CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP THỰC HIỆN CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH 1.1.Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập
1.3. Tổng quan về kế toán quản trị
1.3.2. Vai trò và chức năng của kế toán quản trị
Các tổ chức dù mục tiêu là gì, lợi nhuận hay phi lợi nhuận cũng đều cần thông tin kế toán KTQT để ra quyết định, mà các quyết định này có khả năng đảm bảo sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Đối với các tổ chức vì mục tiêu lợi nhuận cần thông tin kế toán KTQT để xác định hiệu quả hoạt động trong kỳ. Đối với tổ chức phi lợi nhuận (tổ chức chính phủ, phi chính phủ, các đơn vị hành chính, sự nghiệp…) cần thông tin kế toán để xác định mức độ phục vụ, đánh giá kết quả cung cấp dịch vụ cho xã hội. Vì vậy TQT đ ng vai trò quan trọng giúp cho nhà quản lý thực hiện chức năng quản trị của mình để đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra.
Thông tin TQT là cơ sở, là tiền đề để các nhà quản trị lập kế hoạch, triển khai thực hiện, giám sát và ra quyết định.
Sau khi các tổ chức đã xác định được mục tiêu chung thì chúng sẽ được chi tiết thành các chỉ tiêu cụ thể và các chỉ tiêu này là cơ sở để lập kế hoạch thực
hiện nhằm đạt được mục tiêu. Căn cứ vào các kế hoạch được lập, kế toán sẽ lập dự toán tương ứng với từng kế hoạch và đây cũng chính là căn cứ để tổ chức thực hiện, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện. Sau đ , kế toán thu thập tất cả kết quả thực hiện để lập các báo cáo cho nhà quản trị để đánh giá nhằm kịp thời phát hiện và khắc phục yếu kém.
Chu kỳ quản lý và quá trình kế toán có thể nói là một chu kỳ khép kín và lặp đi lặp lại nhưng không ngừng được cải tiến và nâng cao chất lượng để ngày càng quản lý tốt hơn và hiệu quả hoạt động của tổ chức ngày càng hiệu quả hơn. Các nhà quản trị điều hành hoạt động của tổ chức thông qua các chức năng quản lý, còn kế toán quản trị sử dụng các phương pháp, kỹ thuật nghiệp vụ để thiết kế, tổng hợp, phân tích và truyền đạt thông tin kế toán, đặt chúng trong bối cảnh của các mục tiêu đã xác định với các tình huống khác nhau nhằm cung cấp những thông tin thật sự hữu ích cho các chức năng quản trị đ .
Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị và KTQT Như vậy KTQT có vai trò cung cấp thông tin cho các nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình, cụ thể như sau:
CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Xác định mục tiêu
Xây dựng kế hoạch
Tổ chức, thực hiện
Kiểm tra, đánh giá
Các chỉ tiêu cụ thể để đạt mục tiêu
Lập các bảng dự toán
Thu thập kết quả thực hiện Lập báo cáo kết
quả thực hiện
- Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch: Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu và vạch ra các bước thực hiện để đạt các mục tiêu đ . ế hoạch là một chức năng quan trọng của quản lý, việc xây dựng kế hoạch hợp lý cho các mục tương lai, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường có cạnh tranh là một vấn đề sống còn của tổ chức. Để chức năng lập kế hoạch của nhà quản l được thực hiện tốt, có tính hiệu lực, hiệu quả và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin hợp lý, có cơ sở và đáng tin cậy để xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, những thông tin này do KTQT cung cấp, nó rất hữu ích cho nhà quản trị trong việc xây dựng các chỉ tiêu trong kế hoạch hoạt động của đơn vị.
- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện: Với chức năng này, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức con người với các nguồn lực sẵn có của đơn vị lại với nhau để các mục tiêu đã đề ra sẽ được thực hiện vớ hiệu quả cao nhất. Để làm tốt chức năng này, nhà quản trị cũng c nhu cầu về thông tin KTQT. KTQT sẽ cung cấp thông tin cho việc xây dựng và phát triển một cơ cấu nguồn lực hợp lý trong tổ chức và những thông tin phát sinh hàng ngày để nhà quản trị có thể xem xét đưa ra các quyết định đúng đắn nhất trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của đơn vị mình cũng như kịp thời điều chỉnh và tổ chức lại các hoạt động của đơn vị sao cho phù hợp với các mục tiêu chung.
- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát và đánh giá: Các kế hoạch sau khi đã triển khai thực hiện thì bước tiếp theo nhà quản trị cần làm đ là phải kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện. KTQT lập các báo cáo cung cấp thông tin về kết quả thực hiện, thông tin chênh lệch giữa thực hiện so với dự toán cũng như phân tích và tham mưu biện pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại, giúp nhà quản trị kiểm tra, đánh giá được những sai lệch và có thể điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được các mục tiêu đề ra nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức trong tương lai.
- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định: Ra quyết định là chức năng quan trọng, xuyên suốt trong quá trình quản l và điều hành hoạt động của nhà quản trị trong tổ chức, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến khâu kiểm tra, đánh giá. Với chức năng này, đòi hỏi nhà quản trị phải có sự lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án đặt ra. Và để c được sự lựa chọn hợp lý thì nhà quản trị cần đến thông tin do KTQT cung cấp. KTQT thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin thích
hợp c liên quan đến các phương án hoạt động giúp cho nhà quản trị lựa chọn phương án tối ưu nhất. Đối với các quyết định có tính chiến lược, thông tin do KTQT cung cấp sẽ hỗ trợ cho nhà quản trị ra quyết định về các mục tiêu của tổ chức, đồng thời đánh giá các mục tiêu này có thể thực hiện được hay không. Đối với những thông tin tác nghiệp, KTQT cung cấp những thông tin giúp nhà quản trị ra quyết định về sử dụng các nguồn lực của tổ chức và giám sát các nguồn lực đ đã và đang sử dụng như thế nào.
Tóm lại, KTQT với định hướng riêng của nó tạo ra kênh thông tin kinh tế, tài chính riêng để phục vụ cho các nhà quản trị thực hiện chức năng quản trị, bổ sung thông tin cho kế toán tài chính, góp phần nâng cao tính hữu ích của thông tin kế toán. Với vai trò hữu ích của TQT như đã phân tích ở trên thì việc tổ chức KTQT cho các trường ĐHCL n i chung và trường ĐHCL tự chủ tài chính nói riêng là thật sự cần thiết.
1.3.2.2. Chức năng của kế toán quản trị
KTQT là một bộ phận của hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc thực hiện các chức năng quản trị tổ chức. Các chức năng của KTQT gắn liền với chức năng quản trị trong tổ chức, bao gồm:
- Lập kế hoạch: để xây dựng kế hoạch nhà quản trị thường phải dự đoán kết quả chi tiết cho từng chỉ tiêu sẽ xảy ra trong tương lai dựa trên các thông tin có sẵn.
Nhà quản trị phải liên kết các chỉ tiêu với nhau để thấy rõ sự tác động của nguyên nhân và kết quả sẽ xảy ra. Vì vậy KTQT phải cung cấp thông tin về các chỉ tiêu kế hoạch một cách đầy đủ, đáng tin cậy, vừa mang tính quá khứ, vừa mang tính tương lai. Tùy vào mức độ thông tin mà KTQT cung cấp, nhà quản trị lập sẽ lập các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
- Tổ chức thực hiện: để truyền đạt và tổ chức thực hiện các chỉ tiêu đã xây dựng trong kế hoạch cho các bộ phận trong đơn vị, nhà quản trị cần phải sử dụng thông tin TQT để triển khai kế hoạch đúng theo từng bộ phận. Đồng thời, yêu cầu nhà quản trị phải liên kết các bộ phận với nhau, sử dụng và khai thác nguồn lực hợp lý, hiệu quả để đạt được các mục tiêu đề ra. Các nhà quản trị phải sử dụng tổng hợp thông tin của nhiều bộ phận, thông tin bên trong, thông tin bên ngoài, thông tin tài
chính, thông tin phi tài chính để phán đoán và thực hiện các kế hoạch, dự toán đã xây dựng.
- Kiểm soát và đánh giá: Căn cứ vào những chỉ tiêu của kết quả thực hiện và đối chiếu với kế hoạch đã xây dựng để kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện. Từ đ , phân tích, thu nhận các thông tin phục vụ cho quá trình hoạt động tiếp theo.
Đồng thời xác định nguyên nhân ảnh hưởng của những chỉ tiêu không đạt so với kế hoạch để điều chỉnh quá trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu.
- Ra quyết định: đây là chức năng cơ bản nhất của thông tin KTQT. Khi ra quyết định nhà quản trị thường thường dựa trên cơ sở tổng hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau, trong đ thông tin TQT thường đ ng vai trò quyết định và c độ tin cậy cao.