Xuất phát từ tình hình không ổn định, thường hay thay đổi trong công tác tổ chức, gây tâm lý không ổn định cho cán bộ BQL, chưa có các phân công, phân định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban liên quan trong công tác QLDA để hình thành một hệ thống thống nhất trong công tác QLDA và để đảm bảo tổ chức thực hiện tốt công tác QLDA và qua kết quả khảo sát có nhiều ý kiến cho rằng cần hoàn thiện, tổ chức lại bộ máy QLDA của công ty. Do đó, hiện nay, cần thực hiện một số việc sau đây để hoàn thiện, kiện toàn lại bộ máy tổ chức QLDA của công ty như sau:
Thứ nhất, xuất phát từ việc các BQLDA không ổn định, "giải tán rồi "thành lập", và nhằm tạo một đội ngũ cán bộ làm công tác QLDA có kinh nghiệm, cần cơ cấu, kiện toàn lại bộ phận BQLDA theo hướng tập hợp các BQLDA hiện nay đang hoạt động của công ty để lập thành một BQLDA trực thuộc BGĐ công ty có quy chế hoạt động rõ ràng, có chức năng thực hiện công tác QLDAĐT cho toàn bộ các dự án của công ty từ giai đoạn nghiên cứu, hình thành, chuẩn bị và thực hiện dự án. Tùy theo từng dự án, từng giai đoạn của dự án mà sẽ có sự tham gia hỗ trợ về chuyên môn của các phòng, cơ quan liên quan như phòng kỹ thuật & quản lý đầu tư, phòng kế toán tài vụ, các sở ban ngành liên quan ... Đối với từng dự án cụ thể và yêu cầu thực tế sẽ phân công nhân sự như kế toán, kỹ thuật của BQLDA theo dõi cụ thể cho từng dự án.
Thứ hai, để đảm bảo tính ổn định trong nhân sự, tránh điều động nhiều lần, nhằm tạo được một lực lượng nhân sự cố định chuyên làm công tác dự án cho công ty và nhằm đảm bảo tính thống nhất từ trên xuống, cần cơ cấu nhân sự cho BQLDA gồm 1 giám đốc công ty kiêm giám đốc BQLDA, phó giám đốc công ty kiêm phó giám đốc BQLDA, bộ phận hành chính-văn thư-lưu trữ (kiêm dịch thuật), bộ phận kỹ thuật (kỹ thuật, giám sát, môi trường, tái định cư), bộ phận kế toán (gồm 1 kế toán trưởng công ty kiêm kế toán trưởng BQL, kế toán viên và thủ quỹ công ty kiêm thủ quỹ BQLDA), bộ phận đầu thầu và quản lý hợp đồng. Mỗi bộ phận sẽ cử ra một cán bộ có kinh nghiệm làm trưởng bộ phận. Tùy theo từng giai đoạn của dự án mà có sự kết hợp của từng bộ phận để giải quyết công việc. Các bộ phận này sẽ phối hợp với nhau để giải quyết các công việc theo từng giai đoạn và đảm bảo các thành viên trong phòng làm việc với tinh thần hợp tác.
Thứ ba, để đảm bảo tính ổn định, vị trí làm việc của BQLDA được chính thức đặt cố định tại công ty như các phòng ban khác có diện tích rộng rãi, có phòng lưu trữ các hồ sơ của dự án, trang bị đầy đủ thiết bị để hoạt động để tránh tình trạng mỗi khi có dự án lại thành lập BQLDA và phải di chuyển địa điểm làm việc nhiều lần làm xáo trộn cũng như rủi ro thất lạc tài liệu, tốn thời gian và chi phí cho việc di chuyển.
Thứ tư, phải có quy chế hoạt động rõ ràng và các chế độ phúc lợi, ưu đãi như các phòng ban khác, có quy chế thưởng phạt, phân công nhiệm vụ rõ ràng chi tiết, nhằm thu hút cũng như tạo nên tâm lý ổn định cho cán bộ làm việc trong môi trường có nhiều cám dỗ từ nhiều phía, nhằm đảm bảo cho chất lượng công trình cũng như rõ ràng trong thưởng phạt và dễ dàng trong công tác tuyển dụng.
