TÀI LIỆU THAM KHẢO
4.1. GIAO DICH EMAIL VA TIN NHAN TRONG KINH DOANH
“Trong một vài năm nữa, bạn chỉ có 2 lựa chọn: Một là kinh doanh cùng imernet, hai là không nên kinh doanh nữa. " (Bill Gates, 2007)
Ngày nay, mạng internet và các trang web đã và đang thay đôi cách sống, cách làm việc và cả cách chúng ta giao Sự tiến bộ tr ong việc giao tiếp và đi lại đã làm cho thị trường hàng hóa và dịch vụ ngày càng dễ tiếp cận nhanh hơn. Chúng cũng góp phan làm cho nền kinh tế hiệu quả hơn và phụ thuộc lẫn nhau trên phạm vi toàn cầu. Giao tiếp tốc độ cao, dung lượng lớn, giá cả tương đối rẻ đã mở ra một cơ hội toàn cầu mới và vị trí địa lý ảo không còn quan trọng với nhiều hoạt động, dịch vụ. Ngày nay, nhân viên có thê truy cập vào số liệu của công ty, chương trình phần mềm, các đồng nghiệp kế cả khi họ đang làm việc tại gia đình, trong văn phòng, hay thậm chí tại bãi biển. Như đã nêu ở trên, công nghệ đã tạo ra một sự thay đổi lớn tại nơi làm việc và giao tiếp khách hang. Wiki, blog những thiết bị không dây và mạng nội bộ đã hợp lý hóa quá trình kinh
89
doanh và cải thiện việc truy cập những thông tin quan trọng của công ty cũng như giao tiếp với khách hàng.
4.1.1. Thư điện tử (email)
Trong thời đại công nghệ 4.0 việc Xây dựng hình ảnh, quảng bá thương hiệu bằng công cụ internet là thật sự cần thiết trong hệ thống hoạt động kinh doanh, giao tiếp qua email, tin nhắn là giải pháp toàn diện trong việc nâng cao sự chuyên nghiệp của mỗi công ty. Vì thế hầu hết các hoạt động kinh doanh ngày nay đều sử dụng email và tin nhắn để giao tiếp nội bộ như thông tin cho nhân viên, đưa ra các chỉ thị, dé xuất các thủ tục, yêu cầu dữ liệu, cung cấp sự phản hồi và xác nhận các quyết định, các văn bản như vậy thường đi theo những cấu trúc và định dạng tương tự nhau.
Vậy email là gì?
Email là viết tắt của từ "electronie mail" trong tiếng Anh. Dịch ra tiếng Việt thì có nghĩa là "thư điện tử". Đúng như tên gọi là thư điện tứ, thì việc gửi và nhận email (thư điện tử) được thực hiện trên các thiết bị điện tử hay máy tính, điện thoại. Email là một phương tiện thông tin nhanh nhất. Một mẫu thông tin (thư từ) có thể được gửi đi cho nhiều người ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và được chuyển qua các mạng máy tính đặc biệt là mạng Internet. Nó có thê chuyên mẫu thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng lúc.
Ngày nay, email chăng những có thê truyền gửi được chữ, nó còn có thể truyền được các dạng thông tin khác như hình ảnh, âm thanh, video, và đặc biệt các phần mềm thư điện tử kiểu mới còn có thê hiển thị các email dạng sống động tương thích với nền tảng lập trình web.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp (email tên miền theo website) là hình thức mà email sử dụng đuôi tên miền riêng theo tên website doanh nghiệp đang sở
hữu. Nói một cách đễ hiểu thì mỗi doanh nghiệp sẽ có riêng cho mình một
email để nhận dạng thương hiệu, trao đổi thông tin, quản lý hồ sơ doanh nghiệp trong hệ thống và giao tiếp với khách hàng (quảng cáo, giới thiệu sản phẩm dịch vụ công ty, trả lời thư khách hàng, hướng dẫn các chỉ dẫn về sản phẩm, dịch vụ... của doanh nghiệp).
4.1.2. Cấu trúc của email
Dù là bản mền hay bản cứng thì email và tin nhắn hàng ngày bao gồm 4 phần: (a) dòng thông tin chủ đề để tóm tắt nội dung (b) mở bài thể
90
hiện ngay ý chính (c) thân bài giải thích va khăng định lại các ý chính và (d) kết luận thể hiện các thông tin hành động, tóm tắt lại và kết luận.
