* Qui trình thực tế của phương thức thanh tốn xuất khẩu bằng L/C tại HTV 1. Khách hàng phải kí thỏa thuận với ngân hàng TFGA (Trade Finance General Agreement) nếu như khách hàng có nhu cầu sử dụng các hình thức tài trợ ngoại thương của HTV như cho vay trực tiếp, chiết khấu hối phiếu.. Ngược lại những khách hàng chỉ muốn thực hiện thanh tốn thì khơng phải kí thỏa thuận này. Ngồi ra để tiện lợi cho quá trình giao dịch khách hàng có thể ñăng kí dịch vụ
Instant@dvice (ñược giới thiệu ở phần 3.1.3)
2. L/C từ ngân hàng phát hành về HTV bằng 2 cách là: bằng thư hay ñiện
SWIFT. Trước khi thơng báo chính thức cho khách hàng, các thanh tốn viên tại HTV sẽ kiểm tra kĩ lưỡng tính chân thực của L/C và kiểm tra nội dung của L/C. Các nội dung ñược kiểm tra kĩ:
- Số hiệu, ñịa ñiểm, ngày mở L/C.
- Tên ngân hàng mở L/C (Opening/ issuing bank)
- Tên, ñịa chỉ ngân hàng thông báo (Advising bank), Ngân hàng trả tiền
(Negotiation/paying bank), Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank) (nếu có) - Tên, ñịa chỉ của người thụ hưởng (Beneficiary…)
- Tên, ñịa chỉ người yêu cầu mở L/C (Applicant…) - Số tiền trên L/C
- Loại L/C
- Ngày và ñịa ñiểm hết hiệu lực của L/C (Expiry date/place) - Thời hạn giao hàng
- Cách thức giao hàng - Phần mơ tả hàng hóa
- Những chứng từ ñi kèm với L/C Khi đó có 2 trường hợp xảy ra:
• HSBC là ngân hàng ñược chỉ ñịnh là ngân hàng trung gian chuyển L/C
L/C sang ngân hàng ñã ñược qui ñịnh cụ thể trên L/C và thu phí của ngân hàng đó.
• HSBC là ngân hàng thơng báo thực hiện giao dịch với tư cách ñại diện
cho nhà xuất khẩu. Ngân hàng sẽ thông báo cho khách hàng của mình biết L/C đã về đến bằng 2 cách:
- Khách hàng có đăng ký Instant@dvice: toàn bộ nội dung L/C sẽ ñược gửi bằng thư ñiện tử (email) cho khách hàng. Khi sử dụng
dịch vụ này khách hàng sẽ khơng bị tính phí.
- Khách hàng khơng đăng ký Instant@dvice: Thanh toán viên sẽ gọi
điện thoại thơng báo trực tiếp cho khách hàng ñể họ chuẩn bị bộ
chứng từ hàng hóa cho việc thanh tốn. Có một số khách hàng sẽ
ñến lấy L/C gốc về (Ngân hàng sẽ lưu lại L/C copy) và cũng có
một số khách hàng yêu cầu ngân hàng lưu ký (Custody) L/C cho
ñến lúc họ đến trình chứng từ.
* Nhưng trên thực tế ñể tiết kiệm thời gian, trong thời gian ñợi L/C về thì nhà xuất khẩu đã thực hiện bộ chứng từ nháp trên cơ sở hợp ñồng ngoại thương và ñưa cho ngân hàng kiểm tra. Ngân hàng kiểm tra nếu thấy có vấn đề khơng
phù hợp với hợp đồng sẽ thơng báo cho khách hàng mang về sửa lại. Cho đến khi phù hợp hồn tồn, nhà xuất khẩu sẽ thực hiện bộ chứng từ chính thức.
3. Người xuất khẩu trình bộ chứng từ chính thức kèm theo ñơn yêu cầu thanh
toán (Collection Order) theo mẫu do HTV cung cấp (xem phụ lục), các thanh toán viên tại ngân hàng sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ một cách chặt chẽ.
