II. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại Công ty cổ phần Najimex trong thời gian tới:
3. Giải pháp 3: Đa dạng hoá các hình thức thanh toán củaCông ty.
v Sự cần thiết của đa dạng các hình thức thanh toán đối với Công ty:
Hiện tại Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán TTR trả sau và có yêu cầu khách hàng ứng trước một khoản tiền. Đây là một phương thức thanh toán ít có lợi cho Công ty vì xác suất gặp rủi ro khá cao vì có thể khách hàng không thanh toán đúng hẹn,…. Sử dụng phương thức TTR thì tiền hàng sẽ được thanh toán sau khi hàng hoá xuất đi và có bộ chứng từ hợp lệ. Trong khi đó Công ty lại luôn cần một số vốn rất lớn trước khi thực hiện hợp đồng để có thể hỗ trợ các nhà thầu phụ về: nguyên vật liệu, công nghệ,…Vì vậy, để đảm bảo cho Công ty và tạo điều kiện về vốn thì Công ty cần thực hiện đa dạng hoá các hình thức thanh toán.
v Nội dung của giải pháp:
Trước tiên, phải khẳng định đây là một điều không dễ vì đối tác của Công ty thường mạnh về tài chính, uy tín lớn, họ thường có những thuận lợi trong đàm phán, ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, Công ty cũng cần dựa vào những ưu điểm, thuận lợi của mình như:uy tín, chất lượng sản phẩm của Công ty,…. tạo ưu thế trong đàm phán, ký kết hoạt động để đa dạng hoá các hình thức thanh toán. Công ty có thể đàm phán để sử dụng các phương thức thanh toán như
§ Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ: (L/C)
Phương thức này được xây dựng trên tinh thần L/C. Đây là một bức thư do ngân hàng soạn thảo ra (ngân hàng mở L/C) nhằm cam kết với người bán sẽ trả tiền cho người này nếu xuất trình một bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ theo quy định của L/C.
Để có thể thanh toán bằng phương thức L/C, Công ty phải tìm hiểu thật kỹ về phương thức này như: thủ tục thực hiện, quy định về L/C,….
Có nhiều loại L/C trong đó thoả thuận với khách hàng để sử dụng L/C ứng trước thì Công ty sẽ có lợi nhất. L/C ứng trước là loại L/C trong đó có quy định một khoản tiền được ứng trước cho người xuất khẩu vào một thời điểm định đã định trước khi bộ chứng từ hàng hoá được xuất trình.
Phương thức này an toàn cho phía Công ty nhưng lại có phần phức tạp hơn các phương thức khác, vì vậy nên áp dụng đối với các khách hàng mới để có sự đảm bảo về thị trường cho Công ty.
§ Phương thức ghi sổ: Ở phương thức này Công ty sẽ mở một tài khoản đơn biên để ghi nợ của khách hàng sau mỗi lần giao hàng. Sau một thời gian, Công ty sẽ viết một lá đơn thương mại gửi cho khách hàng để đòi tiền. Phương thức này Công ty có thể áp dụng đối với những khách hàng thân thuộc nhưng trong hoàn cảnh nào đó như: thời kỳ khách hàng khó khăn thì Công ty tạo điều kiện cho khách hàng đó hay như những khi Công ty cần tạo mối quan hệ thân mật với khách hàng nhất là các khách hàng truyền thống.
§ Phương thức nhờ thu: gồm hai hình thức:
- Nhờ thu phiếu trơn (clean collection): Công ty sẽ giao hàng và chứng từ cho người mua sau đó viết hối phiếu nhờ ngân hàng bên mình thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu. Khi hối phiếu được chuyển đến cho người mua, người mua trả tiền ngay hoặc ký chấp nhận trả tiền (nếu hối phiếu trả chậm).
- Nhờ thu kèm chứng từ D/Pier Im Port; D/A): Công ty chỉ giao hàng cho người mua sau đó gửi bộ chứng từ kèm hối phiếu đòi tiền lên ngân hàng nhờ thu để chuyển đến người mua. Người mua có thể trả tiền (trả ngay) hoặc ký chấp nhận trả chậm thì ngâ hàng sẽ giao chứng từ.
§ Phương thức giao hàng trả tiền ngay: người mua sẽ phải ký quỹ 100% ở ngân hàng. Sau khi ngân hàng thông báo tài khoản đã hoạt động, Công ty tiến hành giao hàng dưới sự giám sát chặt chẽ của đại diện bên mua. Sau khi giao hàng xong, ngân hàng trả tiền cho Công ty (COD) hoặc Công ty sẽ lập bộ chứng từ gửi lên ngân hàng, ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ nếu hợp lện sẽ thanh toán cho Công ty. Đây là phương thức rất an toàn cho phía Công ty nên Công ty sẽ dùng trong các trường hợp như: nguyên vật liệu ở vào thời ký khan hiếm, hay với các khách hàng chưa quen biết nhiều với Công ty,…
Bên cạnh đó, Công ty có thể vẫn sử dụng phương thức TTR nhưng yêu cầu khách hàng ứng trước một tỷ lệ giá trị đơn hàng (nhưng cao hơn mức hiện tại) để thuận lợi cho Công ty trọng việc thực hiện hợp đồng.
Các phương pháp trên Công ty có thể áp dụng với các khách hàng khác nhau tuỳ từng thời điểm và hoàn cảnh cụ thể, với các khách hàng cụ thể của Công ty.
v Hiệu quả mang lạicủa giải pháp:
Áp dụng nhiều hình thức thanh toán sẽ giúp Công ty năng động, linh hoạt hơn đồng thời việc thanh toán của Công ty được đảm bảo hơn. Bên cạnh đó, đàm phán được nhiều thuận lợi cho Công ty càng chứng tỏ Công ty có khả năng trong đàm phán và điều này sẽ nâng cao uy tín của Công ty hơn.
4.Giải pháp 4: Đẩy mạnh quan hệ với khách hàng.
v Sự cần thiết của việc đẩy mạnh quan hệ với khách hàng đối với Công ty. Khách hàng là một trong những nhân tố rất quan trọng được hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Khách hàng có thể tạo ra cơ hội hay tạo ra nguy cơ đối với doanh nghiệp là tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nào có quan hệ với khách hàng tốt, doanh nghiệp đó sẽ có nhiều thuận lợi trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đối với Công ty cổ phần Najimex, các khách hàng chủ yếu hiện nay của Công ty là khách hàng nước ngoài (sản phẩm của Công ty chủ yếu xuất khẩu) gồm cả khách hàng truyền thống và khách hàng mới. Hiện tại, công tác quan hệ với khách hàng chưa được đầu tư và quan tâm nhiều là do:
+ Quan hệ giữa Công ty và khách hàng này từ đầu thường là do khách hàng tự tìm đến với Công ty và đặt quan hệ trước, nghĩa là khách hàng chủ động trong quan hệ
này. Trên cơ sở đó, Công ty và khách hàng ký kết quan hệ hợp tác khi khách hàng có nhu cầu và Công ty có đủ khả năng đáp ứng.
+ Điều trên cũng là dễ hiểu bởi điều kiện Công ty chưa cho phép để đầu tư co công tác này kể cả về kinh tế và nhân sự. Với số lượng lao động có hạn phù hợp với quy mô sản xuất như hiện nay thì nhân viên các bộ phận đã rất cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Đầu tư cho mối quan hệ với khách hàng không phải là tốn chi phí ít và với so với Công ty hiện nay thì còn nhiều việc cần thiết phải giải quyết trước mắt hơn. Tuy nhiên, để phát triển lâu dài và bền vững thì đẩy mạnh quan hệ với khách hàng là một việc làm cần thiết của Công ty vì:
- Công ty giữ chân được các khách hàng truyền thống tạo uy tín để phát triển thêm các khách hàng mới.
- Quan hệ giữa Công ty với khách hàng càng thân thiết, gắn bó thì càng có lợi cho Công ty bơi khách hàng có thể tạo ra nhiều cơ hội cho Công ty và Công ty có thể tận dụng các cơ hội đó nhưL khách hàng có thể ứng trước về vốn cho Công ty, có thể giúp đỡ Công ty về công nghệ, thiết bị, máy móc, kinh nghiệm quản lý,…
- Khi Công ty và khách hàng có quan hệ tốt, các thoả thuận giúp Công ty giải quyết công việc nhanh gọn và đơn giản hơn tiết kiệm được nhiều chi phí cho Công ty như: đàm phán đơn giản hơn (qua fax, đặt hàng,…); trong thực hiện hợp đồng Công ty có thể thoả thuận thời gian giao hàng thuận lợi cho mình, hay khi xay ra khiếu nại Công ty và khách hàng có thể ngồi lại đàm phán với nhau trên tinh thần hợp tác và thông cảm cho nhau từ đó giảm thiểu được tranh chấp trong hợp đồng,…
v Nội dụng thực hiện của giải pháp:
Với điều kiện của Công ty hiện nay, đẩy mạnh quan hệ với khách hàng có thể được thực hiện như sau:
- Thăm hỏi khách hàng trong các dịp lễ, Tết: đây là công việc hết sức đơn giản và tốn ít chi phí nhưng lại có ý nghĩa rất lớn. Để làm được công việc này Công ty cần tìm hiểu về các ngày lễ, Tết của từng đối tác khác nhau và ghi nhớ lại đối với riêng từng khách hàng.. Đến khi có dịp lễ, Tết với khách hàng nào thì Công ty có thể gửi điện hoa, thiệp chúc mừng hay những món quà nhỏ để chia sẻ với khách hàng. Điều này thể hiện sự quan tâm và thiện ý của Công ty với khách hàng, điều này sẽ làm nối lại gần hơn quan hệ giữa Công ty và khách hàng.
Tuy nhiên Công ty cần tìm hiểu về phong tục, tập quán, văn hoá, sở thích,… của khách hàng để việc thăm hỏi phù hợp với từng khách hàng và đem lại hiệu quả cao.
- Mời khách hàng đến thăm Công ty: đây là việc vừa tạo sự thân thiết giữa Công ty và khách hàng, vừa quảng bá Công ty. Nhận được lời mời, khách hàng sẽ trực tiếp đến Công ty xem xét quy trình sản xuất sản phẩm, điều kiện làm việc, điều kiện môi trường ,… Khi đó khách hàng sẽ thấy yên tâm về chất lượng sản phẩm cũng như các điều kiện về trách nhiệm xã hội, trách nhiệm với môi trường của Công ty. Qua đó, khách hàng tin tưởng hơn về Công ty để từ đó đặt các mối quan hệ lâu dài và bền vững.
Trên đây là những hoạt động Công ty có thể dễ thực hiện trong điều kiện hiện tại để đem lại mối quan hệ tốt đẹp giữa Công ty và khách hàng góp phần vào kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Về lâu dài, khi có điều kiện Công ty có thể đầu tư cho công tác này bằng các công việc có thể như sau:
- Tổ chức hội nghị khách hàng: Công việc này tuy có tốn về chi phí nhưng đem lại hiệu quả rất cao cho Công ty. Hàng năm hay một năm hai lần, Công ty sẽ mời tất cả các khách hàng đã, đang và một số khách hàng tiềm năng đến dự hội nghị. Tại đây, Công ty sẽ lắng nghe ý kiến của khách hàng, giải thích các thắc mắc của khách hàng,… đồng thời Công ty có thể giới thiệu sản phẩm mới để khách hàng biết và ký hợp đồng với Công ty. Qua đây, mối quan hệ giữa Công ty và khách hàng được đẩy mạnh và phát triển.
- Chiết khấu thanh toán tức là Công ty có thể chi ra một tỷ lệ % trong tổng số tiền phải thanh toán của khách hàng nếu khách hàng trả trong thời hạn nào đó. Điều này giúp cho Công ty giải quyết được một số vấn đề về vốn đồng thời cũng kích thích khách hàng trong việc thực hiện thanh toán. Tuy nhiên, áp dụng như thế nào Công ty phải quy định cụ thể và có những giới hạn cụ thể.
v Hiệu quảđem lại.:
Đẩy mạnh quan hệ với khách hàng tạo điều kiện cho Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh và nhất là trong hoạt động xuất khẩu. Nhờ vậy khách hàng có thể tạo ra nhiều thuận lợi hơn cho Công ty từ đó Công ty tận dụng các cơ hội đó để phát triển. Mặt khác đây là yếu tố giúp Công ty cạnh tranh tốt hơn trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay.