CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KTQT TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP THỰC HIỆN CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH Ở VIỆT NAM 3.1. Chiến lược và định hướng phát triển của các trường ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính ở Việt Nam
3.3. Yêu cầu hoàn thiện kế toán quản trị tại các trường đại học công lập thực hiện cơ chế tự chủ tài chính ở Việt Nam
3.4.3. Hoàn thiện KTQT phục vụ chức năng kiểm soát và đánh giá
Mục tiêu hoạt động của các trường ĐHCL n i chung và các trường ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính nói riêng là không vì lợi nhuận. Do đ mục tiêu quản trị của các trường là khai thác tối đa và c hiệu quả các nguồn lực. Mặc dù các trường đã được trao quyền tư chủ, đặc biệt là tự chủ về tài chính, tuy nhiên vẫn chịu sự quản lý, giám sát của nhiều cơ chế, chính sách của Nhà nước. Hiện tại các trường bị khống chế về mức trần thu học phí theo Nghị định 86/2015/NĐ-CP, do đ việc kiểm soát chi phí là vấn đề cần được quan tâm.
Hiện tại các trường đều có yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đánh giá kết quả thực hiện công việc vào cuối năm và trước khi lập dự toán nhằm mục đích làm cơ sở phục vụ cho việc lập dự toán của năm tiếp theo chưa phục vụ cho mục tiêu kiểm soát. Vì vậy để kiểm soát tốt các hoạt động, đặc biệt là kiểm soát chi phí, ngoài báo cáo đánh giá vào cuối năm, các đơn vị trực thuộc trong các trường cần lập báo cáo tình hình thực hiện dự toán/kế hoạch trong kỳ (tháng, qu , 6 tháng…). Các báo cáo phải phản ánh chi tiết chi phí phát sinh thực tế so với chi phí đã được dự toán theo các khoản mục chi phí của từng bộ phận, từ đ xác định chênh lệch giữa thực hiện và dự toán, trong đ cũng cần xác định rõ chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. Trưởng các đơn vị phải giải trình nguyên nhân gây ra biến động và đề xuất giải pháp khắc phục.
Để phục vụ cho nhà quản trị nắm bắt các thông tin phục vụ cho chức năng kiểm soát, kế toán quản trị cần cung cấp thông tin thông qua các báo cáo sau:
Căn cứ vào báo cáo của từng bộ phận, phòng kế toán sẽ tổng hợp báo cáo cho toàn trường theo mẫu sau:
Trường………
Đơn vị áo cáo: Phòng/ an…..
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ (Tháng, quý, năm…)
Nội dung Dự toán Thực tế Chênh lệch Ghi chú CP tiền lương
CP văn phòng phẩm CP thông tin liên lạc
………..
Trường………
Đơn vị áo cáo: Phòng/ an…..
BÁO CÁO TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ (Tháng, quý, năm…)
Nội dung Dự
toán
Thực tế
Chênh lệch
Tỷ lệ
%
Nguyên nhân
Hướng khắc phục CP tiền lương
CP văn phòng phẩm CP thông tin liên lạc
………..
Kế toán trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của các Trường được phân cấp quản l chặt chẽ từ an Giám hiệu, đến các phòng, khoa, ban, trung tâm... Mỗi bộ phận được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Các trường đều xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, đặc biệt là định mức hay kế hoạch chi tiêu tổng thể hàng năm, đây là điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống kế toán trách nhiệm.
Trường………
BÁO CÁO TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ (Tháng, quý, năm…)
Nội dung Dự
toán
Thực tế
Chênh lệch
Tỷ lệ
%
Nguyên nhân
Hướng khắc phục Phòng Kế toán
Phòng TCHC Phòng đào tạo
………..
Trường………
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ (Tháng, quý, năm…)
Nội dung Dự toán Thực tế Chênh lệch Ghi chú Phòng kế toán
Phòng TCHC Phòng Đào tạo
………..
