2.2.1 Mô hình tổ chức dự án của công ty TNHH MTV cấp thoát nước Kiên Giang.
Hình thức các dự án đầu tư của công ty rất đa dạng mang tính chất của kết cấu hạ tầng kỹ thuật với sự tham gia quản lý của nhiều ngành nhiều cấp. Công ty rất linh hoạt trong việc vận dụng các mô hình quản lý dự án cho các dự án của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án và mô hình chuyên trách dự án.
Theo cơ cấu tổ chức, công ty có một phó giám đốc công ty phụ trách chung và kiêm phụ trách quản lý dự án. Tuy nhiên không phải phó giám đốc công ty phụ trách dự án là phó giám đốc của tất cả các BQL mà việc quản lý tất cả các dự án của công ty tập trung toàn bộ vào giám đốc công ty kiêm giám đốc BQLDA và phó giám đốc BQLDA của từng BQLDA cụ thể, đôi khi phó giám đốc công ty phụ trách dự án không nắm rõ công việc của một dự án mà mình không kiêm chức vụ phó giám đốc của dự án đó do các công việc đều được báo cáo trực tiếp cho giám đốc công ty và
chịu sự chỉ đạo của giám đốc công ty chứ không thông qua phó giám đốc phụ trách dự án. Chủ đầu tư của các dự án là công ty TNHH MTV cấp thoát nước Kiên Giang. Tùy theo tính chất và quy mô của dự án mà công ty quyết định mô hình quản lý dự án, phân công, điều động nhân sự cho từng dự án cụ thể:
Đối với các dự án đầu tư nhỏ chỉ cần lập báo cáo kinh tế kỹ thuật, công ty tuân theo quy định của Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 10/2/2009 của Chính phủ đối với công trình có giá trị đưới 7 tỷ không cần phải lập BQLDA mà công ty sử dụng bộ máy hiện có để tổ chức quản lý thực hiện dự án như chỉ định một số nhân sự tại một số phòng ban có liên quan để thực hiện dự án như: sử dụng nhân sự của phòng kỹ thuật và quản lý đầu tư để thực hiện công tác từ chuẩn bị đầu tư đến thực hiện đầu tư, giám sát công trình, nhân sự của phòng kế toán tài vụ để thanh toán và quyết toán công trình....
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức tổng quát quản lý dự án của công ty
Đối với các dự án đầu tư lớn cần phải lập dự án đầu tư, mỗi dự án công ty sẽ thành lập BQLDA trực thuộc công ty theo mô hình chuyên trách quản lý dự án. Theo cách tổ chức thành lập BQL của công ty hiện nay, có hai hình thức BQL: (i) BQLDA có các thành viên kiêm nhiệm từ phòng KT&QLĐT, được xem như là phòng chuyên môn của công ty, được sử dụng tư cách pháp nhân(con dấu) của công ty trong khi thực
Dự án
Ban quản lý dự án (BQL trực thuộc và BQL độc lập
với công ty) Công ty TNHH MTV cấp thoát nước Kiên Giang
Giám đốc Phó giám đốc công ty phụ trách dự án Phòng KT & QLĐT Phòng kế toán Dự án Phòng KT & QLĐT (Bộ phận thẩm định) Phòng kế toán (Bộ phận kiểm soátchi phí đối
ứng)
hiện dự án (BQLDA đầu tư xây dựng cải tạo hệ thống cấp nước Kiên Lương); (ii) BQLDA được thành lập để quản lý dự án ODA, có tư cách pháp nhân riêng biệt, có tài khoản riêng, con dấu riêng và cơ cấu riêng (BQLDA cấp nước và VSMT Rạch Giá, BQLDA cấp nước và VSMT Hà Tiên, BQLDA cấp nước Phú Quốc). BQLDA với tư cách là đại diện chủ đầu tư quản lý dự án và chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về việc điều hành, quản lý dự án. BQLDA định kỳ phải báo cáo cho chủ đầu tư. Đứng đầu BQLDA là giám đốc BQLDA cũng là giám đốc kiêm chủ tịch công ty cùng với nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều đơn vị có liên quan điều phối công