Chương 6 THANH TOÁN CHO KHÁCH TRẢ BUỒNG RỜI KHÁCH SẠN
6.3.1. Thanh toán cho khách lẻ tự do
* Quy trình chung phục vụ khách thanh toán và trả buồng - Giai đoạn 1. Tiếp nhận yêu cầu trả buồng
Chào khách và gợi ý giúp đỡ
Xác định tên và số buồng của khách. Đối chiếu với danh sách dự kiến khách trả buồng để xem đã chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách hay chưa.
- Giai đoạn 2. Cập nhật các chi phí
Hỏi xem khách có dùng dịch vụ gì ngay trước thời điểm trả buồng hay không (minibar, điện thoại, ăn sáng...)
Thông báo cho bộ phận buồng về việc khách thanh toán để họ nhận buồng, kiểm tra đồ đạc trong buồng và đồ uống trong minibar...
Thông báo cho các bộ phận khác để kịp thời chuyển các chi phí mới phát sinh về lễ tân.
- Giai đoạn 3. Xác định lại phương thức và trách nhiệm thanh toán
Xác nhận lại trách nhiệm thanh toán và phương thức thanh toán của khách để chuẩn bị các dụng cụ cần thiết
- Giai đoạn 4. Thu tiền và lập hóa đơn
Cập nhật bảng tổng hợp chi phí và chuyển cho khách kiểm tra
Lập hóa đơn thanh toán (hóa đơn GTGT) và đề nghị khách ký xác nhận Thực hiện thanh toán theo phương thức đã xác nhận với khách.
Nhân viên ký tên vào hóa đơn, xin chữ ký của lãnh đạo khách sạn, đóng dấu và giao hóa đơn cho khách.
- Giai đoạn 5. Thu chìa khóa buồng và trả giấy tờ tùy thân
Đề nghị khách trả chìa khóa buồng, các đồ dùng mượn/ thuê của khách sạn. Trả khách giấy tờ tùy thân nếu có.
- Giai đoạn 6. Thăm dò các ý kiến và tiếp nhận các yêu cầu bổ sung
Thăm dò ý kiến của khách nếu có. Tốt nhất là chuẩn bị sẵn phiếu góp ý vì đây là công cụ khách dễ dàng đưa ra các ý kiến đánh giá về các mặt dịch vụ trong khách sạn.
Gợi ý khách đặt buồng chuyển tiếp hoặc đặt buồng trong tương lai. - Giai đoạn 7. Tiễn khách
Phối hợp nhân viên hành lý giúp khách chuyển hành lý ra xe, nếu cần có thể gợi ý giúp khách thuê phương tiện đi lại.
Cảm ơn khách, chào tạm biệt, chúc khách lên đường may mắn và bày tỏ mong muốn sớm được phục vụ khách.
* Quy trình thanh toán cho khách lẻ tự do tương tự như quy trình chung.