II. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại Công ty cổ phần Najimex trong thời gian tới:
1. Giải pháp 1: Giữ vững và nâng cao chất lượng sản phẩm củaCông ty.
v Sự cần thiết của việc giữ vững và nâng cao hơn nữa chât lượng sản phẩm đối với Công ty:
Chất lượng là một trong những vấn đề có ý nghĩa sống còn của doanh nghiệp, nó mang tính chất quyết định tới sức cạnh tranh của mặt hàng thủ công mỹ nghệ trên thị trường thế giới. Đối với Công ty cổ phần Najimex hoạt động trong ngành hàng thủ công mỹ nghệ thì điều cần thiết là phải luôn giữ vững và nâng cao chất lượng sản phẩm bởi mục tiêu của Công ty là nhằm phục vụ và hài lòng khách hàng mà chủ yếu là khách hàng nước ngoài. Do đó, phương châm về chất lượng sản phẩm của Công ty là: Làm tốt ngay từ đầu để ngăn ngừa tối đa các trục trặc; chất lượng sản phẩm là do khách hàng quyết định, do vậy Công ty phải luôn dành cho khách hàng cung cách phục vụ tốt nhất; liên tục cải tiến công nghệ, đổi mới máy móc thiết bị, nâng cao tay nghề công nhân viên và coi trọng công tác huấn luyện về chất lượng; kiểm tra, giám sát chặt chẽ trong việc sản xuất sản phẩm nhằm duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm. Đây cũng là một yêu cầu quan trọng để có thể hoàn thiện quy trình xuất khẩu của Công ty bởi chất lượng sản phẩm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động xuất khẩu như: khâu bảo hành sản phẩm, giới thiệu sản phẩm,… Chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng đem lại thương hiệu cho sản phẩm và xây dựng nên uy tín cho Công ty.
Trong thời gian qua, Công ty đã cố gắng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, tuy nhiên vẫn còn có trường hợp chất lượng sản phẩm không đảmn bảo dẫn đến Công ty bị khách hàng khiếu nại làm ảnh hưởng đến Công ty cả về vật chất (tốn chi phí để giải quyết) và tinh thần (giảm uy tín đối với khách hàng).
Hiện tại, thị trường xuất khẩu chủ yếu của Công ty là: EU và Bắc Mỹ. Đây là những thị trường khó tính, có những yêu cầu khắt khe về chất lượng chính vì vậy, Công ty phải có quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ để nâng cao uy tín của Công ty trên những thị trường này.
v Nội dung giải pháp:
Để giữ vững và nâng cao chất lượng sản phẩm là cả một quá trinh liên quan tới tất cả các khâu từ nguyên vật liệu đầu vào đến sản phẩm khi xuất xưởng và được bảo quản trong khi tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy, Công ty phải có những biện pháp đối với
từng khâu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm xuất khẩu của Công ty, bao gồm các công việc cụ thể sau:
§ Đối với khâu đầu vào:
Việc kiểm soát chât lượng sản phẩm ở khâu đầu vào của Công ty rất phức tạp và khó khăn bởi đầu vào của Công ty không chỉ có nguyên vật liệu, phụ liệu, phụ kiện mà còn có cả bán thành phẩm - để hoàn thiện thành sản phẩm xuất khẩu. Điều này đòi hỏi Công ty phải bố trí, sắp xếp về nhân lực sao cho phù hợp để kiểm soát được chất lượng toàn bộ đầu vào. Quản lý chất lượng của Công ty trong khâu đầu vào phải chú ý tới các công việc sau:
- Với nguyên vật liệu chủ yếu, phụ kiện quan trọng và các bán thành phẩm, phòng kế hoạch thị trường tiến hành đánh giá nhà cung cấp trước khi đặt hàng. Ngoài ra, nếu cần thiết có thể cử người đi thị sát nhà cung cấp.
- Với nguyên phụ liệu và việc mua lẻ vật tư từ các nhà cung cấp nhỏ phải có sổ theo dõi, kiểm soát toàn bộ quá trình mua vật tư bao gồm kết quả kiểm nghiệm sau mỗi lần mua.
