Mô hình quản lý này có đặc điểm
- Dự án đầu tư được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (tuỳ thuộc vào tính chất của dự án)
- Các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án
Mô hình quản lý này có ưu điểm sau:
- Linh hoạt trong việc sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính và tạm thời một số mặt đối với các chuyên viên tham gia quản lý dự án đầu tư. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình tại các phòng chuyên môn khi kết thúc dự án.
- Một người có thể tham gia vào nhiều dự án để sử dụng tối đa, hiệu quả vốn, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên viên.
Mô hình này có nhược điểm:
- Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một phòng chức năng nên phòng này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính của nó mà không tập trung nhiều nỗ lực vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án. Tình trạng tương tự cũng diễn ra đối với các phòng chức năng khác cùng thực hiện dự án. Do đó dự án không nhận được sự ưu tiên cần thiết, không đủ nguồn lực để hoạt động hoặc bị coi nhẹ.
Hình 1.10: Mô hình quản lý dự án theo chức năng 1.3.2 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án
Đây là mô hình quản lý mà các thành viên ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn, chuyên thực hiện quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao
Mô hình quản lý này có ưu điểm:
- Đây là hình thức quản lý dự án phù hợp với yêu cầu của khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường.
- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án
- Các thành viên trong ban quản lý dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án, chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành. - Do sự tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả thông tin sẽ cao hơn.
Tuy nhiên mô hình này cũng có những nhược điểm sau:
- Khi thực hiện đồng thời nhiều dự án ở những địa bàn khác nhau và phải đảm bảo đủ số lượng cán bộ cần thiết cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực.
- Do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về thời gian, chi phí của dự án nên các ban quản lý dự án có xu hướng tuyển hoặc thuê các chuyên gia giỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực cho hoạt động quản lý dự án.
- Không gắn bó và thống nhất giữa mục tiêu của đơn vị và dự án trong một thể thống nhất nên dễ gây lãng phí và chồng lấn
Giám đốc
Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng kế toán tài chính Các phòng khác Dự án A Dự án B Dự án A Dự án B Dự án A Dự án B Dự án A Dự án B
Hình 1.11: Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án 1.3.3 Mô hình quản lý dự án theo ma trận
Mô hình này kết hợp giữa mô hình quản lý dự án theo chức năng và mô hình quản lý chuyên trách dự án. Từ sự kết hợp này hình thành hai loại ma trận: ma trận mạnh và ma trận yếu
Mô hình này có ưu điểm:
- Mô hình này giao quyền cho Chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, trong phạm vi kinh phí được duyệt.
- Các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau. - Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý chuyên trách. Khi kết thúc dự án các thành viên ban quản lý dự án có thể trở về tiếp tục công việc cũ tại phòng chức năng của mình.
- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng và những thay đổi của thị trường.
Nhược điểm của mô hình này là:
- Nếu việc phân quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng hoặc trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện dự án.
- Về lý thuyết các Chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những người đứng đầu bộ phận chức năng ra quyết định kỹ thuật. Nhưng trên thực tế quyền hạn và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó, kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.
- Mô hình này vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý. Vì một nhân viên có hai thủ trưởng nên sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào
Giám đốc BQLDA Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Phòng khác Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch
trong trường hợp hai lệnh từ hai nhà quản lý cấp trên mâu thuẫn nhau. Do vậy thông thường giám đốc dự án phải là thủ trưởng đơn vị.
Hình 1.12: Mô hình quản lý dự án theo ma trận Những căn cứ lựa chọn mô hình quản lý dự án đầu tư
Để lựa chọn mô hình quản lý dự án cần dựa vào những nhân tố cơ bản như quy mô dự án, thời gian thực hiện, công nghệ sử dụng, độ bất định và rủi ro của dự án, địa điểm thực hiện dự án, nguồn lực và chi phí cho dự án, số lượng dự án thực hiện trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó. Ngoài ra cũng cần phân tích các tham số quan trọng khác là phương thức thống nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hưởng và hệ thống thông tin.
1.4 Nội dung quản lý dự án
1.4.1 Quản lý vĩ mô và vi mô đối với các dự án 1.4.1.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án 1.4.1.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án.
