TÀI LIỆU THAM KHẢO
GIAO TIEP QUA THU TIN TRONG KINH DOANH
5.3. GIAO TIEP QUA BAO CÁO KINH DOANH
5.3.2. Các loại báo cáo trong kinh doanh
Dựa trên những tiêu chí khác nhau có thể chia báo cáo ra thành các loại khác nhau. Trong nội dung phần này, chúng tôi tập trung các loại báo cáo trong kinh doanh, bao gồm:
5.3.2.1. Báo cáo trình bày ÿ tưởng
Đây là loại hình báo cáo biện giải/đề xuất. Những báo cáo này có thê
được dùng để đề xuất lên ban quản lý hay người có quyền ra quyết định quan trọng trong công ty, thường có cấu tạo hai phần: tóm tắt và nội dung.
Tóm tắt nêu bật đề nghị của người viết báo cáo. Phần nội dung (than bai)
phân tích kỹ hơn lợi ích. chỉ phí, rủi ro... đi kèm với nó.
Ví dụ: giả sử ta muốn đề nghị trang bị máy in 3D cho bộ phận của mình.
Để thuyết phục quản lý chấp thuận mua máy in này, cần viết một báo cáo nêu các biện giải/đề xuất nhằm yêu cầu cấp trên, nhà quản lý một cách chính thức.
3.3.2.2. Báo cáo trình bày rủi ro gắn liền với một cơ hội cu thé
Báo cáo điều tra giúp xác định độ rủi ro liên quan đến một đường lối hành động nhất định. Loại báo cáo này vô cùng hữu ích trong việc hỗ trợ công ty dự báo hậu quả có thể xảy ra. Nó bao gồm phần giới thiệu, nội dung điều tra và kết luận.
Phần giới thiệu nhấn mạnh vấn đề được xem xét. Phần nội dung điều tra
được dùng để thảo luận về những yếu tố thực tế và kết quả điều tra. Kết luận được dùng đề tóm tắt lại vẫn đẻ.
Ví dụ: giả sử công ty dược phẩm X muốn hợp tác cùng công ty dược phẩm Y nhưng vẫn còn một 5 lo lắng. ông ty X không muốn hợp tác cùng công ty hiện hay vì từng có vấn đề về tài chính. Công ty này sẽ tiền hành điều tra và dùng báo cáo điều tra nhằm thảo luận về thông tin tài chính chuyên sâu của công ty Y và giám đốc của họ.
149
5.3.2.3. Báo cáo trình bày thông tin về việc tuân thui theo một cơ quan chủ quản nào đó.
Đây là báo cáo tuân thủ và nó được dùng để giúp công ty thể hiện trách nhiệm của mình. Nó chứng minh việc tuân thủ luật lệ/quy định và chỉ tiêu hợp lý của công ty trước cơ quan chủ quản (chính quyên thành phó. tỉnh, nhà nước,...). Báo cáo này bao gồm phần giới thiệu, phần nội dung báo cáo và kêt luận.
Phần giới thiệu thường chứa đựng cái nhìn khái quát về những nội dung chính tr ong. báo cáo. Phần nội dung trình bày dữ liệu, sự kiện... cơ quan điều hành cần biết. Kết luận được dùng để tóm tắt lại.
Ví dụ: Nestle cần cho hội đồng quản trị thấy họ tuân thủ hướng. dẫn chính sách và luật của nước sở tại qua các năm. Do đó, họ đã dùng báo cáo tuân thủ hàng năm nhằm minh bạch các hoạt động trong năm.
5.3.2.4. Báo cáo trình bày tính khả thì của ý tưởng hay dự án được đề xuất.
Báo cáo thăm dò dùng đề xác định liệu một ý tưởng có thiết thực hay không được gọi là báo cáo khả thi. Báo cáo này nên có kết cấu hai phần:
tóm tắt và nội dung báo cáo.
Phần nội dung trình bày lợi ích, những vấn đề có thể gặp phải, chỉ phí đi
kèm... của ý tưởng được đề xuất. Một công ty có thể sử dụng báo cáo khả thi nhằm khai thác những câu hỏi tương tự như sau:
- Dự án này có thé được hoàn thành trong ngân sách hay không?
- Duan này sẽ sinh lời chứ?
- Du án này có thể được hoàn thành trong khung thời gian được phân bô hay không?
5.3.2.5. Báo cáo trình bày kết quả nghiên cứu điểu tra.
Báo cáo nghiên cứu điều tra trình bày nghiên cứu về một vấn đề hay vướng, mắc nào đó. Đó thường là cái nhìn chuyên sâu về một vấn đề đặc biệt cụ thể, nên bao gồm các phan: tom tắt, giới thiệu, phương pháp nghiên cứu, kết quả thu được, kết luận và đề xuất. Nghiên cứu liên quan cũng nên được đề cập đến trong báo cáo này.
