* Qui trình thực tế của phương thức thanh toán xuất khẩu bằng L/C tại HTV 1. Khách hàng phải kí thỏa thuận với ngân hàng TFGA (Trade Finance General Agreement) nếu như khách hàng có nhu cầu sử dụng các hình thức tài trợ ngoại thương của HTV như cho vay trực tiếp, chiết khấu hối phiếu.. Ngược lại những khách hàng chỉ muốn thực hiện thanh toán thì không phải kí thỏa thuận này. Ngoài ra ñể tiện lợi cho quá trình giao dịch khách hàng có thể ñăng kí dịch vụ
Instant@dvice (ñược giới thiệu ở phần 3.1.3)
2. L/C từ ngân hàng phát hành về HTV bằng 2 cách là: bằng thư hay ñiện SWIFT. Trước khi thông báo chính thức cho khách hàng, các thanh toán viên tại HTV sẽ kiểm tra kĩ lưỡng tính chân thực của L/C và kiểm tra nội dung của L/C. Các nội dung ñược kiểm tra kĩ:
- Số hiệu, ñịa ñiểm, ngày mở L/C.
- Tên ngân hàng mở L/C (Opening/ issuing bank)
- Tên, ñịa chỉ ngân hàng thông báo (Advising bank), Ngân hàng trả tiền (Negotiation/paying bank), Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank) (nếu có) - Tên, ñịa chỉ của người thụ hưởng (Beneficiary…)
- Tên, ñịa chỉ người yêu cầu mở L/C (Applicant…) - Số tiền trên L/C
- Loại L/C
- Ngày và ñịa ñiểm hết hiệu lực của L/C (Expiry date/place) - Thời hạn giao hàng
- Cách thức giao hàng - Phần mô tả hàng hóa
- Những chứng từñi kèm với L/C Khi ñó có 2 trường hợp xảy ra:
• HSBC là ngân hàng ñược chỉ ñịnh là ngân hàng trung gian chuyển L/C sang ngân hàng khác ở Việt Nam, khi ñó các thanh toán viên sẽ chuyển
L/C sang ngân hàng ñã ñược qui ñịnh cụ thể trên L/C và thu phí của ngân hàng ñó.
• HSBC là ngân hàng thông báo thực hiện giao dịch với tư cách ñại diện cho nhà xuất khẩu. Ngân hàng sẽ thông báo cho khách hàng của mình biết L/C ñã vềñếnbằng 2 cách:
- Khách hàng có ñăng ký Instant@dvice: toàn bộ nội dung L/C sẽ ñược gửi bằng thư ñiện tử (email) cho khách hàng. Khi sử dụng dịch vụ này khách hàng sẽ không bị tính phí.
- Khách hàng không ñăng ký Instant@dvice: Thanh toán viên sẽ gọi
ñiện thoại thông báo trực tiếp cho khách hàng ñể họ chuẩn bị bộ
chứng từ hàng hóa cho việc thanh toán. Có một số khách hàng sẽ ñến lấy L/C gốc về (Ngân hàng sẽ lưu lại L/C copy) và cũng có một số khách hàng yêu cầu ngân hàng lưu ký (Custody) L/C cho
ñến lúc họñến trình chứng từ.
* Nhưng trên thực tế ñể tiết kiệm thời gian, trong thời gian ñợi L/C về thì nhà xuất khẩu ñã thực hiện bộ chứng từ nháp trên cơ sở hợp ñồng ngoại thương và ñưa cho ngân hàng kiểm tra. Ngân hàng kiểm tra nếu thấy có vấn ñề không phù hợp với hợp ñồng sẽ thông báo cho khách hàng mang về sửa lại. Cho ñến khi phù hợp hoàn toàn, nhà xuất khẩu sẽ thực hiện bộ chứng từ chính thức.
3. Người xuất khẩu trình bộ chứng từ chính thức kèm theo ñơn yêu cầu thanh toán (Collection Order) theo mẫu do HTV cung cấp (xem phụ lục), các thanh toán viên tại ngân hàng sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ một cách chặt chẽ.
Nội dung kiểm tra chứng từ: + Các nội dung cần kiểm tra kĩ:
Bộ chứng từ hàng hóa phải ñược nhà xuất khẩu trình trong thời hạn có hiệu lực của L/C (ñược qui ñịnh ở trường 48 trên L/C), thông thường thời gian xuất trình chứng từ là từ 15 ñến 21 ngày kể từ ngày phát hành L/C hay L/C ñược gửi ñến ngân hàng thông báo… tùy theo qui ñịnh giữa người mua và người bán. Bộ chứng từ hàng hóa ñược xuất trình phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa nhà xuất khẩu và nhập khẩu mà nhà xuất khẩu sẽ chuẩn bị các loại chứng từ, số lượng từng loại chứng từ theo ñúng qui ñịnh ở trường 46A:
- Hóa ñơn thương mại (Commercial Invoice)
- Vận ñơn (Bill of lading hay Airway Bill) : Nếu là vận ñơn ñường biển thường ngân hàng sẽ yêu cầu khách hàng trình vận ñơn hoàn hảo sau khi ñã xếp hàng lên tàu.
- Phiếu ñóng gói (Packing List)
Các giấy tờ khác kèm theo nếu có yêu cầu từ nước nhập khẩu: - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Giấy chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Policy/Certificate) - Giấy chứng nhận người thụ hưởng (Beneficiary’s Certificate)
ðối với các chứng từ: khi kiểm tra phải phù hợp với các khoản mục ñược qui ñịnh trên L/C:
a. Hóa ñơn thương mại: kiểm theo ñiều khoản 37, UCP 500
i. Thông tin (tên, ñịa chỉ) người mua, người bán có ñúng so với nội dung L/C không?
ii. Theo quy ñịnh L/C, hóa ñơn do người thụ hưởng hay bên thứ ba lập, có cần chữ ký xác nhận hay không?
iii. Chi tiết về hàng hóa, giá và các ñiều kiện (ñiều kiện giao hàng, ñóng gói, ký mã hiệu hàng…) giữa L/C và hóa ñơn có thống nhất không?
iv. ðồng tiền thanh toán trong hóa ñơn phải như L/C quy ñịnh, trị giá hóa ñơn phải bằng trị giá hối phiếu (nếu có) và trong giới hạn của L/C.
v. Hóa ñơn thể hiện giao hàng toàn bộ hay từng phần, số lượng, ñơn giá có phù hợp L/C không?
vi. Các dữ kiện khác: số bản của hóa ñơn thương mại, số, loại, ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, dỡ hàng, ngày lập hóa ñơn, số hợp ñồng mua bán, quota, số giấy phép xuất nhập khẩu…có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không?
b. Hối phiếu: kiểm theo ðiều khoản 37, UCP 500
i. Số L/C trên hối phiếu, ngày phát hành phù hợp không (trùng hoặc sau ngày B/L)? Số bản gốc của hối phiếu?
ii. Số tiền bằng chữ và số phù hợp không? Số tiền ghi trên hối phiếu có nằm trong khoảng trị giá L/C và có bằng 100% trị giá hóa ñơn không?
iii. Kỳ hạn trên hối phiếu có ñúng không (at sight or at…days sight) và phù hợp L/C không?
iv. Thông tin về người ký phát, người trả tiền có ñúng và phù hợp với L/C không?
v. Hối phiếu có ñược ký và/ hoặc ký hậu (nếu ñược yêu cầu) bởi người có thẩm quyền chưa và có thích hợp hay không?
vi. Các ñiều khoản khác về hối phiếu trên L/C có ñược thỏa mãn hay không?
c. Vận ñơn hàng hải: kiểm theo ðiều khoản 23, 39, UCP 500 i. Số bản chính ñược gửi tới có ñúng và phù hợp với L/C không?
ii. Loại vận ñơn (vận ñơn ñường thủy, ñường hàng không, ña phương thức) và không là chứng từ vận chuyển theo “hợp ñồng thuê tàu” (ngoại trừ ñược cho phép trong L/C), không là chứng từ vận chuyển do người chuyển hàng (môi giới) (ngoại trừñược cho phép trong L/C).
iii. Thông tin về người gửi và nhận hàng, người nhận thông báo. Về người nhận hàng, thường có ba cách quy ñịnh: người nhận hàng là người nhập khẩu, bất kỳ
người nào giữ vận ñơn hay ngân hàng HSBC.
iv. Vận ñơn ñã ñược ký hậu và ký thích hợp hay không?
v. Mô tả hàng hóa (tên, ký mã hiệu, số lượng, kiện, tổng trọng lượng, số
container) có phù hợp với L/C và thống nhất với các chứng từ khác không.
vi. Xem xét là loại vận ñơn ñã xếp hàng hay vận ñơn nhận hàng ñể xếp? Vận ñơn “sạch” hay “không sạch”? Vận ñơn thể hiện hàng ñã lên tàu, không phải chỉ ở
trên cầu cảng (deck), trừ khi ñược chấp nhận trong L/C.
vii. Cước phí trả trước hay sau ñược thể hiện trên bề mặt của vận ñơn theo các
ñiều kiện của vận ñơn.
viii. Ngày ký phát vận ñơn hợp lệ hay không?
ix. Kiểm tra tính xác thực của vận ñơn (tên người chuyên chở, chữ ký…) x. Thông tin vềñiều kiện chuyển tải, cảng xếp, dỡ hàng.
d. Chứng nhận bảo hiểm: kiểm theo ðiều khoản 34, UCP 500
i. Hình thức của loại chứng từ bảo hiểm ñược xuất trình: Chứng thư bảo hiểm (Insurance Policy) hay Chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) có phù hợp
L/C không.
ii. Số bản chính ñược xuất trình.
iii. Chứng từñược phát hành và ký bởi người có thẩm quyền hay không.
iv. Ngày phát hành chứng từ hoặc ngày bắt ñầu có hiệu lực bảo hiểm không ñược trễ hơn ngày B/L.
v. Giá trị và sự mô tả hàng hóa ñược bảo hiểm, loại tiền và số tiền trên chứng từ
bảo hiểm có phù hợp với L/C không. Phí bảo hiểm ñã thanh toán chưa, nếu yêu cầu bởi L/C.
vi. Dữ kiện về thông tin vận chuyển hàng hóa: tên tàu, cảng xếp, dỡ hàng.
vii. Tên và ñịa chỉ người ñược bảo hiểm, ñã ñược ký hậu (nếu yêu cầu) phù hợp hay không.
viii. Kiểm tra các ñiều kiện bảo hiểm (A, B, C), cơ quan giám ñịnh tổn thất, nơi khiếu nại bồi thường.
e. Chứng nhận xuất xứ: kiểm theo ñiều khoản 21, UCP 500
i. Nó ñược ký, công chứng, chứng nhận, thị thực theo yêu cầu của L/C không. ii. Ngày thể hiện trên bề mặt chứng từ có phù hợp với ngày trên chứng từ khác. iii. Nước xuất xứ hàng hóa ñược thể hiện, chứng nhận xuất xứ phải ñáp ứng ñược yêu cầu của L/C.
f. Phiếu ñóng gói
i. Nó phù hợp với các yêu cầu của L/C.
ii. Số liệu ghi trong phiếu phù hợp với số liệu ghi trên các chứng từ khác không.
g. Các chứng từ khác: ñảm bảo phù hợp với L/C và thống nhất với các chứng từ
khác.
Ngân hàng kiểm tra L/C phát hiện thấy sai sót hay L/C bị trễ hạn sẽ báo cho ngân hàng phát hành và tiến hành phạt phí ñối với ngân hàng ñó.
4. Nếu nhà xuất khẩu có nhu cầu cần tu chỉnh L/C như thay ñổi về số lượng, giá cả, thời hạn của L/C… Họ sẽ làm ñơn (theo mẫu của ngân hàng cung cấp) yêu cầu ngân hàng thông báo ñánh ñiện báo cho ngân hàng phát hành tu chỉnh L/C. Và nhà xuất khẩu sẽ phải chịu phí tu chỉnh L/C. Hoặc nếu các thanh toán viên phát hiện thấy nội dung L/C, và bộ chứng từ không phù hợp với hợp ñồng, trái với tập tục của 2 nước, hoặc không có khả năng thực hiện, sẽ báo cho nhà xuất khẩu biết và ñề nghị họ mở tu chỉnh L/C.
* Nếu bộ chứng từ khi kiểm tra là bất hợp lệ hoặc “không sạch”, HSBC sẽ ñiện báo ngân hàng phát hành và ñợi quyết ñịnh chấp nhận hay từ chối bộ chứng từ bất hợp lệ.
* Nếu bộ chứng từ ñã hợp lệ (bộ chứng từñược xem là hợp lệ khi các nội dung của chứng từ ñều hoàn toàn phù hợp với nội dung các ñiều khoản trong L/C), các thanh toán viên sẽ lưu vào máy tính và tính phí phải thu từ nhà xuất khẩu. ðồng thời tiến hành thanh toán tiền cho khách hàng, khoản tiền ñó sẽ là số
tiền ghi trên L/C sau khi trừñi tất cả các khoản phí mà nhà xuất khẩu phải chịu. Cách tính phí ñối với nhà xuất khẩu: