Việc áp dụng ISO 9000 đối với một doanh nghiệp sẽ được tiến hành theo 8 bước tương đương với mơ hình 4.5 chương III:
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là phải thấy được ý nghĩa của nĩ trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000. Việc áp dụng ISO 9000 cĩ thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho cĩ hiệu quả. Nên cĩ một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn. Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu nào khơng áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã cĩ, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa cĩ để từ đĩ xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá
thực trạng, cơng ty cĩ thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Cần xây dựng và hồn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ: Xây dựng sổ tay chất lượng, Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan, Xây dựng các hướng dẫn cơng việc, quy chế, quy định cần thiết.
Bước 5: áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000 Cơng ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau: Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty nhận thức về ISO 9000; Hướng dẫn cho cán bộ cơng nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra; Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mơ tả; Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự khơng phù hợp.
Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau: Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của cơng ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và cĩ được thực hiện một cách cĩ hiệu quả khơng, xác định các vấn đề cịn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận cĩ thể do chính cơng ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngồi thực hiện. Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã được cơng nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn phù hợp ISO 9000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều cĩ giá trị như nhau khơng phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Cơng ty cĩ quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận. Tổ chức chứng nhận đã được cơng ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của cơng ty.
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề cịn tồn tại phát hiện quan đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến khơng ngừng hệ thống chất lượng của cơng ty.
(Theo NQ center-Archive for the “Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000’’ category, on April 20th, 2008)