II. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại Công ty cổ phần Najimex trong thời gian tới:
2. Giải pháp 2: Thành lập một bộ phận chuyên trách Marketing:
v Sự cần thiết phải thành lập bộ phận chuyên trách Marketing:
Như chúng ta đã biết, Marketing có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Marketing cho phép doanh nghiệp xác định được sản phẩm của mình thích ứng như thế nào trên thị trường, phản ứng của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm, nhu cầu của khách hàng xuất phát từ đâu? Bên cạnh đó, bộ phận Marketing còn nghiên cứu thị trường, giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn trên thị trường hiện tại cũng như mở rộng thêm các thị trường mới. Vì vậy, công tác Marketing phải được quan tâm đặc biệt và đầu tư đúng mức, đây là yêu cầu bức thiết và là bí quyết thành công của nhiều doanh nghiệp.
Công ty cổ phần Najimex hiện nay rất thụ động trong việc nghiên cứu thị trường đặc biệt là thị trường đầu ra cho sản phẩm. Tuy nhiên, Công ty vẫn xuất khẩu
sản phẩm và kim ngạch xuất khẩu của Công ty không ngừng tăng, là do: Việc nghiên cứu thị trường của Công ty do khách hàng đảm nhiệm. Khách hàng sẽ tự nghiên cứu thị trường, tự thiết kế mẫu mã sản phẩm phù hợp với người tiêu dùng mà khách hàng sẽ phân phối sản phẩm. Hiện tại, các đơn đặt hàng của Công ty còn nhiều, sản lượng sản phẩm của Công ty sản xuất nhiều lúc còn không đáp ứng đủ số lượng khách hàng yêu cầu dẫn đến phải bỏ qua cơ hội kinh doanh. Vì vậy với Công ty, nghiên cứu thị trường dường như chưa quan trọng
Tuy nhiên, kinh doanh xuất nhập khẩu không phải lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió và không phải lúc nào cũng lệ thuộc được vào khách hàng, nếu chỉ ỷ lại vào khách hàng mà không cần biết nhu cầu, sở thích, thị hiếu, xu hướng tiêu dùng của người tiêu dùng thì sẽ có lúc sản phẩm của Công ty không còn phù hợp với người tiêu dùng nữa. Mặt khác, khi khách hàng hiện tại rời bỏ Công ty, nếu không có nghiên cứu thị trường, quảng bá sản phẩm thì Công ty khó lòng tìm được khách hàng mới và không biết sản phẩm của mình phù hợp với thị trường nào.
Do vậy, với Công ty, việc cần làm là phải đẩy mạnh nghiên cứu thị trường, nghiên cứu về khách hàng và quảng bá về sản phẩm, về Công ty. Hiện nay tại Công ty, tất cả mọi hoạt động nghiên cứu thị trường (nếu có) là do phòng kế hoạch thị trường đảm nhiệm. Để công tác này thực sự có hiệu quả, đóng góp cho sự phát triển của Công ty thì theo em, Công ty nên lập một bộ phận Marketing chuyên trách để thực hiện các công việc về nghêin cứu thị trường và quảng bá sản phẩm.
v Nội dung của giải pháp:
Với điều kiện hiện tại của Công ty thì bước đầu Công ty có thể thành lập một bộ phận Marketing trực thuộc phòng kế hoạch thị trường rồi sau đó có điều kiện thì phát triển bộ phận này lên thành Phòng Marketing. Phòng Marketing dưới sự điều hành trực tiếp của Ban Giám đốc tương tự như các phòng ban khác của Công ty (phòng kế toán, phòng Quản lý chất lượng,… ). Bộ phận này cần có những chuyên viên có năng lực nghiên cứu Marketing thực sự. Với điều kiện hiện tại của Công ty, phòng Marketing sẽ được bố trí nhân sự như sau:
- Một trưởng phòng Marketing: chịu trách nhiệm chung, phối hợp các bộ phận nghiên cứu Marketing với các bộ phận khác của Công ty. Trưởng phòng Marketing sẽ tổng hợp các thông tin thu được, cùng các nhân viên trong phòng phân tích thông tin để từ đó lập kế hoạch, tổ chức phân công công việc, cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong Công ty và cố vấn kịp thời để điều chỉnh các phương án kinh doanh. Đồng thời, trưởng phòng Marketing phải chịu mội trách nhiệm về hiệu quả của hoạt động Marketing trước Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên Công ty.
- Một nhân viên trong phòng sẽ chịu trách nhiệm về nghiên cứu thị trường (cả thị trường trong nước và cả thị trường nước ngoài) bao gồm các công việc sau: thu thập thông tin về khách hàng, sản phẩm, giá cả, đối thủ cạnh tranh và những biến động trên thị trường,… để có những phản ứng kịp thời trước những biến động của thị trường.
- Một nhân viên chịu trách nhiệm về phần quảng cáo, chiêu thị nhằm giới thiệu sản phẩm của Công ty với các khách hàng trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, quảng cáo nhằm giới thiệu hình ảnh của Công ty cũng rất quan trọng và sẽ được thực hiện bởi bộ phận này.
§ Nhiệm vụ và chức năng của phòng Marketing: - Đối với thị trường trong nước:
+ Kiểm soát hoạt động và thiết lập mối quan hệ thân thiết với các nhà cung ứng bán thành phẩm, nguyên vật liệu trong nước để tạo mọi điều kiện cho công tác xuất khẩu được tiến hành trôi chảy.
+ Nghiên cứu điều tra nhu cầu trong nước hiện tại cũng như trong tương lai nhằm đưa ra kiến nghị cho phòng kinh doanh để có kế hoạch tiêu thụ ở thị trường nội địa.
+ Nắm vững và cập nhật thường xuyên các chính sách, luật lệ trong nước đối với doanh nghiệp và nhất là đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Đối với thị trường nước ngoài:
+ Nghiên cứu thị trường nước ngoài: phong tục tập quán, sở thích, thị hiếu của các thị trường mà Công ty đang xuất khẩu sản phẩm sang và các thị trường Công ty có ý định xuất khẩu sản phẩm trong thời gian tới. Đồng thời với các thị trường khác nhau cần nghiên cứu nhu cầu về mặt hàng, số lượng, chất lượng,giá cả, mẫu mã, bao bì phù hợp với các thị trường đó.
+ Nghiên cứu những thông tin về tình hình biến động trên thị trường nước ngoài như: chiến tranh, thiên tai,…
+ Nghiên cứu các chính sách, luật pháp của các thị trường đối với hàng hoá trong nước của thị trường đó, các chính sách ngoại thương, các chính sách bảo hộ của từng nước, từng khu vực, từng khối,…
Từ đó, phòng Marketing sẽ nghiên cứu sự thích ứng của sản phẩm của Công ty trên cả thị trường trong nước và nước ngoài như thế nào? Sự phản ứng của khách hàng đối với sản phẩm của Công ty ra sao? Theo dõi chu kỳ sống của sản phẩm, cải tiến chất lượng sản phẩm. Tiến hành nghiên cứu sản phẩm mới để luôn có kế hoạch sản xuất sản phẩm thay thế.
Phòng Marketing sẽ trực tiếp tiến hành hoạt động quảng bá hình ảnh và thương hiệu của mình đến các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của Công ty. v Hiệu quả mang lại của biện pháp:
Thành lập được bộ phận Marketing thì nhiệm vụ của bộ phận Marketing sẽ được phân định và tách biệt với phòng kế hoạch thị trường như trước đây. Như vậy hiệu quả đem lại cho Công ty sẽ cao hơn rất nhiều, cụ thể là:
- Công ty sẽ tìm hiểu rõ khách hàng và thị trường mà Công ty xuất khẩu sản phẩm sang. Biết được thị hiếu, nhu cầu, thói quen, sở thích,… của từng thị trường và một số khách hàng từ đó Công ty có thể dự kiến xu hướng tiêu dùng trên từng thị trường như thế nào. Điều này sẽ có lợi cho Công ty trong việc thiết kế kiểu dáng, thay đổi chất liệu, mẫu mã, bao bì,… để sản phẩm phù hợp hơn trên các thị trường để không những giữ chân được khách hàng cũ mà còn hấp dẫn thêm các khách hàng mới.
- Bộ phận Marketing sẽ tạo điều kiện cho sự phối hợp trao đổi thông tin giưũa các bộ phận trong Công ty một cách nhanh nhạy và ăn khớp nhau như: bộ phận Marketing sẽ cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ để bộ phận kinh doanh có kế hoạch sản xuất thích hợp nhất. Đồng thời bộ phận kinh doanh sẽ tổng hợp các thông tin cơ bản nhất từ báo cáo hàng tháng về doanh số sản phẩm, chi phí bán hàng, thông báo kiểm kê hàng hoá tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ,… cho bộ phận Marketing để bộ phận Marketing làm cơ sở đưa ra các chính sách xúc tiến bán hàng cho phù hợp với tình hình tiêu thụ.
Ngoài ra, sự có mặt của phòng Marketing sẽ làm các hoạt động nghiên cứu thị trường và tìm hiểu khách hàng được thực hiện chu đáo hơn, được thực hiện một cách bài bản và chuyên nghiệp hơn. Chính điều này làm góp phần thúc đẩy sự gắn kết của Công ty với thị trường tiêu thụ và các khách hàng của mình.