Về qui trình thực hiện: Qui trình được thực hiện qua các bước sau:
Hình 2.6: Quy trình tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu của công ty
Làm rõ HSDT (nếu cần)
Thông báo kết quả đấu thầu Chuẩn bị đấu thầu
(Gồm: lập HSMT, Phê duyệt KHĐT và HSMT) Thẩm định và phê duyệt KQĐT Đánh giá HSDT Thương thảo, ký hợp đồng Tổ chức đấu thầu (Gồm: Thông báo, bán HSMT, nhận HSDT và mở thầu
+ Chuẩn bị đấu thầu: trước khi lập HSMT, công ty phải tiến hành lập và phê duyệt KHĐT. Đối với công tác phê duyệt KHĐT tuân theo quy định của Luật đấu thầu, bên cạnh đó KHĐT và cập nhật KHĐT còn phải được nhà tài trợ phê duyệt đối với các dự án có sử dụng nguồn vốn ODA. Đối với những công trình đầu tư nhỏ, riêng lẽ và thuộc khả năng của công ty thì HSMT được giao Phòng kỹ thuật và quản lý đầu tư lập. Đối với những dự án công trình có nguồn vốn ODA, HSMT do tư vấn lập. Việc lập HSMT được dựa trên mẫu HSMT chuẩn của nhà tài trợ để trình nhà tài trợ (dự án ODA) và theo mẫu HSMT của Bộ KH&ĐT (dự án sử dụng nguồn vốn trong nước). sau đó HSMT sẽ được trình cho chủ đầu tư và nhà tài trợ xem xét phê duyệt.
+ Tổ chức đấu thầu: Công tác mời thầu được thực hiện theo quy định của Luật đấu thầu, các văn bản có liên quan và nhà tài trợ đối với dự án có sử dụng nguồn vốn ODA. Công tác thông báo mời thầu, tiếp nhận HSDT, mở thầu được giao cho bộ phận đấu thầu của công ty ( đối với các dự án không thành lập BQL) hay BQLDA trực tiếp đảm nhận ( trong trường hợp có BQLDA) và phải tuân theo quy định của Việt Nam và nhà tài trợ(nguồn vốn ODA).
+ Đánh giá HSDT: HSDT được các thành viên trong Tổ chuyên gia đấu thầu (được thành lập riêng cho từng gói thầu) tiến hành đánh giá theo các tiêu chí trong HSMT để lập báo cáo đánh giá. Về trình tự đánh giá HSDT gồm đánh giá sơ bộ, chi tiết theo quy định của Luật đấu thầu, quy định của nhà tài trợ, dựa vào các tiêu chí của HSMT như sử dụng phương pháp “Đạt” “Không đạt” để đánh giá đối với gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, tiêu chí chấm điểm đối với gói thầu tư vấn.
+ Thẩm định và ra quyết định KQĐT: Kết quả đánh giá HSDT của Tổ chuyên gia được trình cho phòng kỹ thuật và QLĐT thẩm định trước khi trình cho giám đốc phê duyệt, bên cạnh đó KQĐT cũng phải trình cho nhà tài trợ xem xét phê duyệt tùy theo từng trường hợp cụ thể.
+ Thông báo kết quả đấu thầu: sau khi có phê duyệt của chủ đầu tư và nhà tài trợ, công ty hoặc BQLDA sẽ có công văn thông báo cho kết quả đấu thầu cho nhà thầu trúng thầu cũng như các nhà thầu không trúng thầu đồng thời kết quả trao hợp đồng cũng được đăng trên báo đấu thầu cũng như trên trang web hay đăng theo quy định của nhà tài trợ.
+Thương thảo, ký kết hợp đồng: sau khi có kết quả đấu thầu, công ty hoặc BQLDA sẽ mời nhà thầu đến trực tiếp thương thảo hợp đồng. Nội dung thương thảo thường thương thảo về các điều khoản thanh toán, chủng loại vật tư, bảo hiểm...Việc
giám sát thực hiện hợp đồng do chuyên viên quản lý hợp đồng của phòng Kỹ thuật và quản lý đầu tư hoặc BQLA và một số bộ phận liên quan đảm nhận. Khi ký hợp đồng, nếu trong quá trình xét thầu có các thay đổi đối với bảng khối lượng có chào giá của nhà thầu như hiệu chỉnh sai lệch, giảm giá... thì nhà thầu phải lập lại bảng khối lượng có giá để trình cho chủ đầu tư và đưa vào hợp đồng.
* Nhìn chung về công tác đấu thầu hiện nay của công ty đã đảm bảo ở mặt nội dung và hình thức. Về mặt thời gian thì hầu hết đều bị chậm so với kế hoạch do thời gian lập HSMT chiếm quá nhiều thời gian do quá trình thẩm định thiết kế và dự toán kéo dài.... Bên cạnh đó, do phải tuân theo nhiều yêu cầu, thủ tục từ nhiều phía nên công tác đấu thầu thường chậm hơn nhiều so với thời gian dự kiến.
- Về đội ngũ thực hiện công tác đấu thầu: Đội ngũ cán bộ tham gia làm công tác đấu thầu tại công ty chủ yếu tập trung vào một cán của Phòng Kỹ thuật và QLĐT (1 cán bộ) và cán bộ đấu thầu của BQLDA (1 cán bộ). Các cán bộ phụ trách đấu thầu thường không được đào tạo bài bản mà chỉ làm việc thông qua kinh nghiệm và học hỏi từ các dự án đã thực hiện. Hầu hết các cán bộ này đều đã được tham gia tập huấn các khóa đào tạo về đầu thầu của Việt Nam hay của nhà tài trợ.
- Công tác giám sát hoạt động đấu thầu: Công việc khó khăn và phức tạp nhất của công tác quản lý đấu thầu là làm rõ tính minh bạch của việc đấu thầu. Công tác giám sát đấu thầu là cơ sở cho việc đảm bảo các mục tiêu của đấu thầu là cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả. Hiệu quả trong đấu thầu là hiệu quả tổng hợp không chỉ đơn thuần là đạt được giá trúng thầu thấp mà còn ở chổ nhà thầu có năng lực, kinh nghiệm và giải pháp khả thi. Tại công ty chưa tổ chức được bộ máy giám sát thực sự, do đó chất lượng báo cáo giám sát, đánh giá chỉ dừng lại ở mức độ liệt kê, thống kê, số liệu còn sơ sài, chưa đủ các thông tin cần thiết, chưa làm được chức năng phát hiện, phòng ngừa sai phạm.
- Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong đấu thầu: Hiện tại, công ty không có bộ máy thanh tra đấu thầu độc lập mà chỉ có Ban kiểm soát và Ban thanh tra nhân dân hoạt động kiêm nhiệm cho mọi hoạt động chung cho toàn công ty. Khi có vấn đề cần thiết phải thanh tra, thì các bộ phận này mới tiến hành thanh tra.
Để đánh giá, tác giả đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ quản lý và cán bộ làm công tác QLDA về công tác đấu thầu, kết quả như sau:
Bảng 2.9 Kết quả khảo sát công tác đầu thầu
Chỉ tiêu Số mẫu Kết quả
Công tác đấu thầu của công ty luôn đạt tiến độ đề ra. 18 89% (16) ý kiến không đồng ý, 11 (2) ý kiến
không có ý kiến Công ty đã xây dựng được mẫu hồ sơ mời thầu cho từng
phương thức đấu thầu nhằm tiết kiệm thời gian trong công tác lập và thẩm định HSMT.
18 100 % ý kiến không đồng ý
Công tác thẩm tra thẩm định dự toán tại công ty đảm bảo chính xác đảm bảo yêu cầu
18 78% (14) ý kiến không đồng ý, 22% (4) ý kiến
đồng ý Cán bộ trực tiếp làm công tác đấu thầu am hiểu nhiều về
lĩnh vực đấu thầu.
18 83% (15) ý kiến không đồng ý, 17% (3) ý kiến
không có ý kiến Công ty đã thành lập được bộ phận thanh tra, kiểm tra
công tác đấu thầu.
18 100 % ý kiến không đồng ý
Khi đánh giá HSDT, tổ chuyên gia luôn đảm bảo đánh giá toàn diện các mặt trong HSDT.
18 89% (16) ý kiến không đồng ý, 11 (2) ý kiến
không có y kiến Công ty luôn đảm bảo mật các thông tin đấu thầu trong
thời gian đấu thầu.
18 44% (8) ý kiến không đồng ý, 56% (10) ý kiến
đồng ý