Chương 6 THANH TOÁN CHO KHÁCH TRẢ BUỒNG RỜI KHÁCH SẠN
6.1.8. Kiểm toán ban đêm
* Mục đích của việc kiểm toán ban đêm
Kiểm toán ban đêm là việc kiểm tra, đối chiếu các tài khoản của khách với các giao dịch của các bộ phận cung cấp dịch vụ nhằm bảo đảm sự chính xác của công việc theo dõi, cập nhật tổng hợp các chi phi của khách. Hay nói cách khác kiểm toán ban đêm là việc kiểm tra lại công việc tổng hợp thanh toán vào ban đêm. Công việc kiểm toán ban đêm đóng một vai trò rất quan trọng đối với công tác tổng hợp thanh toán và công việc thanh toán cho khách.
Nhân viên kiểm toán ban đêm có thể là nhân viên thu ngân của bộ phận lễ tân, có thể là nhân viên kế toán của bộ phận kế toán khách sạn và chỉ làm việc vào ca đêm. Công việc của nhân viên kiểm toán đêm âm thầm nhưng có ý nghĩa rất lớn. Công việc đó đảm bảo cho việc thanh toán có các số liệu chính xác giúp cho việc thanh toán nhanh chóng và chính xác làm rút ngắn thời gian chờ đợi của khách và tránh được những phàn nàn của khách về tài chính khi thanh toán. Như vậy, công việc kiểm toán ban đêm giúp cho hoạt động của bộ phận lễ tân đạt hiệu quả cao.
* Các hoạt động của nhân viên kiểm toán ban đêm
Hoạt động của nhân viên kiểm toán ban đêm bao gồm những công việc chính sau đây:
- Kiểm tra lại việc theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chi phí của khách của nhân viên thu ngân trong ngày.
- Cập nhật các chi phí của khách mà các ca trước chưa kịp làm - Kiểm tra và chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán
- Kiểm tra giá buồng và việc áp dụng chính sách giá - Kiểm tra giới hạn nợ của khách
- Cân đối các tài khoản - Lập báo cáo ca làm việc
- Lập báo cáo thu nhập trong ngày
- Lập các báo cáo về tài chính khác trong ngày - Và các công việc khác