Công tác đầu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác QLDA ĐT. Nếu công tác đầu thầu và lựa chọn nhà thầu không tốt sẽ dẫn ảnh hưởng đến kết quả của dự án như: gây tổn thất cho chủ đầu tư do thông đồng cấu kết trong đầu thầu, gây kiện cáo trong đầu thầu dẫn đến chậm tiến độ, gây ra trình trạng công trình kém chất lượng do lựa chọn nhà thầu không có đủ năng lực... mặc dù trong thời gian qua, công tác đấu thầu của công ty cũng có nhiều kết quả tốt, tuy nhiên tiến độ đấu thầu không đảm bảo, sau khi tiến hành thi công công trình hay bị phát sinh, công tác này chưa được quan tâm kiểm tra thường xuyên, chưa xây dựng được các biểu mẫu, đánh giá HSDT chưa toàn diện, một số trường hợp nhà thầu chưa thật sự có năng lực... và thông qua kết quả khảo sát cho thấy, công tác đấu thầu cần hoàn thiện để công tác này được chuyên nghiệp hơn. Do đó cần phải hoàn thiện công tác đầu thầu theo các định hướng sau đây để tránh các tình trạng nêu trên.
3.2.4.1 Xây dựng quy trình đấu thầu và phân công nhiệm vụ chung cho công ty Để đảm bảo công tác đầu thầu và lựa chọn nhà thầu được thực hiện đúng theo qui định của pháp luật, lựa chọn được được nhà thầu có năng lực, đảm bảo được thời gian và chất lượng, trước tiên phải xây dựng một quy trình và phân công nhiệm vụ để các đơn vị liên quan thực hiện:
Hình 3.8: Quy trình lựa chọn nhà thầu
Riêng đối với các dự án ODA, bên cạnh việc tuân thủ các quy trình của phía Việt Nam, thì cần phải tuân thủ theo các quy định của nhà tài trợ. Ví dụ như đối với
Nhiệm vụ thực hiện Quy trình
Thẩm tra, phê duyệt kế hoạch đấu thầu và HSMT
Thông báo mời thầu
Sơ tuyển năng lực nhà thầu (nếu có)
Phát hành HSMT cho các nhà thầu
Mở thầu
Đánh giá HSDT
Báo cáo kết quả đánh giá
Thẩm tra KQĐT
Phê duyệt KQĐT
Thông báo KQĐT
Thương thảo, hoàn thiện và ký hợp đồng
BQLDA hoặc thuê tư vấn
Phòng KT& QLĐT thẩm định và trình giám đốc phê duyệt BQLDA Tổ chuyên gia BQLDA BGĐ, tổ chuyên gia, BQLDA, Tổ chuyên gia Lập HSMT Hội nghị tiền đấu thầu Tổ chuyên gia Nếu có Đánh giá sơ bộ Loại Không đạt Đạt Đánh giá chi tiết Làm rõ HSDT (nếu cần) Loại
Đánh giá tài chình thương mại và xếp hạng
Không đáp ứng về kỹ thuật
Đáp ứng về kỹ thuật
Kiến nghị trao thầu Phòng KT & QLĐT
Phòng KT & QLĐT trình giám đốc ra quyết định phê duyệt
BQLDA
BGĐ, BQLDA, các phòng ban liên quan
các dự án của WB, các gói thầu cơ bản phải thực hiện theo quy trình trên. Tuy nhiên đối với các gói thầu thuộc diện xem xét trước cần phải có sự ”không phản đối” của WB đối với HSMT, kết quả sơ tuyển (nếu có), báo cáo đánh giá, và hợp đồng.
3.2.4.2 Nâng cao chất lượng đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu là một trong những công cụ hữu ích trong công tác quản lý dự án đầu tư nếu nó được thực hiện đúng và chất lượng. Ví vậy cần hoàn thiện công tác đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo hướng:
Xây dựng bộ mẫu HSMT, báo cáo đánh giá HSDT chuẩn cho từng loại loại hình đấu thầu và tăng cường tính cạnh tranh trong đấu thầu
Trên cơ sở mẫu HSMT và mẫu báo cáo đánh giá HSDT của Bộ Kế hoạch - Đầu Tư ban hành, có thể xây dựng bộ HSMT và báo cáo đánh giá HSDT mẫu phù hợp cho các dự án của công ty, bởi vì cấu trúc cũng như các nội dung chính của các HSMT và báo cáo đánh giá HSDT chỉ khác biệt nhau ở một số nội dung; còn lại các nội dung khác đều có tính chất chung và có thể nhất quán đối với các dự án. Do đó, xây dựng bộ mẫu HSMT và báo cáo đánh giá HSDT sử dụng chung cho các dự án của công ty có thể là đơn giản hóa các nội dung về pháp lý và tách các nội dung thành các gói dữ liệu đấu thầu phù hợp [Xem Phụ lục 2 - Ví dụ xây dựng bộ mẫu HSMT]mẫu chung chữ màu đen, những chổ cần sửa theo từng dự án để màu khác (màu xanh) và sửa đến đâu tô màu đen đến đó để khỏi bị sai sót và không mất thời gian kiểm tra lại. Như vậy, khi tách các nội dung như trên thì việc lập và thẩm định HSMT chỉ cần tập trung vào chính các nội dung có sự khác biệt, tránh được việc phải tranh luận nhiều lần ở cùng một nội dung giống nhau, điều này sẽ làm rút ngắn được khoảng thời gian đấu thầu (rút ngắn được công tác chuẩn bị đấu thầu), đánh giá, thẩm định HSMT cũng như kết quả đấu thầu rất nhiều. Riêng đối với các dự án ODA cần tuân theo mẫu HSMT, báo cáo đánh giá HSDT của nhà tài trợ. Ví dụ như đối với các dự án của WB, bộ HSMT xây lắp sẽ gồm 03 quyển: quyển chỉ dẫn nhà thầu, quyển yêu cầu kỹ thuật và quyển bản vẽ.
Tăng cường áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, hạn chế giao thầu và đấu thầu hạn chế. Đây là hình thức tạo ra môi trường cạnh tranh, mang lại hiệu quả trong đấu thầu. Tất cả các nhà thầu có tư cách hợp lệ tham dự thầu phải được đảm bảo tính công bằng, bình đẳng với nhau không phân biệt thành phần kinh tế, sở hữu, doanh nghiệp trong hay ngoài nước. Có như vậy mới đảm bảo yêu cầu bảo đảm cạnh tranh công bằng giữa các nhà thầu. Trong đấu thầu xây dựng các công trình nâng cấp cơ sở hạ
tầng, tiêu thức chất lượng này phải được cụ thể hoá trong tiêu chuẩn hợp lệ của nhà thầu, tiêu chuẩn lựa chọn nhà thầu được, quy định trong hồ sơ mời thầu, xét thầu và thẩm định kết quả đấu thầu.
Trong xét thầu, việc lựa chọn các thành viên tham gia tổ chuyên gia xét thầu ngoài các yêu cầu về chuyên môn, cần phải có chú trọng đến yêu cầu về quan điểm đánh giá khách quan, không thiên vị. Đó phải là các quan toà cho sự đúng đắn trong các quyết định lựa chọn nhà thầu. Những người có thái độ thiên lệch về thành phần kinh tế hay xem nhẹ vai trò của các nhà thầu trong nước trong tương quan với các nhà thầu nước ngoài sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của việc lựa chọn nhà thầu.
Quản lý chặt chẽ, đảm bảo tính khoa học cho quy trình thực hiện đấu thầu, tăng cường tính bảo mật của tài liệu đấu thầu và rút ngắn thời gian đấu thầu
HSMT được coi là nội dung quan trọng nhất của bất kỳ cuộc đấu thầu nào, vì vậy các vấn đề phải xem xét khi kiểm tra HSMT: tính đầy đủ, chính xác, rõ ràng, khách quan và phù hợp với các căn cứ đã lập. Tiêu chuẩn đánh giá chi tiết phải có trong HSMT; đối với gói thầu phức tạp cần tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để làm sáng tỏ các yêu cầu của HSMT; hạn chế tối đa các yêu cầu quá mức trong HSMT dẫn đến làm tăng chi phí chào thầu hoặc làm lỡ cơ hội đối với một số nhà thầu tiềm năng.
Trước khi tiến hành đầu thầu, kế hoạch đấu thầu phải được các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Do đó, để tránh tình trạng phải cập nhật kế hoạch đấu thầu nhiều lần và tránh chậm tiến độ đấu thầu, công ty cần rút kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và phân chia các gói thầu, cần lập và phân chia một cách khoa học và đảm bảo tính khái quát toàn dự án, tính liên tục của từng hạng mục công trình. Ví dụ đối với một hệ thống cấp nước đầy đủ (nước mặt) sẽ gồm các hạng mục chính như: công trình nước thô, nhà máy xử lý nước, tuyến ống truyền tải, tuyến ống phân phối, trạm bơm tăng áp (trong trường hợp tuyến ống dài bị mất áp lực). Trong trường hợp này nên phân chia thành 3 gói như: nhà máy xử lý nước và trạm bơm tăng áp, tuyến ống tuyền tải, tuyến ống phân phối. Đối với các dự án nâng cấp (đã có nhà máy xử lý nước) thì cần lập kế hoạch thi công tuyến ống phân phối trước để khai thác trước nhằm tăng hiệu quả của dự án ngược lại, nếu chưa có nhà máy thì kế hoạch phải xây dựng nhà máy, tuyến ống truyền tải và cuối cùng là ống phân phối.