tác quản lý dự án. Giúp việc cho giám đốc BQLDA là phó giám đốc BQLDA (có thể là một nhân sự khác chứ không phải phó giám đốc công ty phụ trách dự án đảm nhiệm, tùy theo phân công của giám đốc công ty) và các bộ phận kỹ thuật, kế toán, đấu thầu, hành chính. Tùy theo đặc thù của từng BQLDA, giám đốc công ty sẽ bổ nhiệm 1 hoặc hai phó giám đốc để giúp việc cho giám đốc. Các bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm thực hiện và quản lý các công việc được giao. Tùy theo từng giai đoạn và từng công việc cụ thể mà sẽ có sự tham gia của các phòng ban như phòng kỹ thuật và quản lý đầu tư sẽ thẩm định trình phê duyệt các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, dự toán, HSMT…. Phòng kế toán sẽ tham gia cùng với bộ phận kế toán của BQLDA giải quyết các công việc liên quan đến tài chính khi sử dụng vốn đối ứng từ công ty. Sau khi dự án hoàn thành, công ty sẽ giải thể BQL, cán bộ BQL sẽ được chuyển về một số phòng của công ty, tùy theo chuyên ngành và sự phân công của công ty. Trong trường hợp công ty hình thành dự án mới thì sẽ điều động tất cả hoặc một số thành viên của BQL tiếp nhận quản lý dự án tiếp theo hoặc sẽ được điều động về các phòng ban chức năng phù hợp với chuyên môn của từng thành viên. Ví dụ như dự án cấp nước và vệ sinh môi trường Rạch Giá, dự án cấp nước và vệ sinh môi trường Hà Tiên được thực hiện từ năm 2001-2010. Sau khi dự án kết thúc, chủ đầu tư giải thể và chuyển một một số nhân sự về phòng hành chính, một số về phòng kỹ thuật, phòng tổ chức…. Trong năm 2010, công ty chuẩn bị đầu tư cho dự án cấp nước Phú Quốc nên đã chuyển một số nhân sự về ban chuẩn bị dự án nằm trong phòng tổ chức. Đến năm 2011 thành lập BQLDA cấp nước Phú Quốc lại điều động một số nhân sự của hai BQL của về BQL DA cấp nước Phú Quốc và tuyển dụng mới một số cán bộ kỹ thuật. Trong các lần di chuyển giữa giải tán rồi lại thành lập, việc di chuyển không chỉ chuyển đổi nhân sự mà con di chuyển vị trí, tài liệu, máy móc… gây mất thời gian, rủi ro hư, mất tài liệu, máy móc,…
Hình 2.3: Sơ đồ thực trạng cụ thể của BQLDA có nguồn vốn ODA
Do các dự án ODA phải chịu sự quản lý của nhiều phía nhiều cơ quan từ Trung ương đến địa phương nên cơ cấu tổ được minh họa ở hình 2.3 là mô hình tổ chức tại BQLDA của công ty. Bên trên BQLDA còn nhiều cấp quản lý khác sẽ được minh họa trong hình bên dưới.
Hình 2.4: Các cấp quản lý của dự án có nguồn vốn ODA
Giám đốc BQLDA (Giám đốc công ty)
Phó giám đốc BQLDA
Bộ phận kỹ thuật, đấu thầu (Giám sát, kỹ sư xây dựng,
đấu thầu….)
Bộ phận hành chính (văn thư, dịch thuật) Bộ phận kế toán
Thủ tướng Chính phủ
Bộ Tài Chính Bộ KH&ĐT UBND tỉnh Kiên Giang
DOF DPI DOC
Nhà tài trợ Ban chỉ đạo tỉnh KIWACO Ban quản lý dự án Nhà thầu Tư vấn Xây lắp Ghi chú: DPI: Sở KH&ĐT DOC: Sở Xây Dựng DOF: Sở Tài chính
KIWACO: Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Kiên Giang
Để đánh giá, tác giả đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ quản lý và cán bộ làm công tác QLDA về bộ máy và con người của BQLDA. Theo đánh giá của các chuyên gia về bộ máy và con người của BQLDA, kết quả như sau:
Bảng 2.4 Kết quả khảo sát về bộ máy và con người BQLDA
Chỉ tiêu Số
mẫu Kết quả
Bộ máy BQLDA hiện đã ổn định, đảm bảo tâm lý ổn định cho người lao động và đảm bảo đội ngũ làm công tác QLDA chuyên nghiệp.
