan đến đạo đức.
Như vậy, trong bộ quy tắc đạo đức thì trách nhiệm của doanh nghiệp và lãnh đạo được nêu ra trước, sau đó mới đề cập đến trách nhiệm của nhân viên. Trong thực tế, các công ty ở Mỹ và Canada thường có những bộ quy tắc không dài quá hai trang, được trình bày đẹp, sinh động, ngắn gọn và dễ hiểu để phát cho mọi nhân viên. Doanh nghiệp không nên sao chép rập khuôn các quy tắc đạo đức chung chung hoặc thuê công ty tư vấn viết thay, mà nên tổ chức cho tất cả nhân viên cùng đóng góp xây dựng các quy tắc, tự đề ra trách nhiệm và hướng giải quyết khi xảy ra các vấn đề liên quan đến đạo đức. Các quy tắc cũng cần được cập nhật, điều chỉnh định kỳ cho phù hợp với tình hình thực tế và nguyện vọng của nhân viên. Khi được đóng góp ý kiến thì các nhân viên sẽ coi bộ quy tắc này là của chính mình nên sẽ tự giác thực hiện nó. Khi đó đạo đức trong kinh doanh không phải là những nội quy cứng nhắc trên giấy mà sẽ trở thành một nét văn hóa sống động trong công ty
Tại Ford Motor, chính sách Đạo đức chung, Công ty còn ban hành những bộ quy tắc cụ thể: Bộ quy tắc Đạo đức giành cho Ban giám đốc, Bộ quy tắc đạo đức giành cho nhân viên cao cấp và Sổ tay Quy tắc ứng xử giành cho nhân viên. Mỗi Bộ quy tắc đều chỉ rõ đối tượng áp dụng, các trách nhiệm và quyền lợi cụ thể của các đối tượng áp dụng khi thực hiện hành vi đạo đức và các khái niệm có liên quan. Việc quy định rõ ràng như vậy giúp cho tất cả các thành viên có thể hình dung cụ thể vị trí và vai trò của mình trong chương trình đạo đức của Công ty. Mặt khác, việc phân định rõ trách nhiệm cho từng cấp giúp cho việc thực hiện hiệu quả hơn và tránh được trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sai phạm. Các doanh nghiệp Việt Nam rất nên học hỏi điều này khi xây dựng Bộ quy tắc đạo đức cho doanh nghiệp mình.
Xây dựng các kênh thông tin:
Ford Motor đã thành lập một hội đồng gồm các nhân viên thường trực và chuyên trách về đạo đức. Khi có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề đạo đức thì nhân viên của Công ty sẽ liên lạc với hội đồng này. Ngoài ra, Công ty cũng thành lập các
“đường dây nóng” giải quyết các vấn đề về đạo đức kinh doanh. Ford Motor còn xây dựng kênh thông tin qua hệ thống thư điện tử, nhân viên ở khắp thế giới để có thể liên lạc trực tiếp với những người chuyên trách vấn đề ở tổng công ty tại Mỹ. Tuy nhiên, cũng cần tránh việc ỷ lại và dồn hết trách nhiệm vào những người chuyên trách.
Bước 2: Phổ biến chương trình đạo đức kinh doanh:
Doanh nghiệp thực hiện phổ biến rộng rãi các quy định về đạo đức kinh doanh cho tất cả các nhân viên thông qua các lớp đào tạo, các buổi họp, các buổi hướng dẫn đi kèm với việc phát hành tài liệu chính thức lưu hành trong công ty. Đồng thời doanh nghiệp cũng nên thông báo cho các khách hàng và đối tác biết về các quy định này để họ có thể kiểm tra, giám sát.
Xây dựng một bộ quy tắc chỉ là bước đầu đưa đạo đức trở thành nét văn hóa sống động trong công ty. Bộ quy tắc dù đầy đủ và rõ ràng đến đâu cũng không thể bao quát hết tình hình thực tế. Vì thế, việc hiểu và thực hiện đạo đức trong doanh nghiệp cũng cần được xem như huấn luyện các kỹ năng bán hàng, giao tiếp... Trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp sẽ phát sinh rất nhiều tình huống mới làm nhân viên lúng túng không biết phải xử lý thế nào cho đúng về mặt đạo đức, như nhắm mắt cho qua để đạt chỉ tiêu hay nên dừng lại để kiểm tra khi phát hiện sản phẩm bị lỗi, hoặc có nên đuổi việc nhân viên khi vi phạm một lỗi nào đó? Trải qua những tình huống như vậy, doanh nghiệp cần tổ chức các chương trình huấn luyện về đạo đức kinh doanh để giúp nhân viên biết cách xử lý vấn đề cho đúng. Có thể đó là các khóa học tập trung hay ngoài giờ hoặc các buổi hội thảo, nói chuyện chuyên đề, hay thi đố vui xử lý tình huống, diễn kịch tuyên truyền, thi viết báo tường hay vẽ tranh cổ động... Nhiều công ty cũng có sáng kiến xây dựng các tình huống mẫu hoặc phát triển các quy tắc đạo đức chung thành những đoạn phim ngắn chiếu cho nhân viên xem.
Bước 3: Thực hiện, kiểm tra, đánh giá chương trình đạo đức kinh doanh
Trước hết, các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp phải là những người tiên phong, là những gương mẫu điển hình trong thực hiện các quy định đạo đức
kinh doanh trong doanh nghiệp vì họ là những người có ảnh hưởng lớn nhất không chỉ đến các quyết định của công ty mà còn đến tất cả các nhân viên cấp dưới. Như trong rất nhiều các ví dụ minh họa nêu trên, từ Henry Ford – người sáng lập cho đến Bill Ford – chủ tịch hiện tại của Ford Motor đều là những “cánh chim đầu đàn” định hướng, xây dựng và phát triển các giá trị đạo đức kinh doanh của Công ty.
Việc thực hiện theo các quy định về đạo đức kinh doanh trong doanh nghiệp cũng cần được phát động thành một phong trào sâu rộng có sự tham gia của tất cả các nhân viên trong công ty. Như đối với Ford Motor, Sổ tay Quy tắc Ứng xử được dịch ra nhiều thứ tiếng và được đưa lên trang web của Công ty để tất cả nhân viên trên khắp thế giới có thể hiểu và làm đúng theo các chính sách và quy định của Công ty. Bộ quy tắc này được xây dựng dựa trên chính sự kế thừa của văn hóa ứng xử giữa các thành viên trong Công ty và được cập nhật những tình huống kinh doanh thực tế. Tất cả các nhân viên được khuyến khích học và làm theo những chuẩn mực quy định trong bộ quy tắc. Các quy tắc đạo đức này được áp dụng rộng rãi tới nhân viên toàn thời gian, bán thời gian, nhân viên phụ, nhân viên tạm thời cũng như là các đại lý và các nhà thầu độc lập khi họ cung cấp dịch vụ cho Công ty. Ford Motor cam kết kinh doanh ngay thẳng và trung thực. Cam kết về tính liêm chính này đòi hỏi tất cả thành viên của Công ty hành động có đạo đức. Mỗi thành viên của công ty được kỳ vọng, mọi lúc và trong mọi tình huống, hành động với ý thức chính trực cao nhất đại diện cho Công ty. Tất cả nhân viên của Ford Motor luôn được kỳ vọng hành động theo cách bảo vệ và nâng cao danh tiếng của Tập đoàn. Tất cả mọi cá nhân phải biết và tuân theo các chính sách và yêu cầu pháp lý liên quan đến công việc của họ. Mỗi người giám sát của Công ty đều được kỳ vọng thực hiện tất cả các bước hợp lý để đảm bảo rằng những người được họ giám sát cũng nắm được và tuân theo chính sách và các yêu cầu pháp lý có thể áp dụng của Công ty.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có một bộ phận để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện các quy tắc đó của tất cả cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Những đánh giá kết quả hoạt động là một phương tiện
và quy trình, cùng mong đợi hợp lý của các bên liên quan phải là những yếu tố quan trọng của quy trình đánh giá. Nếu như không có hành động khuyến khích, nhân viên sẽ cảm thấy chủ sở hữu và nhà quản lý nói rằng những điều này điều kia là quan trọng nhưng không quan tâm đến việc cấp dưới có tuân thủ chúng hay không. Nhà quản lý và giám sát cũng sẽ nhận thấy rằng họ cũng không được đánh giá bất kể họ có thúc đẩy những tiêu chí về trách nhiệm với cấp dưới hay không. Các hành động khuyến khích bao gồm:
1. Ghi nhận những đóng góp của nhân viên
Điều tối quan trọng mà chủ sở hữu và các nhà quản lý có trách nhiệm có thể làm để khuyến khích hành vi kinh doanh có trách nhiệm là phải ghi nhận những đóng góp của nhân viên trong quá trình theo đuổi mục tiêu đạo đức của doanh nghiệp.
Khi các nhà quản lý phân công công việc có thử thách cho nhân viên, họ cần ghi nhận và khen ngợi khi công việc được hoàn thành tốt. Ngay cả với thất bại, nếu đó là kết quả của một nỗ lực thiện chí muốn đóng góp, thì cũng nên được đối xử tích cực, đặc biệt nếu nhân viên đó đã học được từ thất bại và chia sẻ kinh nghiệm với những nhân viên khác.
2. Khen thưởng hành vi đạo đức
Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý là nhân viên có khuynh hướng làm những gì được khen thưởng. Nếu nhà quản lý muốn thấy hành vi có trách nhiệm của nhân viên theo đúng các tiêu chuẩn và quy trình và góp phần đáp ứng những kỳ