Ví dụ: Một doanh nghiệp có thê tiến hành nghiên cứu ở quy mô toàn công ty về việc nên hay không cắm hút thuốc ở sảnh nhân viên. Người thực hiện
sẽ lập báo cáo nghiên cứu điều tra.
5.3.2.6. Báo cáo giúp công ty cải thiện chính sách, sản phâm hay quy trình hoạt động thông qua việc không ngừng theo dồi, kiểm tra.
150
Được lập trên những khoảng thời gian cố định, chăng hạn như tuần, tháng, quý... báo cáo định kỳ có thể rà soát một cách chỉ tiết tính hiệu quả, lợi nhuận và thua lỗ hay bất kỳ tiêu chuẩn nào khác trong khoảng thời gian cho trước.
Chang han như, hàng tháng, đại diện bán hàng dược phâm có thé sé lap bảng tóm tat số lượng cuộc gọi bán hàng của họ.
5.3.2.7. Báo cáo vẻ mội tình hudng cu thé
Trái ngược với khoảng thời gian cố định, tình huống cụ thể cần đến báo cáo tình huống. Tình huống ở đây có thể chỉ đơn giản như thông tin thu được từ một cuộc hội thao hay phức tạp như báo cáo về việc phản ứng trước một thảm họa tự nhiên. Báo cáo này bao gồm các phần: giới thiệu, nội dung và kết luận. Dùng phần giới thiệu nhằm nhận d ự kiện và điểm qua những gì sẽ được đề cập. đến trong nội dung ờ báo cáo. Kết luận được dùng đề nêu lên những cam kết hay hành động cần thiết trong tình huồng này. Chẳng hạn như, sau đợt bão lớn, cơ quan chủ quản nhà nước sẽ cần đến một báo cáo tình huồng.
5.3.2.8. Báo cáo giải pháp cho van dé hay tinh huong.
Báo cáo so sánh cân đo một vai giải pháp tiềm năng cho một tình hudng nào đó. Dựa trên kết quả, người viết sẽ đề xuất đường lỗi hành động cụ thể. Nó thường bao gồm ba phần: giới thiệu, nội dung và kết luận.
Phần giới thiệu nêu rõ mục đích của báo cáo. Phần giữa trình bày tình huồng hay vấn đề cùng giải pháp/lựa chọn khả thi. Phần kết tiết lộ giải pháp hay lựa chọn thay thế tốt nhất.
Ví dụ: Xét tình huống công ty sản xuất xe hơi ABC muốn mở một nhà máy tại châu Á. Dựa trên những gì công ty cần, báo cáo có thể thu hẹp phạm vỉ lựa chọn xuống ba quốc gia. “Tiếp đó, nó sẽ kết luận đâu là địa điểm thành lập nhà máy tốt nhất trong số ba quốc gia này.
5.3.3. Phương pháp viết một bản báo cáo Công tác chuẩn bị:
- Phải xác định đươc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ báo cáo công việc hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dung dé cương báo cáo.
- Xây dựng đề cương khái quát.
- Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo. .. phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:
151
Phan I:
- Danh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
Phan 2:
- Phan tich nguyén nhan, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
Phân 3:
~ Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính đề tiếp tục giải quyết các biện phap tổ chức thực hiện, những, tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.
~ Thu thập tài liệu, số liệu đề đưa vào báo cáo.
~ Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
Xây dựng dàn bài:
- Mở đầu:
Đối với những báo cáo thường niên, chuyên đề thì mở đầu phòng ban có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.
- Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.
t Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
Lưu ý: Có thê đánh giá những, công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thê kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công, việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.
- Kết luận báo cáo:
+ Phương hướng, mục tiêu phần đấu tiếp tục.
+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.
~ Các biện pháp tô chức thực hiện:
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những, triển vọng.
152
Viết dự tháo báo cáo:
- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phố thông, nêu các sự kiện, nhận định,
đánh giá, có thể dùng chữ số đề minh họa, trình bày theo lối biều mẫu, theo
sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.
- Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều hoặc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.
Đối với các báo cáo quan trọng:
~ Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị đề lấy ý kiến đóng góp. bồ sung, sửa
đổi bản dự thảo báo cáo cho thông nhất và khách quan hơn.
Trình lãnh đạo thông qua:
- Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề... cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.
- Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa
học thì tên tác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyền cho cơ quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo.
