Trong hoạt động kinh doanh, một nhiệm vụ mà chúng ta phải thường xuyên thực hiện đó là “Thuyết trình - The Oral Presentation” trước công chúng. Có thể nói rằng đây là một trong những điều khó khăn nhất đối với rất nhiều người. Bởi khi thuyết trình chúng ta sẽ bộc lộ bản thân từ hình thức bên ngoài cho đến các đặc điểm tâm lý cá nhân, bao gồm cả ưu điểm, nhược
điểm. Về bản chất mỗi chúng ta không ai muốn người khác nhận định “tiêu
cực” về bản thân mình. Chúng ta thường có khuynh hướng “tốt khoe-xdu che”, Trong phạm vi Giáo trình này chúng tôi mong muốn sẽ cung cấp cho sinh viên các kiến thức cơ bản để phát triển kỹ năng thuyết trình trước công, chúng.
Ngày nay, hoạt động thuyết trình trong kinh doanh khá đa dạng với các hình thức:
~ Trình bày báo cáo khoa học, báo cáo kinh doanh - Huấn luyện, tập huấn nhân viên
- Giới thiệu sản phẩm mới cho nhóm khách hàng, nhà đầu tư - Trình bày báo cáo của nhóm trong buổi họp nhóm
- Trinh bay dé an cho ban giám đốc, hội đồng quản trị
- Thực hiện các chương trình khuyến mãi sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Về hình thức trình bày thuyết trình bao gồm: Trình bày bằng văn bản; trình bày trực tiếp (diễn thuyết).
3.2.1. Quy trình TOPP (The Oral Presentation Proces)
Để xây dựng và thực hiện một bài thuyết trình hiệu quả, chúng ta nghiên cứu và thực hành Quy trình TOPP (The Oral Presentation Process)'3. Gồm 5 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả
Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trì
Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình
!* Lee Gek Ling (2017), IT Learning and Development, Penn State University
65
Giai đoạn 5: Thuyết trình thứ
Giai doạn I: Phân tích khán thính giả
-_ Nội dung bài thuyết trình phải xoay quanh người nghe nên cần xác định khán thính giả của chúng ta là ai.
~-__ Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của chúng ta.
-__ Chú ý câu hỏi: “Vấn đề này có lợi ích gì cho tôi?” - câu hỏi người nghe đặt ra trong suốt quá trình nghe chúng ta nói.
Những câu hoi dé tim hiéu về khán thính giả
-_ Khán giả bao gồm những ai? Tuổi tác, trình độ. chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội... của họ?
- Ho dén nghe tự nguyện hay bị bắt buộc?
~__ Mục đích của họ khi tới nghe thuyết trình?
-_ Mức độ hiểu biết và quan tâm của họ đối với đề tài thuyết trình?
- Ho duoc lợi ích gì khi nghe chúng ta nói?
s* Giai doạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
- Trude tién, chon mot dé tai phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của chúng ta. Không nên nhận lời thuyết trình về một vấn đề chúng ta không năm vững hoặc tầm quan trọng của nó không ngang tầm với chúng ta.
- _ Sau đó, vận dụng quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình.
Analyse: Phân tích, so sánh những tên để tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình. Trên cơ sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp.
Brainsform: Động não suy nghĩ về nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh và nguồn tài liệu cần thiết
Dé qua trình suy nghĩ đạt hiệu qua cao, chúng ta cần thu thập thông tin
theo một số cách sau:
Xem lại các nghiên cứu, ấn phẩm. kinh nghiệm và kiến thức của bản thân
~__ Họe hửi kinh nghiệm từ những chuyờn gia am hiểu lĩnh vực chỳng ta sẽ trình bày
~_ Nghiên cứu các ấn phẩm đã xuất bản
~ Tìm hiểu thông tin từ thực tế
- Tim kiém thông tỉn trên internet...
66
Choose: Lua chon trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, chúng ta hãy lựa chọn những thông tin tốt nhất, thích hợp nhất với bài thuyết trình của
mỡnh. ơ
Lựa chọn những nội dung, điêm nhắn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý trong bài
$% Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình
Để có một bài thuyết trình hiệu quả, chúng ta có thê chọn một trong các cách hoặc kết hợp một số cách trình bày dưới đây:
Chữ cái đầu tiên.
Cách này sử dụng chữ cái đầu mỗi câu để tạo ra một từ hay một cụm từ có nghĩa và dễ nhớ nhằm giúp người nghe tập trung theo dõi bài thuyết trình.
