TÀI LIỆU THAM KHẢO
4.3. CACH VIET EMAIL VA TIN NHAN TIEU BIEU
Trong các nội dung trên, chúng ta đã làm rõ quá trình viết, phân tích cấu trúc, định dạng của email và tin nhắn; giới thiệu một số kỹ thuật sử dụng email thông minh và an toàn. Sau đây là cách viết 01 email theo quy định như sau:
Luôn luôn có dòng tiêu đề
Không ít người gặp rắc rồi với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho email. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh tương tự thì hãy bắt đầu bằng việc viết email trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung email một cách tốt nhất. Thay vì sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp.... thì chúng ta nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề email. Chang hạn như Thông tin hợp đồng sô 12456,
Bài khóa luận tốt nghiệp.
Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu
Một trong những cách viết email được coi là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn để ngay câu mở đầu. Da phần người đọc sẽ không dé hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn email. Do vậy, hãy cho người đọc biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vào ngay vấn đề chính ở câu đầu tiên trong email.
Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ
Tuyệt đối không được mở đầu email bằng những câu như đây, nó... Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.
Không sử dụng chữ in hoa
Thông thường, mọi người hay dùng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vần dé quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như việc bạn đang hét vào mặt người đọc vay. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa dé làm nồi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.
Không viết tắt hoặc sứ dụng từ viết tắt
Cách viết email chuyên nghiệp không bao giờ có sự xuất hiện của chữ viết tắt hay biểu tượng cảm xúc. Bởi làm vậy người nhận sẽ cảm thấy bạn
không u nhị. Ngoài ra, chúng ta nên việt hoa ký tự đầu tiên và tên riêng đề thê hiện sự tôn trọng của mình với người nhận thư.
100
Hay ngắn gọn và lịch sự
Nếu email viết dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại
nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.
Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn vì thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của người viết dành cho người nhận email.
Thêm chữ ký
Cần phải chắc chắn rằng cuối thư có một chữ ký dưới mỗi email. Thông thường, nó sẽ bao gồm tên, địa chi email, số điện thoại, địa chí trang Web... Danh sách này sẽ giúp cho người nhận email dễ dàng liên hệ với người gửi. Bên cạnh đó, nếu bạn trả lời email ở trên máy tính và thiết bị di động thì cần đảm bảo rằng thông tin phải trùng khớp với nhau.
Nếu không biết cách tạo chữ ký email thì lên Google search các mẫu chữ ky gmail dep thi sé co hang ngàn kết quả hiển thị. Tham khảo để lựa chọn một mẫu chữ ký nào phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề của bạn và sáng tạo thêm đề có nét riêng của mình là được.
Soat lại và chỉnh sửa
Trước khi nhắn nút gửi email cần đảm bảo đọc, rà soát và chỉnh sửa lỗi chính tả hay ngữ pháp ở trong email tránh làm cho người đọc cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp và bất cân của người viết. Thêm vào đó, khi đọc lại email sẽ giúp người viết kiểm tra được các thông tin mả mình muốn đề cập đến.
Hãy đúng giờ
Cố gắng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu người nhận cần nhiều thời gian hơn đề thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết được răng bạn đã nhận được email của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.
Cũng giống như các văn bản kinh doanh khác, những bức thư và
tin nhắn nên được viết một cách cẩn thận. Một khi bức thư đã rời khỏi tay
chúng ta, đặc biệt là khi được công bố thì chúng không thê lấy lại được nữa và không thể sửa chữa và xem xét lại. Hãy xem các bước trong bảng 4.3 sau đây để viết những email và tin nhắn tiêu biều.
101
Bảng 4.3: Các bước viết email và tin nhắn tiêu biểu
Câu chủ đề:
Tom tắt ý trọng tâm: diễn đạt ngắn gọn bức thư đó nói về vấn đề gì, có liên quan thế nào đến người đọc
Thêm nhãn nếu cần thiết. Các nhãn nhu FYI (thông tin thêm) hay REQ (yêu cầu) giúp người đọc nhận biết được nên trả lời nhu thế nào.
Tránh những từ trống hoặc từ nguy hiểm. Đừng viết câu chủ đề có một
từ như là Cứu, Vấn đề, Miễn phí.
Mở bài:
Nói về mục đích viết. Đề cập đến các thông tin có trong câu chủ đề
nhưng mở rộng thêm.
Nhắn mạnh các câu hỏi. Nếu chúng ta đang yêu cầu về thông tin, hãy bắt đầu bằng câu hỏi quan trọng nhất, sử dụng câu yêu cầu lịch sự (làm ơn hãy trả lời những câu hỏi dưới đây...) hoặc giới thiệu về các yêu cầu một cách lịch sự.
Cung cấp trực tiếp các thông tin. Nếu trả lời cho một yêu cầu, hãy cho người đọc thấy được thông tin đã được yêu cầu ngay ở phần mở đầu và giải thích sau.
Thân bài:
Giải thích chỉ tiết: sắp xếp các thông tin một cách logic. Với các chủ đề
phức tạp nên sử dụng những đoạn riêng biệt đê nói một cách súc tích.