Giám đốc Chủ nhiệm chương trình Trưởng Phòng sản xuất Trưởng Phòng kỹ thuật Trưởng Phòng Tài chính Trưởng Phòng kinh doanh Chủ nhiệm dự án A Chủ nhiệm dự án B Chủ nhiệm dự án Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông… Ông…
Trong quá trình triển khai dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế xã hội. Những công cụ quản lý bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách tài chính, tiền tệ, tỉ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, thuế, hệ thống pháp luật, những quy định về kế toán, tiền lương...
1.4.1.2 Quản lý vi mô đối với các dự án
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, giám sát....các hoạt động của dự án. Quản lý dự án bao gồm quản lý hàng loạt các vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn đầu tư, rủi ro, mua sắm....Quá trình quản lý được thực hiện xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành
1.4.2 Các nội dung QLDA ĐT XDCT
Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành các giai đoạn để thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc một số công việc nhất định. Tổng hợp các giai đoạn này gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, thời điểm thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện và ai sẽ thực hiện. Bên cạnh đó nó cũng chỉ ra các công việc còn tồn đọng ở giai đọan cuối thuộc về hay không thuộc về dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy các đặc điểm như sau:
Mức chi phí và nhu cầu nhân lực ở giai đoạn đầu thường thấp, tăng cao trong giai đoạn thực hiện và giảm dần ở giai đoạn kết thúc.
Xác suất hoàn thành thành công dự án là thấp nhất và do đó độ rủi ro là cao nhất khi bắt đầu dự án. Xác suất thành công sẽ cao hơn khi tiến đến giai đoạn kết thúc của dự án. Khả năng ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng của chủ đầu tư dẫn đến chi phí là cao nhất ở giai đoạn đầu và và giảm mạnh ở các giai đoạn tiếp theo
Đứng trên góc độ là Chủ đầu tư dự án thì nội dung QLDAĐT XDCT cần đề cập đến một số vấn đề chủ chốt trong công tác QLDAĐT như: Lập dự án đầu tư, thẩm định DAĐT, công tác đấu thầu, theo dõi và kiểm soát dự án ở giai đoạn thi công (mà đặc biệt là kiểm soát tiến độ, chi phí, chất lượng và rủi ro)
1.4.2.1 Lập và thẩm định dự án đầu tư
Lập dự án đầu tư là giai đoạn khởi đầu của một dự án, là giai đoạn điều tra, khảo sát các vấn đề kinh tế-xã hội để lập dự án, tuy chiếm một phần chi phí không lớn, nhưng lại là giai đoạn quan trọng, hết sức phức tạp, mang tính tổng hợp cao, đòi hỏi nhiều kiến thức sâu, rộng trên từng lĩnh vực tổ chức - kinh tế - kỹ thuật, chứa toàn bộ những vấn đề chiến lược quyết định sự thành bại của các giai đoạn tiếp theo, do vậy nghiên cứu trong giai đoạn này cần phải tập trung nghiên cứu thận trọng, vấn đề quản lý được đặt ra là chất lượng của công tác nghiên cứu. Khi xây dựng Dự án đầu tư đòi hỏi người lập dự án phải am hiểu từng lĩnh vực cụ thể liên quan đến dự án đầu tư.
Để một dự án đầu tư hạn chế được rủi ro và đạt kết quả cao nhất có thể, buộc nhà các nhà đầu tư phải tính toán - cân nhắc nhiều phương án. Phương pháp soạn thảo DAĐT được tiến hành nghiên cứu qua 3 mức độ [24]:
- Nghiên cứu các cơ hội đầu tư - Nghiên cứu tiền khả thi - Nghiên cứu khả thi
Nội dung nghiên cứu của từng mức độ cụ thể như sau: a. Nghiên cứu cơ hội đầu tư
Nghiên cứu cơ hội đầu tư là việc nghiên cứu các khả năng và điều kiện để Chủ đầu tư có thể đưa ra quyết định sơ bộ về đầu tư. Là tìm kiếm những điều kiện để đầu tư thuận lợi, phù hợp với khả năng mong muốn đầu tư của nhà đầu tư. Đây là giai đoạn hình thành dự án và là bước nghiên cứu sơ bộ nhằm xác định triển vọng đem lại hiệu quả của đầu tư. Công việc của nghiên cứu cơ hội đầu tư là xác định nhu cầu và khả năng tiến hành đầu tư, kết quả và hiệu quả sau khi đầu tư.
Khi nghiên cứu cơ hội đầu tư, người Chủ đầu tư cần dựa vào những căn cứ sau đây: - Các chủ trương, chính sách, chiến lược phát triển kinh tế-xã hội của đất nước hoặc chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh dịch vụ của ngành, của cơ sở. Đây là định hướng lâu dài cho sự phát triển của đất nước và của các cơ sở. Các chủ trương chính sách của Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực đầu tư trong từng giai đoạn. Việc nhà nước ưu tiên hay hạn chế vùng nào, ngành nào sẽ tạo điều kiện thuận lợi hay khó khăn cho ngành đó, vùng đó.
- Tài nguyên thiên nhiên của quốc gia. Đây là một trong những căn cứ quan trọng không những đối với các dự án thuộc ngành khai thác chế biến khoáng sản, mà còn đối với các dự án có liên quan đến các ngành đó, xác định lợi thế so sánh với các đối thủ cạnh tranh.
- Nhu cầu tương lai của thị trường trong nước và ngoài nước về những mặt hàng cụ thể. Đây là nhân tố quyết định sự hình thành và hoạt động của DAĐT.
- Tình hình cung cấp mặt hàng này hoặc hoạt động dịch vụ trên ở trong nước và thế giới dự án chiếm lĩnh trong một thời gian dài. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường thì cạnh tranh là yếu tố rất quan trọng, không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường.
- Những kết quả và hiệu quả về kinh tế, xã hội sẽ đạt được nếu thực hiện đầu tư. Đây là tiêu chuẩn tổng hợp để đánh giá tính khả thi của toàn bộ dự án.
- Khả năng về vốn, trình độ khoa học công nghệ, sự phát triển hạ tầng của quốc gia và địa phương.
Một phương án đầu tư được coi là thuận lợi hay không, thường được xem xét trên 3 yếu tố cơ bản sau:
- Đầu vào (máy móc thiết bị, công nghệ, lao động, NVL, vốn, tài trợ...) cho phương án đó có lợi hay không?
- Đầu ra (Cầu về sản phẩm sắp được sản xuất như thế nào? Giá cả ra sao? Đối thủ cạnh tranh trên thị trường như thế nào?) cho phương án đó có lợi hay không?
- Phương án đó có phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của đơn vị thực hiện đầu tư hay không?
b. Nghiên cứu tiền khả thi (Lập báo cáo đầu tư XDCT)
Đây là bước nghiên cứu tiếp theo của các cơ hội đầu tư có nhiều triển vọng. Bước này nghiên cứu sâu hơn các khía cạnh mà khi xem xét các cơ hội đầu tư còn thấy phân vân chưa chắc chắn, nhằm tiếp tục lựa chọn, sàng lọc các cơ hội đầu tư. Thực chất nhiệm vụ cơ bản của giai đoạn này là xây dựng bản luận chứng kinh tế-kỹ thuật (dự án khả thi) để phục vụ cho việc lựa chọn dự án đầu tư trong các cơ hội đầu tư đã đưa ra, xem xét lại cơ hội đầu tư đã đưa ra đó có hội đủ điều kiện cần thiết để tiếp tục đi sâu nghiên cứu bước tiếp theo hay loại bỏ hoặc phải chọn lại cơ hội đầu tư khác.
Đặc điểm nghiên cứu của giai đoạn này là chưa chi tiết, xem xét ở trạng thái tĩnh, ở mức trung bình mọi đầu vào, đầu ra, mọi khía cạnh kỹ thuật, tài chính, kinh tế của cơ hội đầu tư và toàn bộ quá trình thực hiện đầu tư, vận hành kết quả đầu tư. Do đó độ chính xác chưa cao. Thời gian thực hiện ngắn (thường là 1 năm)
Theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thì nội dung báo cáo đầu tư xây dựng công trình (nghiên cứu tiền khả thi) bao gồm:
Sự cần thiết phải đầu tư xây dựng công trình, các điều kiện thuận lợi và khó khăn; chế độ khai thác và sử dụng tài nguyên quốc gia nếu có;
Dự kiến quy mô đầu tư: công suất, diện tích xây dựng; các hạng mục công trình thuộc dự án; dự kiến về địa điểm xây dựng công trình và nhu cầu sử dụng đất;
Phân tích, lựa chọn sơ bộ về công nghệ, thông số kỹ thuật; các điều kiện cung cấp vật tư thiết bị, nguyên liệu, năng lượng, dịch vụ, hạ tầng kỹ thuật; phương án giải phóng mặt bằng, tái định cư nếu có; các ảnh hưởng của dự án đối với môi trường, sinh thái, phòng, chống cháy nổ, an ninh, quốc phòng;