Chương 5 PHỤC VỤ KHÁCH TRONG THỜI GIAN LƯU TRÚ 5.1 Các hoạt động phục vụ khách của bộ phận lễ tân trong thời gian lưu trú
5.1.8. Cung cấp thông tin theo yêu cầu của khách
Bộ phận lễ tân là nơi trao đổi thông tin nhiều nhất với khách, mọi thông tin mà khách muốn tìm kiếm về chuyến đi, về các điểm du lịch... cũng được khách yêu cầu tại đây. Khi được yêu cầu giúp đỡ về việc cung cấp thông tin nhân viên lễ tân phải cung cấp một cách chính xác, kịp thời. Sau đây là một số thông tin khách thường quan tâm:
- Địa chỉ và điện thoại của các ngân hàng, đại sứ quán, các hãng hàng không, các nhà hàng đặc sản...
- Địa chỉ một số rạp hát, rạp chiếu phim, rạp xiếc...
- Những địa điểm tham quan, cac khu vui chơi giải trí tại địa phương - Những danh thắng ở địa phương các khu vực lân cận
- Các cửa hàng đồ lưu niệm, tranh nghệ thuật, các hiệu sách v.v… - Các đềm chùa, miếu mạo, nhà thờ.
- Các bể bơi, sân quần vợt, sân gôn, câu lạc bộ sức khỏe v.v… - Các bộ ngành, văn phòng đại diện v.v…
- Lịch trình, tuyến điểm, giá vé, giờ bay, điểm dừng ở các nước, thời gian bay của các hãng hàng không.
- Thông tin về các phương tiện giao thông đường bộ, đường thủy, đường sắt. - Địa chỉ những nơi chăm sóc sắc đẹp.
- Thông tin về các đoàn khách chính phủ, các lễ hội, các hoạt động vui chơi giải trí tại địa phương.
- Thông tin về các triển lãm, chủ để triển lãm, ngày giờ khai mạc và kết thúc triển lãm tại địa phương.
- Thông tin về các chương trình ca nhạc nước ngoài biểu diễn tại Việt Nam và các chương trình ca nhạc Việt Nam: chủ đề, địa điểm tổ chức, giá vé, ngày giờ biểu diễn.
- Thông tin thể thao: các trận bóng đá, quần vợt, thời gian và địa điểm tổ chức. - Thông tin về những cửa hàng sửa chữa đồ dùng: giầy, túi v.v…
- Thông tin về những cửa hàng sửa chữa đồ dùng: giầy, túi v.v… - Thông tin về giá cả một số mặt hàng.
- Thông tin thời tiết. - Và các thông tin khác.
Muốn đáp ứng nhanh và chính xác nhu cầu thông tin cho khác, nhân viên lễ tân nói chung và nhân viên thuộc bộ phận phục vụ đồng nhất nói riêng cần phải:
- Tìm mọi cách để có một lượng thông tin lớn, chính xác và cập nhật: + Luôn luôn trau dồi và bổ sung kiến thức của bản thân.
+ Cập nhật thông tin hàng ngày, tránh cung cấp thông tin lạc hậu.
+ Sử dụng thông tin từ nhiều nguồn như: sách báo, internet, truyền hình, truyền thanh v.v…
+ Thường xuyên liên lạc với các cơ quan hữu quan để nắm bắt thông tin kịp thời, nhằm cung cấp cho khách thông tin mới nhất.
+ Luôn mang theo một cuốn sổ tay để ghi chép lại những thông tin cần thiết phục vụ cho nhu cầu thông tin của khách.
- Biết cách sắp xếp và giới thiệu thông tin chính xác và cuốn hút khách.
- Khi cung cấp thông tin cho khách phải đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Có nghĩa là phải nhanh chóng cung cấp cho khách thông tin mà họ yêu cầu và tránh cung cấp thông tin sai lệch cho khách. Trường hợp không biết có thể thông báo với khách sẽ tìm hiểu và cung cấp cho khách sau.