Với vai trò là Chủ đầu tư, sau khi đã lựa chọn được nhà thầu thì các công tác giám sát & kiểm soát tình hình thực hiện dự án của nhà thầu theo điều kiện hợp đồng đã ký kết là các công việc chính của công ty trong giai đoạn này (còn việc tổ chức thi
công bằng cách nào là trách nhiệm của nhà thầu). Trên cơ sở đó đánh giá - nhận định tiến triển dự án và yêu cầu nhà thầu có biện pháp điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu của hợp đồng, nhằm đạt được mục tiêu của dự án. Mục tiêu quan trọng nhất của công tác quản lý dự án trong giai đoạn này là theo dõi kiểm soát tiến độ thi công, khối lượng và chất lượng thi công, công tác phân bố nguồn lực và kiểm soát chi phí.
3.2.5.1 Hoàn thiện công tác giám sát & kiểm soát tiến độ thi công.
Xuất phát từ tình hình thực tế các công trình của công ty đã và đang thi công đối với các mặt quản lý tiến độ, chất lượng, chi phí, rủi ro và kết quả khảo sát cho thấy, trong thời gian qua có nhiều công trình bị trể tiến độ phải gia hạn nhiều lần, chi phí thường phát sinh, xảy ra nhiều trường hợp các thiết bị máy móc hư hỏng, công trình bị sụt lún sau khi đưa vào sử dụng, công ty chưa có, chưa nghiên cứu áp dụng các biện pháp, công cụ về quản lý thời gian, chất lượng công trình, năng lực cán bộ giám sát của BQL và tư vấn giám sát còn hạn chế....Do đó cần có các biện pháp nhằm cài thiện các công tác nói trên để đảm bảo các công tác này chuyên nghiệp hơn và đáp ứng tốt hơn cho các công trình trong tương lai của công ty.
a) Xây dựng hệ thống điều hành, kiểm soát tiến độ.
Do các công trình của công ty sẽ do BQLDA quản lý (có giám sát của chủ đầu tư), nhà thầu thi công (có giám sát của nhà thầu), thuê tư vấn giám sát (nếu có). Như vậy một công trình xây dựng của công ty có thể có 2 đến 3 lớp giám sát. Trong luận văn này sẽ tập trung vào công việc giám sát của chủ đầu tư đối với việc giám sát tư vấn giám sát và nhà thầu thi công.
Sau khi ký kết hợp đồng, nhà thầu sẽ được yêu cầu lập lại bảng tiến độ thi công theo thời gian thực tế được in khổ lớn để treo tại văn phòng BQL, tại văn phòng tư vấn giám sát, tại văn phòng công trường. Trong việc lập lại kế hoạch, nhà thầu phải đảm bảo kế hoạch phải được lập chi tiết đến từng hạng mục để thuận tiện cho việc quản lý (ví dụ: đối với công trình phải tại nhà máy xử lý nước cần chi tiết đến các hạng mục như: bể chứa, bể lắng, bể lọc... các tuyến ống cần chia theo từng đoạn đảm bảo khoảng cách và thuận tiện thi công hoặc theo từng mũi thi công....). Dựa trên kế hoạch, tiến độ thi công chi tiết cho từng hạng mục đã được nhà thầu lập lại theo thực tế sau khi hợp đồng được ký kết, cán bộ giám sát của BQLDA được phân công giám sát (có quyết định phân công giám sát) dự án cần phải nhận định các tiêu chí, nhân tố cần giám sát sau đó xây dựng hệ thống các quy trình, mẫu biểu báo cáo, chế độ báo cáo để thực hiện giám sát trình BQLDA xem xét. Các mẫu biểu báo cáo phải rõ ràng, phải tập trung vào các tiêu chí giám sát đã được xác định trước. Trong quá trình thực hiện giám
sát, cán bộ giám sát cần tuân thủ ghi chép, lưu trữ hồ sơ một cách có khoa học đồng thời báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý..) trong các cuộc họp giao ban định kỳ (thứ sáu hàng tuần). Tại cuộc họp giao ban, phòng quản lý dự án sẽ nghe nhà thầu báo cáo tiến độ thực hiện, các khó khăn vướng mắc, kế hoạch thi công sắp tới, những kiến nghị để từ đó đưa ra giải pháp giải quyết những vướng mắc đó.
Bảng 3.2: Mẫu báo cáo tiến độ thi công
Dự án………. Công trình………/Hạng mục…………..
