CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP THỰC HIỆN CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH 1.1.Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập
1.2. Nhu cầu thông tin KTQT của các ĐVSN công lập trong điều kiện tự chủ
Theo cơ chế tự chủ thì các đơn vị sự nghiệp công được tự chủ về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và nhân sự và tự chủ về tài chính. Liên quan đến giá dịch vụ sự nghiệp công thì các đơn vị được tự xác định giá theo cơ chế thị trường, được quyết định các khoản thu, mức thu bảo đảm bù đắp chi phí hợp l , c tích lũy theo quy định của pháp luật đối với từng lĩnh vực cụ thể. Giáo dục n i chung và giáo dục đại học n i riêng là một trong những lĩnh vực hoạt động của ĐVSN công. hi thực hiện cơ chế tự chủ tài chính, các trường không những tích cực khai thác tăng thêm nguồn thu mà còn phải tính toán chặt chẽ để tiết kiệm các khoản chi nhằm đảm bảo cân đối thu – chi và c phần tích lũy để trích lập các quỹ dùng cho tái đầu tư, phát triển hoạt động sự nghiệp, tăng thu nhập cho cán bộ, giảng viên và người lao động.
Như vậy khi hoạt động theo cơ chế tự chủ thì những vấn đề nào được các trường ĐHCL đặc biệt quan tâm? Nhà quản trị với chức năng quản trị của mình sẽ cần thêm những thông tin gì? Và thông tin đ được bộ phận TQT cung cấp như thế nào? Sau đây tác giả trình bày nhu cầu thông tin TQT của nhà quản trị trong các trường ĐHCL tự chủ tài chính để thực hiện chức năng quản trị như sau:
Nhu cầu thông tin phục vụ chức năng lập kế hoạch: Đây là công việc khởi đầu của nhà quản trị, đ là việc xây dựng các mục tiêu và vạch ra các bước thực hiện để đạt các mục tiêu đ . Để thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần rất nhiều thông tin, không chỉ những thông tin đã xảy ra trong quá khứ mà còn cả thông tin
dự báo trong tương lai để có thể vạch ra chương trình hành động mang tính khả thi cao nhất. Cụ thể đối với các trường ĐHCL tự chủ tài chính, Ban Giám hiệu cần biết được trong năm qua nguồn thu như thế nào, chi tiêu bao nhiêu, tích lũy và trích lập các quỹ bao nhiêu, đầu tư cơ sở vật chất bao nhiêu, số lượng đã tuyển sinh, số lượng sinh viên ra trường, số lượng sinh viên hiện còn,....Kết hợp với những thông tin dự báo cho năm tiếp theo như: tình hình cạnh tranh trong tuyển sinh để dự báo số lượng tuyển sinh, mức thu học phí của các trường (đối thủ cạnh tranh), các nguồn thu, chi phí đào tạo.... Trên cơ sở tổng hợp những thông tin này Ban Giám hiệu sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động cho đơn vị mình.
Trong giai đoạn này, những thông tin do KTQT rất hữu ích cho việc lập kế hoạch hoạt động như: thông qua việc xây dựng định mức chi phí, KTQT cung cấp thông tin cho việc lập các dự toán các khoản chi; Thông qua hệ thống dự toán của từng bộ phận trong đơn vị giúp cho nhà quản trị (Ban Giám Hiệu) c được bức tranh tổng thể về tình hình hoạt động của đơn vị làm căn cứ xây dựng kế hoạch hành động. Để xây dựng kế hoạch nhà quản trị phải dự đoán kết quả các chỉ tiêu sẽ xảy ra trong tương lai dựa trên các thông tin có sẵn. Nhà quản trị thường phải liên kết tất cả các dữ liệu đang c để thấy rõ sự tác động của nguyên nhân và kết quả sẽ xảy ra. Do đ TQT phải cung cấp những thông tin vừa mang tính quá khứ, vừa mang tính tương lai, từ đ nhà quản lý mới lập được các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn.
Nhu cầu thông tin phục vụ chức năng tổ chức thực hiện: Sau khi lập kế hoạch, bước tiếp theo là tổ chức thực hiện các mục tiêu cụ thể của kế hoạch, tiến hành phân công công việc cụ thể cho các các nhân thuộc các bộ phận trong đơn vị để thực hiện các mục tiêu của kế hoạch. Ví dụ đối với các trường ĐHCL, lúc này nhà quản trị cần nắm bắt được tình hình hoạt động của đơn vị về các thông tin như:
tình hình thực hiện công tác chuyên môn (giảng dạy, nghiên cứu khoa học, kế hoạch đào tạo,...), tình hình thu, chi, mức độ sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ giảng dạy....
Trong giai đoạn này, TQT cung cấp những thông tin theo từng hoạt động của các bộ phận trong đơn vị để nhà quản trị xác định được điểm mạnh, điểm yếu
của từng bộ phận để c sự phân công công việc phù hợp, hiệu quả đảm bảo bộ phận được phân công hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nhu cầu thông tin phục vụ chức năng kiểm soát và đánh giá: iểm soát là quá trình kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Để thực hiện chức năng này nhà quản trị cần hệ thống định mức chi phí, hệ thống dự toán của từng bộ phận để đối chiếu, so sánh với thực tế thực hiện nhằm đánh giá được kết quả hoạt động của từng bộ phận. Trong giai đoạn này, thông tin TQT cung cấp thông qua các báo cáo TQT như: áo cáo tình hình thực dự toán các khoản thu, chi; báo cáo kết quả hoạt động cung ứng dịch vụ, báo cáo phân tích chênh lệch....Thông qua các báo cáo này giúp nhà quản trị kiểm tra, giám sát cũng như đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận. Đồng thời tìm ra nguyên nhân, giải pháp khắc phục (nếu c ) đối với những trường hợp không đạt được mục tiêu như kế hoạch đề ra.
Sau khi các kế hoạch đã được thực hiện và hoàn tất, nhà quản trị phải tiến hành đánh giá hiệu quả nhằm đánh giá được những ưu điểm và hạn chế trong quản l của nhà quản trị. Thông qua đ để phát huy mặt tích cực và c giải pháp khắc phục mặt hạn chế nhằm đảm bảo mục tiêu chung của tổ chức. Trong giai đoạn này, KTQT sẽ cung cấp thông tin về kết quả thực hiện của từng cá nhân, bộ phận trong đơn vị so với kế hoạch/dự toán ban đầu để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm.
Nhu cầu thông tin phục vụ chức năng ra quyết định: Ra quyết định là việc lựa chọn phương án thực hiện trong các phương án đưa ra. Để thực hiện chức năng này nhà quản trị cần rất nhiều thông tin cho tất cả các phương án, trên cơ sở đ tổng hợp, phân tích để lựa chọn phương án thực hiện nhằm mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
Như vậy, khi các trường ĐHCL được trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nội dung, chương trình đào tạo, tự chủ về nhân sự, và tự chủ về tài chính thì các nhà quản lý sẽ cần những thông tin đa dạng về mọi mặt hoạt động của nhà trường để có thể đưa ra các quyết định hợp lý nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển của nhà trường. Việc hoàn thiện bộ máy nhân sự, nâng cao chất lượng đội ngũ cũng như việc cải tiến nội dung, chương trình đào tạo nhằm nâng cao chất lượng đào tạo không thể tách rời với nguồn tài chính. Nếu các trường không có nguồn lực tài chính hợp ký thì không thể thực hiện được những định hướng, chiến lược phát triển
của đơn vị. Do đ c thể nói, tài chính là yếu tố quan trọng và là điều kiện cần để các trường ĐHCL thực hiện nhiệm vụ đổi mới toàn diện của mình. Ngoài ra, khi các trường nâng cao được vị thế, uy tín, thương hiệu thì sẽ c tác động trở lại góp phần làm tăng nguồn thu cho nhà trường. Để làm tốt các vấn đề này thì tõ ràng nhà quản lý sẽ phải cần rất nhiều thông tin: thông tin quá khứ, thông tin tương lai, thông tin bên trong, thông tin bên ngoài, thông tin tài chính, thông tin phi tài chính...
Những vấn đề phân tích trên cho thấy nhu cầu thông tin của các trường ĐHCL tự chủ tài chính là rất lớn và để đáp ứng được nhu cầu thông tin này thì vai trò của kế toán n i chung và TQT n i riêng là rất quan trọng, đặc biệt là TQT vì TQT tập trung vào việc thu thập, xử l , phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu của nhà quản trị. Vì vậy việc tổ chức TQT để đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhà quản l là rất cần thiết, đặc biệt là trong điều kiện tự chủ.