Hủy đặt buồng là việc khách đã đặt buồng tại khách sạn nhưng không còn nhu cầu sử dụng các buồng đã đặt và thông báo hủy đặt buồng với khách sạn. Khách sạn có quyền bán những buồng khách đã báo hủy cho khách khác.
Khi nhận được thông tin hủy đặt buồng từ phía khách nhân viên nhận đật buồng nên tỏ ra luyến tiếc nhưng lịch sự, giúp khách hủy đặt buồng, tránh tỏ thái độ khó chịu, gây khó khăn cho khách. Nhân viên nhận đặt buồng phải xác định được quy định hủy đặt buồng đã cam kết giữa khách với khách sạn. Cụ thể là:
* Đối với loại buồng không bảo đảm
- Hỏi khách về nội dung của đặt buồng đã nhận và tiếp nhận hủy đặt buồng. - Ghi lại thời gian hủy và tên người báo hủy
* Đối với đặt buồng đảm bảo
- Chào khách và hỏi yêu cầu của khách - Tiếp nhận yêu cầu hủy đặt buồng - Hỏi tên khách đặt buồng
- Hỏi lý do hủy đặt buồng
- Xác định mọi thông tin đặt buồng cũ của khách để chắc chắn không hủy nhầm đặt buồng của khách khác, chú ý trường hợp hai khách cùng họ tên hủy đặt buồng.
- Khẳng định lại việc hủy đặt buồng với khách
- Yêu cầu đơn vị hủy đặt buồng gửi thư xác nhận việc hủy đặt buồng.
- Các ơn khách đã cho biết hủy đặt buồng. Tỏ rõ sự luyến tiếc về việc khách hủy đặt buồng và thiện chí muốn được phục vụ khách trong tương lai.
- Đóng dấu hủy lên phiếu đặt buồng gốc của khách, ghi rõ ngày, tháng hủy, số hủy đặt buồng.
- Ghi số hủy đặt buồng vào sổ hủy đặt buồng - Hủy đặt buồng trong máy vi tính
- Lưu hồ sơ phiếu hủy đặt buồng
- Thông báo cho các bộ phận có liên quan về việc hủy đặt buồng của khách.