CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KTQT TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP THỰC HIỆN CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH Ở VIỆT NAM 3.1. Chiến lược và định hướng phát triển của các trường ĐHCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính ở Việt Nam
3.3. Yêu cầu hoàn thiện kế toán quản trị tại các trường đại học công lập thực hiện cơ chế tự chủ tài chính ở Việt Nam
3.4.2. Hoàn thiện KTQT phục vụ chức năng tổ chức thực hiện
Kế toán tài chính và TQT đều có chung một điểm xuất phát, cùng sử dụng một nguồn thông tin ban đầu, do đ việc xử lý thông tin của kế toán nói chung hay kế toán tài chính n i riêng để sử dụng cho KTQT cần phải được xác lập. KTQT phải được kết hợp chặt chẽ với kế toán tài chính trong cùng một bộ máy kế toán, trong cùng một quá trình xử lý thông tin, trên cùng một hệ thống kế toán thống nhất.
Vì vậy, để xử lý thông tin từ tài liệu của kế toán tài chính để sử dụng cho KTQT, trước hết phải tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán và sổ sách kế toán.
Nguồn thông tin đầu vào của TQT cũng được tập hợp trên cơ sở các chứng từ, do đ TQT sẽ gián tiếp sử dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo TT107/2017/QĐ- TC. Tuy nhiên đối với các chứng từ phản ánh chi phí do đơn vị phát hành phải được thiết kế chi tiết sao cho đảm bảo được yêu cầu phân loại chi phí theo cách ứng xử của nó và thuận lợi cho việc tập hợp chi phí theo các bộ phận nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí của nhà quản trị. Vì vậy để đáp ứng cho việc phục vụ mục tiêu của TQT, đối với những chứng từ mang tính hướng dẫn
mà hiện tại các đơn vị đang sử dụng, tác giả đề nghị nên bổ sung các chỉ tiêu tương ứng với dự toán kinh phí tại các đơn vị chức năng đã được Ban Giám hiệu phê duyệt để theo dõi, kiểm soát và đối chiếu với số liệu thống kê của các đơn vị trực thuộc. Ngoài ra để phục vụ cho việc theo dõi chi phí phát sinh theo bộ phận nhằm phục vụ cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ đào tạo, trên chứng từ cũng cần bổ sung thêm chỉ tiêu “đối tượng” như: giảng viên, Cán bộ quản lý và nhân viên phục vụ khối hành chính, Cán bộ quản lý và nhân viên phục vụ khối dịch vụ…
Hệ thống hóa và xử lý thông tin
Việc xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT về cơ bản vẫn dựa trên hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Tuy nhiên hệ thống tài khoản này phải xây dựng sao cho đảm bảo thực hiện việc ghi chép số liệu theo từng bộ phận nhằm phục vụ cho mục đích kiểm soát các hoạt động của đơn vị thông qua việc thực hiện dự toán ngân sách.
Như vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT tại đơn vị có thể được thực hiện như sau:
- Đối với các tài khoản phản ánh chi phí phải được xây dựng chi tiết theo các bộ phận trong đơn vị trên cơ cở hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.
- Quy định mã số cho các bộ phận và kết hợp các mã số này với các tài khoản Chi và Thu nhằm phục vụ cho việc tổng hợp số liệu theo từng bộ phận và của toàn đơn vị.
- Phân loại và mã hóa các tài khoản Chi phí theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm kiểm soát, phân tích và dự báo chi phí, từ đ tìm các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả.
Có thể xây dựng một mã tài khoản có dạng: XXX(X).XX. Trong đ :
+ Nhóm thứ nhất gồm ba (hoặc bốn chữ số) phản ánh tài khoản cấp 1 (hoặc cấp 2) thuộc hệ thống tài khoản được ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.
Riêng đối với các tài khoản chi phí thì có thể thêm ký tự theo sau nhóm thứ nhất để phân loại chi phí đ là biến phí hay định phí.
+ Nhóm thứ hai gồm 2 chữ số để chỉ các bộ phận.
Cung cấp thông tin KTQT
Thông tin TQT được cung cấp thông qua hệ thống báo cáo KTQT. Báo cáo KTQT là một phương tiện để truyền đạt thông tin đến nhà quản trị do đ yêu cầu nó phải cung cấp thông tin kịp thời và phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin (Ban giám hiệu, trưởng các phòng, ban, khoa….). Vì vậy hệ thống báo cáo KTQT phải được xây dựng gắn liền với từng mục tiêu hoạt động cụ thể của nhà trường nhằm mục đích cung cấp thông tin hữu ích và phục vụ cho chức năng quản lý của an lãnh đạo nhà trường. Hệ thống báo cáo KTQT cần phải được thiết kế để phản ánh số liệu dự toán, số liệu thực tế phát sinh, phần chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán. Ngoài ra khi lập báo cáo thực hiện, cần phải có sự phân tích, so sánh giữa kết quả thực hiện với dự toán trước đ nhằm cung cấp thông tin cho Ban Giám hiệu nắm bắt tình hình để đưa ra các quyết định phù hợp. Báo cáo KTQT được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ KTQT kết hợp với các nguồn thông tin cần thiết khác. Thông tin trên các báo này phải bao gồm thông tin kết quả hoạt động, thông tin kiểm soát, đánh giá hoạt động và thông tin định hướng hoạt động.
Quy trình báo cáo KTQT gồm 03 giai đoạn như sau:
Ở giai đoạn 1 “Thiết lập hệ thống báo cáo”, trước tiên cần xác định nhu cầu thông tin của nhà lãnh đạo, sau đ tiến hành xây dựng danh mục báo cáo KTQT và cuối cùng là xây dựng mẫu biểu báo cáo (mục đích báo cáo, tên báo cáo, nôi dung báo cáo, phương pháp lập báo cáo, nguồn số liệu lập báo cáo, người lập báo cáo, người nhận báo cáo, thời gian báo cáo).
Ở giai đoạn 2 “Triển khai thực hiện hệ thống báo cáo”: Đây là giai đoạn phối hợp của một quá trình tổ chức công tác KTQT tại đơn vị từ khâu tổ chức hệ thống ghi chép ban đầu phù hợp với việc thu thập thông tin để lập báo cáo. Để giúp cho việc lập báo cáo được nhanh chóng, linh hoạt và kịp thời, cần chú đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nói chung và KTQT nói riêng.
Thiết lập hệ thống báo cáo
Triển khai thực hiện hệ thống
báo cáo
Hoàn thiện hệ thống báo cáo
Ở giai đoạn 3 “Hoàn thiện hệ thống báo cáo TQT”: Định kỳ, các đơn vị cần phải xem xét, đánh giá hệ thống báo cáo hiện hữu trên các phương diện như: nội dung báo cáo và mức độ thỏa mãn thông tin cho nhà quản lý. Từ đ đề ra các biện pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo KTQT nhằm phục vụ cung cấp thông tin, linh hoạt, kịp thời và hữu ích cho các nhà lãnh đạo.
Hệ thống báo cáo KTQT có thể được xây dựng bao gồm: hệ thống báo cáo dự toán; hệ thống báo cáo thực hiện; hệ thống báo cáo phân tích.