Dòng thông tin chú đề (tiêu đề). Trong email và tin nhắn, dòng thông tin chủ đề là sự tóm tắt những ý chính và cung cấp những điều cần nhận biết cho người đọc. Trong email dòng thông tin chủ đề rất quan trọng. Những người đọc bận rộn chỉ liễc qua tiêu đề và quyết định có nên đọc thư đó hay không. Những thông tin không có dòng tiêu đề rất để bị bỏ qua hoặc tự động bị xóa. Điều làm email hay tin nhắn có thể bị xóa hay bị bỏ qua là do tiêu đề không rõ nghĩa hay bị lọc spam khi cho từ “miễn phí” trong tiêu đề. Cố gắng làm cho câu chủ để rõ ràng dễ hiểu, cần giải thích mục dich và nội dung thư có liên hệ đến người đọc. Ví dụ “Lịch họp Khoa Quản trị kinh doanh chuyển sang ngày 5/6” thay vì chỉ là '*Họp khoa”. Chủ đề cũng
không cần là một câu hoàn chỉnh và không kết thúc với dấu chấm.
Mé dau. Bat dau bằng đoạn mở đầu, nên thể hiện ngay thông tin chính ngay cả khi chủ đề đã được nói rõ ở phan thông tin chủ đề. Hãy xem xét
một số cách mở đầu sau đây:
Mở đầu gián tiếp: trong 6 tháng qua, Phòng phát triển nguồn nhân lực đã cân nhắc sự thay đôi kế hoạch về đảm bảo quyền lợi của nhân viên,
Mở đầu trực tiếp: “Xin xem những đề xuất vẻ quyền lợi của nhân viên và phản hồi thông tin trước nay 12/5 nếu đồng ÿ với những thay đôi này. ”
Thân bài. Phần này giải thích rõ hơn về lý do viết email hoặc tin nhắn, cần giải thích và thảo luận về chủ đề theo trật tự logic nhất định. Một email và tin nhắn thường ban về một chủ đẻ duy nhất. Giới hạn chủ đề giúp người đọc chủ động với vấn đề và lưu trữ dễ dàng.
Thiết kế dữ liệu bao quát, dễ hiểu bằng cách sử dụng số thứ tự, tiêu đề,
bảng và những công cụ khác. Kiểm tra các gạch đầu dòng, bảng. tiêu đề và cách dòng xem các ý chính có dễ bao quát không.
Ví dụ về một đoạn khó hiểu: “Huong dan di céng téc bằng máy bay có hiệu lực từ nay đến 31/12, chỉ có trưởng phòng kẻ toán mới áp dụng chế độ này khi được sự cho phép của giám đốc. Chỉ được phép đi 2 chuyến với hạng vé thường hoặc thương gia giá rẻ."
Có thể viết lại:
Hướng dẫn đi công tác bằng máy bay có hiệu lực từ nay đến 31/12
~__ Người hưởng chế độ: trưởng phòng kề toán -_ Số lượng chuyến đi: tối đa 2 chuyến
-__ Thời gian: từ nay đến 31/12
91
- Hang vé: thuong hoặc thương gia giá rẻ
Kết luận. Thường kết thúc với (a) thời hạn (b) tóm tắt (c) cảm nghĩ. Một
email và tin nhắn có thể viết như sau “Mộp bản báo cáo trước ngày 15/6 dé Ban giảm đốc có kế hoạch kinh doanh cho 6 tháng cuối năm” “Tôi sẵn sàng trả lời thắc mắc của anh/chị", hoặc “Day là một dự án hữu ích”.
Không cần kết luận với đồng nghiệp các câu chúc tốt lành như với khách hàng, đối tác.
Đôi lúc, kết bài cũng nên thể hiện sự biết ơn hoặc ủng hộ sự phản hỏi với cách viết như “76¡ chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị" hay *Ý kiến của anh/chị về vẫn đề nêu trên như thé ndo?”. Một số kết luận khác có thé
nêu mong chờ như: “Cúc cho dự án của chúng ta thành công” hay “Chúc
cho sự hợp tác của chúng ta thành công”.
Phát triển một bức thư hoàn chỉnh, trình tự sau đây có thể áp dụng trong thực tế: