* Tiếp nhận các yêu cầu sửa đổi của khách
Trước khi tiếp nhận yêu cầu sửa dổi nhân viên lễ tân phải xác nhận được các thông tin về đặt buồng muốn sửa đổi để có thể nhanh chóng tìm ra đặt buồng đó để tiến hành thực hiện sửa đổi cho khách. Các yêu cầu sửa đổi đặt buồng bao gồm những chi tiết sau:
- Thay đổi loại buồng - Thay đổi số lượng buồng - Thay đổi thời gian lưu trú - Thay đổi số lượng khách
- Thay đổi về các dịch vụ khác đã đặt - Thay đổi về hình thức bảo đảm - Các thay đổi khác
* Kiểm tra khả năng đáp ứng
Có một số trường hợp sự thay đổi các chi tiết đặt buồng của khách gây ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng của khách sạn như: thay đổi thời gian lưu trú, thay đổi loại buồng, tăng số lượng buồng… Vì vậy, sau khi tiếp nhận yêu cầu sửa đổi của khách nhân viên lễ tân cần phải kiểm tra khả năng đáp ứng trong một số trường hợp cần thiết. Nếu khách sạn đáp ứng được yêu cầu của khách thì nhân viên lễ tân tiến hành sửa đổi đặt buồng cho khách, nếu không đáp ứng được có thể thuyết phục khách lựa chọn các giải pháp thay thế.
* Thực hiện sửa đổi đặt buồng
Nhân viên lễ tân có thể sử dụng các phương tiện ghi nhận đặt buồng như:
- Máy vi tính: ở những khách sạn vi tính hóa ghi nhận các thông tin đặt buồng bằng máy vi tính, nhân viên lễ tân có thể vào mục sửa đổi để thực hiện sửa đổi đặt buồng cho khách.
- Phiếu đặt buồng: ở một số khách sạn, nhân viên lễ tân tiến hành sửa đổi đặt buồng trên phiếu đặt buồng gốc. Đánh dấu vào mục sửa đổi, dùng bút khác màu gạch bỏ thông tin cũ và ghi lại thông tin mới lên trên hoặc bên cạnh thông tin cũ. Sau đó ghi ngày giờ sửa đổi, tên người sửa đổi vào mục ghi chú.
- Phiếu sửa đổi đặt buồng: ở một khách sạn nhân viên lễ tân sử dụng phiếu sửa đổi để ghi nhận các thông tin sửa đổi đặt buồng.
- Sổ đặt buồng: ở các khách sạn nhỏ việc sửa đổi đặt buồng được ghi vào sổ đặt buồng.
* Xác nhận lại các chi tiết sửa đổi đặt buồng
Sau khi tiến hành thực hiện sửa đổi, nhân viên lễ tân xác nhận lại các chi tiết sửa đổi đặt buồng của khách để cùng khách kiểm tra lại một lần nữa các thông tin đã thỏa thuận để tránh sự nhầm lẫn sai sót.
* Kết thúc
Kết thúc cuộc sửa đổi đặt buồng, nhân viên lễ tân chào khách, cảm ơn khách đã thông báo sự sửa đổi cho khách sạn và hẹn phục vụ khách.