CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KTQT TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP THỰC HIỆN CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH Ở VIỆT NAM 3.1. Chiến lược và định hướng phát triển của các trường ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính ở Việt Nam
3.3. Yêu cầu hoàn thiện kế toán quản trị tại các trường đại học công lập thực hiện cơ chế tự chủ tài chính ở Việt Nam
3.4.1. Hoàn thiện KTQT phục vụ chức năng lập kế hoạch
Nghị định 16/2015/NĐ-CP do Chính phủ ban hành quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập. Theo Nghị định này thì các đơn vị sự nghiệp công được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nhân sự và tài chính. Trong đ cơ chế tự chủ về tài chính cho phép các trường ĐHCL được chủ động trong việc sử dụng nguồn kinh phí một cách hiệu quả nhất nhằm mục tiêu phát triển và nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo. Như vậy sử dụng nguồn kinh phí hiệu quả là vấn đề được đặt ra, sử sụng như thế nào, chi tiêu ra sao, khoản chi nào cần thiết và nên chi tiêu bao nhiêu..…đòi hỏi nhà quản l phải hết sức cẩn trọng bởi vì bên cạnh việc tự chủ thì còn phải tự chịu trách nhiệm với quyết định của mình. Đặc biệt trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay cũng như để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội n i chung và của người sử dụng lao động n i riêng, các trường đại học phải cho ra những “sản phẩm” thật sự chất lượng. Muốn vậy các trường phải không ngừng cải tiến phương pháp giảng dạy, thu hút nguồn nhân lực trình độ cao, đào tạo, phát triển đội ngũ, đầu tư cơ sở vật chất, cải thiện và nâng cao đời sống cán bộ, giảng viên…điều này sẽ làm gia
tăng chi phí do đ buộc các nhà quản l phải đổi mới tư duy quản trị, trong đ quản trị chi phí là nhân tố quan trọng, là điểm mấu chốt để quản l , kiểm soát chi phí một cách hữu hiệu và hiệu quả nhất, từ đ giúp nhà quản l c được những quyết định đúng đắn. Theo cơ chế tự chủ thì các trường được quyết định mức thu học phí nhưng vẫn bị khống chế theo mức trần học phí do Nhà nước quy định. Vì vậy các trường không còn cách nào khác là phải quản trị chi phí hiệu quả nhất để c thể duy trì, tồn tại và phát triển.
Hiện nay, hình thức đào tạo tại các trường ĐHCL được tự chủ tài chính rất đa dạng như: đào tạo chính quy, liên thông, đào tạo theo hình thức vừa làm vừa học, đào tạo từ xa, liên kết đào tạo. Như vậy với mỗi loại hình đào tạo thì sẽ có mức thu học phí khác nhau và tất nhiên chi phí cho các loại hình đào tạo này cũng sẽ khác nhau. Nghĩa là phạm vi phát sinh chi phí, đối tượng chịu chi phí cũng như giá thành dịch vụ của từng loại hình đào tạo cũng sẽ khác nhau. Để có thể kiểm soát và tiết kiệm được chi phí, tác giả đề nghị hệ thống kế toán chi phí tại các trường ĐHCL được TCTC bao gồm những nội dung sau:
(1) Nhận diện và phân loại chi phí
Hiện tại, chi phí tại đơn vị được phân loại theo khoản mục quy định trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 107/TT-BTC và theo tính chất, nội dung của chi phí chứ chưa phân loại nhằm mục đích phục vụ kế toán quản trị. Để phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và kiểm soát chi phí cũng như ra quyết định có hiệu quả trong quá trình hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, tác giả đề xuất các trường sử dụng hai tiêu thức phân loại chi phí đ là: phân loại chi phí theo mức độ hoạt động và phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng chịu chi phí.
* Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động: Hoạt động của các trường ĐHCL tự chủ tài chính luôn thay đổi qua các năm vì vậy để có thể biết được chi phí sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi hoạt động thay đổi, tức giúp nhà quản lý thấy rõ mối quan hệ giữa chi phí với hoạt động để phục vụ cho quá trình hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Với yêu cầu này thì chi phí nên được phân loại thành biến phí và định phí. Trong đ :
- Biến phí được xác định là những chi phí mà tổng của nó sẽ thay đổi khi số lượng sinh viên thay đổi nhưng sẽ không đổi khi tính cho một sinh viên và có liên quan trực tiếp đến hoạt động đào tạo sinh viên. Cụ thể biến phí tại đơn vị bao gồm:
+ Tiền lương trả cho giảng viên giảng dạy trực tiếp theo giờ giảng: là số tiền trả cho giảng viên có số giờ giảng vượt tiêu chuẩn. Ví dụ: giờ giảng tiêu chuẩn của một giảng viên cho một năm học là 270 tiết, nếu giảng viên có số giờ giảng vượt giờ tiêu chuẩn này thì nhà trường sẽ phải trả thêm lương cho giảng viên, bằng số giờ vượt nhân (x) cho đơn giá một giờ vượt. Đây chính là biến phí vì số giờ vượt càng nhiều thì số tiền phải trả cho giảng viên càng lớn và sẽ bằng 0 nếu giảng viên không c vượt giờ.