5.3.4. Kỹ năng trình bày thông tin trong báo cáo kinh doanh
Sau khi thu thập và xử lý thông tin, thì trình bày bảng báo cáo đạt hiệu quả tốt nhất là cần thiết. Trong vài trường hợp, báo cáo có nhiều số liệu và thông tin phức tạp, dé gi giúp báo cáo đễ nhìn và làm cho các só liệu
trở nên đễ hiểu, dễ nhớ hơn, cần thể hiện dữ liệu định lượng thông qua bảng biểu, biểu đồ. hay để thị sẽ hữu dụng. Dùng màu sắc trong hiền thị bởi chúng sẽ thu hút chú ý hơn và giúp phân biệt thông tin.
Mỗi khi có thể, hãy sử dụng gạch đầu dòng, dùng số hay đóng khung dữ
liệu để chúng trở nên dé đọc hơn. Nhờ đó, tách biệt dữ liệu khỏi phần còn lại của báo cáo và thể hiện được ý nghĩa quan trọng của chúng.
-_ Nhìn chung, hiệu ứng về mặt thị giác là yếu tô tuyệt vời, giúp báo cáo kinh doanh trở nên thú vị hơn khi mà bản thân văn bản và số liệu có thê
153
tương đối khô cứng. Nhưng cũng đừng đi quá xa, chỉ nên sử dụng khi phù hợp và cần thiết.
-_ Trang nhiều chữ và không chứa bảng hay.số liệu có thể sẽ rất mệt mỏi cho người đọc. Hãy đóng khung nội dung ở đó. Hộp thông tin còn có thể tóm tắt luận điểm được trình bày một cách hiệu quả.
Bang 5.18. Biểu đồ phù hợp với mục đích báo cáo
Bảng biêu Biểu thị chính xác những con số
| Biểu đồ cột So sánh yêu tô này với yêu tô khác
Mô tả sự thay đổi ở những giá trị định lượng được Đồ thị trong một khoảng thời gian nhất định
Biêu đô quạt Hiền thị tông thê các đơn vị và thành phân cầu tạo nên nó
Sơ đồ quá trình | Hiên thị quá trình hay phương thức thực hiện một sự việc nào đó
Sơ đô tô chức Hiền thị các cấp độ thành phân trong một bộ phận cụ
thể
Hình ảnh, hiên | Thê hiện xác thực vê vị trí, địa điểm và các thành
thị phân cân sử dụng
Nguôn: Giáo trình giao tiếp trong kinh doanh, Đại học Kinh tế quốc dân, 2012
Băng biếu
Bảng biểu, thường thấy trong các báo cáo, vì thể hiện được các yếu tố, dữ liệu định lượng theo cột và dòng có hệ thống. Đề thuận lợi cho người đọc và người nghe báo cáo, bảng biéu cần trình bảy rõ ràng và trọng tâm, với các điểm cần lưu ý sau:
~_ Đặt tựa đề và tên biểu đỗ trên cùng.
- Sap xếp các thông tin một cách khoa học (theo abe, theo thời gian, vị trí địa lý, tầm quan trọng từ cao nhất tới thấp nhất) phụ thuộc vào tính chất và mục tiêu của báo cáo.
-_ Đặt tên tựa đề các cột và dòng rõ ràng.
-_ Ghi rõ những đơn vị tính của những con số đưa ra trong bảng (phần trăm, đồng, đơn vị giờ làm...) vào tiêu để của bảng biểu và tiêu đề của
cột và dòng hoặc chú thích ở cuối bảng.
-_ Sử dụng chú thích N/A (không tồn tại) đối với đữ liệu không có giá trị.
-_ Sắp xếp dữ liệu gần với nội dung dang phân tích.
154
Biểu đồ thanh
Biểu đồ thanh, hiển thị sự so sánh thông tin bằng cách sử dụng biểu thanh ngang hay dọc:với độ dai ngắn khác nhau. Biểu đồ thanh cho phép so sánh các mục dữ liệu với nhau, minh họa sự thay đổi dữ liệu qua các giai đoạn
khác nhau. Một số gợi ý để tạo biểu đồ thanh hiệu quả:
-_ Chiều dài và chiều rộng mỗi cột được chia theo tỉ lệ nhất định.
-_ Hiển thị số liệu giữa thanh để người đọc đễ nhìn.
-_ Đơn vị đo (phần trăm, đồng) bắt đầu bằng, số 0.
-_ Cột đầu tiên đặt cách một khoảng với trục tung (thường là một nửa khoảng cách giữa các cột).
-_ Hạn chế hiển thị quá nhiều thông tin dẫn đến lộn xộn và rối mắt.