Đơn vị báo cáo…………./ngày báo cáo………
TT Hạng mục công việc Đơn vị thực hiện Tiến độ hợp đồng Tiến độ hiệu chỉnh (nếu có) Khối lượng kế hoạch Khối lượng thực hiện Đánh giá Bắt đầu Kết thúc Bắt đầu Kết thúc Theo hợp đồng Tháng/ tuần Tháng/ tuần Lũy kế % hợp đồng Tiến độ (Chậm/nhanh) ….tháng 1 2 … Nhận xét đánh giá:
1. Tình hình thi công và chất lượng thi công (thi công, huy động thiết bị, nhân sự, vật tư) 1.1 Tình hình thi công
1.2 Chất lượng thi công
1.3 Nội dung khác (các vướng mắc, phát sinh trong quá trình thi công)
2. Đánh giá chung (tiến độ thi công so với huy động thiết bị, nhân sự, vật tư so với hợp đồng, chất lượng thi công, tác động và giảm thiểu tác động đến môi trường…)
3. Kiến nghị, đề xuất (các kiến nghị về giảipháp thi công, giải quyết các vướng mắc, các vấn đề phát sinh…. …………..Ngày….tháng…….năm…..
Đơn vị báo cáo Họ tên chức danh
Nhìn vào bảng trên, phòng quản lý dự án, lãnh đạo sẽ thấy được hạng mục nào chậm so với kế hoạch, thời gian chậm là bao nhiêu để từ đó xem xét, phân tích nguyên nhân và đề ra giải pháp xử lý, khắc phục đúng với thực tế. Trong suốt quá trình thi công, tất cả các thông tin trong quá trình thực hiện phải được ghi chép đầy đủ vào nhật ký công trình, biên bản các cuộc họp để làm cơ sở để lưu trữ, kiểm tra, tranh chấp hợp đồng (nếu xảy ra) sau này.
b. Áp dụng các biện pháp trong đo lường tiến độ, xác định nguyên nhân chậm tiến độ để đề ra cách khắc phục trong quá trình giám sát.
- Đo lường tiến độ thực hiện: so sánh giữ kế hoạch thi công và số liệu báo cáo tiến độ thi công của nhà thầu cũng có thể đo lường được tiến độ thi công của nhà thầu. Bên cạnh đó có thể sử dụng phương pháp EVM (Erned Value Managment-quản lý giá trị thu được) để đo lường tiến độ thực hiện thông qua chỉ số SPI(Shedule Performence Index-chỉ số thực hiện kế hoạch) như sau:
Thời điểm cập nhật
Giá trị(...đ) ... ...
Giá trị kế hoạch(BCWS) ... ...
Giá trị thu được(BCWP) ... ...
SPI=BCWP/ BCWS ... ...
- Nếu SPI<1 chậm tiến độ, SPI=1: đúng tiến độ, SPI<1 vượt tiến độ
- Việc đạt hay vượt tiến độ đều tốt cho dự án, tuy nhiên nếu tiến độ chậm hơn kế hoạch dự kiến cần phải xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục. Để xác định nguyên nhân có thể sử dụng phương pháp biểu đồ xương cá (biểu đồ nhân quả) (hay biểu đồ Ishikawa-1960). Phương pháp được thực hiện như sau:
Bước 1: vẽ biểu đồ xương cá và liệt kê các vấn đề theo các nhóm chính ảnh hưởng đến việc chậm tiến độ, sắp xếp những nguyên nhân, sử dụng kỹ thuật phân tích, động nảo, thảo luận trong nhóm quản lý dự án để xác định từng yếu tố ở lĩnh vực nào có thể ảnh hưởng đến việc chậm tiến độ như hình bên dưới:
Chậm tiến độ hạng mục.../ công
trình...
Con người Phương pháp
Máy móc Nguyên vật liệu
Ban chỉ huy công trường có mặt không
thường xuyên tại công trường
Công nhân không chủ động máy móc và nguyên vật liệu truớc khi thi công trong thời gian cần thiết
- Máy móc thiết bị không phải lúc nào cung sẵn sàng cho thi công
Ban chỉ huy công trường quản lý tiến độ chưa tốt
Chưa xây dựng biện pháp thi công chi tiết - Kế hoạch thi công hay bị thay đổi
Thông tin giữa các đội thi công không đuợc chuyển giao
Nguyên vật liệu cung cấp không kịp thời
Bước 2: sau đó nhóm dự án sẽ thống nhất với nhau và tiến hành xác định mối tương quan giữa các nguyên nhân, xác định nguyên nhân thứ cấp (những nguyên nhân được kéo theo từ một nguyên nhân truớc đó) (ví dụ như chưa xây dựng biện pháp thi công => máy móc thiết bị không sẵn sàng trong thời gian yêu cầu, nguyên vật liệu chưa cung cấp kịp thời, công nhân chưa huy động đủ) và chỉ giữ nguyên nhân chủ yếu (Ví dụ : Ban chỉ huy công trường quản lý tiến độ chưa tốt)
Bước 3: nhóm thảo luận về thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng của các nguyên nhân được nêu và đánh dấu các nguyên nhân chính để làm cơ sở cho việc xuất khắc phục.
