Hình thức này được áp dụng đối với các dự án có quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản, gần với chuyên môn của chủ đầu tư và các chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn để quản lý thực hiện dự án.
Soạn thảo dự án đầu tư - Nghiên cứu cơ hội đầu tư - Nghiên cứu lập dự án tiền khả thi - Nghiên cứu lập dự án khả thi Thẩm định và ra quyết định đầu tư Đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, đàm phán ký hợp đồng thực hiện dự án Lập kế hoạch triển khai dự án Thiết kế dự toán Giám sát đánh giá và kiểm soát dự án Kết thúc nghiệ m thu bàn giao quyết toán Cơ quan vận hành khai thác Quản lý rủi ro Quản lý chất lượng Giai đọan chọn dự án
Giai đọan tiền thi công Giai đọan thi công
Giai đọan khai thác Giai đọan thực hiện dự án
Trường hợp chủ đầu tư có đủ kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, thì chủ đầu tư được sử dụng bộ máy có đủ năng lực chuyên môn của mình và cử người phụ trách để quản lý thực hiện dự án mà không cần lập Ban quản lý dự án. Thường được áp dụng cho các dự án dưới 7 tỷ theo quy định trong Nghị định 12/2009/NĐ-CP
Trường hợp bộ máy của chủ đầu tư không đủ điều kiện để kiêm nhiệm việc quản lý thực hiện dự án thì chủ đầu tư lập Ban quản lý dự án trực thuộc mình, có đủ năng lực chuyên môn nghiệp vụ để quản lý thực hiện dự án. Ban quản lý dự án trong trường hợp này là đơn vị trực thuộc Chủ đầu tư, thực hiện các nhiệm vụ do Chủ đầu tư giao. Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án và Trưởng Ban quản lý dự án do Chủ đầu tư quyết định. Sau khi dự án đã hoàn thành thì Ban quản lý dự án phải được giải thể. Ban quản lý dự án phải thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên với Chủ đầu tư. Chủ đầu tư phải thực hiện việc kiểm tra hoạt động của Ban quản lý dự án và có trách nhiệm xử lý kịp thời những vấn đề vượt thẩm quyền của Ban quản lý dự án để đảm bảo tiến độ và yêu cầu của dự án. BQLDA sẽ được phân thành hai nhóm :
- BQLDA Nhóm I: Là Ban quản lý dự án đầu tư do chủ đầu tư quyết định thành lập để quản lý một hoặc một số dự án của chủ đầu tư.
- BQLDA Nhóm II: Là Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng chuyên nghiệp do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng các cơ quan khác ở trung ương, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và Giám đốc các Sở, ngành cấp tỉnh quyết định thành lập để quản lý nhiều dự án của chủ đầu tư, theo địa bàn hoặc lĩnh vực và có đủ các điều kiện sau:
a) Có tư cách pháp nhân độc lập; có tổ chức bộ máy chặt chẽ và tổ chức kế toán theo quy định của Luật Kế toán;
b) Có đủ điều kiện về năng lực quản lý dự án, năng lực tư vấn trong hoạt động đầu tư và xây dựng; được cấp quyết định thành lập cho phép cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư xây dựng cho các chủ đầu tư khác theo quy định của pháp luật về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
c) Tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động của đơn vị từ nguồn chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn hoạt động đầu tư xây dựng của các dự án được giao quản lý; nguồn thu từ các hợp đồng tư vấn quản lý dự án, hợp đồng tư vấn hoạt động đầu tư xây dựng cho các chủ đầu tư khác và các nguồn thu hợp pháp khác;
d) Tự nguyện xây dựng đề án, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định việc thực hiện cơ chế tự chủ về tài chính theo quy định tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.
Hình 1.7: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án 1.2.2 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
Mô hình này áp dụng trong trường hợp chủ đầu tư không đủ điều kiện để trực tiếp quản lý thực hiện dự án thì phải giao cho Ban quản lý dự án chuyên ngành làm Chủ nhiệm điều hành dự án hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn phù hợp để quản lý điều hành dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực và có đăng ký hoạt động xây dựng.
Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án áp dụng đối với các dự án quy mô lớn có tính chất phức tạp.
Hình 1.8: Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án
Chủ đầu tư
Tự thực hiện Ban quản lý dự án
Có bộ máy đủ năng lực Chủ đầu tư lập ra
Bộ phận kỹ thuật, giám sát Bộ phận hành chính Bộ phận kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kế toán… Chủ đầu tư – chủ dự án Chủ nhiệm điều hành dự án Các nhà thầu
1.2.3 Hình thức chìa khóa trao tay
Hình thức chìa khóa trao tay được áp dụng khi Chủ đầu tư được phép tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án từ khảo sát thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị, xây lắp cho đến khi bàn giao công trình đưa dự án vào khai thác sử dụng .
Các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước thì hình thức này chỉ áp dụng đối với dự án nhóm C, các trường hợp khác phải được Thủ tướng Chính phủ cho phép .
Chủ đầu tư có trách nhiệm :
- Lựa chọn tư vấn để thực hiện công việc chuẩn bị đầu tư cho đến khi dự án được phê duyệt và tổ chức đấu thầu
- Thực hiện hợp đồng đã ký với nhà thầu
- Đảm bảo vốn để thanh toán theo kế hoạch và hợp đồng kinh tế . - Tổ chức việc giải phóng mặt bằng và bàn giao mặt bằng cho nhà thầu
- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác của Chủ đầu tư theo quy định của pháp luật.
Nhà thầu có trách nhiệm :
- Thực hiện hợp đồng đã ký với Chủ đầu tư, chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và pháp luật về chất lượng, khối lượng công trình, dự án và các quy định khác trong hợp đồng
- Trường hợp có giao thầu lại cho các nhà thầu phụ thì phải thực hiện đúng cam kết trong hồ sơ dự thầu và hợp đồng
- Chịu hoàn toàn trách nhiệm về chất lượng công trình và quá trình thực hiện dự án cho đến khi bàn giao cho Chủ đầu tư khai thác, vận hành dự án; thực hiện bảo hành công trình và các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật
Hình 1.9: Mô hình chìa khóa trao tay
Chủ chủ đầu tư
Tổ chức đấu thầu tuyển chọn
Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án Thuê lại
1.2.4 Hình thức tự thực hiện
Chủ đầu tư có đủ khả năng hoạt động sản xuất xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án thì được áp dụng hình thức tự thực hiện dự án. Hình thức tự thực hiện dự án chỉ áp dụng đối với các dự án sử dụng vốn hợp pháp của chính chủ đầu tư (vốn tự có, vốn vay, vốn huy động từ các nguồn khác). Khi thực hiện hình thức tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng), chủ đầu tư phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, chất lượng công trình xây dựng.
1.3 Các mô hình tổ chức dự án
1.3.1 Mô hình tổ chức dự án theo chức năng Mô hình quản lý này có đặc điểm Mô hình quản lý này có đặc điểm
- Dự án đầu tư được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (tuỳ thuộc vào tính chất của dự án)
- Các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án
Mô hình quản lý này có ưu điểm sau:
- Linh hoạt trong việc sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính và tạm thời một số mặt đối với các chuyên viên tham gia quản lý dự án đầu tư. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình tại các phòng chuyên môn khi kết thúc dự án.
- Một người có thể tham gia vào nhiều dự án để sử dụng tối đa, hiệu quả vốn, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên viên.
Mô hình này có nhược điểm:
- Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một phòng chức năng nên phòng này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính của nó mà không tập trung nhiều nỗ lực vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án. Tình trạng tương tự cũng diễn ra đối với các phòng chức năng khác cùng thực hiện dự án. Do đó dự án không nhận được sự ưu tiên cần thiết, không đủ nguồn lực để hoạt động hoặc bị coi nhẹ.
Hình 1.10: Mô hình quản lý dự án theo chức năng 1.3.2 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án
Đây là mô hình quản lý mà các thành viên ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn, chuyên thực hiện quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao
Mô hình quản lý này có ưu điểm:
- Đây là hình thức quản lý dự án phù hợp với yêu cầu của khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường.
- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án
- Các thành viên trong ban quản lý dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án, chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành. - Do sự tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả thông tin sẽ cao hơn.
Tuy nhiên mô hình này cũng có những nhược điểm sau:
- Khi thực hiện đồng thời nhiều dự án ở những địa bàn khác nhau và phải đảm bảo đủ số lượng cán bộ cần thiết cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực.
- Do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về thời gian, chi phí của dự án nên các ban quản lý dự án có xu hướng tuyển hoặc thuê các chuyên gia giỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực cho hoạt động quản lý dự án.
- Không gắn bó và thống nhất giữa mục tiêu của đơn vị và dự án trong một thể thống nhất nên dễ gây lãng phí và chồng lấn
Giám đốc
Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng kế toán tài chính Các phòng khác Dự án A Dự án B Dự án A Dự án B Dự án A Dự án B Dự án A Dự án B
Hình 1.11: Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án 1.3.3 Mô hình quản lý dự án theo ma trận
Mô hình này kết hợp giữa mô hình quản lý dự án theo chức năng và mô hình quản lý chuyên trách dự án. Từ sự kết hợp này hình thành hai loại ma trận: ma trận mạnh và ma trận yếu
Mô hình này có ưu điểm:
- Mô hình này giao quyền cho Chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, trong phạm vi kinh phí được duyệt.
- Các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau. - Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý chuyên trách. Khi kết thúc dự án các thành viên ban quản lý dự án có thể trở về tiếp tục công việc cũ tại phòng chức năng của mình.
- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng và những thay đổi của thị trường.
Nhược điểm của mô hình này là:
- Nếu việc phân quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng hoặc trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện dự án.
- Về lý thuyết các Chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những người đứng đầu bộ phận chức năng ra quyết định kỹ thuật. Nhưng trên thực tế quyền hạn và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó, kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.
- Mô hình này vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý. Vì một nhân viên có hai thủ trưởng nên sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào
Giám đốc BQLDA Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Phòng khác Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch
trong trường hợp hai lệnh từ hai nhà quản lý cấp trên mâu thuẫn nhau. Do vậy thông thường giám đốc dự án phải là thủ trưởng đơn vị.
Hình 1.12: Mô hình quản lý dự án theo ma trận Những căn cứ lựa chọn mô hình quản lý dự án đầu tư
Để lựa chọn mô hình quản lý dự án cần dựa vào những nhân tố cơ bản như quy mô dự án, thời gian thực hiện, công nghệ sử dụng, độ bất định và rủi ro của dự án, địa điểm thực hiện dự án, nguồn lực và chi phí cho dự án, số lượng dự án thực hiện trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó. Ngoài ra cũng cần phân tích các tham số quan trọng khác là phương thức thống nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hưởng và hệ thống thông tin.
1.4 Nội dung quản lý dự án
1.4.1 Quản lý vĩ mô và vi mô đối với các dự án 1.4.1.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án 1.4.1.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án.
Giám đốc Chủ nhiệm chương trình Trưởng Phòng sản xuất Trưởng Phòng kỹ thuật Trưởng Phòng Tài chính Trưởng Phòng kinh doanh Chủ nhiệm dự án A Chủ nhiệm dự án B Chủ nhiệm dự án Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông…
Trong quá trình triển khai dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế xã hội. Những công cụ quản lý bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách tài chính, tiền tệ, tỉ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, thuế, hệ thống pháp luật, những quy định về kế toán, tiền lương...
1.4.1.2 Quản lý vi mô đối với các dự án
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, giám sát....các hoạt động của dự án. Quản lý dự án bao gồm quản lý hàng loạt các vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn đầu tư, rủi ro, mua sắm....Quá trình quản lý được thực hiện xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án. Trong từng giai