Chương 6 THANH TOÁN CHO KHÁCH TRẢ BUỒNG RỜI KHÁCH SẠN
6.1.6. Các phương tiện theo dõi tổng hợp chi phí của khách
* Máy vi tính
Ở các khách sạn đã vi tính hóa, các phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực khách sạn hỗ trợ rất nhiều cho công việc lễ tân nói chung và tổng hợp thanh toán nói riêng. Công việc tổng hợp thanh toán là một công việc tương đối phức tạp, đặc biệt là đối với những khách sạn lớn hay vào thời điểm đông khách. Quá trình theo dõi cập nhật, tổng hợp chi phí của khách đòi hỏi lượng nhân công lớn để thực hiện xử lý những nghiệp vụ và đưa ra kết quả nhanh chóng. Do vậy với tốc độ xử lý thông tin nhanh của máy vi tính luôn cho những kết quả kịp thời làm nâng cao hiệu quả công việc.
* Sổ cái kế toán lễ tân
Sổ cái kế toán lễ tân là một trong những phương tiện thủ công mà khách sạn có thể sử dụng để theo dõi, cập nhật tổng hợp các chi phí của khách.
Sổ cái kế toán lễ tân theo dõi các chi phí giao dịch nợ, thanh toán và nợ hiện tại của từng tài khoản của khách hàng ngày. Sổ cái kế toán lễ tân còn có thể cho biết doanh số của từng loại dịch vụ trong một thời kỳ nhất định.
* Bảng theo dõi các chi phí của khách
Bảng theo dõi các chi phí của khách là một phương tiện khác mà các khách sạn chưa vi tính hóa thường sử dụng để theo dõi, tổng hợp các chi phí của khách. Khác với sổ cái kế toán lễ tân theo dõi chi phí của tất cả khách trong khách sạn trong từng ngày bảng theo dõi các chi phí của từng khách hoặc từng phòng hoặc từng đoàn khách suốt thời gian họ lưu trú tại khách sạn.
* Sổ buồng
Ở một số khách sạn chưa vi tính hóa, lễ tân có thể sử dụng sổ buồng để theo dõi các chi phí của khách. Các chi phí phát sinh của mỗi buồng cũng như các sự kiện xảy ra được ghi chép, theo dõi vào một quyển sổ. Khi khách check- in vào một buồng nào đó, tài khoàn của khách được mở và các thông tin bắt đầu được theo dõi ghi chép và được tổng kết khi khách thanh toán trả buồng rời khách sạn. Sau khi khách thanh toán trả buồng rời khách sạn các dữ liệu trên sẽ được khóa lại. Một quy trình như vậy sẽ lập lại khi có khách mới check- in vào phòng đó.