Áp dụng thực hiện cả tiền kiểm lẫn hậu kiểm khi thực hiện giám sát quá trình xét thầu. Nghĩa là kể cả khi hợp đồng đã được xem xét trao cho một nhà thầu nào đó, nhưng quá trình hậu kiểm phát hiện ra các sai sót nghiêm trọng (được liệt kê rõ và theo
Luật định) thì vẫn có quyền từ chối kết quả đó và xem xét lựa chọn nhà thầu tiếp theo đáp ứng yêu cầu hoặc từ chối thanh toán kể cả khi hợp đồng đã thực hiện. Nội dung này phải được thông báo trước đến các nhà thầu và có sự cam kết biết rõ từ các nhà thầu.
Để thực hiện theo chế độ hậu kiểm, cần xem xét đề xuất quản lý đấu thầu theo hệ thống. Nghĩa là việc tập trung vào các yếu tố đầu ra, kết quả và xét duyệt sau của quản lý hệ thống chứ không tập trung vào các yếu tố đầu vào và xét duyệt trước của quản lý sự vụ. Đây là hình thức rút ra từ kinh nghiệm của WB, nếu thực hiện tốt giải pháp này, sẽ góp phần khắc phục được nhiều hạn chế trong công tác đấu thầu.
Tăng cường kiểm soát về mặt thời gian: Đưa các tiêu chí tuân thủ về mặt thời gian thành một trong các tiêu chí đánh giá năng lực quản lý của các bộ phận thực hiện đấu thầu. Mặc dù trong từng giai đoạn cũng đã có các mốc thời gian theo quy định như lập HSMT trong 20 ngày, thẩm định HSMT trong 10 ngày…) nhưng không nhất thiết phải sử dụng hết các mốc thời gian này mà từng giai đoạn cần phải áp dụng linh hoạt, rút ngắn thời gian, kết hợp các giai đoạn trong đầu thầu đề rút ngắn thời gian trên cơ sở vẫn đảm bảo tuân theo quy định của nhà nước, nhà tài trợ. Rút kinh nghiệm trong các dự án vừa qua tại công ty, ở từng khâu từ chuẩn bị hồ sơ mời thầu, mở thầu, tổ chức chấm thầu và xét thầu, đến đàm phán ký kết hợp đồng và quản lý hợp đồng khi triển khai, cần phải rút ngắn hơn nữa đặc biệt trong giai đoạn thẩm định và phê duyệt hồ sơ thiết kế thi công và dự toán, đây là giai đoạn mất thời gian nhiều nhất và ảnh hưởng nhiều nhất đến tiến độ cũng như chất lượng của hoạt động đấu thầu. Bên cạnh đó cần xem xét ưu tiên thực hiện đấu thầu các gói thầu có tiến độ quy mô đầu tư lớn và thời gian thi công dài trước và các gói thầu đơn giản và thời gian ngắn sẽ thực hiện sau.
Sau khi có kết quả trúng thầu, BQLDA sẽ mời nhà thầu đến thương thảo hợp đồng. Tuy nhiên, việc thương thảo chỉ nên tập thương thảo đối với những nội dung không nêu trong hợp đồng (với điều kiện không vi phạm các quy định của pháp luật), chủng loại vật tư sử dụng cho công trình. Tránh trường hợp nội dung thương thảo trùng với các nội dung trong hợp đồng gây mất thời gian và không khoa học.
Đối với các dự án ODA cần quan tâm đặc biệt đến các quy định, chính sách của nhà tài trợ để tránh việc nhà tài trợ không cho mời thầu do vi phạm một số quy định của nhà tài trợ dẫn đến chậm tiến độ trong đấu thầu và chậm tiến độ của dự án. Ví dụ như không thực hiện chính sách an toàn sẽ không được phát hành HSMT...
Quy trình đấu thầu, tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Trường hợp HSDT hoặc bất kỳ tài liệu bổ sung nào khác, kể cả thư
giảm giá... v.v..được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu đều coi là không hợp lệ thì bên mời thầu sẽ vẫn tiếp nhận các tài liệu này nhưng không mở và gửi trả cho nhà thầu theo nguyên trạng. Sau khi mở thầu các HSDT cần phải được lưu trữ bảo mật và chỉ được lưu hành nội bộ trong tổ chuyên gia đánh giá HSDT để phục vụ cho công tác đánh giá HSDT. Trong quá trình đánh giá HSDT, tổ chuyên gia phải đảm bảo bí mật các thông tin cho đến khi công bố kết quả đấu thầu.
Tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán làm công tác đấu thầu
Năng lực của đấu thầu được xem xét, đánh giá thông qua năng lực của đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu “còn gọi là Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu”. Vì thế đòi hỏi đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu phải được tiêu chuẩn như sau:
- Am hiểu pháp luật về đầu tư và đấu thầu. Cần tiến hành thi tuyển để đánh giá kiến thức của các ứng viên về các quy định luật pháp của Nhà nước về đầu tư về đấu thầu. Đặc biệt chú ý đến việc cập nhật thường xuyên các quy định, Nghị định, hướng dẫn mới thi hành có liên quan.
- Có kiến thức, hiểu biết, và kinh nghiệm về quản lý dự án. Chủ đầu tư quy định số năm kinh nghiệm làm dự án của thành viên được chọn vào “tổ chuyên gia xét thầu” làm căn cứ tuyển chọn. Không bố trí những cán bộ mới làm việc, chưa có kiến thức kinh nghiệm về quản lý dự án.
- Có bản lĩnh vững vàng, không bị cám dỗ mua chuộc khi thực hành nhiệm vụ; Ngoài ra, “Tổ chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” còn phải bảo đảm yêu cầu của một đơn vị công tác chuyên nghiệp, tức là phải tạo thành một nhóm làm việc hiệu quả, đảm bảo công việc chuyên môn là xét thầu thực sự khách quan, vô tư, minh bạch lựa chọn nhà thầu phải đảm bảo thật sự công bằng, bình đẳng. Nhóm làm việc đó luôn luôn sẵn sàng chống lại các hành vi tham nhũng, mua chuộc, cám dỗ.
Việc thành lập được “Tổ chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” sẽ đem lại hiệu quả trên nhiều mặt sau đây:
+ Đảm bảo việc xét thầu công tâm, minh bạch, đúng pháp luật và nhiều tiêu thức chất lượng khác như đảm bảo sự công bằng bình đẳng, đảm bảo yêu cầu vô tư, trong sáng khi lựa chọn nhà thầu.
+ “Tổ chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” sẽ khắc phục các hiện tượng tiêu cực đã và đang tồn tại trong hoạt động đấu thầu hiện nay. Lựa chọn thành viên tham gia tổ chuyên gia xét thầu có chất lượng sẽ khắc phục các hành vi gian lận như thông đồng với nhà thầu, bán thông tin mật về đấu thầu.
+ Tính chuyên nghiệp trong tổ chức hoạt động đấu thầu sẽ được nâng lên do tập trung được những cán bộ, chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, am hiểu luật pháp và có phẩm chất chính trị tốt không dễ bị cám dỗ mua chuộc.
+ Năng lực đấu thầu quốc tế các gói thầu công trình xây dựng phức tạp về kỹ thuật, uy tín quốc tế trong tổ chức đấu thầu sẽ được nâng cao.
Quản lý và thẩm định chặt chẽ ngay từ các khâu thiết kế - dự toán
Giai đoạn thẩm tra, thẩm định thiết kế và dự toán là giai đoạn rất quan trọng nhằm kiểm tra chất lượng thiết kế, tính chính xác của khối lượng công việc sẽ thi công sẽ được đưa vào để mời thầu. Nếu bộ phận thẩm định thẩm định không chính xác mà nhà nhầu phát hiện sẽ gây tổn thất cho chủ đầu tư. Ví dụ khi nhà thầu phát hiện khối lượng mời thầu thiếu, nhà thầu sẽ kê đơn giá cao để thanh toán sau nay khi đó sẽ dẫn đến tổn thất cho chủ đầu tư hoặc tránh tình trạng sau khi tiến hành thi công nhà thầu phát hiện sự khác biệt, sai sót về khối lượng, thiết kế thiếu, thiết kế sai, khảo sát địa hình không chính sát ... sẽ mất thời gian để trao đổi, kiểm tra, giải thích, phê duyệt thay đổi....làm ảnh hưởng đến tiến độ của dự án.... Do đó cần giám sát, kiểm tra chặt chẽ