TÀI LIỆU THAM KHẢO
GIAO TIEP QUA THU TIN TRONG KINH DOANH
Bang 5.1. Bang 5.1. Mẫu thư viết theo khổ giấy A4
5.2. GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN TRONG KINH DOANH
Trong chương này, trình bày một số mẫu và nội dung giao tiếp thư trong kinh doanh viết trực tiếp và viết qua email (Tùy theo thông tin và đối tượng giao tiếp). Hầu hết các lá thư giao dịch thường ngày có thê được xếp vào một trong ba loại sau đây, xét theo tâm lý người nhận thư:
~_ Thư thương mại (thư ngỏ, thư thuyết phục khách hàng, đặt hàng, xác nhận đơn hàng, giải thích đơn hàng... các loại thư không có phản ứng, tâm lý vui hay buồn).
~_ Thư có nội dung gay cần (yêu cầu, kiếu nại, nhắc nhở thanh toán, đòi nợ).
- Thu x giao (thư chúc mừng, thư cảm ơn, thư mời, thư chia buồn).
5.2.1. Thư thương mại
5.2.1.1. Thư ngỏ chào hàng, thư thuyết phục khách hàng
Một trong những cách để hàng hóa, dịch vụ của chúng ta tiếp cận hiệu quả đến với người khách hàng, đó chính là gửi email thư ngỏ chào hàng. Một email chào hàng ấn tượng sẽ giúp chúng ta quảng bá sản phẩm và tăng doanh thu hiệu quả. Có nhiều loại thư ngỏ, thư chào hàng, thuyết phục người đọc. Đề thuyết phục người đọc, khách hàng lựa chọn và sử
124
dung san phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp thì các thư loại này cần sắp xếp ý tứ bức thư theo kiểu quy nạp, gồm bồn bước:
- Thu hut su chi ý vào sản pham, dich vu. Vi dụ, đặt câu hỏi vì sao sản phẩm được khách hàng ưa thích? Nếu một khách hàng đã gửi thư hỏi về sản phẩm á ấy thì không cần mở đầu này.
- Giới thiệu sản phẩm, dich vu và thu hút sự quan tâm tới sản phẩm, dịch vụ đó.
- Néu lên những lý do đủ sức thuyết phục, đáp ứ ứng những nhu cầu mong muốn của khách hàng.
- Thúc day hành động.
Trong bốn bước này thì bước thứ ba là trọng điểm, được diễn đạt qua một sô đoạn, chứ không phải chỉ một hai câu. Trong các đoạn này cần nêu bật và nhấn mạnh các điểm mầu chốt một cách nhất quán. Ví dụ, khi nhân mạnh tính tiện dụng của chiếc xe hơi, chớ có nói tới trước hết vẻ bên ngoài của nó, Điều quan trọng nữa là phải nêu các điểm thuyết phục một cách khách quan. Không được viết điều gì gây sự nghỉ ngờ, thắc mắc; ví du, ding từ so sánh quá đáng, như là “tốt nhất ”, các từ tô điểm vụng về, các điều khẳng định không được chứng minh. Đôi chỗ cũng cần phải dùng lời lẽ để giải thích. Có chỗ thì dùng lối so sánh một cách có hình ảnh. Cũng cần nói đến giá cả, thời gian bảo hành và địa chỉ bảo hành.
Để thúc đây hành động, tức là để đạt đến kết quả mong muốn, thì toàn lá thư phải tuần tự, rõ ý, nhất quán, cuốn hút, đồng thời ở đoạn cuối này phải giúp cho người mua hành động một cách dễ dàng, ví dụ: gọi điện thoại
tới số may, hay dién vào mẫu kèm theo, và nói cái lợi nhất khi có hành động ngay, ví dụ: mua ngay khi còn bán theo giá chào hang...
125
Bảng 5.2. Thư ngõ chào hàng sử dụng dịch vụ
Subjet: JL Media Unforgive promotion to welcome New Year, 2021 Dear Clients,
On behalf of JL Media, we would like to thank for your great deals related to the creative solutions “WIN-WIN-WIN” for your communicating channels, youtube and facebook.
To welcome the remarkable grant opening of JL Media representative office in USA https://who.is/whois/jlmedia.us and happy New Year, we would like to launch the big promotion as follows:
- Get free more 10% valuable subcribers for the first order
“Subcription increase”
- Get free 10% price discount for the next orders with the code: “promotion”
- Promotion time: from 18" — 28" December, 2020
Please contact order link: https://jlmedia.us/
Your business and channels will be enriched by Our trusted added- value services “NO DROP” for subcribers, views, like, share,
comments, etc.
Futher info, do not hesitate to contact our service team:
- VN: +84 898008868
- USA: +001.2036668868, Email: minhjlmedia@gmail.com Merry X’mas and Happy new year!
Best regards, Kevin Le Director
Ban dich
Chào Quý Khách!
Lời đầu tiên, công ty JL Media xin gửi lời cám ơn chân thành và sâu sắc nhất đến Quý khách hàng đã tin tưởng hợp tác và sử dụng dich vu của chúng tôi. Sự tin tưởng và sử dụng dịch vụ của quý vị trong thời gian qua đã góp. phần to lớn quyết định sự phát triên và thành công của công ty. Hiện nay chúng tôi đã có văn phòng đại diện cung cấp dịch vụ tại Mỹ theo link sau: https://who.is/whois/jlmedia.us
Để cảm ơn khách hàng, nhân dịp Giáng sinh và năm mới 2021,
-_ Tăng 10% số lượng sub cho khách hàng mới khi đặt mua dịch vụ tăng sub tại JL Media.
-__ Giảm 10% số tiền mua sub cho khách hàng mua lần 2 dịch vụ tăng sub tại JL Media (nhập mã khuyến mãi).
-_ Thời gian áp dụng: từ 18/12/2020 đến 28/01/2021.
Liên hệ đặt hàng theo link https://jlmedia.us/
Doanh nghiệp và các kênh của bạn sẽ trở nên phong phú hơn nhờ các dịch vụ giá trị gia tăng đáng tin cay cia ching ti “KHONG DUNG”
cho người đăng ký, lượt xem, lượt thích, lượt chia sẻ, nhận xét, v.v.
Thông tin chỉ tiết hơn, đừng ngân ngại liên hệ với dịch vụ của chúng tdi: VN: +84 898008868 - USA: +001.2036668868, Email:
minhjlmedia@gmail.com
Giáng sinh và chúc mừng năm mới!
Trân trọng,
Kevin Lê
Giám đốc
Để có một thư ngỏ chào hàng thành công, chúng ta phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
Chú trọng vào khách hàng
Khách hàng chỉ muốn biết 1 điều duy nhất: họ được g gì khi sử dụng sản phẩm của chúng ta, đó là quy luật tâm lý. Nói thang | ra, ho chang đê ý gì đến công ty lẫn sản phẩm của chúng ta cả, họ chỉ muốn biết đến những, cái lợi mà họ sẽ nhận được mà thôi. Vì vậy, khi viết thư chào hàng, hãy sử dụng nhiều và trực tiếp những đại từ “chúng ta, anh, ông, bà...” thay vì
“tôi, chúng tôi”. Hãy nhớ là chúng ta đang bán hàng cho khách chứ không phải bán cho chính mình.
127
Tạo được sự chú ý ngay tức thì
Chúng ta chỉ có vài giây để làm cho khách hàng đề tâm đến sản phẩm đang được chào bán. Vì thé hãy tận dụng cơ hội đó và “nói” ° thế nào dé giành được sự chú ý của khách hàng ngay tức thì. Đề cập đến lợi ích của sản phẩm ngay ở headline đầu tiên một cách ngắn gọn, duyên dáng và trực tiếp. M6t headline chi nên chứa không quá I7 từ, nếu không nó sẽ không thé phát huy hiệu quả.
Thêm phụ đề
Phụ đề giúp cho một lá thư chào hàng dé đọc và có vẻ bớt dài dòng hơn đồng thời nhắn mạnh thêm những lợi ích của sản phẩm mà chúng ta đang chào bỏn. Cứ 3-4 đoạn hóy thờm ẽ phần phụ đề nhằm củng cụ và túm tắt lại nội dung chính.
Câu cú ngắn gọn và phải được phân đoạn tốt
Hãy viết những câu ngắn và chia thành nhiều đoạn, mỗi đoạn chỉ nên có từ 4 đến 5 câu và tập trung vào ý chính nhằm giúp người đọc dễ đọc, dễ hiểu và dễ tiếp thu hơn.
Có những “bằng chứng” thuyết phục
Những “chứng thực” này sẽ là một công cụ rất hữu ích. Về tâm lý, khách hàng thường bị ảnh hưởng bởi ý kiến của người khác, đặc biệt là ý kiến của những chuyên gia tiếng tăm. Tiếng nói của họ sẽ là bằng chứng thuyết phục khách hàng tin tưởng hơn vao sản phẩm của chúng ta. Các giải thưởng, bằng khen, chứng nhận... chẳng hạn như chứng nhận “hàng Việt Nam chất lượng cao” hay các tiêu chuẩn như ISO... cũng được xem là những “bằng chứng” rất thuyết phục. Hãy biết cách sử dụng công cụ này một cách khéo léo, hiệu quả và trung thực.
Nên sử dụng các gạch đầu dòng
Hãy sử dụng thật nhiều công cụ này trong bản thảo của chúng ta. Mọi người thường rất thích đọc những tài liệu được trình bày kiểu gạch đầu đòng vì nó cho cảm giác ngắn gọn, cô đọng, đỡ tốn thời gian.
Đừng dùng những từ ngữ. mang nghĩa phủ định
Hạn chế đến mức thấp nhất việc dùng những từ ngữ mang nghĩa phủ định bằng cách chuyên chúng sang nghĩa khẳng định, bởi chúng dễ tạo ra những cảm giác tiêu cực nơi người tiếp nhận.
Mời chào hấp dẫn
Một lời mời chào hấp dẫn đóng góp 25% thành công của thư chào hàng, song nó rất thường hay bị bỏ quên. Làm thế nào dé chào hàng của
128
chung ta cang tao duge ấn tượng và quan tâm? Hãy khuếch đại giá trị của những món quả khuyến mại kèm theo. Thật sự là có những người mua sản phẩm, dịch vụ chỉ vì những quà tặng đi kèm mà thôi (có bà nội trg mua |