+ Chi phí đồ dùng, dụng cụ dùng học tập: là những chi phí như phấn bảng, viết bảng, giẻ lau…
- Định phí được xác định là những chi phí không biến đổi khi số lượng SV thay đổi và sẽ thay đổi nếu tính cho một sinh viên, bao gồm:
+ Tiền lương trả cho giảng viên hàng tháng theo ngạch, bậc.
+ Tiền lương trả cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ hoạt động đào tạo.
+ Chi phí khấu hao thiết bị giảng dạy, khấu hao phòng học, phòng máy…
+ Chi phí dụng cụ văn phòng, chi phí đào tạo cán bô, nhân viên, giảng viên.
+ Học bổng cho sinh viên.
Với những chi phí được xác định như trên không hẳn hoàn toàn là biến phí hoặc định phí mà trong một số trường hợp nó có thể vừa là định phí vừa là biến phí (chi phí hỗn hợp). Vì vậy đối với những chi phí hỗn hợp thì có thể dụng phương phương pháp bình phương bé nhất để tách chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí.
Với cách phân loại này c nghĩa lớn trong việc ra quyết định mức độ hoạt động để đạt được hiệu quả thông qua phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng công việc và kết quả thu được.
* Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng chịu chi phí:
Theo cách phân loại này thì chi phí trong các trường ĐHCL tự chủ tài chính gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Đối tượng chịu chi phí là một khóa học, một năm học, một đề tài nghiên cứu học….Đối với chi phí trực tiếp, kế toán sử dụng
phương pháp trực tiếp để ghi nhận cho từng đối tượng kế toán cụ thể, đối với chi phí gián tiếp sẽ được tập hợp và sau đ chọn tiêu thức phân bổ phù hợp để phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Các tiêu thức phân bổ có thể sử dụng như: số lượng cán bộ - giảng viên, mức độ sử dụng cơ sở vật chất, số lượng sinh viên của từng bậc, hệ đào tạo….
Ngoài ra, việc xác định thông tin chi phí cho từng bộ phận cần tách biệt rõ chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được căn cứ theo phạm vi được phân cấp quản lý của bộ phận đ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá trách nhiệm chi phí của nhà quản trị bộ phận một cách chính xác hơn.
(2) Đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp xác định chi phí
Hiện tại các trường đã tập hợp chi phí theo từng hoạt động. Tuy nhiên đối với hoạt động đào tạo các trường nên tập hợp chi phí theo bậc đào tạo và hệ đào tạo vì hầu hết các trường đều đào tạo đa ngành và đa dạng hình thức đào tạo như: đào tạo trình độ đại học, sau đại học; các hình thức đào tạo: chính quy, liên thông, văn bằng 2, VLVH….
Có nhiều phương pháp xác định chi phí như: Phương pháp xác định chi phí theo công việc (đơn đặt hàng), phương pháp xác định chi phí theo quá trình, Phương pháp kế toán chi phí dựa trên hoạt động (ABC),...Việc sử dụng phương pháp nào để xác định chi phí cho đối tượng chịu chi phí là tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động cụ thể của từng đơn vị. Qua nghiên cứu lý luận và thực trạng xác định chi phí tại các trường ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính, tác giả đề xuất các phương pháp xác định chi phí như sau:
Phương pháp xác định chi phí theo công việc: Phương pháp này áp dụng đối với các hợp đồng, dự án, kh a đào tạo/bồi dưỡng ngắn hạn....Trước khi thực hiện cần lập dự toán kinh phí chi tiết cho từng nhiệm vụ cụ thể, khi hoàn thành kế toán sẽ lập bảng quyết toán kinh phí theo các nội dung đã thực hiện theo chi phí thực tế phát sinh.