Sử dụng c hiệu quả các nguồn lực thông qua tiết kiệm chi phí cho các hoạt động; loại bỏ các hoạt động không cần thiết sẽ giúp cho trường tập trung nguồn lực cần thiết để đổi mới nội dung chương trình, bài giảng, giáo trình, tập trung vào phương pháp giảng dạy hiện đại, nghiên cứu khoa học để nâng cao chất lượng giảng dạy và uy tín của trường. Qua đ nhà trường c điều kiện cải thiện đời sống vật chất của giảng viên và cán bộ từ đ làm cho họ phục vụ tốt hơn, xây dựng, gắn b và c trách nhiệm hơn với nhà trường. Xuất phát từ quan điểm này, tác giả đề xuất vận dụng kế toán trách nhiệm để kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận tại các trường ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính thông qua kế toán trách nhiệm là xây dựng các trung tâm chi phí.
Xác định các trung tâm chi phí
Các khoa và phòng ban được coi là các trung tâm chi phí. Trưởng khoa, trưởng phòng là người đứng đầu mỗi bộ phận được coi là giám đốc của các trung tâm chi phí, phải chịu trách nhiệm kiểm soát các chi phí phát sinh tại đơn vị mình, được đánh giá thông qua các chỉ tiêu về kiểm soát chi phí. Theo đ , các trung tâm chi phí được tổ chức như sau:
- Thứ nhất, nhóm trung tâm chi phí định mức: nh m này thuộc các đơn vị giảng dạy ( hoa/bộ môn): Các chi phí phát sinh tại các trung tâm này là các chi phí trực tiếp. Các chi phí phát sinh tại các đơn vị giảng dạy thường bao gồm: Chi phí văn phòng phẩm, tiền điện, nước, điện thoại, tiền chi cho các hoạt động chuyên môn như tiền vượt giờ, chi phí mua giáo trình, tài liệu tham khảo, dịch sách, mua bản quyền tác giả, chi phí tổ chức hội thảo khoa học, đi nghiên cứu thực tế... các chi phí này cần được sử dụng hiệu quả và tiết kiệm.
- Thứ hai, nhóm trung tâm chi phí dự toán: nh m này thuộc các phòng ban như phòng đào tạo, phòng tổ chức hành chính,...: Các chi phí phát sinh tại các trung tâm này là các chi phí gián tiếp. Người đứng đầu các trung tâm này là trưởng phòng, trưởng ban... sẽ chịu trách nhiệm về các khoản chi và tính hiệu quả của chúng trước an giám hiệu. Các chi phí phát sinh tại trung tâm này bao gồm: Chi phí văn phòng phẩm, tiền điện, nước, điện thoại, công tác phí, tiếp khách, chi phí duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa máy m c thiết bị, chi phí đầu tư mua sắm trang thiết bị, bàn ghế...
Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá trung tâm chi phí
Với trung tâm chi phí, các chỉ tiêu cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm quản l và sử dụng chi phí tại các bộ phận đơn vị phải trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc kiểm soát được của người quản l cấp cao nhất trong trung tâm đ . Đồng thời thông qua các chỉ tiêu cũng giúp nhà quản trị c cơ sở để xem xét và c các biện pháp tiết kiệm chi phí trên cơ sở đạt được tính hiệu quả của hoạt động giáo dục, đào tạo của trường.
- Đối với trung tâm chi phí định mức (các đơn vị giảng dạy): Vấn đề kiểm soát chi phí của các đơn vị giảng dạy, cần sử dụng các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng chi phí và hiệu quả tiết kiệm chi phí như sau: Tỷ lệ chi phí/giờ giảng; Tỷ lệ chi phí/sinh viên; Tỷ lệ tiền lương và vượt giờ/ sinh viên; Tỷ lệ chi phí nghiên cứu khoa học/giảng viên; Tỷ lệ chi phí văn phòng phẩm/sinh viên; Tỷ lệ chi phí văn phòng phẩm/giảng viên.
- Đối với trung tâm chi phí dự toán (các phòng ban): Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí đối với khối Phòng ban là: Tỷ lệ chi phí/sinh viên; Tỷ lệ tiền lương/sinh viên; Tỷ lệ chi phí văn phòng phẩm/ sinh viên; Tỷ lệ học bổng/sinh viên; Tỷ lệ chi phí tiền điện, nước/sinh viên.
Phương pháp đánh giá trung tâm chi phí
Phương pháp so sánh thường được sử dụng trong đánh giá tính hiệu quả của trung tâm chi phí nhằm nghiên cứu sự biến động, mức độ hoàn thành của các chỉ tiêu chi phí. Các chỉ tiêu thường được so sánh giữa thực tế với kế hoạch (dự toán) hay giữa chi phí thực tế với chi phí định mức. Ngoài ra để đánh giá hiệu quả sử dụng các khoản chi phí, các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí hàng năm được so sánh với năm trước và với trung bình của các đơn vị giảng dạy trong toàn trường.
Thẻ điểm cân bằng
Trong quá trình hoạt động, các trường đại học n i chung và các ĐHCL tự chủ tài chính nói riêng ngoài chịu sự giám sát của các cơ quan chức năng thì còn chịu sự giám sát, đánh giá của xã hội, của người học, của đối thủ cạnh tranh…trên nhiều g c độ như: cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy, chất lượng đội ngũ, thành tích nghiên cứu khoa học, chất lượng sinh viên ra trường, tỷ lệ sinh viên có việc làm…Uy tín, thương hiệu của một trường đại học thường được thể hiện ở sự công
nhận của xã hội về số lượng sinh viên đáp ứng được nhu cầu của nhà tuyển dụng và được nhà tuyển dụng đánh giá cao trong quá trình làm việc. Vì vậy các trường ĐHCL tự chủ tài chính cần phải xây dựng những mục tiêu cụ thể cho các chiến lược phát triển của trường trong thời kỳ hội nhập và nhất là trong môi trường cạnh tranh như hiện nay.
Để đảm bảo uy tín, nâng cao vị thế và xây dựng thương hiệu mạnh, các trường ĐHCL tự chủ tài chính cần phải phối hợp đồng bộ các mục tiêu để nâng cao chất lượng đào tạo, duy trì sự phát triển bền vững. Do đ , sử dụng bảng điểm cân bằng để đo lường và đánh giá hiệu quả họat động tại các trường ĐHCL tự chủ tài chính tại Việt Nam là rất cần thiết và phù hợp. Mô hình BSC áp dụng cho các trường ĐHCL tự chủ tài chính có thể được khái quát qua mô hình 3.1.
Các mục tiêu của bốn phương diện: tài chính, khách hàng, học hỏi và phát triển, quy trình hoạt động nội bộ. Mỗi mục tiêu có thể có một hoặc nhiều bộ phận cùng tham gia thực hiện để nhà lãnh đạo cấp cao (Ban Giám Hiệu, Hội đồng trường) có thể đánh giá được kết quả thực hiện của các bộ phận ở cấp quản trị cấp dưới thì cần phải có chỉ tiêu đánh giá thông qua các báo cáo thực hiện và báo cáo phân tích của các bộ phận của các bộ phận lập ra và báo cáo.
Để tổ chức sử dụng bảng điểm cân bằng nhằm đo lường và đánh giá kết quả hoạt động đạt được hiệu quả, các trường ĐHCL tự chủ tài chính cần thực hiện các công việc sau:
- Xác định tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược phát triển.
- Xác định các khía cạnh đánh giá hiệu quả thực hiện chiến lược đã được xây dựng và mối quan hệ nhân – quả giữa chúng.
- Xác định các mục tiêu cụ thể của từng khía cạnh cần đạt được và xây dựng các chỉ tiêu đo lường cho từng mục tiêu đ .
- Đo lường và đánh giá mức độ đạt được thực tế của từng chỉ tiêu.
- Xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật dựa trên mức độ thực hiện các chỉ tiêu đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Mô hình 3.2. Mô hình BSC vận dụng vào các trường ĐHCL tự chủ tài chính tại Việt Nam
Bảng 3.2. Bảng các chỉ tiêu đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động bằng phương pháp thẻ điểm cân bằng
TT Khía cạnh Các chỉ tiêu đo lường và đánh giá
1 Tài chính
Tăng nguồn thu, tiết kiệm chi Nguồn thu tăng lên, chi phí giảm Tăng tích lũy Chênh lệch thu, chi tăng lên Tăng quy mô các quỹ Tỷ lệ tăng quy mô các quỹ Nâng cao hiệu quả đào tạo Chi phí đào tạo/sinh viên
Tài chính - Tăng nguồn thu - Tăng tích lũy - Tiết kiệm chi phí - Tăng quy mô các quỹ
- Nâng cao hiệu quả đào tạo, tăng kinh phí cho hoạt động đào tạo, NC H…
Học hỏi và phát triển - Nâng cao trình độ của cán bô và giảng viên.
- Nâng cao ý thức trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp
- Tăng thu nhập cán bộ, GV
- Tạo điều kiện cho CB, GV học tập, c cơ hội thăng tiến
Khách hàng
- Sự hài lòng của người học về chất lượng giảng dạy - Sự hài lòng của người học về thái độ phục vụ
- Thu hút người học mới
Quy trình hoạt động nội bộ - Đổi mới chương trình đào tạo, phương pháp giảng dạy, cách đánh giá chất lượng dạy và học
- Cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng NCKH
SỨ MỆNH VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA TRƯỜNG
ĐHCL TCTC
2
Khách hàng
Sự hài lòng của người học về chất lượng giảng dạy
- Tỷ lệ người học hài lòng về chất lượng giảng dạy
- Tỷ lệ SV tốt nghiệp có việc làm Sự hài lòng của người học về
thái độ phục vụ
- Tỷ lệ người học hài lòng về thái độ phục vụ
- Tỷ lệ người học phàn nàn về thái độ phục vụ
Thu hút người học mới Số lượng tuyển sinh mới
3
Quy trình hoạt động nội bộ
Đổi mới chương trình đào tạo, phương pháp giảng dạy, cách đánh giá chất lượng dạy và học
- Số chương trình đào tạo, chương trình chi tiết học phần được rà soát, điều chỉnh.
- Tỷ lệ thay đổi nội dung, chương trình chi tiết học phần so với trước đây
- Tỷ lệ GV sử dụng các phương pháp giảng dạy mới
- Tỷ lệ GV sử dụng cách đánh giá kết quả học tập mới
Cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng NCKH
- Số lượng các bài báo, công trình NC H được công bố trên các tạp chí quốc tế, tạp chí chuyên ngành có uy tín.
- Số lượng các đề tài NC H đã được nghiệm thu.
Học hỏi và
Nâng cao trình độ của cán bô và giảng viên
- Số lượng C , GV được cử đi học tập nâng cao trình độ
- Số lượng các khóa học nâng cao trình độ cho C , GV đã được tổ chức.
4
phát triển
Nâng cao ý thức trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp
Số lượng các khóa học về tư tưởng chính trị, văn h a, đạo đức nghề nghiệp được tổ chức.
Tăng thu nhập cán bộ, giảng viên
- Thu nhập bình quân của CB, GV năm nay so với năm trướ, so với trung bình ngành và toàn xã hội.
- Tỷ lệ tăng thu nhập hàng năm Tạo điều kiện cho CB, GV
học tập, c cơ hội thăng tiến
Số C , GV được bổ nhiệm và thăng cấp.
Để thực hiện thành công sứ mệnh và chiến lược của nhà trường, các trường cần xác định đúng vai trò, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, khoa…từ đ xây dựng bảng điểm cân bằng cho phù hợp. Ngoài ra, nhà trường cần phải tuyền truyền, phổ biến đến toàn thể CB-GV-NV về sứ mệnh, chiến lược và các mục tiêu của chiếc lược cũng như vai trò, vị trí của từng CB-GV-NV đối với sứ mệnh phát triển của nhà trường.
Để c được các chỉ tiêu đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động, các trường cần có nguồn tài liệu, số liệu đầy đủ và chính xác. Thông thường, các số liệu, tài liệu này được thu thập từ các phòng ban như: phòng đào tạo, phòng quản lý chất lượng, phòng khoa học hợp tác quốc tế, phòng kế toán…