Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành các giai đoạn để thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc một số công việc nhất định. Tổng hợp các giai đoạn này gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, thời điểm thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện và ai sẽ thực hiện. Bên cạnh đó nó cũng chỉ ra các công việc còn tồn đọng ở giai đọan cuối thuộc về hay không thuộc về dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy các đặc điểm như sau:
Mức chi phí và nhu cầu nhân lực ở giai đoạn đầu thường thấp, tăng cao trong giai đoạn thực hiện và giảm dần ở giai đoạn kết thúc.
Xác suất hoàn thành thành công dự án là thấp nhất và do đó độ rủi ro là cao nhất khi bắt đầu dự án. Xác suất thành công sẽ cao hơn khi tiến đến giai đoạn kết thúc của dự án. Khả năng ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng của chủ đầu tư dẫn đến chi phí là cao nhất ở giai đoạn đầu và và giảm mạnh ở các giai đoạn tiếp theo
Đứng trên góc độ là Chủ đầu tư dự án thì nội dung QLDAĐT XDCT cần đề cập đến một số vấn đề chủ chốt trong công tác QLDAĐT như: Lập dự án đầu tư, thẩm định DAĐT, công tác đấu thầu, theo dõi và kiểm soát dự án ở giai đoạn thi công (mà đặc biệt là kiểm soát tiến độ, chi phí, chất lượng và rủi ro)
1.4.2.1 Lập và thẩm định dự án đầu tư
Lập dự án đầu tư là giai đoạn khởi đầu của một dự án, là giai đoạn điều tra, khảo sát các vấn đề kinh tế-xã hội để lập dự án, tuy chiếm một phần chi phí không lớn, nhưng lại là giai đoạn quan trọng, hết sức phức tạp, mang tính tổng hợp cao, đòi hỏi nhiều kiến thức sâu, rộng trên từng lĩnh vực tổ chức - kinh tế - kỹ thuật, chứa toàn bộ những vấn đề chiến lược quyết định sự thành bại của các giai đoạn tiếp theo, do vậy nghiên cứu trong giai đoạn này cần phải tập trung nghiên cứu thận trọng, vấn đề quản lý được đặt ra là chất lượng của công tác nghiên cứu. Khi xây dựng Dự án đầu tư đòi hỏi người lập dự án phải am hiểu từng lĩnh vực cụ thể liên quan đến dự án đầu tư.
Để một dự án đầu tư hạn chế được rủi ro và đạt kết quả cao nhất có thể, buộc nhà các nhà đầu tư phải tính toán - cân nhắc nhiều phương án. Phương pháp soạn thảo DAĐT được tiến hành nghiên cứu qua 3 mức độ [24]:
- Nghiên cứu các cơ hội đầu tư - Nghiên cứu tiền khả thi - Nghiên cứu khả thi
Nội dung nghiên cứu của từng mức độ cụ thể như sau: a. Nghiên cứu cơ hội đầu tư
Nghiên cứu cơ hội đầu tư là việc nghiên cứu các khả năng và điều kiện để Chủ đầu tư có thể đưa ra quyết định sơ bộ về đầu tư. Là tìm kiếm những điều kiện để đầu tư thuận lợi, phù hợp với khả năng mong muốn đầu tư của nhà đầu tư. Đây là giai đoạn hình thành dự án và là bước nghiên cứu sơ bộ nhằm xác định triển vọng đem lại hiệu quả của đầu tư. Công việc của nghiên cứu cơ hội đầu tư là xác định nhu cầu và khả năng tiến hành đầu tư, kết quả và hiệu quả sau khi đầu tư.
Khi nghiên cứu cơ hội đầu tư, người Chủ đầu tư cần dựa vào những căn cứ sau đây: - Các chủ trương, chính sách, chiến lược phát triển kinh tế-xã hội của đất nước hoặc chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh dịch vụ của ngành, của cơ sở. Đây là định hướng lâu dài cho sự phát triển của đất nước và của các cơ sở. Các chủ trương chính sách của Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực đầu tư trong từng giai đoạn. Việc nhà nước ưu tiên hay hạn chế vùng nào, ngành nào sẽ tạo điều kiện thuận lợi hay khó khăn cho ngành đó, vùng đó.