Phương pháp xác định chi phí theo quá trình: áp dụng đối với hoạt động đào tạo chính của nhà trường. Quá trình hoạt động đào tạo trong các trường ĐH n i chung và trường ĐHCL tự chủ tài chính nói riêng phải trải qua một thời gian tương đối dài. D đ việc xác định chi phí đào tạo theo quá trình hoạt động là phù hợp.
Với phương pháp này, các trường sẽ tính được chi phí đào tạo cho toàn bộ sinh viên các bậc, các hệ đào tạo của trường. Quy trình cơ bản của phương pháp này bao gồm:
- Xác định đối tượng tính chi phí đào tạo: Đối tượng tính chi phí đào tạo là từng sinh viên của từng bậc, từng hệ đào tạo tính theo một năm học.
- Xác định tổng chi phí đào tạo: căn cứ vào số liệu chi phí phát sinh được ghi nhận theo nội dung kinh tế trên các sổ kế toán chi tiết.
- Quy đổi sinh viên các bậc, hệ đào tạo về hệ đào tạo chuẩn: Do các trường đào tạo nhiều bậc, hệ khác nhau nên cần xác định một hệ đào tạo chuẩn để làm căn cứ quy đổi cho các hệ còn lại. Thông thường, đào tạo đại học hệ chính quy là bậc đào tạo có quy mô lớn nhất trong các bậc đào tạo của trường, do đ c thể lấy bậc đào tạo này làm hệ chuẩn. Ngoài ra, các trường còn đào tạo nhiều chuyên ngành khác nhau do đ sẽ sử dụng nguồn lực khác nhau. Vì vậy khi phân bổ chi phí cũng cần có một tỷ lệ phân bổ cho các chuyên ngành. Việc xác định hệ số quy đổi và hệ số sử dụng nguồn lực là rất quan trọng vì nó có ảnh hưởng đến tính chính xác của chi phí được phân bổ cho từng sinh viên.
Cơ sở để xác định hệ số quy đổi và hệ số sử dụng nguồn lực có thể chọn là mức học phí của các bậc đào tạo. Đối với hệ số sử dụng nguồn lực thì có thể chọn mức học phí của từng chuyên ngành đào tạo để làm căn cứ xác định hệ số sử dụng nguồn lực. Trên cơ sở đ , tác giả đề xuất hệ số tổng hợp quy đổi cho các bậc đạo tạo, hệ đào tạo về một bậc và hệ đào tạo chuẩn như sau:
- Xác định hệ số quy đổi về bậc đào tạo chuẩn: căn cứ mức học phí bình quân của các bậc đào tạo.
- Xác định hệ số quy đổi về hệ đào tạo chuẩn: căn cứ thời gian đào tạo được tính bằng số tín chỉ của từng khóa học của từng hệ. Từ đ số lượng sinh viên của các hệ đào tạo khác nhau sẽ được quy về một hệ chuẩn đ là hệ đào tạo chính quy.
- Xác định số sinh viên quy chuẩn:
Trong đó:
+ i là bậc đào tạo (đại học, sau đại học)
Ki
Hij
m
j 1
Số SV chuẩn =
n
i 1 sij x x
+ j là hệ đào tạo (chính quy, vừa làm vừa học, liên thông…) + Sij là số lượng sinh viên của bậc đào tạo thứ i và hệ đào tạo thứ j + Hij là hệ số quy đổi từ hệ đào tạo thứ j sang hệ đào tạo chuẩn + Ki là hệ số quy đổi từ bậc đào tạo thứ i sang bậc đào tạo chuẩn - Xác định hệ số phân bổ chi phí:
- Xây dựng báo cáo chi phí cho từng bậc, hệ đào tạo
Bảng 3.1. Mẫu áo cáo chi phí đào tạo T
T Nội dung chi Tổng
Bậc đào tạo tiến sĩ
Bậc đào tạo thạc sĩ
Bậc đào tạo đại học Tổng
chi
Chi phí/SV
Tổng chi
Chi phí/SV
Tổng chi
Chi phí/SV 1 Chi chuyên môn
2 Chi hành chính 3 Chi cho cá nhân 4 Khấu hao TSCĐ 5 Chi khác
6 Số lượng SV
- Bậc đào tạo tiến sĩ - Bậc đào tạo thạc sĩ - Bậc đào tạo đại học
Cộng
Xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động
Hoạt động của các trường đại học là giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các hoạt động dịch vụ khác gắn với chức năng, nhiệm vụ của từng trường. Để thực hiện các hoạt động này cần c các chi phí như: cơ sở vật chất, thư viện, phòng thí nghiệm, thực hành,...Ngân sách của các khoa ở các trường đại học thường được tính căn cứ
Hệ số phân bổ chi phí = Sij x Hij x Ki
m
j 1
n
i 1 Sij x Hij x Ki Sij Hij x Ki
vào số lượng giảng viên, số lượng sinh viên, số tín chỉ thực hiện. Cách tính truyền thống ở các trường thường coi các khóa học của các ngành học là như nhau. Đây chính là nhược điểm của phương pháp truyền thống, ngoài ra còn c nhược điểm nữa là chi phí được phân bổ dựa trên một cơ sở duy nhất, không phân biệt giữa biến phí và định phí. Vì vậy để khắc phục những nhược điểm này, tác giả đề xuất sử dụng phương pháp xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động.