Nội dung kiểm tra chứng từ: + Các nội dung cần kiểm tra kĩ:
Bộ chứng từ hàng hóa phải được nhà xuất khẩu trình trong thời hạn có
hiệu lực của L/C (được qui định ở trường 48 trên L/C), thơng thường thời gian xuất trình chứng từ là từ 15 đến 21 ngày kể từ ngày phát hành L/C hay L/C ñược gửi đến ngân hàng thơng báo… tùy theo qui ñịnh giữa người mua và người bán. Bộ chứng từ hàng hóa được xuất trình phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa nhà xuất khẩu và nhập khẩu mà nhà xuất khẩu sẽ chuẩn bị các loại chứng từ, số lượng từng loại chứng từ theo ñúng qui ñịnh ở trường 46A:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Vận đơn (Bill of lading hay Airway Bill) : Nếu là vận ñơn ñường biển thường ngân hàng sẽ yêu cầu khách hàng trình vận đơn hồn hảo sau khi đã xếp hàng lên tàu.
- Phiếu đóng gói (Packing List)
Các giấy tờ khác kèm theo nếu có yêu cầu từ nước nhập khẩu: - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Giấy chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Policy/Certificate) - Giấy chứng nhận người thụ hưởng (Beneficiary’s Certificate)
ðối với các chứng từ: khi kiểm tra phải phù hợp với các khoản mục ñược
qui ñịnh trên L/C:
a. Hóa đơn thương mại: kiểm theo điều khoản 37, UCP 500
i. Thông tin (tên, ñịa chỉ) người mua, người bán có đúng so với nội dung L/C
khơng?
ii. Theo quy định L/C, hóa đơn do người thụ hưởng hay bên thứ ba lập, có cần
chữ ký xác nhận hay khơng?
iii. Chi tiết về hàng hóa, giá và các điều kiện (điều kiện giao hàng, đóng gói, ký
mã hiệu hàng…) giữa L/C và hóa đơn có thống nhất khơng?
iv. ðồng tiền thanh tốn trong hóa đơn phải như L/C quy định, trị giá hóa đơn
phải bằng trị giá hối phiếu (nếu có) và trong giới hạn của L/C.
v. Hóa đơn thể hiện giao hàng tồn bộ hay từng phần, số lượng, đơn giá có phù hợp L/C khơng?
vi. Các dữ kiện khác: số bản của hóa đơn thương mại, số, loại, ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, dỡ hàng, ngày lập hóa ñơn, số hợp ñồng mua bán, quota, số giấy phép xuất nhập khẩu…có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không?
b. Hối phiếu: kiểm theo ðiều khoản 37, UCP 500
i. Số L/C trên hối phiếu, ngày phát hành phù hợp không (trùng hoặc sau ngày B/L)? Số bản gốc của hối phiếu?
ii. Số tiền bằng chữ và số phù hợp không? Số tiền ghi trên hối phiếu có nằm trong khoảng trị giá L/C và có bằng 100% trị giá hóa đơn khơng?
iii. Kỳ hạn trên hối phiếu có đúng khơng (at sight or at…days sight) và phù hợp
L/C không?
iv. Thông tin về người ký phát, người trả tiền có đúng và phù hợp với L/C
khơng?
v. Hối phiếu có được ký và/ hoặc ký hậu (nếu được u cầu) bởi người có thẩm quyền chưa và có thích hợp hay khơng?
vi. Các điều khoản khác về hối phiếu trên L/C có được thỏa mãn hay khơng?
c. Vận đơn hàng hải: kiểm theo ðiều khoản 23, 39, UCP 500
i. Số bản chính được gửi tới có đúng và phù hợp với L/C khơng?
ii. Loại vận đơn (vận ñơn ñường thủy, ñường hàng khơng, đa phương thức) và
không là chứng từ vận chuyển theo “hợp ñồng thuê tàu” (ngoại trừ ñược cho
phép trong L/C), không là chứng từ vận chuyển do người chuyển hàng (mơi giới) (ngoại trừ được cho phép trong L/C).
iii. Thông tin về người gửi và nhận hàng, người nhận thông báo. Về người nhận hàng, thường có ba cách quy định: người nhận hàng là người nhập khẩu, bất kỳ người nào giữ vận ñơn hay ngân hàng HSBC.
iv. Vận ñơn ñã được ký hậu và ký thích hợp hay khơng?
v. Mơ tả hàng hóa (tên, ký mã hiệu, số lượng, kiện, tổng trọng lượng, số container) có phù hợp với L/C và thống nhất với các chứng từ khác không.
vi. Xem xét là loại vận ñơn ñã xếp hàng hay vận ñơn nhận hàng để xếp? Vận đơn “sạch” hay “khơng sạch”? Vận ñơn thể hiện hàng đã lên tàu, khơng phải chỉ ở
trên cầu cảng (deck), trừ khi ñược chấp nhận trong L/C.
vii. Cước phí trả trước hay sau ñược thể hiện trên bề mặt của vận ñơn theo các ñiều kiện của vận ñơn.
viii. Ngày ký phát vận đơn hợp lệ hay khơng?
ix. Kiểm tra tính xác thực của vận đơn (tên người chun chở, chữ ký…) x. Thơng tin về điều kiện chuyển tải, cảng xếp, dỡ hàng.
d. Chứng nhận bảo hiểm: kiểm theo ðiều khoản 34, UCP 500
i. Hình thức của loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình: Chứng thư bảo hiểm (Insurance Policy) hay Chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) có phù hợp
L/C khơng.
ii. Số bản chính được xuất trình.
iii. Chứng từ được phát hành và ký bởi người có thẩm quyền hay không.
iv. Ngày phát hành chứng từ hoặc ngày bắt đầu có hiệu lực bảo hiểm khơng được trễ hơn ngày B/L.
v. Giá trị và sự mơ tả hàng hóa được bảo hiểm, loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm có phù hợp với L/C khơng. Phí bảo hiểm đã thanh tốn chưa, nếu yêu cầu bởi L/C.
vi. Dữ kiện về thơng tin vận chuyển hàng hóa: tên tàu, cảng xếp, dỡ hàng.
vii. Tên và ñịa chỉ người ñược bảo hiểm, ñã ñược ký hậu (nếu yêu cầu) phù hợp
hay khơng.
viii. Kiểm tra các điều kiện bảo hiểm (A, B, C), cơ quan giám ñịnh tổn thất, nơi khiếu nại bồi thường.
e. Chứng nhận xuất xứ: kiểm theo điều khoản 21, UCP 500
i. Nó được ký, cơng chứng, chứng nhận, thị thực theo yêu cầu của L/C không. ii. Ngày thể hiện trên bề mặt chứng từ có phù hợp với ngày trên chứng từ khác. iii. Nước xuất xứ hàng hóa được thể hiện, chứng nhận xuất xứ phải ñáp ứng ñược yêu cầu của L/C.
f. Phiếu đóng gói
i. Nó phù hợp với các yêu cầu của L/C.
ii. Số liệu ghi trong phiếu phù hợp với số liệu ghi trên các chứng từ khác khơng.
g. Các chứng từ khác: đảm bảo phù hợp với L/C và thống nhất với các chứng từ
khác.
Ngân hàng kiểm tra L/C phát hiện thấy sai sót hay L/C bị trễ hạn sẽ báo cho ngân hàng phát hành và tiến hành phạt phí đối với ngân hàng đó.
4. Nếu nhà xuất khẩu có nhu cầu cần tu chỉnh L/C như thay ñổi về số lượng, giá cả, thời hạn của L/C… Họ sẽ làm ñơn (theo mẫu của ngân hàng cung cấp) u cầu ngân hàng thơng báo đánh điện báo cho ngân hàng phát hành tu chỉnh L/C. Và nhà xuất khẩu sẽ phải chịu phí tu chỉnh L/C. Hoặc nếu các thanh toán viên phát hiện thấy nội dung L/C, và bộ chứng từ không phù hợp với hợp ñồng, trái
với tập tục của 2 nước, hoặc khơng có khả năng thực hiện, sẽ báo cho nhà xuất khẩu biết và ñề nghị họ mở tu chỉnh L/C.
* Nếu bộ chứng từ khi kiểm tra là bất hợp lệ hoặc “không sạch”, HSBC sẽ
ñiện báo ngân hàng phát hành và ñợi quyết ñịnh chấp nhận hay từ chối bộ chứng
từ bất hợp lệ.
* Nếu bộ chứng từ ñã hợp lệ (bộ chứng từ ñược xem là hợp lệ khi các nội dung của chứng từ đều hồn toàn phù hợp với nội dung các ñiều khoản trong
L/C), các thanh toán viên sẽ lưu vào máy tính và tính phí phải thu từ nhà xuất khẩu. ðồng thời tiến hành thanh tốn tiền cho khách hàng, khoản tiền đó sẽ là số tiền ghi trên L/C sau khi trừ ñi tất cả các khoản phí mà nhà xuất khẩu phải chịu. Cách tính phí đối với nhà xuất khẩu: