2. LỰA CHỌN TỔ CHỨC TƯ VẤN VÀ TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN:
2.6 Triển khai áp dụng:
− Đưa hệ thống tài liệu chất lượng đã soạn thảo vào áp dụng trong thực tiễn.
− Tại cơng ty Minexco việc ban hành tài liệu được giao cho bộ phận cơng văn lưu trữ .Việc phân phối tài liệu được kiểm sốt thơng qua thủ tục kiểm sốt tài liệu.Các trưởng bộ phận cung cấp danh sách các đơn vị cần cĩ tài liệu để áp dụng và thơng báo cho bộ phận này biết và bộ phận này tiến hành phân phối, kiểm sốt việc phân phối cũng như thu hồi hủy tài liệu theo đúng thủ tục đã hướng dẫn.
− Ngay sau khi phổ biến, tất cả các phịng, ban, đơn vị trong đơn vị phải triển khai áp dụng theo các quy định trong hệ thống tài liệu, tương ứng với các hoạt động cĩ liên quan trong hệ thống QLCL của đơn vị.
− Việc triển khai diễn ra đồng loạt vào một thời điểm sau khi tồn bộ hệ thống tài liệu đã viết xong theo hướng dẫn của tư vấn.
− Các đơn vị phịng ban bắt đầu theo dõi các hoạt động của mình thơng qua việc cập nhật thơng tin vào các bảng biểu trong các qui trình theo yêu cầu của ISO 9001:2000.Trong quá trình áp dụng các điểm khơng phù hợp giữa hướng dẫn và hoạt động hiện hành của đơn vị dần dần bộc lộ ra vì các lý do sau :
− Tài liệu mơ tả khơng phù hợp hoạt động của đơn vị :tư vấn tiếp tục hướng dẫn chỉnh sửa tài liệu.
− Hoạt động đơn vị chưa đáp ứng với yêu cầu ISO 9000 như các cơng tác thống kê, phân tích dữ liệu cịn mới và đơn vị chưa biết sử dụng cơng cụ này trong khi ra quyết định .Điều này sẽ được bổ sung và chỉnh sửa thơng qua các cuộc đánh giá nội bộ.
− Đơn vị khơng thể áp dụng hướng dẫn vào hoạt động của đơn vị mình tuy nĩ hồn tồn viết đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn vì cán bộ chuyên trách đã sao chép tài liệu ở một nơi khác về .Vì nghĩ rằng chỉ đối phĩ với đánh giá bên thứ ba và thời gian đánh giá bên thứ ba rơi vào thời điểm hồ sơ đĩ được phép chưa hồn thành.Trong trường hợp này sau khi tư vấn ra đi, cơng ty phải tự soạn lại tài liệu.
− Xem xét và cải tiến hệ thống tài liệu :
Trong quá trình áp dụng sẽ cĩ xuất hiện những bất cập cần bổ sung, sửa đổi, hoặc cĩ thể tìm ra những cách thức khác tốt hơn để tiến hành cơng việc một cách hiệu quả hơn, cán bộ của đơn vị ghi nhận những yêu cầu sửa đổi và cải tiến nhằm làm cho hệ thống chất lượng sát với thực tế. Cơng việc này sẽ được tiến hành liên tục trong các tình huống sau :
o Bổ sung các thiết bị mới, hoạt động mới
o Bổ sung những điểm chưa hồn chỉnh trong hướng dẫn cũ
o Soạn mới hướng dẫn cũ đã lạc hậu so với yêu cầu kinh doanh
o Đào tạo bổ sung về ISO 9001:2000 và đánh giá nội bộ
o Nâng cấp thơng tin nội bộ
o ...
− Đánh giá thuận lợi và khơng thuận lợi của Minexco trong quá trình xây dựng và triển khai áp dụng ( theo cách đánh giá của Apave phần 5.10 chương I) :
1. Quyết tâm X Tuy nhiên việc duy trì và phát triển hệ thống khơng đồng đều ở tất cả các điều khoản. 2. Biết xác định mục tiêu cần đạt X -Vận dụng PDCA cịn hạn chế ở C và A (check and action). 3. Cơ cấu tổ chức ổn định X Chức năng, nhiệm vụ
và quyền hạn giữa các bộ phận tương đối rõ ràng.
