2.2.5.1 Công tác giám sát & kiểm soát tiến độ
Trước khi tiến hành thi công, nhà thầu xác lập lại bảng tiến độ chi tiết, nhân sự chi tiết, trình công ty hay QLDA xem xét, phê duyệt. Bảng kế hoạch tiến độ được lập lại ở mức độ chi tiết, dựa trên cở sở hồ sơ dự thầu và theo thời gian thực tế. Nhìn chung tất cả các bảng kế hoạch tiến độ được xây dựng cho các dự án ở công ty đều thực hiện dưới dạng biểu đồ GANTT, đây là nội dung mà công ty đặc biệt coi trọng đặc biệt đối với các dự án lớn có nguồn vốn ODA, là cơ sở cho việc điều phối nguồn lực, chi phí….
Quá trình tổ chức giám sát & kiểm soát tiến độ được thực hiện như sau:
- Tổ chức triển khai tiến độ: Trên cơ sở bảng tiến độ GANTT, kế hoạch thi công do nhà thầu trình, cán bộ giám sát của chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có) theo dõi công việc thực hiện của nhà thầu và ghi chép diễn biến hằng ngày về mọi đặc điểm,
thuận lợi, vướng mắc của dự án... vào nhật ký thi công.
- Kiểm soát theo dõi tiến độ: hàng tuần công ty(BQLDA) tổ chức họp giao ban kiểm tra tiến độ một lần vào thứ sáu (trừ những trường hợp cần phải họp khẩn cấp đột xuất). Các bộ phận nhà thầu, tư vấn giám sát báo cáo kết quả công việc tại cuộc họp giao ban, đưa ra những vướng mắc, cùng nhà thầu đưa ra các biện pháp cụ thể để khắc phục khó khăn, kế hoạch công việc cho tuần tiếp theo. Đối với các dự án ODA, bên cạnh các buổi họp kiểm điểm tiến độ tuần, còn có các cuộc họp tiến độ tháng, quý, năm, các cuộc họp tiến độ cho toàn dự án do yêu cầu của nhà tài trợ. Phục lục 6 - biên bản họp tiến độ tuần.
Bảng 2.10 Thực trạng tiến độ của các dự án của công ty đã hoàn thành
Stt Tên dự án Thời gian
phê duyệt Thời gian hoàn thành thực tế Số lần gia hạn Nguyên nhân 1 Dự án cấp nước và vệ sinh
môi trường Rạch Giá 2001-2008 2001-2010 1
Thay đổi quy mô đầu tư, chậm tiến độ thực hiện một số gói thầu chính của dự án.
2 Dự án Dự án cấp nước và vệ
sinh môi trường Hà Tiên 2002-2006
Lần 1: 2002-2007
Lần 2: 2002-2010
2
Thay đổi quy mô đầu tư, tổng mức đầu tư và kế hoạch thực hiện một số hạng mục
3
Dự án mở rộng hệ thống cấp nước Rạch Giá về phía Tây
bắc thị trấn Hòn Đất
2008-2009 2008-2009 0
4 Dự án cấp nước Phú Quốc 2010-2016 Đang thực hiện Tiến độ rất tốt
2.2.5.2 Công tác giám sát & kiểm soát chi phí
Song song với kiểm giám sát & kiểm soát tiến độ, công tác thanh toán giá trị thực hiện định kỳ cho Nhà thầu được tổ chức kiểm soát, quản lý chi phí được tiến hành như sau: Trên cơ sở khối lượng thực hiện của nhà thầu được nghiệm thu, bộ phận tư vấn giám sát, cán bộ kỹ thuật của công ty (BQLDA) kết hợp với nhà thầu, phòng kế toán để kiểm tra và xác nhận lại khối lượng, đơn giá, các định mức chi phí chung, các mẫu biểu, quy định thanh toán....để trình cho chủ đầu tư xem xét phê duyệt thanh toán. Đối với các dự án sử dụng vốn ODA thì quy trình thanh toán sẽ được thực hiện theo quy trình đã được thỏa thuận đồng ý giữa các bên tùy theo từng dự án.
Hình 2.7: Quy trình quản lý và thanh toán của công ty (trừ nguồn vốn ODA-xem ví dụ sơ đồ giải ngân của dự án vay vốn WB ở phụ lục 8).
Nhìn chung trong thời gian qua, công tác giám sát và kiểm soát chi phí, công tác giải ngân của công ty tương đối tốt, chưa xảy ra trường hợp sai phạm hay thiếu sót nào đáng kể. Tuy nhiên, về tổng thể vẫn chưa chuyên nghiệp, các cán bộ quản lý chi phí vẫn chưa chịu khó nghiên cứu, thiếu thống kê, tổng hợp các số liệu để công tác quản lý, lập kế hoạch được chuyên nghiệp hơn, chính xác hơn. Bên cạnh đó trong một số trường hợp, sự phối hợp giữa bộ phận kỹ thuật và bộ phận đấu thầu với bộ phận kế toán chưa thật sự chặt chẽ mà chính sự phối hợp này là rất cần thiết để làm tốt công tác giám sát chi phí. Ví dụ tại dự án cấp nước và VSMT Rạch Giá, cán bộ kỹ thuật đã ký hồ sơ khối lượng cho nhà thầu thanh toán mà không kiểm tra khối lượng trong hợp đồng sau khi hoàn thành hợp đồng bộ phận kế toán đã chuyển tiền cho nhà thầu vượt số tiền của hợp đồng, tuy nhiên số tiền không nhiều và cũng đã được nhà thầu hoàn trả lại. Nguyên nhân là do thiếu sự phối hợp giữa cán bộ kỹ thuật và bộ phận kế toán và việc thiếu kinh nghiệm trong công tác thanh toán của bộ phận kế toán. Hay tại dự án cấp nước và VSMT thị xã Hà Tiên, bộ phận lập dự toán phê duyệt dự toán đã phê duyệt dự toán vượt tổng mức đầu tư được phê duyệt. Tuy nhiên sau khi dự án hoàn thành và quyết toán vốn đầu tư, tổng vốn thực hiện đầu được quyết toán đã không vượt tổng mức đầu tư của dự án được duyệt (xem phụ lục số 10 thống kê số liệu của dự án cấp nước và VSMT thị xã Hà Tiên).
Giám đốc
Phòng kế toán tài vụ
Phòng kỹ thuật và QLĐT
Ban QLDA/tổ quản lý DA
Nhà thầu (1) xác nhận giá trị, KL thực hiện (2) kiểm tra (3) trình duyệt (4) duyệt (5) thanh toán
2.2.5.3 Công tác giám sát & kiểm soát rủi ro
Trong hoạt động xây dựng thường hay phải đối mặt với các rủi ro từ nhiều phía, nhiều nguồn. Nhận thức được điều đó công ty luôn chủ động nhiều biện pháp để ngăn ngừa khắc phục rủi ro trong các hoạt động của mình như: luôn mua bảo hiểm công trình và yêu cầu nhà thầu mua các loại bảo hiểm theo quy định của pháp luật đối với các công trình của công ty; đưa các giải pháp PCCC, an toàn lao động, bảo vệ môi trường.. vào ngay trong hồ sơ yêu cầu, HSMT. Bên cạnh đó, cũng nghiên cứu các điều kiện thời tiết (nắng, mưa) để có biện pháp né tránh rủi ro như trong khi thi công. Thêm vào đó, công ty (BQLDA) luôn tuân thủ theo các quy định quy trình của nhà tài trợ trong công tác đấu thầu nhằm tránh tình trạng bị tuyên bố mua sắm sai quy định và bị từ chối tài trợ đối với công trình đó.
Mặc dù đã có các biện pháp phòng ngừa rủi ro nhưng vẫn xảy ra một số vấn đề như: trong khi thi công một số gói thầu của dự án cấp nước và VSMT Rạch Giá nhà thầu thi công đã làm ảnh hưởng đến các hộ dân xung quanh, gây như hỏng nhà dân, các cửa hàng có tuyến ống đi ngang, việc hoàn trả các tuyến ống không đảm bảo, ảnh hưởng đến các công trình ngầm nên đã ảnh hưởng đến tiến độ cũng như làm tăng chi phí. Ví dụ như trong khi thi công bể chứa 2.500m3 tại khuôn viên nhà máy nước Rạch Giá đã làm hư hỏng khoảng gần 10 hộ dân tại khu tập thể của các bộ công ty. Tuy nhiên, do là cán bộ của công ty nên công ty đã vận động các các bộ cho nhà thầu tiếp tục thi công và yêu cầu công ty bảo hiểm bồi thường sau khi công trình hoàn thành. Bên cạnh đó còn một số trường hợp do hoàn trả mặt bằng không đáp ứng, gây sụt lún các tuyến đường chính trong thành phố nên đã bị Sở Giao Thông tạm đình chỉ thi công và yêu cầu trải thêm một lớp bê tông trước trải nhựa gây ảnh hưởng đến tiến độ cũng như làm tăng chi phí. Vấn đề thi công và hoàn trả tại các tuyến ống phân phối làm ảnh hưởng đến việc đi lại, sinh hoạt của người dân, làm hư hao tài sản của người dân dọc theo tuyến ống đã đến các hộ dân làm đơn khiếu nại đến BQL... 2.2.5.4 Công tác giám sát & kiểm soát chất lượng thi công
Trong thời gian qua “chất lượng công trình” được công ty rất quan tâm. Việc này được thể hiện đầu tiên bằng việc trước khi ký hợp đồng công ty luôn thương thảo và lựa chọn chủng loại vật tư, ống, bơm... tốt nhất và phù hợp với vị trí công trình, từng địa phương nhằm đảm bảo tốt nhất chất lượng công trình. Bên cạnh đó, trong HSMT, BQLDA đã đưa vị trí Kỹ sư quản lý chất lượng là vị trí chính trong bộ máy nhân sự của nhà thầu. Trong giai đoạn quản lý thực hiện dự án, công ty đã thực hiện 2
nội dung quản lý chất lượng đó là: quản lý chất lượng tại công trình và quản lý chất lượng (nội bộ) do nhà thầu tự tổ chức.
Đối với quản lý chất lượng tại công trình, được công ty tổ chức quản lý dựa trên Nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính Phủ về quản lý chất lượng công trình. Công tác này đã được thực hiện qua 3 giai đoạn là kiểm tra chất lượng vật tư, vật liệu trước khi thi công, giám sát chất lượng trong quá trình thi công, kiểm tra chất lượng công trình khi hoàn thành:
+ Kiểm tra chất lượng vật tư, vật liệu trước khi thi công (giai đoạn trước khi thi công): thực hiện các công việc như kiểm tra chất lượng, vật tư, thiết bị, cấu kiện, linh kiện…. sử dụng cho công trình; rà soát lại điều kiện năng lực các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động quản lý chất lượng, của nhà thầu có phù hợp với các điều kiện cung cấp trong văn kiện hợp đồng.
+ Kiểm tra giám sát chất lượng trong quá trình thi công: kiểm tra, thống nhất về biện pháp thi công; kiểm tra nhân lực, máy móc thiết bị do nhà thầu; thống nhất với nhà thầu các giải pháp bổ sung để hiệu chỉnh biện pháp tổ chức thi công xây lắp; nhật ký thi công; kiểm tra an toàn lao động và vệ sinh môi trường; kiểm tra báo cáo các tài liệu về chất lượng do nhà thầu cung cấp theo quy định hợp đồng; kiểm tra, đánh giá chất lượng công việc hoàn thành và nghiệm thu công việc, đồng thời lập bản vẽ hoàn công cho bộ phận, hạng mục....
+ Kiểm tra chất lượng công trình khi hoàn thành (nghiệm thu đưa vào sử dụng): kiểm tra các báo cáo kết quả thí nghiệm đầu ra như: mẫu nén mác bêtông, thử áp lực..; kiểm tra các tài liệu làm căn cứ như biên bản nghiệm thu công việc, bộ phận… đồng thời chuẩn bị tài liệu làm căn cứ nghiệm thu và lập phiếu yêu cầu chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu; tiến hành nghiệm thu bàn giao công trình sử dụng; các chứng nhận về sự phù hợp của công trình xây dựng...
Đối với quản lý chất lượng do nhà thầu tự tổ chức: vì theo Nghị định 209/2004/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình, thì nhà thầu là người chịu trách nhiệm chính và trước tiên về chất lượng công việc mình hoàn thành. Do đó đòi hỏi nhà thầu phải tự tổ chức xây dựng kế hoạch quản lý chất lượng, trong đó có tổ chức nhân sự quản lý chất lượng của mình để tự giám sát chất lượng thi công, quản lý tốt hơn về chất lượng tránh mọi rủi ro xảy ra để không bị đền bù, gây thiệt hại, giữ uy tín cho đơn vị. Nhà thầu phải kiểm tra chất lượng vật liệu, chất lượng sản phẩm chỉ khi nào nhà thầu khẳng định chất lượng thi công đảm bảo thì mới yêu cầu công ty (Ban QLDA)
nghiệm thu. Vì vậy, trong thời gian qua công tác quản lý chất lượng do nhà thầu tự tổ chức được công ty quản lý chủ yếu vào các hoạt động sau: kiểm tra các cơ sở thí nghiệm bao gồm các điều kiện năng lực, năng lực hành nghề …;kiểm tra và thống nhất chương trình thí nghiệm, hiệu chỉnh, thử nghiệm của nhà thầu, bảo đảm vật tư, thiết bị lắp đặt trước khi đưa vào sử dụng đều có chứng chỉ chất lượng; theo dõi, kiểm tra công việc thí nghiệm, hiệu chỉnh, thử nghiệm (theo chương trình đã thống nhất với Chủ đầu tư) của nhà thầu tại hiện trường và trong phòng thí nghiệm, bảo đảm công tác thí nghiệm chính xác, tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành; kiểm tra tất cả các báo cáo kết quả thí nghiệm do nhà thầu tiến hành. Nếu khi có nghi vấn cần thiết, công ty có thể kiến nghị mời bên thứ ba thực hiện thí nghiệm phúc tra lại kết quả của nhà thầu. Để tăng cường quản lý chất lượng công trình, công ty cũng đưa ra các tiêu chuẩn ràng buộc trước về chất lượng dự án đối với từng dự án ngay trong HSMT.[Xem Phục lục 5 - Tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật]
Mặc dù công ty rất quan tâm đến chất lượng của công trình, nhưng vẫn để xảy ra các hư hỏng công trình. Ví dụ tại dự án cấp nước và VSMT Rạch Giá (trong thời gian bảo hành công trình) công ty đã phát hiện nhiều trường hợp hư hỏng cần sửa chữa và thay thế như: thay bơm, bơm bị xì phốt, van không đóng kín, hư đồng hồ áp lực thiết bị đo đồng hồ, hư bơm định lượng, hư cân clo, hệ thống giám sát và thu thập dữ liệu (SCADA- Supervisory Control And Data Acquisition) hoạt động không ổn định trên mạng lưới, các nơi hoàn trả mặt đường bị biến dạng, sụt lún, một số tuyến ống bị xì, bể... khi xảy ra các hư hỏng nêu trên, đối với những trường hợp cấp bách, kỹ thuật đơn giản công ty sẽ điều động nhân sự tại phân xưởng sửa chữa của công ty để khắc phục các sự cố nêu trên để đảm bảo cung cấp nước cho người dân. Đối với các trường hợp thiết bị phức tạp ngoài khả năng của công ty thì phải thông báo cho nhà thầu khắc phục. Các chi phí nhà thầu phải chịu chi trả vì còn trong thời gian bảo hành. Sau khi hết thời gian bảo hành cũng đã có ghi nhận nhiều trường hợp hư hỏng như: hư hỏng tại các thiết bị của trạm bơm, hư hỏng, bể tại các mối nối do sụt lún...như đã phát hiện nhiều vị trí sụt lún tại tuyến ống từ Rạch Giá đi Hòn Đất làm thất thoát nước và ảnh hưởng đến tình hình cấp nước cho người dân và đã được khắc phục.
Để đánh giá, tác giả đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ quản lý và cán bộ làm công tác QLDA về công tác giám sát & kiểm soát thực hiện thi công, kết quả như sau:
Bảng 2.11 Kết quả khảo sát công tác kiểm soát trong giai đoạn thi công
Chỉ tiêu Số mẫu Kết quả
Kiểm soát tiến độ thi công
Các công trình xây dựng của công ty luôn đạt được tiến độ đề ra.
18 89% (16) ý kiến không đồng ý, 11% (2) ý kiến
không có ý kiến Công ty đã xây dựng và ban hành các mẫu biểu để phục
vụ cho công tác báo cáo và giám sát tiến độ các dự án của công ty.
18 94% (17) ý kiến không đồng ý, 6% (1) ý kiến
không có ý kiến Cán bộ giám sát tự giác bám sát và đôn đốc tiến độ thi
công của nhà thầu.
18 67% (12) ý kiến không đồng ý, 33% (6) ý kiến
đồng ý Năng lực thi công của nhà thầu luôn đảm bảo tiến độ của
dự án.
18 72% (13) ý kiến không đồng ý, 28% (5) ý kiến
không có ý kiến Kiểm soát chi phí
Công tác giải ngân luôn đạt tiến độ đề ra. 18 50% (9) ý kiến không đồng ý, 50% (9) ý kiến
đồng ý Cán bộ thanh toán của nhà thầu có kinh nghiệm trong
công tác làm hồ sơ thanh quyết toán.
18 83% (15) ý kiến không đồng ý, 17% (3) ý kiến
không có ý kiến Các bên luôn phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác
thanh quyết toán công trình.
18 72% (13) ý kiến không đồng ý, 28% (5) ý kiến
không có ý kiến Kiểm soát chất lượng
Trong thời gian qua các công trình xây dựng của công ty đảm bảo chất lượng
18 56% (10) ý kiến không đồng ý, 44% (8) ý kiến
không có ý kiến Công ty đã áp dụng các công cụ, hệ thống quản lý chất
lượng cũng như đã thành lập được bộ phận quản lý chất