- Tài nguyên thiên nhiên của quốc gia. Đây là một trong những căn cứ quan trọng không những đối với các dự án thuộc ngành khai thác chế biến khoáng sản, mà còn đối với các dự án có liên quan đến các ngành đó, xác định lợi thế so sánh với các đối thủ cạnh tranh.
- Nhu cầu tương lai của thị trường trong nước và ngoài nước về những mặt hàng cụ thể. Đây là nhân tố quyết định sự hình thành và hoạt động của DAĐT.
- Tình hình cung cấp mặt hàng này hoặc hoạt động dịch vụ trên ở trong nước và thế giới dự án chiếm lĩnh trong một thời gian dài. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường thì cạnh tranh là yếu tố rất quan trọng, không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường.
- Những kết quả và hiệu quả về kinh tế, xã hội sẽ đạt được nếu thực hiện đầu tư. Đây là tiêu chuẩn tổng hợp để đánh giá tính khả thi của toàn bộ dự án.
- Khả năng về vốn, trình độ khoa học công nghệ, sự phát triển hạ tầng của quốc gia và địa phương.
Một phương án đầu tư được coi là thuận lợi hay không, thường được xem xét trên 3 yếu tố cơ bản sau:
- Đầu vào (máy móc thiết bị, công nghệ, lao động, NVL, vốn, tài trợ...) cho phương án đó có lợi hay không?
- Đầu ra (Cầu về sản phẩm sắp được sản xuất như thế nào? Giá cả ra sao? Đối thủ cạnh tranh trên thị trường như thế nào?) cho phương án đó có lợi hay không?
- Phương án đó có phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của đơn vị thực hiện đầu tư hay không?
b. Nghiên cứu tiền khả thi (Lập báo cáo đầu tư XDCT)
Đây là bước nghiên cứu tiếp theo của các cơ hội đầu tư có nhiều triển vọng. Bước này nghiên cứu sâu hơn các khía cạnh mà khi xem xét các cơ hội đầu tư còn thấy phân vân chưa chắc chắn, nhằm tiếp tục lựa chọn, sàng lọc các cơ hội đầu tư. Thực chất nhiệm vụ cơ bản của giai đoạn này là xây dựng bản luận chứng kinh tế-kỹ thuật (dự án khả thi) để phục vụ cho việc lựa chọn dự án đầu tư trong các cơ hội đầu tư đã đưa ra, xem xét lại cơ hội đầu tư đã đưa ra đó có hội đủ điều kiện cần thiết để tiếp tục đi sâu nghiên cứu bước tiếp theo hay loại bỏ hoặc phải chọn lại cơ hội đầu tư khác.
Đặc điểm nghiên cứu của giai đoạn này là chưa chi tiết, xem xét ở trạng thái tĩnh, ở mức trung bình mọi đầu vào, đầu ra, mọi khía cạnh kỹ thuật, tài chính, kinh tế của cơ hội đầu tư và toàn bộ quá trình thực hiện đầu tư, vận hành kết quả đầu tư. Do đó độ chính xác chưa cao. Thời gian thực hiện ngắn (thường là 1 năm)
Theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thì nội dung báo cáo đầu tư xây dựng công trình (nghiên cứu tiền khả thi) bao gồm:
Sự cần thiết phải đầu tư xây dựng công trình, các điều kiện thuận lợi và khó khăn; chế độ khai thác và sử dụng tài nguyên quốc gia nếu có;
Dự kiến quy mô đầu tư: công suất, diện tích xây dựng; các hạng mục công trình thuộc dự án; dự kiến về địa điểm xây dựng công trình và nhu cầu sử dụng đất;
Phân tích, lựa chọn sơ bộ về công nghệ, thông số kỹ thuật; các điều kiện cung cấp vật tư thiết bị, nguyên liệu, năng lượng, dịch vụ, hạ tầng kỹ thuật; phương án giải phóng mặt bằng, tái định cư nếu có; các ảnh hưởng của dự án đối với môi trường, sinh thái, phòng, chống cháy nổ, an ninh, quốc phòng;
Hình thức đầu tư, xác định sơ bộ tổng mức đầu tư, thời hạn thực hiện dự án, phương án huy động vốn theo tiến độ và hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án và phân kỳ đầu tư nếu có.
