Chương 6 THANH TOÁN CHO KHÁCH TRẢ BUỒNG RỜI KHÁCH SẠN
6.1.2. Các chức năng cơ bản của tổng hợp thanh toán
* Chức năng thực hiện
Thực hiện thu nhập, theo dõi, cập nhật các chi phí của khách vào tài khoản của khách hoặc tài khoản không phải của khách.
Thực hiện tổng hợp các chi phí của khách để theo dõi và thanh toán cho khách khi khách trả buồng rời khách sạn.
* Chức năng đảm bảo
Đảm bảo việc kiểm tra nội bộ các giao dịch với khách và các chi phí của khách. Đảm bảo cho việc thanh toán các chi phí của khách một cách nhanh chóng và chính xác.
6.1.3. Tài khoản
Tài khoản sử dụng trong tổng hợp thanh toán là phương tiện sử dụng để phản ánh các khoản chi phí phát sinh qua các giao dịch, thông qua tài khoản các chi phí phát sinh được tích lũy và tổng hợp. Khi các giao dịch diễn ra các chi phí phát sinh sẽ được phản ánh vào tài khoản. Số dư của tài khoản là kết quả của việc tổng kết các khoản phát sinh tăng và phát sinh giảm trong tài khoản.
* Tài khoản của khách
Tài khoản của khách là tài khoản trên đó phản ánh các chi phí phát sinh từ các giao dịch tài chính diễn ra giữa khách và khách sạn. Tài khoản của khách được mở khi khách đặt buồng hoặc thời điểm khách đăng ký khách sạn. Tài khoản của khách có thể mở cho từng khách hoặc mở cho từng buồng hoặc từng đoàn. Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn, lễ tân theo dõi và ghi chép cập nhật các chi phí của khách phát sinh từ các giao dịch. Khi khách thanh toán nhân viên sẽ tổng kết tài khoản và khách sẽ thanh toán theo số dư của tài khoản.
* Tài khoản không phải của khách
Tài khoản không phải của khách là loại tài khoản xuất hiện trong một số trường hợp sau:
- Tài khoản của khách đã trả buồng nhưng chưa thanh toán hoặc một số khoản mục chưa thanh toán do chưa nhất trí.
- Tài khoản của các đoàn khách du lịch do các công ty lữ hành hoặc các đại lý du lịch chịu trách nhiệm thanh toán.
- Tài khoản của những khách đặt buồng bảo đảm nhưng không tới cũng không báo hủy đặt buồng
- Tài khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng với các công ty phát hành thẻ. - Tài khoản của khách sạn dùng cho những khách được hưởng ưu đãi.
Những tài khoản không phải của khách thường do bộ phận kế toán của khách sạn thu ngân và quyết toán hằng tháng.