Thứ năm, kiện toàn lại phòng kỹ thuật & QLĐT và bộ phận QLDA: vẫn giữ nguyên cơ cấu tổ chức cũ và tên phòng là phòng kỹ thuật & QLĐT. Tuy nhiên bên cạnh các công việc liên quan đến kỹ thuật phục vụ cho công tác SXKD, mở rộng, đầu tư các tuyến ống có quy mô nhỏ, nhà máy, nhà xưởng, nhà làm việc.... cần thành lập một bộ phận nòng cốt chuyên làm công tác thẩm định DAĐT như thẩm định dự án (đối với các dự án do công ty ra quyết định đầu tư), thẩm định thiết kế kỹ thuật, thi công, dự toán, đấu thầu... để trình giám đốc phê duyệt. Vì đây là một bộ phận cần có trình độ, năng lực, am hiểu pháp luật và cần có bề dày kinh nghiệm trong công tác QLDA. Bên cạnh đó cần xây dựng những quy trình, quy định về thời gian giải quyết, thủ tục giải quyết công việc liên quan đến công tác QLDA như quy trình và thời gian thẩm định, phê duyệt.... để tránh tình trạng ”ngâm” hồ sơ dẫn đến chậm tiến độ của dự án.
Thứ sáu, kiện toàn lại phòng tài kế toán tài vụ: hiện nay bên cạnh các công tác liên quan đến nghiệp vụ của công ty, phòng này còn thực hiện công tác thanh toán cho nhà thầu trên cơ sở khối lượng đã được kiểm tra (đối với các dự án do công ty ra quyết định đầu tư). Tuy nhiên để thuận tiện cho việc hạch toán và tập hợp các chứng từ quyết toán, cần tách riêng hồ sơ chứng từ sổ sách các DAĐTXDCB theo chế độ kế toán chủ đầu tư để thuận tiện cho việc lưu giữ và tập hợp chứng từ quyết toán dự án hoàn thành. Lúc nào dự án được phê duyệt quyết toán, lúc đó mới ghi tăng tài sản cố định vào hệ thống sổ kế toán của công ty.
Thứ bảy, công ty cần nghiên cứu để dần áp dụng công nghệ thông tin, các hệ thống, tiêu chuẩn quản lý chất lượng, các công cụ phần mềm QLDA, quản lý tài liệu, quản lý hành chánh, chi phí, tiến độ... để công tác quản trị ngày càng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Thứ tám, công ty cần chỉ đạo cho phòng tổ chức cán bộ và văn phòng xây dựng và thực hiện văn hóa doanh nghiệp, bổ sung thêm các vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm kết hợp, phối hợp của từng phòng ban với BQLDA trong công tác QLDA để dần dần làm cho tinh thần làm việc không chỉ riêng cho bộ phận QLDA mà cả những phòng ban khác ngày càng tích cực, hiệu quả và hợp tác lẫn nhau và nhằm làm cho công tác phối hợp giữa các phòng ban đi vào nề nếp. Bên cạnh đó BQLDA cần xây dựng ma trận trách nhiệm tham khảo bảng 3.1 và niêm yết tại BQLDA nhằm công bố vai trò, trách nhiệm của các bên liên quan để các thành viên BQLDA biết để phối hợp và thực hiện.
Thứ chín, do BQLDA sẽ thực hiện các dự án đầu tư của công ty nên các hồ sơ lưu trữ cần phải được lưu trữ trong thời gian quy định. Do vậy BQLDA cần kiện toàn bộ phận hành chính sẽ kiêm luôn công tác lưu trữ. Cần áp dụng các biện pháp lưu trữ, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ như sẽ chuyển các tài liệu dự án, công văn... sang file để lưu trữ bên cạnh các bản cứng được lưu trữ tại kho lưu trữ của BQL để tiện cho việc tra cứu.
Hình 3.1: Mô hình thức tổ chức tổng thể bộ máy quản lý dự án đề xuất
Hình 3.2: Mô hình tổ chức của BQLDA và sự tham gia của các bộ phận chức năng
Nhân viên Phòng KT&QLĐT kiêm nhiệm tại BQL
BQL dự án (quản lý nhiều dự án)
Công ty TNHH MTV cấp thoát nước Kiên Giang Ban Giám đốc
Dự án 1
Nhân viên Phòng kế toán tài vụ kiêm nhiệm
tại BQL Dự án 3 Dự án 2 Bộ phận hành chính Bộ phận tài chính kế toán Bộ phận đấu thầu và quản lý hợp đồng Bộ phận kỹ thuật (giám sát, môi trường, tái định cư)
Bộ phận thẩm định Bộ phận quyết toán và kiểm toán nội bộ
Các cơ quan chuyên môn Các sở ban ngành chuyên
môn
Công ty TNHH MTV cấp thoát nước Kiên Giang
BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT & QLĐT BQL DỰ ÁN PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ VĂN PHÒNG CÁC CHI NHÁNH VÀ TRẠM CẤP NƯỚC PHÂN XƯỞNG SỮA CHỮA NHÀ MÁY NƯỚC RG PHÒNG TỔ CHỨC CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ
Hình 3.3: Mô hình tổ chức của các cơ quan chức năng đối với các dự án ODA
Hình 3.4: Mô hình phòng kỹ thuật và QLĐT
Hình 3.5: Mô hình phòng kế toán tài vụ
Bộ phận KH&KT phục vụ SXKD Bộ phận thẩm định và QLDA
Phòng kế toán tài vụ
Bộ phận quyết toán dự án và kiểm toán nội bộ Bộ phận kế toán phục vụ
SXKD của công ty
BQL dự án
Công ty TNHH MTV cấp thoát nước Kiên Giang Ban Giám đốc
Dự án ODA 1 Dự án ODA 2
Các sở ban ngành Các cơ quan chức năng,
nhà tài trợ
Bảng 3.1: Ma trận đề xuất vai trò, nhiệm vụ, chức năng của từng cơ quan, đơn vị trong công tác QLDA
Các giai đoạn Vai trò
các đơn vị
Ý tưởng dự án Lập dự án Thẩm định dự án Thực hiện dự án Kết thúc và đưa
vào sử dụng BGĐ Vai trò chính, dựa
trên nhu cầu phát triển của vị trí cần đầu tư, quy hoạch định hướng phát triển của tỉnh.
Vai trò chỉ đạo, quyết định Vai trò chỉ đạo, quyết định Vai trò chỉ đạo, quyết định
Vai trò chỉ đạo, quyết định
Ban kiểm soát Theo dõi công việc. Vai trò Giám sát công việc lập dự án. Tham gia với vai trò thành viên hội đồng thẩm định cũng như giám sát công tác thẩm định dự án.
Vai trò kiểm soát chung.
Vai trò kiểm soát chung.
BQLDA Trực tiếp tham
mưu, thực hiện các bước để tiến hành lập dự án theo yêu cầu, quy định của từng dự án.
Vai trò chính, đầu mối, thuê tư vấn, hỗ trợ tư vấn lập dự án, là cầu nối giữa tư vấn và chủ đầu tư, là đầu mối liên hệ với nhà tài trợ, chính phủ, UBND tỉnh, các sở, cơ quan ban ngành liên quan.
Là đơn vị rà soát hồ sơ dự án và trình chủ đầu tư thẩm định dự án đầu tư và cùng với tư vấn giải trình trước hội đồng thẩm định.
Vai trò chính trong thực hiện dự án, kiểm soát tiến độ, giải ngân, báo cáo...
Vai trò chính thực hiện các thủ tục ban giao.
Phòng KT và QLĐT
Tham mưu cho lãnh đạo, hỗ trợ BQLDA trong các lĩnh vực về kỹ thuật, công nghệ, pháp lý, chủ trương...
Hỗ trợ, theo dõi, cung cấp số liệu, thông tin liên quan đến kỹ thuật, công nghệ, vể pháp lý....
Vai trò chính trong việc giúp chủ đầu tư thành lập hội đồng thẩm định (thẩm định sơ bộ-đối với các dự án ODA trước khi trình cho UBND tỉnh phê duyệt), lập báo cáo thẩm định, kiểm soát chất lượng thẩm định, trình chủ đầu tư ra quyết định đầu tư và cũng là thành viên quan trong trong hội đồng thẩm định Vai trò hỗ trợ chủ đầu tư thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, dự toán, các vấn đề liên quan đến đấu thầu, phát sinh....
Phối hợp với BQLDA và các phòng ban liên quan để nhận ”sản phẩm” của BQLDA Phòng kế toán tài vụ
Tham mưu về tài chính
Tham mưu về tài chính Tham gia với vai trò thành viên hội đồng thẩm định.
Quyết toán công trình khi công trình kết thúc, định kỳ tiến hành kiểm toán toàn diện. Phối hợp với BQLDA và các phòng ban liên quan để nhận ”sản phẩm” của BQL dự án. Phòng quản lý chất lượng nước và chống thất thoát
Không tham gia Không tham gia Tham gia với vai trò thành viên hội đồng thẩm định (tùy theo tính chất của từng dự án có liên quan đến nghiệp vụ của phòng)
Phòng KD Tham mưu Hỗ trợ, cung cấp số liệu về kinh doanh Tham gia với vai trò thành viên hội đồng thẩm định(tùy theo tính chất của từng dự án có liên quan đến nghiệp vụ của phòng)
Không tham gia Phối hợp với BQLDA và các phòng ban liên quan để nhận ”sản phẩm” của BQLDA Văn phòng và phòng tổ chức Tham mưu về mặt tổ chức nhân sự, quản lý hành chính.
Hỗ trợ, cung cấp số liệu chung về công ty để lập văn kiện dự án.
Tham gia với vai trò thành viên hội đồng thẩm định (tùy theo tính chất của từng dự án có liên quan đến nghiệp vụ của phòng)
Tham gia trong lĩnh vực về nhân sự và hành chính Phối hợp với BQLDA và các phòng ban liên quan để nhận ”sản phẩm” của BQLDA Đơn vị trực tiếp vận hành công trình
Tham mưu Hỗ trợ, cung cấp số liệu về địa bàn mình quản lý.
Tham gia với vai trò thành viên hội đồng thẩm định.
Phối hợp, hỗ trợ với BQLDA và đơn vị thi công trong thực hiện thi công công trình.
Là đơn vị trực tiếp và giữa vai trò chính trong việc phối hợp với BQLDA và các phòng ban liên
quan để
nhận ”sản phẩm” của BQLDA.
Nhà tài trợ và Chính phủ (đối với dự án ODA)
- Nhận và xem xét các yêu cầu đầu tư từ cơ quan chủ quản để để phê duyệt danh mục đầu tư trình nhà tài trợ theo đúng quy trình, thủ tục vận động dự án ODA - Nhận và xem xét các yêu cầu đầu tư từ chính phủ theo đúng quy trình, thủ tục vận động dự án ODA.
Hỗ trợ, giải quyết, quyết định các vấn đề liên quan trong giai đoạn theo đúng thủ tục của các dự án ODA.
- Thẩm định dự án theo quy định của nhà tài trợ, quy định của Việt Nam - Thực hiện các công việc để thông qua dự án, đàm phán, tiến đến ký kết hiệp định tài trợ, các thủ tục cần thiết theo quy định của Việt Nam
- Phê duyệt hồ sơ, kế hoạch có liên quan theo từng quy định cụ thể của nhà tài trợ, quy định của chính phủ.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ dự án. - Hỗ trợ giải quyết các công việc trong quá trình thực hiện dự án
Không tham gia
UBND tỉnh Vai trò chỉ đạo, là cơ quan chủ quản trình danh mục yêu cầu đầu tư.
Vai trò chỉ đạo Ra quyết định đầu tư dựa trên kết quả thẩm định của sở KH&ĐT đối với các dự án thuộc thẩm quyền ra quyết định đầu tư. (theo Nghị định số 12/2009/NĐ- CP). Phê duyệt KHĐT của dự án trong thẩm quyền của mình. Giám sát chung Các cơ quan chuyên ngành liên quan
Không tham gia Hỗ trợ, cung cấp số liệu, thông tin... liên quan theo từng chuyên ngành
Tham gia thẩm định theo từng chuyên ngành.