Đối với các cơ hội đầu tư quy mô nhỏ, không phức tạp về mặt kỹ thuật và triển vọng đem lại hiệu quả rõ ràng, thì có thể bỏ qua giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi. Theo khoản 1 điều 13 - Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ, riêng đối với các công trình có tổng mức đầu tư < 15 tỷ và các công trình cho mục đích tôn giáo thì không phải lập dự án đầu tư xây dựng công trình mà chỉ chỉ lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình (tức là: Dự án đầu tư xây dựng công trình rút gọn).
c. Nghiên cứu khả thi (Lập dự án đầu tư XDCT)
Đây là bước sàng lọc cuối cùng trong việc soạn thảo Dự án đầu tư để lựa chọn dự án tối ưu. Ở giai đoạn này phải khẳng định cơ hội đầu tư có khả thi hay không? Có hiệu quả hay không?
Ở bước này, nội dung nghiên cứu cũng giống như giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi, nghĩa là các phần và các tiêu chuẩn sử dụng đánh giá giống nhau. Song khác nhau ở chỗ là bước này đòi hỏi mức độ chi tiết hơn, độ chính xác phải cao hơn, nghiên cứu một cách toàn diện, sâu sắc, triệt để và cụ thể trên các mặt: pháp lý, thị trường, kỹ thuật, quản trị, tài chính và kinh tế - xã hội...nhằm kết luận lần cuối cơ hội đầu tư là khả thi. Mọi khía cạnh nghiên cứu đều được xem xét ở trạng thái động, tức là có xét đến các yếu tố bất định có thể xảy ra theo từng nội dung nghiên cứu. Bước nghiên cứu này đòi hỏi phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:
- Số liệu thông tin: phải trung thực, chính xác, có nguồn gốc xuất xứ của thông tin. - Về phương pháp tính toán, phân tích: không để xảy ra sai sót hoặc thiếu rõ ràng, phải đảm bảo độ tin cậy cần thiết với sai số không được quá 5% theo qui định.
- Về kinh phí thực hiện: phải tính toán đầy đủ và chính xác bảo đảm dự toán chi tiết theo từng khoản mục cụ thể.
- Về thời gian thực hiện: phải bảo đảm đúng tiến độ, không được kéo dài. Sản phẩm của bước này là kết quả toàn bộ quá trình soạn thảo DAĐT XDCT. Như vậy nghiên cứu khả thi phải được thực hiện trên cơ sở các thông tin chi tiết, chính xác cao hơn ở giai đoạn tiền khả thi. Đây là cơ sở để quyết định đầu tư, và là căn cứ để triển khai thực hiện dự án thực tế. Tài liệu nghiên cứu khả thi phải là tài liệu đánh giá toàn diện. Nhìn vào bảng nghiên cứu khả thi có thể hình dung được bức tranh toàn cảnh về mọi hoạt động của một DAĐT trong suốt “một đời” hoạt động của nó. Kết thúc giai đoạn này là đến giai đoạn thẩm định dự án đầu tư
Theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ Về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thì nội dung nghiên cứu khả thi bao gồm 2 nội dung cơ bản sau:
Nội dung thuyết minh báo cáo khả thi:
- Sự cần thiết và mục tiêu đầu tư; đánh giá nhu cầu thị trường, tiêu thụ sản phẩm đối với dự án sản xuất, kinh doanh; tính cạnh tranh của sản phẩm; tác động xã hội đối với địa phương, khu vực (nếu có); hình thức đầu tư xây dựng công trình; địa điểm xây dựng, nhu cầu sử dụng đất; điều kiện cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu và các yếu tố đầu vào khác...
- Mô tả về quy mô và diện tích xây dựng công trình, các hạng mục công trình thuộc dự án; phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ và công suất...
Các giải pháp thực hiện bao gồm:
a) Phương án chung về giải phóng mặt bằng, tái định cư và phương án hỗ trợ xây dựng hạ tầng kỹ thuật nếu có;
b) Các phương án thiết kế kiến trúc đối với công trình trong đô thị và công trình có yêu cầu kiến trúc;
c) Phương án khai thác dự án và sử dụng lao động;
d) Phân đoạn thực hiện, tiến độ thực hiện và hình thức quản lý dự án.