Tăng cường khả năng đọc. Sử dụng những câu ngắn, những đoạn văn ngắn và những hướng êng biệt cho những ý tương tự nhau.
Thêm những điểm nhấn bằng đồ họa: nếu có thề, hãy dùng các gạch đầu dòng, hoặc đánh số , bảng, cột và các đồ họa khác để tang khả năng đọc
và bao quát.
Nên cân thận.Hãy nhớ rằng email và tin nhắn có thể được truyền đến nhiều người, không chỉ là người nhận mà chúng ta định gửi ban đầu.
Kết bài:
Yêu cầu hành động: nếu cần hãy nói cy thé chúng ta muốn người đọc làm gì, bao gồm cả thời hạn và lí do nếu có thê.
Tóm tắt lại email và tin nhắn bằng cách nêu cảm nghĩ của mình. Với
những thông tin dài thì nên tóm tắt những ý quan trọng nhất. Nếu kết thúc không cần yêu cầu hành động hay tóm tắt thì có thể kết thúc bằng cảm nghĩ. Tránh kết thúc khách sáo gây khó chịu cho người đọc.
Bang 4.4. Cách trình bày 01 lá thư điện tử
From: CC/Bcc
To: :
Subject: Monitors offer Dear Mr. Walker,
I'm writing to enquire about the monitors you informed us of last month
(April).
Could you please send us a brochure and price list?
We would also appreciate a visit from your representative in order to have more information about the products. Could you ask one of them to contact us, please?
Looking forward to your reply.
Yours sincerely,
David Sneider,
Purchasing Assistant
Bang dich
Từ: CC/Bcc
Đến:
Chủ đề: Cung cấp màn hình máy tính Kính gửi ông Walker,
Tôi đang viết đề hỏi về các màn hình mà ông đã thông báo cho chúng tôi tháng, trước (tháng 4).
Ông có thể vui lòng gửi cho chúng tôi một sách hướng dẫn và một bảng báo giá?
Chúng tôi cũng đánh giá cao chuyến thăm từ đại diện của ông để có thêm thông tin về các sản phẩm. Ông có thẻ yêu cầu một trong số họ liên hệ với chúng tôi không?
Mong chờ hồi âm của ông.
Trân trọng, David Sneider,
Trợ lý phòng thu mua
103
Như vay tir diém chung cita 2 khai niém trén cé thé hiéu ngan gon: “Social
media là các công cụ dùng cho việc giao tiếp, chia sẻ thông tin trên nên tảng internet. `”
Thực chất, mạng xã hội là nơi để mọi người kết nói với nhau dựa trên những sở thích và mục đích của từng cá nhân. Sự kết nối này giúp con người phá bỏ mọi rào cản về không gian, thời gian, cũng như rào can về tuổi tác, giới tính, màu da và ngôn ngữ. Những nhà kinh doanh đang tận dụng tối đa tính toàn cầu của mạng xã hội. Từ đó hình thức Social Media Marketing ra đời.
Các doanh nghiệp tận dụng các kênh này đê tiếp thị sản phẩm cũng như nhận các phản hỏi, đánh giá từ người tiêu dùng một cách trực tiếp và
có thể đo lường được. Mức độ phổ biến của YouTube trải dài trên 91 quốc
gia và 80 ngôn ngữ khác nhau, chiếm khoảng 95% người dùng Internet toàn cầu. YouTube tiếp cận nhóm đối tượng từ 18-49 tuổi trên điện thoại di động nhiều hơn bắt kỳ mạng truyền hình và các chương trình phát thanh nào.
Theo thống kê của báo Dân Trí, số ra ngày 18/4/2018 của tác giả Nguyễn Nguyễn, hiện nay kênh YouTube dành cho các nhà tiếp thị, đây là nơi bạn có thê chỉ tiêu ngân sách quảng cáo của mình hoặc ít nhất là duy trì sự hiện điện tích cực thông qua nội dung video của chính bạn. Còn ói với Facebook, Việt Nam xếp ở vị trí thứ 7 với 58 triệu người dùng, tăng, 5% trong quý đầu năm 2017 và rộng hơn là 16% so với cùng kỳ năm ngoái.
Thành phố Hồ Chí Minh cũng nằm trong top 6 thành phố có người dùng Facebook đông nhất, với 14 triệu người dùng.
Không phải ngẫu nhiên mà những công ty như Coca-cola, Samsung, Toyota, Sony,... phát triển vượt bậc trong những năm gần đây. Tất cả họ đều tận dụng được lợi ích cực kỳ to lớn từ sức mạnh lan tỏa của mạng xã hội. Sản phẩm của họ sẽ được hàng triệu người biết đến chỉ chưa day 1 giây, một thứ sức mạnh quá khủng, khiếp. Tuy nhiên, chúng ta phải luôn tỉnh táo và hiểu rõ bản chất của mạng xã hội. Sự ảnh hưởng và những tác động của nó đối với từng doanh nghiệp. từng ngành nghề khác nhau để tránh “tiền mắt tật mang”.
Vậy Social Media là làm gì?
Thực tế nó bao gồm nhiều công việc khác nhau và tất cả được tóm tắt thành các việc chính như sau:
105