18 72% (13) ý kiến không đồng ý, 28% (5) ý kiến
không có ý kiến Vị trí văn phòng BQLDA cố định, có vị trí thuận lợi,
có đủ không gian phục vụ cho công tác QLDA (rộng rãi, thoáng mát, có không gian rộng để lưu trữ...).
18 78% (14) ý kiến không đồng ý, 11% (2) ý kiến không có ý kiến , 11% (2) ý
kiến đồng ý Công tác phối hợp giữa các phòng ban và đơn vị liên
quan đã được quy định chính thức công khai bằng văn bản. 18 83% (15) ý kiến không đồng ý, 6% (1) ý kiến không có ý kiến, 11% (2) ý kiến đồng ý Đã thành chính thức lập các tổ nhóm công tác tại BQL
và các phòng ban liên quan.
18 67% (12) ý kiến không đồng ý, 33% (6) ý kiến
không có ý kiến Công ty đã xây dựng được các tiêu chí về năng lực,
kinh nghiệm, đạo đức trong việc tuyển chọn cán bộ làm việc tại BQL, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo của BQL.
18 83% (15) ý kiến không đồng ý, 17% (3) ý kiến
không ý kiến Công ty thường xuyên đưa cán bộ đi đào tạo các lớp
ngắn hạn về công tác QLDA.
18 61% (11) ý kiến không đồng ý, 28% (5) ý kiến không có ý kiến, 11% (2) ý
kiến đồng ý Cán bộ làm công tác QLDA quan tâm đến nghiên cứu
các kiến thức cấn thiết cho công tác QLDA( nghiên cứu Luật, Thông tư, Nghị định, Quy định, tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật....).
18 61% (11) phiếu không đồng ý, 39% (7) phiếu đồng
ý
Công ty đã có chính sách ưu đãi thu hút nhân tài, ưu đãi cho các cán bộ giỏi của công ty nói chung và BQLDA nói riêng.
18 83% (15) ý kiến không đồng ý, 17% (3) ý kiến
2.2.2 Công tác lập dự án đầu tư
Các dự án đều xuất phát từ ý tưởng của lãnh đạo công ty, từ nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh, từ chiến lược, định hướng phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm và hàng năm của tỉnh, kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư hàng năm của công ty. Dựa trên các ý tưởng này, bộ phận kỹ thuật tiến hành xúc tiến các công việc để xin chủ trương đầu tư, lập dự án chuẩn bị đầu tư. Mọi công tác chuẩn bị dự án, lập dự án đầu tư, công ty đều tuân theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 10/2/2009 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình của Chính phủ, Nghị định 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 (hiện nay là Nghị định 38/2013/NĐ-CP), bên cạnh đó còn phải tuân theo các quy định về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).
Quy trình lập dự án đầu tư tại công ty như sau:
Sau khi được phân công, bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành lập đề cương dự án sơ bộ nhằm phát họa ý tưởng sơ bộ về giá trị đầu tư, công nghệ; đề cương chi tiết… để trình cấp thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư dự án. Cấp thẩm quyền phê duyệt chủ trương cho công ty là UBND tỉnh nếu dự án đầu tư có nguồn vốn ODA và các dự án có giá trị đầu tư lớn hơn 50% vốn điều lệ ngược lại nếu giá trị dự án đầu tư nhỏ hơn 50% vốn điều lệ thì do Chủ tịch công ty phê duyệt chủ trương và quyết định đầu tư. Thông thường đối với các dự án lớn công ty đã và đang thực hiện thì UBND tỉnh Kiên Giang là đơn vị phê duyệt chủ trương đầu tư thông qua đơn vị chủ trì thẩm định dự án là phòng thẩm định dự án đầu tư của Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư tỉnh Kiên Giang.
Đối với các dự án do công ty ra quyết định đầu tư, để lập các tài liệu, văn kiện cho dự án, công ty tiến hành chỉ định thuê đơn vị tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng công trình, thiết kế cơ sở đối với các dự án lớn hoặc công ty sẽ tự lập báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình đối với các dự án nhỏ sử dụng nguồn vốn tự có và nằm trong khả năng, trình độ, kinh nghiệm của cán bộ của phòng kỹ thuật và quản lý đầu tư của công ty. Các báo cáo này đều tuân theo quy định của Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 10/2/2009 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình của Chính phủ.
Đối với các dự án có nguồn vốn ODA, công ty cần thực hiện quy trình chuẩn bị dự án theo quy định của Chính phủ về việc chuẩn bị thực hiện dự án như Nghị định 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 và và quy định của từng nhà tài trợ, Quyết định số 48/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 03 tháng 04 năm 2008 về việc ban
hành hướng dẫn chung lập báo cáo nghiên cứu khả thi dự án sử dụng vốn ODA của nhóm 5 ngân hàng (ngân hàng phát triển Châu Á, Cơ quan Phát triển Pháp, Ngân hàng Hợp tác Quốc tế Nhật Bản, Ngân hàng Tái thiết Đức, Ngân hàng Thế giới). Đối với các dự án ODA này thông thường sẽ bao gồm nhiều tỉnh tham gia, BQLDA Hạ Tầng Kỹ Thuật thuộc Cục Hạ Tầng, Bộ Xây Dựng sẽ chủ trì thuê tư vấn lập các hồ sơ dự án cho các tỉnh tham gia. Công ty cấp thoát nước các tỉnh là đơn vị thụ hưởng, chỉ tham gia hỗ trợ, cung cấp số liệu, có ý kiến đối với các sản phẩm của tư vấn.
Về nội dung hồ sơ dự án: Nhìn chung các Báo cáo NCTKT, Báo cáo NCKT do các đơn vị tư vấn lập theo các quy định hiện hành (Nghị định số 12/2009/NĐ-CP và các định mức hiện hành, Quyết định số 48/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 03 tháng 04 năm 2008 và các quy định của nhà tài trợ). Cụ thể như:
+ Với nội dung Báo cáo NCTKT (Báo báo đầu tư XDCT): từ trước đến nay các dự án của công ty chưa tiến hành lập báo cáo tiền khả khi cho các dự án trừ một số dự án cấp có nguồn vốn ODA điển hình gần đây nhất là dự án cấp nước Phú Quốc. Nội dung của Báo cáo NCTKT do BQL Phát triển hạ tầng kỹ thuật thuộc Bộ Xây Dựng thuê và quản lý tư vấn lập chung 7 tiểu dự án tại cho 7 tỉnh. Nội dung Báo cáo NCTKT tuân theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP và các định mức hiện hành, Quyết định số 48/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 03 tháng 04 năm 2008 và các quy định của nhà tài trợ. Kết cấu và nội dung ngoài phần giới thiệu chung về nguồn gốc, chiến lược, hiện trạng cấp nước, sự cần thiết đầu tư báo cáo bao gồm các phần sau: dự kiến qui mô và hình thức đầu tư, lựa chọn sơ bộ công nghệ, kỹ thuật cho từng tiểu dự án, phương án đền bù giải tỏa..; Hình thức đầu tư; sơ bộ tổng mức đầu tư và hiệu quả dự án; tiến độ…. Công ty chỉ là đơn vị thụ hưởng và chỉ hỗ trợ và có ý kiến đối với các vấn đề liên quan đến dự án của mình trong dự án này
+ Với nội dung báo cáo NCKT (dự án đầu tư XDCT) gồm: phần thuyết minh dự án và phần thiết kế cơ sở. Trong đó: (i) phần thuyết minh dự án: tùy theo từng dự án mà kết cấu BCKT có thể khác nhau. Tuy nhiên nội dung cơ bản của phần thuyết minh của các dự án tại công ty gồm: phần giới thiệu tổng quan về đặc điểm kinh tế, đất đai, dân số, vị trí địa lý, địa chất, địa hình, thủy văn, các quy hoạch liên quan, các căn cứ pháp lý... hiện trạng cấp nước bao gồm hệ thống cấp nước, nguồn nước, nhu cầu dùng nước..., sự cần thiết và mục tiêu đầu tư; quy mô, địa điểm, hình thức đầu tư, các giải pháp kỹ thuật công nghệ cấp nước, phân tích tài chính, hiệu quả kinh tế, xã hội, tổng mức đầu tư …(ii) phần thiết kế cơ sở (TKCS) gồm: thuyết minh TKCS và bản vẽ TKCS .
Bảng 2.5 Hình thức lập dự án của một số dự án của công ty
Stt Tên dự án
Giá trị theo BCNCKT (triệu VNĐ)
Báo cáo tiền khả thi Báo cáo khả thi Thiết kế cơ sở (Thiết kế 2 bước) 1 Dự án cấp nước và vệ sinh môi trường Rạch Giá (dự án