- Đánh giá tác động môi trường, các giải pháp phòng cháy, chữa cháy và các yêu cầu về an ninh, quốc phòng.
- Tổng mức đầu tư của dự án; khả năng thu xếp vốn, nguồn vốn và khả năng cấp vốn theo tiến độ; phương án hoàn trả vốn đối với dự án có yêu cầu thu hồi vốn và phân tích đánh giá hiệu quả kinh tế - tài chính, hiệu quả xã hội của dự án.
Nội dung thiết kế cơ sở: bao gồm phần thuyết minh và phần bản vẽ. Phần thuyết minh thiết kế cơ sở bao gồm các nội dung:
a) Giới thiệu tóm tắt địa điểm xây dựng, phương án thiết kế; tổng mặt bằng công trình, hoặc phương án tuyến công trình đối với công trình xây dựng theo tuyến; vị trí, quy mô xây dựng các hạng mục công trình; việc kết nối giữa các hạng mục công trình thuộc dự án và với hạ tầng kỹ thuật của khu vực;
b) Phương án công nghệ, dây chuyền công nghệ đối với công trình có yêu cầu công nghệ;
c) Phương án kiến trúc đối với công trình có yêu cầu kiến trúc;
d) Phương án kết cấu chính, hệ thống kỹ thuật, hạ tầng kỹ thuật chủ yếu của công trình; đ) Phương án bảo vệ môi trường, phòng cháy, chữa cháy theo quy định của pháp luật; e) Danh mục các quy chuẩn, tiêu chuẩn chủ yếu được áp dụng.
Phần bản vẽ thiết kế cơ sở bao gồm:
a) Bản vẽ tổng mặt bằng công trình hoặc bản vẽ bình đồ phương án tuyến công trình đối với công trình xây dựng theo tuyến;
b) Sơ đồ công nghệ, bản vẽ dây chuyền công nghệ đối với công trình có yêu cầu công nghệ;
c) Bản vẽ phương án kiến trúc đối với công trình có yêu cầu kiến trúc;
d) Bản vẽ phương án kết cấu chính, hệ thống kỹ thuật, hạ tầng kỹ thuật chủ yếu của công trình, kết nối với hạ tầng kỹ thuật của khu vực.
d. Thẩm định dự án đầu tư và ra quyết định đầu tư
Thẩm định dự án đầu tư là một quá trình xem xét một cách khách quan có khoa học và áp dụng kỹ thuật để phân tích toàn diện nội dung dự án nhằm xem xét tính hợp lý, tính hiệu quả và tính khả thi của dự án để từ đó Chủ đầu tư đủ cơ sở ra quyết định đầu tư (hay không đầu tư). Đây là một quá trình kiểm tra đánh giá một cách độc lập cách biệt với quá trình soạn thảo dự án đầu tư. Thẩm định dự án tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động đầu tư có hiệu quả. Các kết luận từ quá trình thẩm định là cơ sở để chủ đầu tư quyết định đầu tư hay không đầu tư
Như vậy thẩm định dự án đầu tư là một quá trình giải quyết các công việc sau: - Rà soát lại toàn bộ nội dung dự án đã được lập xem có đầy đủ hay không? Nếu còn thiếu thì yêu cầu chủ đầu tư bổ sung theo đúng quy định.
- So sánh một cách có hệ thống các tính toán và các chỉ tiêu của dự án với các tiêu chuẩn quy định của nhà nước, hoặc những tiêu chuẩn mà nhà đầu tư kỳ vọng.
Do quá trình soạn thảo dự án là quá trình khó khăn phức tạp, cho dù có cố gắng đến đâu thì cũng không tránh khỏi những sai sót, những nhận định chủ quan của người soạn thảo và thường đứng trên góc độ hẹp để nhìn nhận các vấn đề. Việc thẩm định sẽ giúp chủ đầu tư loại bớt yếu tố chủ quan, nâng cao tính khách quan của dự án, có thể lường hết hoặc giảm thiểu được những rủi ro có thể xảy ảnh hưởng tới quá trình phát triển thực hiện dự án như: sự biến động thị trường, chi phí sản xuất, công nghệ... dẫn