Mô hình 3.1. Mô hình chi phí dựa trên hoạt động ứng dụng cho các trường đại học
(Nguồn: Tatikonda, Lakshmi U, Tatikonda Rao J, “Activity-Based Costing for higher education Institutions”, Management accounting quarterly, 2001, Vol.2)
Để vận dụng phương pháp A C đạt được hiệu quả, các trường cần ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính phải thực hiện qua các bước sau:
Nguồn lực
Lương của giảng
viên
Lương của ban quản lý
Phòng máy, phòng thí
nghiệm
Cơ sở vật chất
DV liên quan đến
giảng dạy
Dịch vụ sinh viên
Giai đoạn phân bổ thứ nhất:
Yếu tố dẫn dắt nguồn lực
Chi phí thực
Số lượng khoa
Số giờ sử dụng
Diện tích sử dụng
Số lượng GV
Số lượng SV
Khoa A
Khoa B
Khoa C
Tổ hợp
chi phí hoạt động
Giai đoạn phân bổ thứ hai:
Yếu tố dẫn dắt CP hoạt động
Khóa học cấp bằng
Số khóa học Số khóa học Số khóa học
Đối tượng chi phí
- ước 1: Xác định đối tượng chịu chi phí. Đối tượng chịu chi phí là các kh a đào tạo theo từng ngành học cụ thể như: ế toán; Quản trị kinh doanh; Tài chính – ngân hàng,…
- ước 2: Xác định các hoạt động. Các hoạt động chính là nơi tạo ra chi phí cho đào tạo như hoạt động xây dựng chương trình đào tạo cho một ngành cụ thể, hoạt động hỗ trợ giảng đường, hoạt động giảng dạy…
- ước 3: Phân bổ chi phí từ các hoạt động cho đối tượng chịu chi phí, cần chọn tiêu thức đại diện cho chi phí hoạt động để phân bổ như: mức sử dụng cơ sở vật chất, mức sử dụng phòng thí nghiệm, mức sử dụng dịch vụ giảng dạy,…
Hoạt động dựa trên chi phí đưa ra bức tranh chính xác hơn nhiều về chi phí thực và có thể giúp các trường phân bổ nguồn lực tốt hơn. Chi phí thực của các khóa học/chương trình giúp các nhà quản lý kết hợp khóa học/chương trình của họ tốt hơn và giúp loại bỏ sự gia tăng kh a học và các khóa học/chương trình lỗi thời.
Ngoài ra nó còn giúp cho các trường kiểm soát chi phí tốt hơn. Việc xác định các hoạt động liên quan đến các khóa học/chương trình khác nhau giúp các nhà quản lý xác định hoạt động nào là gia tăng giá trị (giúp sinh viên học hỏi) và hoạt động nào là tăng thêm giá trị (yêu cầu hàng tá phê duyệt cho một khóa học mới hoặc thay đổi thường xuyên trong lịch trình giảng dạy) và có thể được loại bỏ/ đơn giản hóa.
(3) Xây dựng định mức chi phí
Hiện tại các trường đã xây dựng hệ thống định mức chi phí và được cụ thể hóa trong quy chế chi tiêu nội bộ. Đây là cơ sở quan trọng để lập dự toán, do đ để đảm bảo tính khả thi của số liệu dự toán, định kỳ các trường cần rà soát để cập nhật kịp thời nếu có những trường hợp cần thiết phải thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế.
(4) Lập dự toán
Các đơn vị sự nghiệp n i chung và trường đại học nói riêng thì công tác lập dự toán ngoài việc để thực hiện theo yêu cầu của các cơ quan quản lý thì nó còn có vai trò quan trọng trong việc hoạch định và kiểm soát bởi vì thông qua dự toán các trường có thể:
- Xác định mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban, các khoa, bộ môn…kể cả từng cá nhân trong nhà trường để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm.