CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KTQT TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP THỰC HIỆN CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH Ở VIỆT NAM 3.1. Chiến lược và định hướng phát triển của các trường ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính ở Việt Nam
3.5. Mô hình tổ chức KTQT tại các trường ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính ở Việt Nam
Để tổ chức được công tác TQT cũng như c thể vận hành và phát huy tác dụng các nội dung của TQT đòi hỏi phải tổ chức bộ phận KTQT trong bộ máy kế toán tại các đơn vị. Các vấn đề cần giải quyết khi thực hiện đ là xây dựng mô hình bộ máy kế toán và xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận.
Căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cũng như quy mô hoạt động của các trường ĐHCL tự chủ tài chính thì bộ máy kế toán nên được xây dựng theo mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và KTQT. Khi áp dụng mô hình này thì bộ máy kế toán sẽ thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính và KTQT một cách đồng thời do đ các thông tin của hai bộ phận này sẽ được kết hợp chặt chẽ giúp cho quá trình thu nhận thông tin nhanh, kịp thời, hơn nữa tận dụng được nguồn nhân lức sẵn c do đ tiết kiệm được chi phí cho đơn vị. Hơn nữa, việc lựa chọn mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và KTQT là phù hợp vì:
- KTQT chủ yếu áp dụng trong các doanh nghiệp, rất ít được vận dụng một cách khoa học trong các đơn vị sự nghiệp, do đ chưa đủ điều kiện để tách thành một bộ phận TQT độc lập.
- Kế toán tài chính và TQT đều có cùng một điểm xuất phát, có cùng nguồn gốc thông tin, số liệu do đ giữa hai bộ phận này có mối quan hệ mật thiết với nhau. Vì vậy tổ chức kết hợp chúng trong cùng bộ máy là hoàn toàn hợp l , đặc biệt phù hợp với một thực tế là bộ máy kế toán trong các trường đại học vẫn đặt nặng kế toán tài chính. Do đ cần từng bước tiếp cận việc vận dụng TQT trong các đơn vị này thông qua việc lựa chọn kết hợp với kế toán tài chính.
Sơ đồ 3.3: Mô hình tổ chức KTQT đề nghị tại các trường ĐHCL TCTC Ph trưởng phòng
Trưởng phòng kế toán
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Kế toán thuế, vật tư, TSCĐ
Kế toán các khoản
thu, nguồn KP, các
quỹ
Kế toán tiền lương,
thanh toán
Kế toán
các khoản
chi
Bộ phận
dự toán
Bộ phận Phân tích &
đánh giá
BP kế toán CP &
giá thành
* Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán như trên thì phòng kế toán có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm phụ trách chung về công tác kế toán tài chính và KTQT, chủ trì phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên theo từng hoạt động; Kiểm tra và tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về công tác hạch toán, thanh toán quyết toán các khoản thu, chi của đơn vị; Kiểm tra lại các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo TQT được lập bởi các bộ kế toán; Kiểm tra, xét duyệt dự toán trình Ban Giám hiệu phê duyệt…
- Phó phòng kế toán: Hỗ trợ công việc cho trưởng phòng kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi nguồn kinh phí, quỹ và lập báo cáo tài chính. Kiểm tra, tổng hợp và xét duyệt dự toán, quyết toán của các bộ phận theo sự phân công của trưởng phòng.
- Bộ phận kế toán tài chính có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản, nguồn kinh phí, các khoản chi, các khoản thu. Bộ phận này sẽ đảm nhiệm 4 phần hành kế toán, gồm:
+ Kế toán thuế, vật tư, TSCĐ;
+ Kế toán các khoản thu, nguồn kinh phí và các quỹ;
+ Kế toán tiền lương, thanh toán;
+ Kế toán các khoản chi.
Căn cứ vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh mà trưởng phòng kế toán của các trường sẽ bố trí số lượng nhân sự cho phù hợp để đáp ứng được yêu cầu công việc, đảm bảo hoạt động có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
- Bộ phận KTQT có nhiệm vụ ghi chép, thu thập, xử lý thông tin theo các nội dung của KTQT. Bộ phận này được chia thành hai bộ phận nhỏ như sau:
+ Bộ phận dự toán có nhiệm vụ liên kết với các bộ phận khác trong đơn vị để lập hệ thống dự toán ngân sách, đồng thời chịu trách nhiệm ghi chép chi tiết chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng bộ phận hoặc từng đối tượng chịu chi phí để tính giá thành sản phẩm đào tạo.
+ Bộ phận phân tích và đánh giá c nhiệm vụ theo dõi các nguồn thu của đơn vị như thu học phí, thu cung ứng dịch vụ, thu k túc xá…; Phân tích tình hình thực hiện dự toán qua đ đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị, đồng
thời tìm ra nguyên nhân và giải pháp. Sau khi phân tích, đánh giá bộ phận này sẽ kiêm luôn việc lập các báo cáo KTQT.
+ Bộ phận tính giá thành dịch vụ đào tạo: bộ phận này chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí trên cơ sở dữ liệu của kế toán tài chính để tính được giá thành dịch vụ đào tạo. Ngoài ra, căn cứ vào chi phí được tổng hợp kế toán sẽ phân loại theo chi phí cố định và chi phí biến đổi để tính ra số SV đào tạo tối thiểu phục vụ cho việc cân đối thu, chi của đơn vị.
Các trường khi tổ chức KTQT cần chú đến nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản l n i chung và đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong KTQT ở đơn vị. Tùy theo nhu cầu, quy mô hoạt động, khả năng tài chính và khả năng cung ứng các sản phẩm công nghệ mà các trường có thể lựa chọn mức độ ứng dụng phù hợp. Bên cạnh đ , việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán cũng là một trong những biện pháp có thể thực hiện nhằm tối ưu h a bộ máy kế toán của nhà trường, giảm sự cồng kềnh trong tổ chức bộ máy, nhờ ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là sự trợ giúp của các phần mềm kế toán, khối lượng công việc của người làm kế toán được giảm xuống, đồng thời thời gian và chất lượng công việc xử l cũng cao hơn so với thực hiện kế toán thủ công thông thường.
Trên thực tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán được biểu hiện cụ thể qua ba mức: Mức xử lý bán thủ công, trong đ các trường dùng máy tính và các ứng dụng văn phòng như: Word, Excel…để thực hiện chức năng kế toán; Mức tự động hóa công tác kế toán, trong đ phần mềm kế toán là chương trình được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán; Cuối cùng, mức tự động hóa công tác quản l , theo đ , ngoài xử lý các công việc gói gọn ở bộ phận kế toán, công nghệ thông tin đã mở rộng triển khai ứng dụng trên g c độ toàn trường, đem lại thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của các đơn vị, mô hình quản trị thường được áp dụng là ERP (hệ thống hoạch định nguồn nhân lực) với phân hệ kế toán làm trung tâm.
Như vậy, tùy theo quy mô, nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như nhu cầu thông tin kế toán quản trị của các nhà quản l , các trường có thể lựa chọn các phương án ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác KTQT cho phù hợp.