Chậm tiến độ hạng mục.../ công
trình...
Con người Phương pháp
Máy móc Nguyên vật liệu
Ban chỉ huy công trường có mặt không
thường xuyên tại công trường
Công nhân không chủ động máy móc và nguyên vật liệu truớc khi thi công trong thời gian cần thiết
- Máy móc thiết bị không phải lúc nào cung sẵn sàng cho thi công
Ban chỉ huy công trường quản lý tiến độ chưa tốt
Chưa xây dựng biện pháp thi công chi tiết Kế hoạch thi công hay bị thay đổi
Thông tin giữa các đội thi công không đuợc chuyển giao
Nguyên vật liệu cung cấp không kịp thời
Chậm tiến độ hạng mục.../ công
trình...
Con người Phương pháp
Máy móc Nguyên vật liệu
* Ban chỉ huy công trường có mặt không thường xuyên tại công trường
* Công nhân không chủ động máy móc và nguyên vật liệu truớc khi thi công trong thời gian cần thiết
* Máy móc thiết bị không phải lúc nào cung sẵn sàng cho thi công
* Ban chỉ huy công trường quản lý tiến độ chưa tốt
* Chưa xây dựng biện pháp thi công chi tiết * Kế hoạch thi công hay bị thay đổi * Thông tin giữa các đội thi công không đuợc chuyển
giao
* Nguyên vật liệu cung cấp không kịp thời
Chú thích:
: Nguyên nhân chính, cần tìm giải pháp khắc phục.
* : Nguyên nhân thứ cấp
Sau khi xác định được các vấn đề gây chậm tiến độ, bộ phận được phân công giám sát, phòng quản lý dự án sẽ đề xuất các biện pháp khắc phục sửa chữa trong phạm vi thẩm quyền của mình, đồng thời báo cáo ban giám đốc công ty những vấn đề đã được xử lý cũng những vấn đề vượt thẩm quyền xử lý để công ty có hướng giải quyết. Tùy theo nguyên nhân là gì cũng như mức độ chậm tiến độ mà sẽ có các cách giải quyết theo mức độ khác nhau như: yêu cầu để tăng tiến độ, yêu cầu bổ sung nguồn lực, thay đổi biện pháp thi công...
c. Giải pháp đảm bảo tiến độ dự án.
Muốn tiến độ dự án được đảm bảo, cần thực hiện một số giải pháp sau đây:
- Thứ nhất, trên cơ sở bảng tiến độ thi công đã được nhà thầu cập nhật theo thực tế và đã được thống nhất, xác định đường găng dài nhất từ công việc bắt đầu đến công việc cuối của dự án, nó phản ánh thời gian tối thiểu hoàn thành dự án và quản lý chặt chẽ, ưu tiên các công việc trên đường găng này (và cho đây là các Mốc sự kiện quan trọng của dự án. Bởi vì nếu bất kỳ một công việc găng nào bị chậm trễ thì dẫn đến toàn bộ công trình bị chậm trễ. Muốn rút ngắn thời gian thực hiện dự án phải rút ngắn đường găng này. Tuy nhiên, trong quá trình thi công cần quan tâm đến việc phân bổ nguồn lực thực hiện các hạng mục có đường găng ngắn hơn chứ không chỉ tập trung hoàn toàn vào đường găng dài mà không quan tâm đến các đường găng khác.
- Thứ hai, tăng cường mối liên hệ liên kết các bên tham gia dự án, được trình bày cụ thể phía dưới.
- Thứ ba, tăng cường cập nhật tiến độ càng nhiều càng tốt ngày, tuần...
- Theo kinh nghiệm của các chuyên gia từ các dự án cấp nước đã thực hiện tại công ty trong thời gian vừa qua cho thấy phần lớn các công trình xây dựng và cải tạo các nhà máy nước thường hay bị chậm tiến độ và hay phát sinh và nguyên nhân phát sinh cũng là một trong những nguyên nhân chính làm chậm tiến độ. Do đó, để hạn chế vấn đề phát sinh thì trong giai đoạn thiết kế, lập dự toán, thẩm tra, thẩm định thiết kế và dự toán, các cán bộ của BQL và tư vấn cần nghiêm túc xem xét một cách thận trọng đối với loại công trình này. Bên cạnh đó các cán bộ giám sát cũng cần quan tâm giám sát đăc biệt đối với loại công trình này.
3.2.5.2 Hoàn thiện công tác giám sát & kiểm soát chi phí dự án
Trong các giai đoạn của dự án thì giai đoạn thực hiện dự án là giai đoạn sử dụng nhiều chi phí của dự án nhất. Do đó công ty cần phải quản lý chặt chẽ chi phí
trong giai đoạn này nhằm đáp ứng các yêu cầu đặt ra về chi phí của dự án. Trong giai đoạn này, ngoài việc bắt buộc phải kiểm soát, quản lý chi phí đúng theo qui định Nhà nước như định mức đơn giá, chỉ số giá, chi phí chung, VAT, chi phí quản lý dự án... của chi phí thi công thực tế so với hồ sơ thiết kế được duyệt thì dưới góc độ của Nhà quản lý đơn vị QLDA cần kiểm soát chi phí 1 cách khoa học, tổng quan nhưng chủ động biết được dự án tiến triển tốt hay xấu - cảnh báo sớm về những vấn đề thực thi dự án, để truyền đạt tới các bên hữu quan nhằm tập trung vào việc đạt được tiến độ với việc triển khai nhiều dự án. Trong quá trình kiểm soát chi phí, đơn vị QLDA cần sử dụng phương pháp EVM (EVM-Quản lý giá trị thu được) để kiểm soát thực hiện chi phí thông qua phân tích các thông số CV - chênh lệch chi phí (Cost variance), SV - chênh lệch chi phí do thay đổi tiến độ (Schedule variance), CPI - Chỉ số tiến độ thực hiện (Schedule performance index). Vì theo phương pháp này thì, bản chất của kiểm soát tiến độ là dựa trên kết quả chi phí hoàn thành so với kế hoạch. Vì vậy qui trình hệ thống kiểm soát chi phí thực hiện song song tương tự như đã trình bày với qui trình kiểm soát tiến độ ở trên. Tuy nhiên kết quả đo lường các thông số khác nhau như sau:
♦ SV(Chênh lệch về chi phí do thay đổi tiến độ) = BCWP - BCWS. Nếu SV <0: là chưa đạt đủ khối lượng công việc theo kế hoạch.
(BCWS : Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc theo tiến độ (Budgeted Cost of Work Scheduled); BCWP: Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc đã thực hiện (Budgeted Cost of Work Performed))
♦ Chỉ số hiệu quả thực hiện chi phí (CPI): Thời điểm cập nhật
Giá trị (...đ) ... ... ...
Giá trị thu được(BCWP) ... ... ... Giá trị thực tế(ACWP) ... ... ...
CPI= BCWP/ ACWP ... ... ...
- ACWP: Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost of Work Performed)
Nếu CPI<1: dự án vượt ngân sách; CPI=1: dự án nằm trong giới hạn ngân sách; CPI>1: dự án chi dưới mức kế hoạch ngân sách. Ví dụ: Nếu dự án có CPI = 0,93 có nghĩa là dự án vượt quá ngân sách bởi cứ 100 đồng được chi tiêu, thì lượng vượt trội so với ngân sách là 7 đồng.
Các nhận định, đề xuất biện pháp khắc phục xử lý từ các chỉ số SV, CPI có thể như sau: Sau khi xác định được nguyên ngân vượt, chậm chi phí..có thể khắc phục:
- Nếu Chủ đầu tư không cung ứng kịp ngân sách cho Nhà thầu thực hiện thì có thể xem xét lại các khâu giải ngân, thanh - quyết toán của các phòng chuyên môn, cơ quan cung cấp tài chính....để công tác giải ngân được nhanh hơn. Xây dựng quy trình thanh quyết toán vốn ĐTXD cơ bản để làm căn cứ pháp lý cho cán bộ dự án thực hiện
- Nếu Chủ đầu tư đã thanh toán kịp thời theo khối lượng đã hoàn thành cho Nhà thầu nhưng Nhà thầu lại lấy kinh phí từ công trình này đầu tư cho các công trình khác của nhà thầu làm ảnh hưởng tiến độ của Chủ đầu tư thì phải có biện pháp chấn chỉnh và xử lý nghiêm khắc đối với Nhà thầu...v.v.
Theo kinh nghiệm của các chuyên gia và từ các công trình cấp nước đã thực hiện tại công ty thì việc chậm thanh toán cho nhà thầu thường xảy ra đối với các phát sinh, thay đổi thiết kế do công tác chuẩn bị hồ sơ chậm...Do đó cần phối hợp giữa các bên để chuẩn bị ngay các công việc cần thiết: như xin chủ trương, thiết kế lại, lập dự toán bổ sung... nếu không làm