4. Cung cấp đầy đủ nguồn lực X -Đào tạo quản lý cấp trung và cao cịn hạn chế
-Việc bình xét và khen thưởng, khiển trách các trưởng đơn vị áp dụng quản lý theo ISO 9000 chưa thể hiện rõ ràng.
5. Giám sát sát sao X -BGĐ ít đề ra mục tiêu
cho các cuộc đánh giá nội bộ
-Kết quả đánh giá nội bộ khơng được xem xét đúng mức dẫn đến hoạt
động khắc phục bị hạn chế
6. Khắc phục kịp thời những vướng mắc
X -Một số cán bộ chủ chốt hoạt động theo quản lý chức năng nên sự phối hợp giữa các bộ phận cịn yếu
B- Triển khai xây dựng hệ thống ISO 9001:2000
1. Đại diện của lãnh đạo cĩ thẩm quyền
X -Hệ thống thành cơng là nhờ sự điều hành trực tiếp của Giám đốc.Phĩ giám đốc với chức danh là trưởng ban ISO và đại diện lãnh đạo nhưng thường xuyên đi cơng tácnên khơng tham gia nhiều vào hệ thống. 2. Đại diện của lãnh đạo cĩ
trình độ
X
3. Sự tham gia năng nổ X -Do hạn chế về tuối tác nên cải tiến khĩ khăn -Do khơng cĩ sự bình xét rõ ràng trong việc
áp dụng hệ thống quản lý mới nên chưa động viên được sự tham gia của mọi người.
4. Cơ cấu của tổ chức ổn định X Như trên 5. Trình độ kiến thức của nhân
viên X Đạt chuẩn mực về nhân sự 6. Nhận thức tích cực về lợi ích đào tạo X -Tuy nhiên cịn hạn chế
đào tạo và đào tạo lại ở quản lý cấp trung và cao
7.Văn bản soạn thảo và áp dụng đúng hẹn
X Đa số là đúng hẹn,
8. Các phịng ban nắm bắt và hoạt động để văn bản khơng phải tu chỉnh nhiều lần
X
9. Khơng cĩ mâu thuẩn nội bộ X Ở mức kiểm sốt được
Các biện pháp để lãnh đạo, điều hành, quản lý cĩ hiệu quả :Cơng ty thực sự đưa bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào đời sống của doanh nghiệp mình cĩ nghĩa là đã cĩ một thể chế lãnh đạo, điều hành và quản lý doanh nghiệp theo 3 tiêu chuẩn chính sau:
o Các mối quan hệ về trách nhiệm, quyền hạn, hàng dọc -hàng ngang đã được làm rõ cho các chức năng lãnh đạo, điều hành và quản lý.
o Sự phân quyền và ủy quyền đi đơi với một sách lược giám sát đồng bộ.
o Quy định rõ: người nào việc nấy, giờ nào việc nấy, linh hoạt cĩ quy củ.
o Mọi quá trình hoạt động của doanh nghiệp được sắp xếp để cĩ thể cĩ được những dự đốn chính xác giữa đầu vào và đầu ra. Cĩ nghĩa là: nếu muốn được kết qủa "đầu ra" này thì nguồn lực "đầu vào" tương ứng phải như thế nào?
o Các quá trình phải được sắp xếp thành một hệ thống logic được ấn định trước.
o Vì cĩ tính hệ thống, tính logic nên những bất cập trong hoạt động dễ được nhận dạng, sửa sai, cải tiến. Nhờ những biện chứng này, ba chức năng lãnh đạo, điều hành, quản lý doanh nghiệp được thực hiện một cách tập trung, đúng đắn và hiệu quả.
Như thế, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 càng phát huy được hiệu qủa vì ban lãnh đạo của doanh nghiệp cĩ quyền hạn, trách nhiệm lớn trong việc ấn định, quyết định những chiến lược, sách lược vĩ mơ cho doanh nghiệp mình.