VD: nguyên tắc ABC, 5C trong truyện thông hiệu quả
Theo thứ tự tăng hay giám dần
Chúng ta có thể thuyết trình từ vấn đề quan trọng nhất tới các vấn đề ít quan trọng hơn hoặc ngược lại. Chọn cách nào hiệu quả hơn còn phụ thuộc
vào vấn đề, đối tượng nghe và tâm lý của họ.
VD: Khi trình bày vẻ chủ đê "Xây dựng văn hóa tổ chức mới cho mét cong tr”, chúng ta nên chọn theo trình tự tăng dân, vì đây là vẫn đề tế nhị, có liên quan tới mọi người. Chúng ta nên bắt đầu từ khiếm khuyết nhẹ nhất nhưng dễ thấy nhất của văn hóa tổ chức hiện hành đến khiếm khuyết nghiêm trọng nhất. Sau đó kết thức bằng những giải pháp có tính thuyết phục cao.
So sánh và đối chiếu
Cách này sẽ phát huy tác dụng tốt khi chúng ta cần làm rõ sự giống nhau và khác nhau giữa các vấn đề, sự vật, sự việc. Thông thường, chúng ta nên đi từ sự giống nhau tới những sự khác nhau.
Theo trình tự thời gian
Cách này thích hợp dùng, để kế một câu chuyện, giới thiệu về lịch sử một dân tộc, một vùng đất hay sự hình thành phát triên | cng ty...
D: Dùng kết cẩu này để trình bày đề tài thuyết trình: “Quá trình tổn tại va diét vong của đân tộc Mava”, “Hệ thông siéu thi Coopmart — 30 nam hình thành và phát triên ”...
Nguyên nhân và kết quả
Cách này thích hợp cho việc trình bày các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc nhóm ngành kinh tế - xã hội. Chúng ta sẽ bắt đầu từ việc phân tích thực
67
;_ trạng vấn đề nghiên cứu, đánh giá những điểm mạnh/yếu, tìm nguyên nhân và trên cơ sở đó giải quyết những vấn đề.
Từ tổng quát tới cụ thể -
Theo cách này chúng ta có thể bắt đầu bằng bức tranh tông thể của vấn đề rồi đi vào chỉ tiết ở từng khía cạnh cụ thể. Phương pháp này thích hợp khi trình bày các vấn đề mới.
VD: Khi trình bày dự án thiết kế trang web cho 1 công ty, chẳng ta có thê
diễn giải trang web la nhue thế nào, sau đó đi sâu, chỉ tiết hơn về lợi ích của trang web đối với công ty, đối với khách hàng của công ty. Cuối cùng là chúng ta sẽ thiết kẻ trang web đó như. thể nào.
POP (Problem, Options, Proposal)
Theo cách này chúng ta sẽ đưa ra vấn đề và một số giải pháp lựa chọn. Sau đó, phân tích, so sánh và đi đến lựa chọn một trong các giải pháp đã nêu.
VD: Dùng phương pháp POP để trình bày chủ đề “Phát huy tỉnh thân tự chủ tm ong học tập của sinh viên ”.
Van dé va giải pháp
Theo phương pháp này, chúng ta đưa ra vấn đề, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phương pháp này g: gần với phương pháp “Nguyên nhân và kết quả” nhưng phương pháp này thiên về khai thác tính logic chặt chẽ trong lập luận chứ không đi sâu vào quan hệ nhân — quả.
Sắp xếp theo không gian
Phương pháp này thích hợp với các chủ đề có liên quan đến không gian
rộng lớn.
VD: Trình bày đề tài "Các khu công nghiệp Việt Nam trong điều kiện ', sau khi giới thiệu tông quan về các khu công nghiệp Việt Nam, chúng ta nên đi sâu vào vào phân tích theo trình tự: các đặc điểm của khu công nghiệp vùng kinh té trong diém phia Bac, mién Trung roi méi dén phia Nam.
s* Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình
Giống như một văn bản viết, bài thuyết trình thường có 3 phan:
- Phan giới thiệu
moi
- Phan than bai kết luận.
a. Phần mở đầu
Để có phần mở đầu hay, chúng ta nên chú ý tới các yếu tổ sau:
68
- Gay an tượng: Kể một câu chuyện, đọc một câu thơ, diễn một tiêu
phẩm, chiếu một video clip, đưa ra lời đồn đại hoặc một sự kiện làm khán
giả ngạc nhiên... Chú ý là không nên gây ấn tượng quá mức và phải đạt được 2 mục đích:
* Tạo ra bầu không khí gần gũi, làm cầu nối liên hệ với khán giả.
+ Thu hút sự tập trung, chú ý của khán giả đề họ lắng nghe chúng ta thuyết trình.
- Hoan nghênh khán thính giả và giới thiệu về bản thân/nhóm thuyết trình: Biết được chúng ta là ai và kinh nghiệm, kiên thức của chúng ta trong lĩnh vực sẽ trình bày, khán giả sẽ tin tưởng hơn.
- Giới thiệu đề tài: tên đề tài, ý nghĩa, tầm quan trọng, mục đích buôi thuyết trình, phạm vi thuyết trình và tại sao chúng ta giới hạn phạm vi như - Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình để khán giả chủ động theo dõi vậy
- Thỏa thuận cơ chế trình bày: Chúng ta hãy cho khán giả được biết là trong buổi thuyết trình có phần giao lưu với khán giả không? Nếu có thì vào thời điểm nào? Cách khán giả nêu câu hỏi cho chúng ta...
- Chuyển ý: Hết phần mở đầu nên có câu chuyền ý sang phần diễn thuyết chính. Nên thay đổi giọng nói để tăng thêm sự sinh động. hấp dẫn của bài thuyết trình.
b. Phần thân bài
Phần thân bài nên có từ 3 tới 5 vấn đề chính
- Nếu bài thuyết trình ngắn thì mỗi vấn đề nên được trình bày thành một đoạn văn. Bài thuyết trình dài thì mỗi ý được trình bày thành một đoạn
văn, mỗi vấn đề gồm nhiều ý
- Giữa các phần, các vấn đề cần có phần chuyển ý - câu kết nối giữa các phần, các ý với nhau. Trong bài thuyết trình nên có nhiều cách chuyền ý khác nhau giúp bài nói thêm phần sinh động.
Ví dụ: Trước hết, tôi/chúng tôi xin giới thiệu với các bạn về... (nêu tên vấn đỀ sẽ trình bày).
Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về... phần tiếp theo xin trình bày
Trên cơ sở những đánh giá ở... (nêu tên phản), xin đề xuất các giải pháp...
Nói tóm lại...
Cuối cùng, chúng tôi đi đến kết luận...
e. Phần kết luận
Để có được phần kết cho một bài thuyết trình hay. cần chú ý 3 yếu tố:
69
- Cơ chế chuyển sang phân kết: Đề tránh cho khán giả khỏi hụt hãng, bat ngờ, chúng ta nên mở đầu phần kết bằng một câu chuyền ý. Tiếp đó cảm ơn khán thính giả đã chú ý lắng nghe, để nghị họ đặt câu hỏi. Có thể đề nghị khán giả cho xin lại bảng hỏi nếu đã phát trước đó. Trả lời các câu hỏi nếu có thẻ và đủ thời gian.
~_ Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình: Nêu bật được những nội dung hoặc mục đích chính của bài thuyết trình.
-_ Câu kết: Chúng ta cần biết căn cứ vào những bối cảnh, đối tượng người nghe cụ thê đê nêu câu kết.
VD: Tại hội thao quan tr ong, đổi tượng nghe là người lớn tuổi thì câu kết thích hop là “Xin cảm ơn”. Còn với đối tượng là người trẻ tuổi (8x, 9x) thì nên chọn câu kết độc đảo, trẻ trung hơn.
Tập trung trả lời những câu hỏi:
~__ Liệu khán giả có hiểu được các từ ngữ (đặc biệt là các từ chuyên môn, từ mới) mà chúng ta sử dụng trong bài thuyết trình không?
- Các số liệu minh họa cho bài nói của chúng ta đã được trình bày sinh động chưa?
- Những vân đề nào cần đưa lên slide? Dùng loại nén nao, hinh anh gi đề minh họa là thích hợp nhất?
-_ Lường trước những chỗ khán giả có thể phản ứng và cách phúc đáp của chúng ta.
- Chỗ nào nên nhắn mạnh, nói sâu thêm?
s* Giai doạn 5: Thuyét trình thử:
-__ Đọc kỹ bản thảo cuối cùng của bài phát biêu.
-_ Nắm vững nội dung của bài phát biểu, đặc biệt là các ý chính, chủ yếu.
~ Nhớ kỳ phần giới thiệu. Chúng ta sẽ tự tin hơn với phần mở đầu trôi chảy.
- _ Hãy sẵn sàng những, thẻ gợi ý (nếu cần).
- Tap duot thuyét trinh kết hợp voi slide power point va thé nhé. Co thé nhờ người khác làm cử tọa đê chúng ta có cảm giác “thật” hơn khi tập đượt.
3.2.2. Kiểm tra công tác chuẩn bị cho bài thuyết trình
Bao giờ cũng vậy khâu chuẩn bị thường tốn nhiều thời gian nhất, vÌ chuẩn bị kỹ càng, tỉ lệ thành công sẽ càng lớn. Ở bước này chúng ta sẽ liệt kê ra danh sách các việc cần làm, nhưng không thể thiếu các việc chính sau:
70
Rà soát nội dung: Khi chuẩn bị nội dung, chúng ta phải phân tích, rồi liệt kê các ý chính, ý phụ và sắp xép theo trình tự ưu tiên nếu còn thời gian thì sẽ cho thêm các ý phụ minh họa cho bài diễn thuyết.
Rà soát thông tin: Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, mọi thứ được luôn được cập nhật và đôi mới liên tục. Vì vậy, những thông tin của bài thuyết trình phải là thông tin được cập nhật mới nhất, chính xác nhất, và thông tin chúng ta có thể thu thập từ nhiều nguồn. Tuy nhiên những thông tin, ý tưởng đó phải được sắp xếp một cách logic hoặc thêm, bớt nếu cần thiết.
Tìm hiếu văn hóa: Mỗi vùng, miền, tô chức hay quốc gia, họ đều có những văn hoá và nguyên tắc ứng xử khác nhau. Chúng ta sẽ gặp khó khăn, thậm chí thất bại nếu vi phạm những nguyên tắc đó. Nên trước khi thuyết trình, chúng ta cần tìm hiểu về văn hoá của tổ chức hay quốc gia mà ta sẽ thuyết
trình đề có lối ứng xử phù hợp.
Tìm hiểu về khán giả: Trong binh pháp của Tôn Tử có câu “Tri ký trí bị, bách chiến bách thắng” (Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng). Trong thuyết trình cũng vậy, khi chúng ta càng hiểu về khán giả thì chúng ta càng tự tin và đáp ứng đúng nhu cầu của khán giả khi thuyết trình, và cô gắng tìm hiểu những vấn đề mà họ quan tâm đề có thê lồng ghép vào bài thuyết trình. Một trong những bí quyết thành công của người thuyết trình đó là họ luôn luôn ở thế chủ động và làm chủ khán phòng, trong mọi tình huống.
Luyện tập trình bày bài thuyết trình: Luyện tập là phần rất quan trọng đê chúng ta nắm vững nội dung, và chính sửa những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình. Trước tiên chúng ta ghi những ý chính ra giấy, luyện tập trước gương, hoặc chúng ta có thể ghi âm hoặc quay video dé nghe lại và chỉnh sửa những phần bị lỗi. Tuy nhiên để hiệu quả hơn, chúng ta nên luyện tập trước một vài người hoặc một nhóm bạn, nhờ mọi người góp ý.
và rút kinh nghiệm cho mình. Trong quá trình luyện tập chúng ta lưu ý diễn đạt thật thoải mái và tự nhiên, điều chỉnh giọng nói truyền cảm, và đủ to để người ngồi xa nhất có thể nghe thấy, chúng ta cũng đừng bỏ qua những ngôn ngữ cơ thể, sắc mặt biêu cảm, ánh mắt bao quát, cử chỉ tay hay động tác cơ thể sẽ thu hút sự chú ý của khán giả hơn.
Thành công hay thất bại của buôi thuyết trình phụ th
bị và luyện tập của bạn. Nếu chúng ta chuân bị kỹ và luyện tập thuần thục thì chắc chắn bài thuyết trình của chúng ta sẽ diễn ra suông sẻ và tốt đẹp.
vào sự chuân
71
biệt nếu người chưa có kinh nghiệm trong thuyết trình thì nên luyện tập càng nhiều càng tốt.
Những vấn đề cần luyện tập là: thời lượng, ngôn từ sử dụng, ngôn ngữ cơ thê, điểm dừng và chuyền ý... Do đó, luyện tập càng nhiều lần càng tốt và cố gắng không nhìn vào trang chiếu, tài liệu giấy hoặc điện thoại di động.