- Sip xếp dữ liệu gần với nội dung đang phân tích.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng, đều cần hoạt động với một sơ đồ tổ chức rõ ràng. Sơ đồ tô chức sẽ cho thấy ai là người báo cáo cho ai, có bao nhiêu phòng ban và hình thức trao đổi thông tin trong công ty. Sơ đồ tổ chức đó phải cho chúng ta xác định rõ được các mối quan hệ báo cáo công việc. Chúng ta sẽ biết những đội nhóm chính của chúng ta như nào và chúng ta sẽ giao nhiệm vụ cho mỗi vị trí công việc ra sao.
Cách tạo sơ đồ tổ chức
-- Ghi lại tất cả các vai trò công việc trong công ty. Tạo mô tả công việc cho từng vị trí hiện tại và có thể có trong tương lai. Ghi rõ chức năng nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc và yêu cầu tối thiểu kỹ năng kinh nghiệ
-_ Vẽ sơ đỗ quy trình hoàn thành công việc theo quy tắc hiệu quả nhất và cách mà thông tin được chia sẻ trong công ty chúng ta như thé nào,
Hình ánh, bản đồ và minh họa
Một số báo cáo kinh doanh sử dụng hình ảnh, bản đồ và minh họa nhằm phục vụ một số mục đích nhất định. Một hình vẽ với chú thích cụ thể mô tả từng chức năng có tính thuyết phục hơn một bức ảnh hoặc một lời giải thích bằng miệng. Với công nghệ máy tính ngày nay thì ánh chụp, bản đồ và hình minh họa có thể được scan và đưa thắng vào báo cáo kinh doanh
hoặc có thể xem trực tiếp qua nói mạng internet.
Lặp bảng và biểu đồ quy tắc
Các báo cáo kinh doanh cần sắp xép theo các dữ liệu hình ảnh theo nguyên tắc thống nhất, trung thực đối với tất cả các thông điệp. Nên nhớ các thông
155
tin truyền tả qua các bảng, biểu đồ được sử dụng đề đưa ra các quyết định.
Nếu thông tin không chính xác người đọc có thê đưa ra các quyết định sai lầm và có thể dẫn đến hậu quả nghiệm trọng: và ảnh hưởng lâu dài. Vì thé cần lưu ý các điều sau đây khi vẽ biều đồ minh họa:
- Sử dụng hình thức,biêu đồ phù hợp đối với thông tin muốn truyền tải
~_ Biều đồ được thiết kế sao cho các thông tin chính phải tập trung cần được truyền tải
-_ Các thông tỉn quan trọng phải thể hiện đầy đủ
-_ Không nên đưa quá nhiều thông tin vào một biêu đồ, tránh bỏ sót các
thông tin quan trọng,
~_ Cân đối các trục của biêu đồ để thé hiện chính xác thông tin cần truyền
tải
Kết nối các biểu đồ trong một báo cáo
Sử dụng một các hợp lý, các biểu đồ sẽ giúp cho báo cáo sinh động hơn và dé hiểu hơn. Khi đưa biểu đồ vào báo cáo, nên thực hiện theo hướng dẫn sau đề đạt hiệu quả cao nhất:
Đánh giả đô tượng tiếp nhận: cần xem xét người đọc, nội dung, kế hoạch và chỉ phí. Biểu đồ minh họa có thể mat thời gian và tốn kém đề in mau vi vậy nên cân nhắc trước khi quyết định xem sử dụng bao nhiêu biêu đồ
trong một bảng báo cáo.
Sử dung có hạn chế: Chúng ta biết rằng màu sắc chính nó cũng có tác dụng truyền đạt thông tin; ví dụ màu đỏ thể hiện thâm hụt, hoặc các giá trị tiêu cực, màu xanh thể hiện sự bình tĩnh hoặc uy quyền, còn màu vàng cho thấy sự cảnh báo. Tuy nhiên tránh sử dụng màu mè quá nhiều hoặc họa tiết rườm rà, vì có thê làm loãng hoặc ôi thông tin.
Cần chính xác và trung thực: Phải đảm bảo rằng, các hình ảnh minh họa không gây hiểu lầm. các biểu đồ, yêu cầu về con số và cách tính toán chính xác. Có thể thao tác điều chỉnh các trục trong biểu đồ sao cho xu hướng được thể hiện rõ rệt. Lưu ý đưa nguồn trích dẫn đối với các thông tin được sử dụng.
Trình bày biêu đô một cách phù hợp nhát: Cần sử dụng lời đề giải thích các biểu đồ được sử dụng trong bài và đặt gần với nội dung được nhắc đến.
quan trọng cho người đọc thấy được mức độ quan trọng của biểu đồ được sử dụng trong bài.
€ thon tiêu đề và lời chú thích phù hợp: Giống như các báo cáo, các biểu đồ cần có tiêu đề “biêu cảm” hoặc khách quan. Cụ thể các tiêu đề “biểu cảm”
156