- Đối với từng nhà thầu phụ hay nhà cung cấp phụ chủ yếu phải được thông báo cụ thể về các yêu cầu của khách hàng bằng văn bản, kể cả các yêu cầu về: nguồn gốc xuất xứ, trách nhiệm xã hội (không sử dụng trẻ em, điều kiện làm việc của lao động), trách nhiệm về môi trường.
- Nguyên vật liệu sử dụng cho các nhà thầu phụ để sản xuất sản phẩm phải được phòng quản trị chất lượng của Công ty cử nhân viên xuống kiểm tra chất lượng, truyền đạt về công nghệ xử lý (nếu cần). Ngoài ra, phòng quản trị chất lượng phải có nhiệm vụ giúp đỡ các nhà thầu phụ bằng cách hướng dẫn họ khai thác ở những vùng nguyên liệu nào có nguồn gốc xuất xứ rõ rãng, hướng dẫn họ lập các kế hoạch khắc phục cho hợp lý.
Sản phẩm của nhà thầu phụ là vật liệu, vật tư, phụ kiện, bán thành phẩm chủ yếu khi nhập kho phải có:
+ Giấy chứng nhận chất lượng hoặc chứng chỉ kết quả kiểm nghiệm.
+ Các nhà cung cấp phải đưa sản phẩm để Công ty tiến hành kiểm tra trước khi nhập vào kho theo yêu cầu riêng của từng loại.
§ Trong quá trình sản xuất:
Để đảm bảo rằng các sản phẩm đáp ứng được mong muốn và yêu cầu của khách hàng Công ty phải thực hiện kiểm soát chất lượng trên các công đoạn sản xuất. Kiểm tra này phải được thực hiện từng công đoạn khác nhau nhất là các công đoạn trọng yếu (là các công đoạn có tầm quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm cuối cùng). Việc kiểm tra phải do các nhân viên có thẩm quyền đã được đào tạo và cung cấp các
tra: kiểm tra cái gì, kiểm tra như thế nào, tài liệu tham chiếu. Kết quả kiểm tra phải được đánh dấu vào biên bản rõ ràng ở trạng thái đạt hay không đạt và phải báo cho phòng quản lý chất lượng xem xét và có những điều chỉnh kịp thời. Hàng hoá không đạt phải được loại ra và để ở nơi chứa riêng biệt của Công ty
§ Kiểm tra trước khi hàng xuất đi:
Do quá trình sản xuất được quản lý chặt chẽ bởi khâu chất lượng nên trước khi xuất hàng đi Công ty chỉ phải kiểm tra một lần cuối. Hiện tại Công ty sử dụng hình thức lấy mẫu kiểm tra. Đây là hình thức xác suất để đánh giá chung cho chất lượng sản phẩm của lô hàng xuất đi với các quy định:
- Nếu một đơn vị sản phẩm được kiểm tra không đạt yêu cầu thì toàn bộ lô hàng bị giữ lại.
- Nếu phát hiện bất cứ sản phẩm nào không phù hợp trong lô hàng đã được kiểm tra chấp nhận thì phải thay đổi trước khi giao hàng.
- Kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản kiểm tra, sổ theo dõi. v Hiệu quả mang lại của giải pháp:
Khi sản phẩm được kiểm tra từ khâu đầu vào đến đầu ra một cách nghiêm túc thì sản phẩm sẽ đảm bảo về chất lượng và nguồn gốc xuất xứ, trách nhiệm với xã hội. đặc biệt Công ty thực hiện “làm tốt ngay từ đầu” thì làm đến đâu đảm bảo đến đấy và không phải quay lại các khâu trước. Trong bối cảnh Việt Nam gia nhập WTO thì đây sẽ điều rất cần thiết để sản phẩm của Công ty cạnh tranh được khi xuất sang các thị trường nước ngoài - những thị trường đòi hỏi yêu cầu cao về chất lượng như: Mỹ, EU, Úc, Canada,…